Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Projektarbeit in Zeiten von Corona

Es fühlt sich seltsam an, alleine zuhause am Schreibtisch zu sitzen und mit den Kollegen im Projekt plötzlich nur noch auf virtueller Ebene kommunizieren zu können. Vor allen dann, wenn man es gewohnt ist, gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten bzw. mal schnell ins Nachbarbüro zu gehen, um eine Frage zu klären oder sich über aktuelle Entwicklungen einzelner Teilprojekte auszutauschen. Aber nach knapp einer Woche hat man sich arrangiert… und so kommunizieren die Mitarbeiter des Projekts nun über Telefon, Videokonferenzen bzw. über den „klassischen“ Weg der E-Mail, um das Projekt auch trotz der erschwerten Bedingungen voran zu bringen.

Wo liegen im Moment unsere Schwerpunkte?

Zum einen arbeiten die Mitarbeiter aus dem Home-Office weiter daran, die Abbildung der Prüfungsordnungen zu vereinheitlichen, vor allem hinsichtlich der Berechnungsvorschriften für Modul- und Gesamtnoten. Hier konnten die Berechnungsregeln für alle aktiven Master-Studiengänge im Altsystem vereinheitlicht werden, so dass sie nun in HISinOne programmiert und getestet werden können. Seit Anfang der Woche wird nun der nächste Bereich, die Lehramtsstudiengänge, unter die Lupe genommen und Stück für Stück konsolidiert.

Zum anderen wird an der Erstellung von Testszenarien und der Durchführung von Funktionstests gearbeitet. Hier liegt der Schwerpunkt im Moment auf den Funktionen der Mitarbeiter des Prüfungsamts. Gemeinsam mit den Key-Usern im Prüfungsamt werden auf dem Testsystem die von den Mitarbeitern benötigten Funktionen überprüft, nachdem diese von den Projektmitarbeitern auf Basis der erhobenen Prozesse konfiguriert wurden.

Als dritter Punkt ist die Vorbereitung des Updates auf Version 2019.12 zu nennen. Hierbei müssen FAU-spezifische Anpassungen, die in den Vorversionen gemacht wurden auf Gültigkeit überprüft und ggf. adaptiert werden, um auch mit der neuen Version weiterhin korrekt zu funktionieren. Konkret heißt dies, dass jede einzelne, von den FAU-Mitarbeitern gemachte Änderung an den HISinOne-Dateien unter die Lupe genommen werden muss, um zu überprüfen, ob sich durch die fortlaufende Weiterentwicklung Änderungen zur Vorversion ergeben haben. Ist dies der Fall, muss geprüft werden, was sich geändert hat und dann entsprechende Anpassungen vorgenommen werden. Bevor das Versionsupdate – hoffentlich erfolgreich – Ende Mai durchgeführt wird, heißt es daher für die Mitarbeiter von L2 (wie das Referat Campusmanagement nun seit 01.03.2020 offiziell heißt) nochmals die Ärmel hochzukrempeln, was auch aus dem Home-Office möglich ist!

In diesem Sinne – bleiben Sie gesund!

P.S. Bitte beachten Sie, dass Sie uns zur Zeit nur per E-Mail erreichen können. Falls Sie Fragen haben oder etwas mit uns besprechen möchten: schreiben Sie uns eine E-Mail! Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung.

Schließung der Referate L3-L6 für Parteiverkehr bis 19.04.2020

Aufgrund der Fürsorgepflicht der Universität für die Angestellten und den neuesten Entwicklungen von Corona werden die Referate

  • L3- Studienberatung
  • L4 – Zulassung und Stipendien
  • L5 – Studierendenverwaltung
  • L6 – Prüfungsverwaltung

bis zum 19.04.2020 für den Parteiverkehr geschlossen.

Die Ansprechpersonen sind aber weiterhin per E-Mail und Telefon für Sie erreichbar:

 L3 – Allgemeine Studienberatung

Die offene Sprechstunde des IBZ in der Halbmondstraße 6 (Zi. 0.021) ist für den Parteiverkehr geschlossen. Sie können aber weiterhin zu den üblichen Zeiten (Mo – Mi 08.00 – 16.00 Uhr; Do 08.00 – 18.00 Uhr; Fr. 08 – 14.00 Uhr) alle Anfragen telefonisch (09131/8523333 oder -24444) oder per E-Mail (ibz@fau.de) stellen.

Falls Sie per Telefon oder E-Mail Kontakt mit einem der akademischen Beraterinnen und Berater aufnehmen möchten, finden Sie die Kontaktdaten (einschließlich der des Career Service und des Behindertenbeauftragten) online unter:

https://www.fau.de/education/beratungs-und-servicestellen/studienberatung/einzelberatung/

L4 – Zulassung und Stipendien

Zulassungsanträge deutscher und internationaler Bewerber/-innen an der FAU (grundständige oder Masterstudiengänge, Deutschkurs oder das Studienkolleg) bitten wir auf dem Postweg an die FAU zu senden oder im Hausbriefkasten der FAU am Schlossgebäude (rechts neben dem Eingang, Schlossplatz 4, 91054 Erlangen) zu deponieren. Dies gilt auch für Anträge auf Studienplatztausch. Bitte beachten Sie die Postlaufzeiten um sicherzustellen, dass die Unterlagen fristgerecht zugestellt werden.

Anfragen zu Ihrer Bewerbung richten Sie bitte vornehmlich telefonisch oder per Mail an die jeweils zuständige Ansprechperson.

Anfragen zu Masterbewerbungen wenden Sie bitte an:  zuv-masterbuero@fau.de

Anfragen zu Stipendien an: support-stipendien@fau.de

Alle anderen Anfragen richten Sie bitte per Mail an zulassungsstelle@fau.de

Alternativ steht Ihnen auch unser Kontaktformular zur Verfügung:

https://www.fau.de/education/bewerbung/zugang-zum-studium/zulassungsstelle-masterbuero-und-stipendienstelle/

L5 –Studierendenverwaltung

Sie können uns alle Anliegen per E-Mail (studentenkanzlei@fau.de), postalisch (FAU- Referat L5-Studierendenverwaltung, Schlossplatz 4, 91054 Erlangen) oder über den Briefkasten (rechts neben dem Haupteingang am Schlossgebäude, Schlossplatz 4) zukommen lassen. Die Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner finden Sie hier.

Anliegen, die Sie grundsätzlich schon immer ohne persönliches Erscheinen bei uns erledigen können sind:

Beurlaubung / Fachwechsel / Exmatrikulation / Doppelstudium / Rückmeldung / Postalische Einschreibung / Studentische Krankenversicherung / Befreiung vom Semesterbeitrag / Namensänderung / Rückerstattung des Semesterbeitrags / Erstellung von Studienzeitbescheinigungen / Rückmeldung aufgrund von Notenverbesserung / Nachweis der Erfüllung der Masterauflage(n) / Etc.

Die meisten Anträge finden Sie unter www.fau.de/studentenkanzlei alle weiteren können unter studentenkanzlei@fau.de angefragt werden.

Fristverlängerung Einschreibung in freie Fächer:

Die Einschreibungen in freien Fächern zum Sommersemester 2020 wird bis zum 19.04.2020 verlängert (ursprüngliche Frist 31.3.2020).

Für Anliegen, die Sie bisher zwingend persönlich bei uns erledigen mussten, gilt folgendes:

Einschreibung der Gasthörer:

kann zu einem späteren Zeitpunkt (spät. bis 15.05.2020) erfolgen.

Einschreibungen in NC-Fächern:

können auch postalisch an L5 gerichtet werden. Bitte beachten Sie die Fristen in Ihrem Zulassungsbescheid.

Einschreibungen von Personen mit ausländischer HZB oder ausländischer Staatsangehörigkeit:

können den Immatrikulationsantrag mit vollständigen Nachweisen per Mail senden. Die Originale (HZB, Pass und Aufenthaltsgenehmigung) müssen zeitnah erbracht werden, spätestens bis zur Rückmeldung zum Wintersemester 2020/21. Gleiches gilt für die erforderliche Sprachnachweise (z.B. DSH).

L6 – Prüfungsverwaltung

Sie können uns alle Anliegen per E-Mail an den für Sie zuständigen Sachbearbeiter, postalisch (FAU- Referat L6-Prüfungsamt, Schlossplatz 4, 91054 Erlangen) oder über den Briefkasten (rechts neben dem Haupteingang am Schlossgebäude, Schlossplatz 4) zukommen lassen. Die Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner finden Sie hier.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass aufgrund der aktuellen Situation eine persönliche Kontaktaufnahme nicht mehr möglich ist.

Wartungsankündigung für campo am 05.03.2020

Wegen der Installation eines sicherheitsrelevanten Serverupdates wird campo.fau.de am kommenden Donnerstag den 5. März ab 15:00 Uhr bis voraussichtlich 18:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Wir bitten Sie um Entschuldigung für die kurzfristige Ankündigung der Wartung und die daraus resultierenden Unannehmlichkeiten.

Nach Abschluss der Wartungsarbeiten werden wir den entsprechenden Wartungshinweis auf campo.fau.de entfernen. Sobald dies geschehen ist, können Sie das System wieder uneingeschränkt nutzen.

Wartungsankündigung für campo am 27.02.2020

Aufgrund eines Systemupdates wird das Online-Portal „campo“ am kommenden Donnerstag, 27. Februar 2020, zwischen 15:00  und 16:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen. Auf dem Portal wird gesondert auf das Wartungsfenster hingewiesen.

Nach Ende der Wartungsarbeiten wird der entsprechende Hinweis entfernt.
Wir bitten um Ihr Verständnis!

mein campus Wartung am Donnerstag, 27. Februar 2020

Aufgrund einer dringend erforderlichen Wartung des Webservers zum Einspielen sicherheitsrelevanter Patches steht das mein campus Portal am Donnerstag, 27. Februar 2020 zwischen 15.00 und 16.00 Uhr nicht zur Verfügung. Ein Zugriff auf das Portal ist während des Wartungsfensters nicht möglich.

Informationen (Teilnehmerlisten, Prüfungsprotokolle, etc.), die für die Durchführung von Prüfungen während des Wartungsfensters bzw. kurz danach benötigt werden, sollten bitte im Vorfeld bereits erstellt und exportiert werden.

Sobald die Wartung durchgeführt ist, wird der Wartungshinweis auf der Startseite des Portals entfernt.

[campo Newsletter EXA] Modulsplittung in mein campus

Unter dem Stichwort „Modulsplittung“ wurde von den Mitarbeitern des Referats Campusmanagement, die sich um die Abbildung der Prüfungsordnungen kümmern, ein weiterer Vorbereitungsschritt abgeschlossen, um die Prüfungsordnungsdaten korrekt und vollständig nach HISinOne migrieren zu können.

Was verbirgt sich hinter der Modulsplittung?  

Bisher war die Struktur der meisten Studiengänge so aufgebaut, dass eine Prüfung genau einem Modul zugeordnet war und dieses eine Modul dann Zuordnungen in x verschiedene Abschlüsse/Studiengänge hatte, in denen es verwendet wurde. Als Vorbereitung für HISinOne musste die Struktur in mein campus so umgebaut werden, dass es zukünftig pro Abschluss/Studiengang ein eigenes Modul gibt. Dies ist in HISinOne notwendig, damit ein Modul bei einem Studiengangwechsel im neuen Studiengang wieder von vorn begonnen werden kann, wie es das bayrische Hochschulgesetz durch die freiwillige Anrechenbarkeit von Leistungen vorschreibt.

Die neue Struktur sieht nun so aus, dass eine Prüfung x verschiedenen Modulen (eins pro Abschluss/Studiengang) zugeordnet ist und diese dann nur noch Verknüpfungen mit den verschiedenen Prüfungsordnungs-Versionen dieser Abschluss-Studiengangs-Kombination haben. Die reine Verschiebung der Module in die Abschlüsse/Studiengänge hätte jedoch zu Überschneidungen geführt. Die Mehrfachverwendung der Modulnummer in den unterschiedlichen Modul-Pools führte dazu, dass die Modulnummer alleine betrachtet nicht eindeutig war. Zum Beispiel hätte es im Bachelor WING zweimal das Modul 6360 gegeben: einmal das Modul „Planung elektrischer Energieversorgungsnetze“, welches ursprünglich aus dem Pool der Technischen Fakultät stammte, und einmal das Modul „Mobile service business“, das seinen Ursprung im Pool der Rechts- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät hat.

Um künftig eine Eindeutigkeit der Modulnummer zu erzielen, wurden die Modulnummern bei der Splittung der Module erweitert. Dies wurde dadurch realisiert, dass vor die bisherige Nummer eine Zahl gestellt wurde, die sich aus dem Bereich ergibt, aus dem das Modul stammt. Im oben genannten Beispiel hat das Modul „Planung elektrischer Energieversorgungsnetze“ in Zukunft die Nummer 96360 und das Modul „Mobile service business“ die Nummer 86360. Die Studierenden sehen seit der Splittung die neuen 5-stelligen Modulnummern in mein campus, z.B. in der Prüfungsanmeldung, dem Notenspiegel oder den Studiengangstrukturen, an den Funktionen ändert sich sonst aber nichts. Die Prüfungsnummern in den jeweiligen Modulen bleiben ebenfalls unverändert, so dass sich für Prüfer in mein campus keine Änderungen ergeben.

Damit zukünftig in HISinOne nicht x-Mal dieselbe Modulbeschreibung gepflegt werden muss, müssen die gesplitteten Module in HISinOne wieder miteinander gekoppelt sein. Dabei wird immer eines der Module als datenführendes Modul bestimmt, in dem dann die Modulbeschreibungstexte gepflegt werden. Der Rest wird als abhängige Module geführt, deren Texte nicht separat geändert werden können, sondern immer aus dem datenführenden Modul kommen. Damit dies später nicht mit viel Aufwand händisch in HISinOne eingegeben werden muss, wurde bereits bei der Splittung ein Modul als datenführend und die anderen als abhängige Module bestimmt. Diese Information wurde in einer neuen Tabelle gespeichert, welche dann auch nach HISinOne migriert wird. Dadurch sind die Kopplungen bereits vorhanden, wenn der EXA-Bereich von campo produktiv gehen wird.

Frohe Weihnachten und einen guten Start im neuen Jahr 2020

Liebe Lehrende, liebe Studierende, liebe Mitarbeiter der FAU,

das Team von „mein campus“ und „campo“ verabschiedet sich mit dem morgigen Tag in die Weihnachtspause! Durch die Betriebsschließung der Universität wird unser Team vom 23. Dezember 2019 bis einschließlich 06. Januar 2020 nicht erreichbar sein.

Anfragen, die per Mail an den mein campus-Support oder den campo-Support gestellt werden, werden erst wieder ab dem 07. Januar 2020 bearbeitet.

Wir wünschen Ihnen allen ein frohes Weihnachtsfest, einen guten Rutsch und einen guten Start ins neuen Jahr 2020! Genießen Sie die freien Tage!

Auf Wiedersehen, -lesen und -hören im Jahr 2020!

 

Wartungsankündigung für campo am Donnerstag, 21.11.2019

Aufgrund von Wartungsarbeiten wird campo.fau.de am Donnerstag, 21. November 2019 ab 15:00 Uhr bis voraussichtlich 20:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Wir aktualisieren im Zuge der Wartung die Software HISinOne, auf der campo basiert, auf Version 2019.06.

Sobald das System wieder zur Verfügung steht und die Wartungsarbeiten erfolgreich abgeschlossen sind, entfernen wir den Wartungshinweis von der Startseite.

mein campus ist von diesen Wartungsarbeiten nicht betroffen und kann uneingeschränkt genutzt werden.

[campo Newsletter EXA] Migration von Veranstaltungsdaten

Um die Funktionen in HISinOne unter möglichst realitätsnahen Bedingungen zu konfigurieren und zu testen, arbeiten wir im Moment an einem internen Testsystem, welches Daten aus verschiedenen Systemen der FAU miteinander verbindet. Es enthält sowohl Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus, Personendaten aus IdM, Daten zu Modulbeschreibungen und Veranstaltungen aus UnivIS und viele mehr. In diesem Artikel soll es darum gehen, auf welche Herausforderungen wir bei der Migration der Veranstaltungen aus dem UnivIS gestoßen sind und wie diese bewältigt wurden.

Ein grundlegender Unterschied zwischen den Veranstaltungen im UnivIS und in HISinOne ist die Handhabung der Parallelkurse. Während im UnivIS nur ein Teil der Veranstaltungen Parallelkurse mit jeweils eigenem Dozenten, Terminen, Räumen etc. aufweist und diese Informationen ansonsten direkt in der Lehrveranstaltung stehen, besitzt in HISinOne jede Lehrveranstaltung mindestens einen Kurs. Dieser enthält dann die Informationen zu Dozenten, Terminen, Räumen, so dass diese gar nicht auf der übergeordneten Veranstaltungsebene existieren. Bei der Migration der UnivIS-Veranstaltungen musste daher bei jeder Lehrveranstaltung ohne Kurs künstlich ein Kurs in HISinOne geschaffen werden.

Weitere, kleinere Herausforderungen gab es auch bei der unterschiedlichen Handhabung der Lehrsprache zwischen UnivIS und HISinOne. Hier musste beispielsweise der Eintrag „englisch und deutsch“ aus dem UnivIS in zwei HISinOne Einträge „englisch“ und „deutsch“ aufgeschlüsselt werden. Beim Rhythmus der Veranstaltungen im UnivIS mussten auch ein paar Anpassungen erfolgen. In den meisten Fällen, z.B. bei jede x. Woche Dienstag von 10-12 Uhr, ließ sich der Rhythmus problemlos nach HISinOne übertragen. Es gab jedoch ein paar besondere Rhythmen im UnivIS, wie jeder letzte Freitag im Monat, die erst in Einzeltermine um geschlüsselt werden mussten, damit sie nach HISinOne migriert werden konnten. Außerdem gab es teilweise Plausibilitätsfehler bei der Migration der Daten, z.B. wenn das Startdatum in UnivIS nach dem Enddatum der Veranstaltung liegt, bei denen die Daten vorher bereinigt werden mussten, damit eine Migration möglich war.

Die größte Herausforderung liegt jedoch darin, die Dozenten, welche in den Lehrveranstaltungen im UnivIS eingetragen sind, mit den Personendaten aus IdM zusammenzubringen. Für HISinOne werden alle Personendaten sowie deren Rollen aus dem IdM bezogen. Die Dozentendaten aus dem UnivIS müssen daher mit den Personendaten im IdM anhand bestimmter Merkmale wie Vorname, Nachname und E-Mailadresse abgeglichen werden mit dem Ziel, den Personen im IdM die Rolle „Lehrender“ zuzuordnen. Da UnivIS hinsichtlich des Anlegens von Personen keinerlei Restriktionen bietet, können dort Schreibweisen von Vor- und Nachnamen, Titel und auch E-Mailadressen beliebig freigewählt werden. Dies erschwert den Abgleich mit den im IdM vorhandenen Personen erheblich und erlaubt nur in wenigen Fällen eine automatisierte Verknüpfung. Diese Zuordnung der Rolle „Lehrender“ ist für die IdM-Nutzer aktuell noch nicht ersichtlich, sondern erfolgt „hinter den Kulissen“.

Wir konnten bereits gut 70% der Lehrenden zuordnen und hoffen, weiterhin gut voranzukommen, um möglichst bald eine erste Version des Testsystems an den Start bringen zu können.

Prüfungsanmeldung im Wintersemester 2019/20

Im Wintersemester 2019/20 findet die Anmeldung zu den Prüfungen des Semesters ab Montag, den 18. November 2019, 0:01  Uhr über „mein campus“ statt. Die Prüfungsanmeldephase endet am Freitag, den 06. Dezember 2019 um 12.00 Uhr.

Die Studierenden werden gebeten, sich während dieses Zeitraumes selbst zu den Modulprüfungen des Wintersemesters  anzumelden. Dies gilt für alle Studierenden mit Ausnahme der „alten“ Magisterstudierenden und den Diplomstudierenden der Technischen und Naturwissenschaftlichen Fakultät.

Studierende des Lehramts Sport melden sich bitte zu den Staatsprüfungen im Lehramt Sport ebenfalls ab Montag, den 18. November 2019 über „mein campus“ an. Für diese Anmeldungen endet die Anmeldefrist am Dienstag, 10. Dezember 2019 um 23:59 Uhr.