Das Einmaleins der Dokumentenverwaltung – Dokumente benennen (Teil 2)
Dies ist der zweite Teil unserer Blog-Reihe. Den ersten Beitrag findest du hier: Das Einmaleins der Dokumentenverwaltung – die richtige Ordnerstruktur (Teil 1)
Teil 2 – Dokumente benennen
Egal von wem bzw. von welcher Firma Du Dokumente erhält. Sie sind immer anders benannt. Das Ganze ist natürlich nicht optimal, wenn man eigentlich alles einheitlich möchte. Wie aber sollten Dokumente benannt werden?
Datum als Präfix
Sinnvoll ist es eigentlich immer, mit dem Datum als Präfix zu beginnen. Dabei sollte man aber nie mit dem Tag beginnen, sondern mit dem Jahr. Der Grund ist trivial. Beginnst du mit dem Jahr gefolgt von Monat und Tag sind alle Dokumente in einem Ordner chronologisch sortiert. So erhält du auf den ersten Blick eine geordnete Übersicht. Wenn du aber stattdessen mit dem Tag beginnen würdest, wäre dies nicht mehr der Fall.
Ob Du nun Trennzeichen beim Datumsformat verwendest oder nicht ist reine Geschmackssache. Mein Favorit ist die Verwendung von einem „-“ als Trennzeichen, denn so erkenne ich das Datum schneller.
Kurze und prägnante Beschreibung
Nach dem Datum sollte eine kurze und prägnante Beschreibung folgen. Ein Beispiel ist z.B. den Firmennamen und anschließend die Beschreibung zu nehmen. Z.B. „Apple-Reparatur iPhone“. Denke immer daran: Wenn Du die Suchfunktion nutzt, können die Inhalte der meisten Dokumente mit einbezogen werden. Wenn eine Datei einen zulangen Namen hat, kann dies unter Umständen auch die Übersichtlichkeit beinträchtigen. Vermeide deshalb lange Dateinamen.
Beispiele
YYYY-MM-DD_Firmenname-Beschreibung.endung
YYYYMMDD-Firmanname-Beschreibung.endung
YYYYMMDD_Firmanname_Beschreibung.endung
Im nächsten Teil zeigen wir Dir die Einsortierung der Dokumente.