IT-Tipps aus dem CIO-Office: Mailorganisation
Im Januar hatte ich über die neue Reihe berichtet, die ich „IT-Tipps aus dem CIO-Office“ genannt hatte.
Die Reihe hat sich stillschweigend im Hintergrund weiter entwickelt, und heute kann ich das zweite Themenfeld vorstellen: Outlook Mailorganisation.
Dort zeige ich meine Lieblingsfunktionen aus Outlook. Nicht alles wird für jeden passen, aber ich hoffe doch, dass für jeden etwas dabei ist. Folgende Tipps erleichtern mir das Arbeiten mit Mails enorm:
- Mails nach Themen (sog. Threads) bündeln, damit alle Elemente zu einem Thema beieinander sind
- Gesendete Mails kopieren, damit die Themen gesammelt leichter abgelegt werden können
- Mails in Ordnern organisieren, denn nicht jeder arbeitet gerne nur mit der Suchfunktion
- Mails gelesen-ungelesen, damit es übersichtlich bleibt, was noch zu bearbeiten ist
- Notizen anlegen, um zum Beispiel die Mailkommunikation mit weiteren Informationen zu ergänzen
- Notizen in Thread einbinden, damit auch die persönlichen Notizen leicht auffindbar sind
- Todos markieren, ebenfalls hilfreich bei der Übersichtlichkeit
- Mails kategorisieren, eine weitere Form, Mails zu organisieren
- Mails doppelt ablegen, wenn sie sich partout nicht in einem einzigen Ordner einsortieren lassen.
Ich wünsche viel Spaß beim schauen und hoffentlich viele „AHA!“-Momente. In diesem Sinne: Vielen Dank für’s Zuschauen und Mitmachen, und vielleicht bis bald!
Dr. Monica Hinrichs-Mayer, 19.05.2022