Mail Archivierung in Apple Mail

4. Februar 2016

So mancher Nutzer hat seine liebe Not mit dem für seine Zwecke viel zu keinem Mail Postfach. Dabei ist es gar nicht notwendig, alle alten Mails auf ewig im Postfach liegen zu lassen. Sind wir mal ehrlich: meist brauchts die alten Mails nur selten und sie müssen auch nicht von überall abrufbar sein. Anstatt teuren Speicherplatz nachzukaufen, lohnt sich ein lokales Mail Archiv. Apple Mail bietet dazu mehrere Möglichkeiten:

zunächst können Ordner (Apple nennt sie „Postfach“) auf dem Mac als Datei exportiert werden. Dazu genügt einen Rechtsklick auf den Ordner und die Auswahl von Postfach exportieren…. Nachdem das Postfach exportiert wurde, kann es in Mail gelöscht werden. Das ganze hat leider den Nachteil, dass ein exportiertes Postfach nur durch erneutes importieren (via Datei -> Postfach importieren) wieder einsehbar ist.
Als zweite Option können PDFs aus den Mails erstellt werden. Dazu müssen eine oder mehrere Mails ausgewählt sein, im Menu Datei wird daraufhin der Punkt Als PDF exportieren verfügbar. Nach dem export können originale gelöscht werden. Aber Achtung: Mail Anhänge gehen bei dieser Methode verloren!
Die dritte Möglichkeit ist, ein lokales Postfach auf dem Mac anzulegen. Das geht über das Postfach-Menu. Wichtig ist, als Ort unbedingt Lokal auszuwählen. Das neue Postfach erscheint dann links im Menu und es können beliebige Mails dort hin verschoben werden. Das lokale Postfach verhält sich genau so wie ein Ordner eines online Postfaches, so wird es etwa auch beim Suchen mit einbezogen.

Egal mit welcher Methode die Mails gesichert wurden, ein Backup des Macs wird damit um so wichtiger! Denn der Mailprovider hält nun natürlich keine Kopie der alten Mails mehr bereit.