Platz- und Sprechstundenbuchungssystem RSVP
Wie bereits vor einigen Tagen angekündigt, wird derzeit von dem Webteam des RRZE ein Platz- und Sprechstundenbuchungssystem entwickelt.
Mit Hilfe des (Sitz-)Platzbuchungs- und Reservierungsssystems (RSVP, „Réservez S’il Vous Plaît“) soll es Raumverantwortlichen der Einrichtungen der FAU ermöglicht werden, auf ihren jeweiligen Webauftritten eine Buchungsmöglichkeit für Plätze in Seminarräumen, Hörsälen und anderen Räumen anzubieten. Personen, die einen Platz buchen wollen, sollen sich vor Ort zu einem Platz ein- und abbuchen können. Zusätzlich soll auch optional eine Reservierungsmöglichkeit angeboten werden. In Bezug auf die notwendigen Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie eignet sich das System auch für eine Kontaktverfolgung.
Zur Abklärung des konkreten Funktionsumfangs wurde am 16. Juli eine Konferenz mit den wichtigsten Bedarfsmeldern (UB, EWF, u.a.) durchgeführt. Ebenso gab es bereits einen Austausch mit den ZKI-Web-Kreis mit anderen Hochschulen, die vor den gleichen Anforderungen stehen. Auch der Datenschutzbeauftragte der FAU wurde bereits in den Entwicklungsprozess eingebunden.
Allgemeine Beschreibung des geplanten Systems
Mit Hilfe des (Sitz-)Platzbuchungs- und Reservierungsssystems (RSVP) soll es Raumverantwortlichen der Einrichtungen der FAU ermöglicht werden, auf ihren jeweiligen Webauftritten eine Buchungsmöglichkeit für Plätze in Seminarräumen, Hörsälen und anderen Räumen anzubieten.
Personen, die einen Platz buchen wollen, sollen sich vor Ort zu einem Platz ein- und abbuchen können. Zusätzlich soll auch optional eine Reservierungsmöglichkeit angeboten werden.
Das RRZE bietet ein Content-Management-System (CMS) auf Basis der Software WordPress an. Auf diesen können verschiedene Webauftritte angeboten und betrieben werden.
Auf diesem CMS wird das RSVP als Plugin angeboten. Web-Administratoren der Einrichtungen haben die Möglichkeit, das Plugin zu aktivieren und damit Räume und Sitzplätze sowie deren Buchungen zu verwalten.
FAU-Angehörige, die einen Platz reservieren und diesen einnehmen, werden über die SSO-Verfahren der FAU authentifiziert. Bei einzelnen Veranstaltungen sollen auch Personen, die keine Angehörigen der FAU sind, Plätze in einem Raum einnehmen können. In diesen Fall werden die Daten von den Personen selbst eingegeben, werden aber abseits einer Bestätigung über die eingegebene E-Mailadresse nicht weiter verifiziert.
Zugriff auf das Plugin und der damit erhobenen Daten ist den Webadministatoren und von diesen berechtigten Personen möglich. Abgelaufene Buchungsdaten werden durch das CMS automatisch nach 4 Wochen gelöscht.
Die Einrichtungen, die das Buchungssystem einsetzen, können hiermit anonymisierte Belegungspläne der Räume im Internet publizieren als auch eine Vor-Ort-Verwaltung in Form einer Belegungskontrolle der Räume nutzen. Hierbei ist auch eine Ausgabe für Public Displays erwünscht worden mit der Raumbelegungen (ohne personenbezogene Daten) auf Displays vor den Seminarräumen und Hörsälen angezeigt werden können. Raumverantwortliche werden optional über das Freiwerden von Plätzen informiert, damit diese etwaige notwendige Reinigungsmaßnahmen vornehmen können.
Personen, die Sitzplätze reservierten, können optional via E-Mail über den Termin der Sitzplatzbuchung informiert werden. Die Bestätigung einer Reservierung kann optional erfordert werden. Diese erfolgt dann über ein Bestätigungscode, der an die E-Mailadresse der Person geschickt wird.Die Einbuchung (Bestätigung der Besetzung eines Platzes), sowie die Ausbuchung kann vor Ort über einen Webbrowser bzw. einem Handy erfolgen oder durch Meldung bei anwesenden Raumverantwortlichen.
Aufgrund der Corona-Pandemie sollen dabei zusätzlich Daten zur möglichen nachträglichen Kontaktverfolgung erfasst werden. Diese Daten sollen jedoch gemäß der geltenden gesetzlichen Bestimmungen nach Art 5. DSGVO, erst nach Freigabe des Datenschutzbeauftragten der FAU an die dafür berechtigen Stellen (Robert-Koch-Institut und Gesundheitsämter) herausgegeben werden.
Entwicklung und Codefreigabe
Für Einrichtungen, die nicht das zentrale CMS der FAU verwenden, wird der Sourcecode des Plugins auf GitHub bereit gestellt werden.
Auch andere Hochschulen, die Teil der Hochschul-WordPress-Usergroup sind, können den Code nutzen oder sich auch durch Erweiterungen an der Weiterentwicklung beteiligen.
Zeitplan
Anfang August soll eine erste Version frei gegeben werden. Diese wird dabei zunächst im Pilotbetrieb von einer Einrichtung der FAU getestet.
Abhängig von den Erfahrungen mit dem Prototypen folgt entweder eine weitere Programmierphase oder die Freigabe für alle Einrichtungen, die das zentrale CMS nutzen.