Um eine Grundlage für die weiteren Überlegungen zu haben, hat die AG als ersten Schritt eine gezielte Umfrage unter allen Gruppenleitern, Abteilungsleitern, der Troika sowie von den Gruppen benannten Projektleitern durchgeführt, um Informationen zu eingesetzten Werkzeugen und existierenden Prozessen allgemein zum Thema Dokumentation am RRZE zu erhalten.

Diese sollen – wenn auch nicht alleinige – Grundlage für die Entwicklung des Konzepts sein.

Hier wollen wir eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse für das RRZE veröffentlichen, da wir der Meinung sind, dass die Information auch anderen als Grundlage für Entscheidungen dienen kann und das Thema auch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am RRZE interessieren könnte.

Abdeckung

In Summe haben wir 37 ausgefüllte Fragebögen erhalten.
Vielen Dank an die Kolleginnen und Kollegen, die sich die Zeit genommen haben!

Mehr als die Hälfte der Rückmeldungen (51%) kamen von Gruppenleitern, 20% von Abteilungsleitern. Der Rest sind Rückmeldungen der Troika und von Projektleitern.

In 95% der Rückmeldungen haben wir erfahren, dass in den jeweiligen Bereichen dokumentiert wird.

Tools zur Dokumentation

(Mehrfachangaben waren möglich)

Das am meisten genutzte Werkzeug zur Dokumentation am RRZE ist OTRS (> 50%).

Knapp dahinter wurden genannt:

• Datei (47%)
• RRZE-Wiki (47%)
• RRZE-Webauftritt (44%)
• GitLAB (41%)
• Redmine (22%)

Unter Sonstiges (39%) wurden diverse weitere Werkzeuge genannt. Mehrfach genannt wurden zum Beispiel

• Blog
• externes Wiki
• E-Mail

Wenn in Dateien Dokumentation abgelegt wird, dann überwiegen Microsoft-Office und Text-Formate (Plain, Markdown, …), aber auch PDF. Spezielle Dateiformate finden sich nur sehr vereinzelt.

Ablageort der Dateien ist überwiegend das Laufwerk R: auf dem Windows Server „einstein“, aber auch „git“  oder Server der Arbeitsgruppen.

Zielgruppen

Die nächste Frage bezog sich auf die Zielgruppen, für welche Dokumentation erstellt wird. Auch hier waren mehrere Angaben pro Fragebogen möglich.

In 72% der Fälle erfolgt die Dokumentation für die eigene Arbeitsgruppe. 44% erstellen Dokumentation für die Abteilung und 42% für das RRZE als Ganzes.

39% erstellen Dokumentationen für die FAU als Ganzes, weitere 22% für definierte Gruppen in der FAU (z.B. Webkunden, IZN-Betreute)

30% dokumentieren für Andere, unter welche zum Beispiel weltweite Nutzer ebenso fallen, wie Dozenten des Schulungszentrums oder Stakeholder.

Prozesse

Bei 6% der Bereiche gibt es exklusiv Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter für Dokumentation. 64% gaben als Antwort an, dass jeder dokumentiert und weitere 20%, dass es keine Regelung gibt.

Inhaltlich gibt es sehr verschiedene und insbesondere verschieden komplexe Prozesse zur Erstellung der Dokumentation. Im Allgemeinen sind die Prozesse aber wenig ausgeprägt und ein Review oder eine redaktionelle Durchsicht fehlen überwiegend.

Auffällig ist, dass es  kaum Prozesse zur Aktualisierung von Dokumentation gibt. Überwiegend finden sich sehr unverbindliche Regelungen wie zum Beispiel „Anpassen der Dokumentation bei Änderungen„. Häufig gibt es keinen Prozess.

Wording / Glossar

Die letzte Frage lautete: Gibt es in meinem Bereich ein Glossar oder einheitliches „Wording“?

• 6% antworteten mit „ja“
• 61% antworteten mit „teilweise“
• 31% antworteten mit „nein“