Arbeiten mit Online Tools – Evernote
Vor einiger Zeit ist die Idee geboren, bei uns hausintern eine Art Schulung zu machen – und zwar zu (Web)Tools, die die tägliche Arbeit erleichtern sollen. Ich hoffe, dass Wolfgang und ich später in diesem Jahr dazu kommen und diese Schulung halten werden bzw. die Zeit dazu finden werden.
Derweil möchte ich hier in meinem Blog mal anfangen, einige dieser Tools zu beschreiben.
Heute fange ich mit Evernote an.
Vor einiger Zeit bekam ich von meinem Arbeitgeber einen Tablet PC, den ich hauptsächlich als elektronisches Notizbuch verwenden wollte. Zum damaligen Zeitpunkt gab es für mich 3 Software Produkte, die für mich als Notizbuch in Frage gekommen wären: Windows Journal von Microsoft, OneNote von Microsoft und Evernote. OneNote war das bei weitem ausgereifteste und umfangreichste Tool um auf einem Windows Tablet PC Notizen, Dokumente, Bilder, Text, Ton usw. einzugeben bzw. zu verwalten. Aber Evernote hatte einen gewissen Charme und ich hatte es eine Zeit lang als Demo benutzt.
Inzwischen hat sich Evernote aber neu ausgerichtet: es ist zu einem Online Dokumenten/Notizen Verwaltungssystem geworden. Evernote gibt es entweder als native Software (für Windows, Mac, iPhone und WIndows Mobile) oder als Web-Applikation. Das Produkt funktioniert so, dass man über seinen Client das gewünschte Dokument auf den Evernote Server ablegt. In der freien, kostenlosen Version kann man monatlich 40MB ablegen, in der Bezahl-Version (5$ pro Monat oder 45$ im Jahr) 500MB. Die 40MB habe ich bis jetzt noch nicht voll ausgenutzt – allerdings soll die Bezahlversion auch „besser“ verschlüsseln (Zitat Homepage, was auch immer das bedeutet). Ob das jetzt bedeutet, dass alles, was ich aus dem Evernote Clienten heraus übertrage unverschlüsselt über das Netz geht, weiss ich nicht. Mal abgesehen davon würde ich sowieso keine geheimen oder brisanten Dokumente bei einem Fremden auf den Server legen 🙂
Aber was ist das besondere an Evernote. Erstens – man hat die abgelegten Dokumente von überall her (entweder durch den nativen Clienten oder über Web) zugreifbar. Zweitens beherrscht Evernote Texterkennung. Man sitzt irgendwo, will sich was merken und macht einfach ein Photo davon. Beinhaltet das photographierte Text (Notizzettel, Rechnung, Schild, Visitenkarte, Buch), kann man nach dem Hochladen auf den Server nach den Begriffen suchen, die Evernote erkannt hat. Oft zitiertes Beispiel – photographiert man ein Stop-Schild, wird es dann auch gefunden, wenn man nach „Stop“ sucht. Enthält das Bild oder Dokument Geo-Koordinaten (etwa über den iPhone Client), kann man auch alle Dokumente suchen, die an einen bestimmten Ort eingegeben, aufgenommen oder photographiert wurden.
Und damit sind wir auch bei einem weiteren Vorteil: der Suche. Man kann in den Evernote Dokumenten bequem suchen, wenn man z.B. nicht genau weiss, in welchem Dokument dies oder jenes steht. Wie bereits erwähnt funktioniert die Suche auch bei Bildern, die Text enthalten – Text- und PDF sowieso. Außerdem kann jedes Dokument mit Stichworten (Tags) versehen werden. Damit kann ich dann alle Dokumente finden, die ich zuvor etwa mit dem Stichwort „Solaris“ versehen habe.
Evernote unterstützt Scans oder Photos, Tonaufzeichnungen, Web-Clippings (praktisch gelöst über ein Plugin für den Browser (Firefox, Safari oder IE)), EMails (man schickt sich an seinen Evernote Account eine EMail), Textdokumente (reiner Text, PDF, Word, …) oder – etwa auf Tablet PCs – handschriftliche Notizen.
Evernote ist allerdings keine Bilderverwaltung. Das Hochladen von Bildern ist in erster Linie als „bildliche Notiz“ gedacht, als Erinnerung und nicht als Bilderbuch. Auch ist Evernote nicht zum sharen von Dokumenten gedacht. Man hat also immer „seine“ Dokumente, auf die man keinem anderen Zugriff geben kann. Um also einen Text, den ein Kollege überarbeiten soll, zugänglich zu machen, muss man einen anderen Weg gehen.
Mit Evernote hat man, egal wo man gerade ist, seine abgespeicherten Dokumente immer „dabei“ und kann umgekehrt neue Notizen, Bilder, Dokumente abspeichern um sie dann im Büro oder zuhause in Ruhe zu bearbeiten oder anzusehen. Die maximal 40MB pro Monat an Upload dürften in den meisten Fällen reichen. Aber auch ein Premium Account ist nicht teuer. Bleibt allerdings die Frage, inwieweit man Evernote Corporation (ver)traut und welche Dokumente man hochlädt. Dies muss aber jeder für sich selbst entscheiden.