Ablösung von UnivIS
Schon vor längerer Zeit hatte ich darüber berichtet, dass im Bereich UnivIS einige Änderungen anstehen. Danach musste der Umstellungszeitpunkt für das Campusmanagementsystem verschoben werden, weshalb die Thematik um UnivIS scheinbar etwas in den Hintergrund gedrängt wurde. Aber eben nur scheinbar.
Am 15.02.2022 sandte der Kanzler eine bedeutende Nachricht – und gleichzeitig auch das letzte Hauspost-Rundschreiben – an alle Einrichtungsleitungen. Ab diesem Zeitpunkt stand ihnen nämlich das sogenannte „IdM-Cockpit“ – entstanden aus der Zusammenarbeit aus RRZE, L2 und MOVE@FAU – zur Verfügung, ein „wesentlicher Meilenstein der Digitalisierung an der FAU“.
Das IdM-Cockpit befindet sich im IdM-Portal der FAU: im Menüpunkt „Administration“ unter „Dezentrale Administration“ den Bereich „Einrichtung“.
Hier können die Einrichtungsleitungen (z.B. Inhaberin oder Inhaber eines Lehrstuhls, einer Professur, als Leiterin oder Leiter einer wissenschaftlichen Einrichtung oder einer Verwaltungseinheit) Berechtigungen für ihre jeweilige Einrichtung zuweisen und verwalten sowie verschiedene Verwaltungsvorgänge für ihre Einrichtung zukünftig selbst steuern.
Eine der Berechtigungen, die eingetragen werden können, ist die zum Empfang von Rundschreiben. Damit kann die Leitung eingeben, wer außer ihr die Rundschreiben noch erhalten soll. Zukünftig wird es diese nur noch per E-Mail geben – und der Verteiler ist minutengenau dieser, der sich aus IdM generieren lässt.
Aktuell sind zwei weitere Berechtigungen vorgesehen: Arbeitsplatzverwalter und Rollenverwaltung Lehre. Mit der Zeit werden hier immer weitere Berechtigungen dazu kommen. Diese sind nötig, damit zum Beispiel spezielle Personengruppen (z.B. IT-Verantwortliche) gezielt angesprochen werden können.
In der Arbeitsplatzverwaltung kann die Verwalterin/der Verwalter (also die Einrichtungsleitung oder die von ihr beauftragte Person) alle Räume der Einrichtung einsehen und bearbeiten:
Im Bearbeitungsmodus können dann Mitarbeitende hinzugefügt werden:
Und hier schließt sich wieder der Kreis zu der Frage: Was ist eigentlich mit UnivIS?
Das, was hier zu sehen ist, ist der Kern des zukünftigen Personen- und Einrichtungsverzeichnisses. Anfangs hängt alles an den Einrichtungsleitungen. Diese haben die Wahl, die Aufgaben entweder selbst zu erledigen, oder sie zu delegieren. Eins von beiden müssen sie tun. Natürlich ist der Aufwand zu Beginn ziemlich groß. Aber: in Kürze sollte dadurch zu jedem Personeneintrag in IdM eine zuverlässige Adresse eingetragen sein. Und das wäre ein ziemlich großer Schritt zur Ablösung von UnivIS.
UnivIS wird natürlich erst dann abgeschaltet, wenn alle Funktionen einen sicheren Platz gefunden haben. Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis inkl. Suchfunktion muss natürlich stehen. Die Lehre wird über campo (HISinOne) organisiert und hat einen festen Release-Termin am 20.06.2022. Für die Stellenausschreibungen läuft gerade eine Ausschreibung (zu dem Thema berichte ich demnächst mehr). Und eine Möbel- und Gerätebörse wird noch erstellt werden.
Im Moment ist das IdM-Cockpit das A und O der Umstellung. Wer also noch nicht tätig geworden ist (oder vermutet, dass die Einrichtungsleitung nicht tätig geworden ist), kann sich gerne einmal einloggen und schauen, was schon alles sichtbar ist und getan werden kann.
Dr. Monica Hinrichs-Mayer, 28.03.2022