Zweite Sitzung des FAU HISinOne-Lenkungsausschusses
Am 24.10.2012 traf sich der Lenkungsausschuss für das HISinOne-Einführungsprojekt an der FAU zum zweiten Mal. Nach der Begrüßung der anwesenden Teilnehmer und einem Dank für die Bereitschaft zur Mitarbeit im HISinOne-Lenkungsausschuss berichtete der Projektleiter Herr Dr. Henning über den Projektverlauf, den aktuellen Projektstand und die erzielten Projektfortschritte im vergangenen Halbjahr seit der ersten Sitzung des HISinOne-Lenkungsausschusses am 19.04.2012.
Bewerbung und Studienplatzvergabe (APP)
Die Ist-Prozessaufnahme und Visualisierung der Prozesse für alle Bewerbergruppen (Deutsche, Internationale, Beruflich Qualifizierte usw.) ist bereits abgeschlossen. Es wurden Workshops mit HIS APP-Fachberatern zur Klärung offener Fragen, Identifizierung von fehlenden HISinOne-Funktionen und Spezifikation von Anforderungen durchgeführt. Eine HISinOne-Testsystemkonfiguration wurde realisiert (u.a. mit Abbildung der gesetzlichen Grundlagen der Auswahlverfahren in NC-Fächern) sowie die APP Fach- und Rollen & Rechte-Konzepte erstellt, beides dient als Grundlage bei der Zusammenarbeit mit HIS. Schließlich wurden die APP-Anforderungen spezifiziert und an HIS übermittelt.
Aktuell werden die modellierten Ist-Prozesse analysiert (vollständiges Prozessreview). Das Ziel ist die Optimierung der Abläufe (FAU Sollprozesse) und deren Harmonisierung mit dem HIS Referenzprozessmodell.
Studierendenmanagement (STU)
Die Modellierung der Kern-Prozesse (Soll): Immatrikulation, Fachwechsel, Rückmeldung, Exmatrikulation usw. ist abgeschlossen. Als Basis wurde das HIS Referenzprozessmodell (RPM) verwendet. Die „Standards“ könnten bis zu 60% aus dem RPM übernommen werden.
In Workshops mit HIS-Fachberatern aus den Bereichen Studierendenmanagement und Gebührenmanagement wurden zusätzliche Anforderungen formuliert und an HIS übermittelt. Die Themen Gebührenmanagement, KfW, Frühstudierende und Gasthörer werden erst Ende 2014 bzw. später in HISinOne berücksichtigt. Zudem fehlen derzeit Schnittstellen zu anderen Systemen (IdM, StudOn, usw.).
HISinOne-Systemarchitektur
Die Entwicklungssäule und Qualitätssicherungssäule sind vollständig eingerichtet und in Betrieb. Die Anpassung der Konfiguration an FAU-Verfahren hat begonnen.
Es wurden Tests durchgeführt (z. B. Konfigurationen von Säule zu Säule übertragen, Verhalten des Systems im Lastverbund), um Erfahrungen mit dem System zu sammeln.
Änderungen im Projektplan APP & STU
Die mit HIS-Experten im vergangenen halben Jahr durchgeführten Workshops haben gezeigt, dass es der derzeitige Funktionsumfang der Module APP (Bewerbung und Zulassung) sowie STU (Studierendenverwaltung) momentan nicht zulässt, die entsprechenden Teilanwendungen der entsprechenden HIS-Altsysteme vollständig abzulösen. Ein Teil der fehlenden Funktionalitäten wird durch die HISinOne-Version 4.0 nachgereicht, die im November 2012 erscheinen wird. Hierzu zählt der Online-Abruf von Zulassungs- und Ablehnungsbescheiden durch den Bewerber. Für weitere erforderliche Funktionen wurden Anforderungen spezifiziert, die bei HIS in die Entwicklung kommender Versionen einfließen müssen. Ein Beispiel ist die dynamische Anpassbarkeit des Fragebogens der Online-Bewerbung an verschiedene Bewerbergruppen.
Das Ergebnis des Lernprozesses durch die Fachliche Planung ist, dass keine Einführung ganzer Projektabschnitte („Big Bang-Szenario“) möglich ist, deshalb werden HISinOne-Funktionen in beherrschbare Einheiten aufgeteilt und modulübergreifend in Betrieb genommen.
Releaseplanung HISinOne@FAU V1.0 und V2.0 (Funktionsumfang)
Nach der Vorstellung und Erläuterung des Funktionsumfangs und des Zeitplans für die Releases HISinOne@FAU V1.0 und V2.0 beschloss der HISinOne-Lenkungsausschuss die Durchführung der Projektschritte entsprechend des dargelegten Vorschlags.
Risikowarnungen
Folgende Risikowarnungen nahmen die Teilnehmer des HISinOne-Lenkungsausschusses zur Kenntnis und beauftragten den Projektleiter die notwendigen Maßnahmen zu veranlassen.
- Unzufriedenheit von der Zusammenarbeit mit HIS
- Kein Systemadministrator für die Einführung von HISinOne
- Keine dezidierte Personalressource für die Systemintegration (Anbindung an das zentrale Identity Management der FAU, Realisierung von Schnittstellen zum Sprachenzentrum sowie zur zentralen E-Learning-Plattform)
- Fehlende Dokumentation in HIS Wiki
- Keine dezidierte Personalressource für die optische Anpassung von HISinOne an das Corporate Design der FAU
Projektabschnitt HISinOne-EXA
Der Projektabschnitt HISinOne-EXA besteht aus folgenden Teilbereichen:
- Veranstaltungsmanagement (Lehrbetrieb organisieren)
- Prüfungsverwaltung (Dokumentieren von Leistungsbachweisen)
- Praktikumsmanagement
- Studiengansmanagement (modulübergreifend)
Aufgaben:
- Die Prozessabläufe beim Einrichten und Ändern von Studiengängen müssen aufgenommen und analysiert werden.
- Analyse der Systemlandschaft in den Fachbereichen
- Klären der Fragen, welche Altsystemen durch HISinOne abgelöst und welche an HISinOne angebunden werden
Nächste Schritte:
- Einstellung eines Anwendungsbetreuers und eines DV-Betreuers für das Vorlesungsverzeichnis
- Einrichtung von EXA auf Testsystem und Suche nach Pilotfächern, die Modulhandbücher in EXA anlegen und pflegen
- Kontaktanbahnung zu Q-Koordinatoren in den Fakultäten
Mittelfristige UnivIS-Weiterentwicklung vs. HISinOne-Einführungsprojekt
Das Thema „Mittelfristige UnivIS-Weiterentwicklung vs. HISinOne-Einführungsprojekt“ wurde kontrovers diskutiert, wobei der HISinOne-Lenkungsausschuss die mittelfristige UnivIS-Weiterentwicklung nicht als Risiko für das HISinOne-Einführungsprojekt bewertet.
Folgetermin
Die dritte Sitzung des HISinOne-Lenkungsausschusses findet am 17.04.2013 von 14:00 bis 17:00 Uhr statt.