Umschlüsselung der Studienabschlüsse
Bisher wurde an der Universität Erlangen-Nürnberg nur ein Schlüssel für den Abschluss des „Bachelors Univ.“ und des „Master Univ.“verwendet. Eine Differenzierung, wie sie für statistische Zwecke zukünftig gefordert wird, war bisher nicht möglich. Aus diesem Grund musste eine Splittung des bisher verwendeten Abschlusses „Bachelor Univ.“ auf „Bachelor of Arts“ und „Bachelor of Science“ sowie des „Master Univ.“ auf „Master of Arts“ und „Master of Science“ für bereits bestehende Bachelor- und Masterstudiengänge durchgeführt werden.
Basierend auf einem Vermerk des Leiters der Abteilung II (Studentische Angelegenheiten), Dr. Kramer, war folgende Differenzierung in drei Kategorien notwendig:
- Umschlüsselung der kompletten Abschluss-Studiengangs-Kombination
- Umschlüsselung einer bestimmten Prüfungsordnungsversion einer Abschluss-Studiengang-Kombination
- Umschlüsselung des Abschlusses einer Abschluss-Studiengangs-Kombination für Studierende ab einem bestimmten Semester
Nach Aufnahme der Anforderung durch die HIS in Zusammenarbeit mit Campus IT und den Fachabteilungen wurde seitens der HIS ein Access-basiertes Tool zur Verfügung gestellt, welches alle relevanten Daten der sospos-Datenbank einbezieht und auf die gewünschten neuen Studiengangsschlüssel unter Einbeziehung der oben aufgelisteten Kriterien umstellt.
Als Datum für die Umschlüsselung wurde in Absprache mit den Fachabteilungen der Dienstag, 24. Juli 2007 gewählt. Aufgrund des Betriebsausfluges der Verwaltungsmitarbeiter waren an diesem Tag keine Transaktionen auf der Datenbank zu erwarten.
Bevor die Umschlüsselungsaktion auf der Produktivdatenbank durchgeführt wurde, wurde das Tool auf der Testdatenbank, einem Abzug der Produktivdatenbank vom Vortag, getestet. Zur Beseitigung von Unklarheiten, die bei der Abarbeitung der von der HIS bereitgestellten „Dokumentation“ auftraten, wurde die HIS telefonisch kontaktiert. Im Gespräch konnten die Unklarheiten beseitigt werden.
Nach erfolgreichem Test auf der Testdatenbank wurden die gleichen Verfahrensschritte auf der Produktivdatenbank durchgeführt. Zur Überprüfung des Ergebnisses wurden am Dienstag Abend Abfragen gestartet, die das gewünschte Ergebnis lieferten: keine Datensätze für die alten Abschluss-Studiengangs-Kombinationen, dafür Datensätze für die neuen Kombinationen. Alles schien korrekt verlaufen zu sein.
Zwei Tage später wurden aus der Fachabteilung Fehler gemeldet, die falsche Abschlüsse bei Studierenden kritisierten – für Studienfächer, die in keiner Weise in einem Zusammenhang mit der getätigten Umschlüsselungsaktion standen. Nach Aufnahme der bereits durchh die Fachabteilung festgestellten Fehler und weiterer Kontrollabfragen wurden in unterschiedlichen Tabellen der Datenbank rund 3600 falsche Datensätze gefunden, die eine falsche Kombination aus Abschluss und Studiengang aufwiesen. Davon waren nicht nur Datensätze des aktuellen Semesters betroffen, sondern auch solche, die in zurückliegenden Semestern lagen. Offensichtlich hatte das von der HIS gelieferte Tool mehr umgeschlüsselt als es sollte. Alleine in der Tabelle stg (Studiengangssätze der Studierenden) konnten 3520 falsche Datensätze identifiziert werden.
Mittels Abfragen und einem Vergleich der betroffenen Datensätze aus Produktivdatenbank und einer Datensicherung vom Vortag (Montag) wurde am Donnerstag nachmittag und am Freitag eine detaillierte Fehleranalyse durchgeführt. Durch Abgleich des aktuellen Abschlusswertes der Produktivdatenbank und dem ursprünglichen Wert auf der Test Neben Campus IT-Mitarbeitern wurde auch die HIS in Person von Fr Zacharias in die Korrektur der Datensätze mit einbezogen.
Anhand einer manuell erstellten, detaillierten Fehlerliste und mittels Aktualisierungsabfragen konnten bis Freitag abend die Fehler weitestgehend beseitigt werden.
Kleinere Nachbesserungsarbeiten laufen noch, der Regelbetrieb ist allerdings davon nicht betroffen, so dass ab heute die Einschreibung stattfinden und auch das Prüfungsamt wieder regulär arbeiten kann.