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Das Einmaleins der Dokumentenverwaltung – die richtige Ordnerstruktur (Teil 1)

Es wird immer mehr digital: Rechnungen, Versicherungsdokumente, Gehaltsabrechnungen, Verträge, … wo aber hin mit den ganzen Dokumenten, dass man diese auch in Zukunft schnell und strukturiert findet? Eigentlich ist das garnicht so schwer, wie viele denken. Aber dennoch werde ich immer häufiger gefragt, ob ich Tipps und Tricks für sie hätte, denn inzwischen stoßen viele mit ihren gewachsenen Strukturen an ihre Grenzen. Aus diesem Grund versuchen wir uns das erste mal mit einer Art „Blog-Serie“, in der wir Dir Tipps und Tricks zur Verwaltung von digitalen Dokumenten geben möchten.

Wichtig: Ich spreche hier immer von Teilen meiner bevorzugten Methoden. Es gibt viele weitere (gute) Ansätze, Dokumente sinnvoll zu verwalten. Auch sind diese Methoden nicht für jeden bzw. nicht für alle Dokumente geeignet.

Teil 1 – die richtige Ordnerstruktur

Das A und O für meine Methode ist immer eine gute und organisierte Ordnerstruktur. Denn ist diese von vornherein nicht gut und/oder schlecht erweiterbar, kommt man schnell an seine Grenzen und das Kauderwelsch beginnt früher oder später von vorne. Deshalb ist es wichtig, sich vorab Gedanken zu machen. Obwohl ich überwiegend digital Arbeite (mit Ausnahmen) empfehle ich hier Stift und Papier. Arbeite so die für Dich passende Ordnerstruktur aus und erstelle diese anschließend „frisch“ ohne vorhandene Dokumente am Mac. Dabei solltest du dir unter anderem folgende Fragen stellen:

  • Welche Dokumente werden abgelegt? (Versicherungen, Banken, Steuerunterlagen, …)
  • Gibt es Dokumente, die nach Jahren untergliedert werden sollen? (Siehe Rechnungen)
  • Welche Dokumente können oder müssen an verschiedenen Punkten einsortiert werden? (Im Beispiel die „Firma 3“)
  • An welcher Stelle habe ich viele Dokumente und sind diese immer gleich aufgebaut? (z.B. Telefonrechnungen)
  • Welche Dokumente könnten in Zukunft hinzukommen?

Prinzipiell heißt es: die Ordnerstruktur sollte so flach gehalten werden, wie es geht – in der Regel sollten es max. 3 bis 4 Unterordner sein. Denn wenn man unglaublich viele Unterordnen hat, findet man in der Regel nichts mehr. Auch wenn es den Anschein hat „mehr Ordner“ bedeutet „mehr Struktur“ – was IMHO falsch ist.

Was tun, wenn Dokumente an mehreren Stellen einsortiert werden können oder sollen?
Hier empfiehlt es sich entweder eine Verknüpfung (Alias) des anderen Ordners zu erstellen und passend abzulegen oder, denn darauf komm ich später öfters, man verwendet gesicherte Suchen. Der Vorteil bei gesicherten Suchen ist, dass mehrer Kriterien angegeben werden können, welche Dokumente angezeigt werden sollen. So ist eine Art Filterung möglich.

Unterteilung in Jahren; ja oder nein?
Meine Bevorzugung ist es, bei Rechnungen nach Jahren zu gruppieren und im Jahresordner die Rechnung passend in einem Unterordner (Firmenname) einzusortieren – selbst dann, wenn ich in diesem Jahr nur eine Rechnung dieser Firma erhalten habe. Bei der generellen Kommunikation mit Firmen nehme ich die Unterteilung nach Jahren aber nicht vor, sondern sortiere diese nur zur Firma – da ich diese Unterlagen meistens nicht jahresweise benötige.

Eine Inbox kann zusätzlich helfen
Eine Inbox bzw. ein Posteingang klinkt für die meisten bei Dokumenten erstmal ungewohnt. Natürlich sollen hier die Dokumente nicht wie in etlichen Postfächern „überlaufen“. Der Ordner dient vielmehr dazu, noch zu bearbeitende Dokumente zwischen zu speichern (anstelle auf den Desktop) oder falls das Dokument derzeit noch keinem vorhandenen Order zugeordnet werden kann. Besonders wichtig wird die Inbox aber zu einem späteren Teil der Blog-Reihe – Stichwort: Automatisierung.

Damit die Inbox nicht im ganzen Ordner-Wald untergehen, sollte man diesen mit einem Präfix versehen. In meinem Beispiel habe ich einen Unterstrich genommen „_Inbox“. (Solche „Präfixe“ sollten, wenn überhaupt, nur sparsam vergeben werden)

Schlusswort
Hast Du eine andere bevorzugte Herangehensweise der Ordnerstrukturierung? Wir würden uns freuen, wenn Du diese in den Kommentaren erläuterst.

Der nächste Teil dreht sich um die Benennung von Dokumenten.

Beispiel einer Ordnerstruktur für eine Dokumentenablage mit Inbox