Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Wartung von Evasys am 24.08.2020

Um das Service Pack 2 von Evasys zu installieren, ist eine Wartung des zentralen Evaluationssystems Evasys (https://evaluierung.uni-erlangen.de) am Montag, 24. August 2020 zwischen 13.30 und 14.30 Uhr erforderlich. Mit dem Einspielen werden vorhandene Bugs behoben sowie Systemverbesserungen vorgenommen.

Während der Wartung ist mit kurzzeitigen Ausfällen des Systems zu rechnen und ein Login wird nicht möglich sein.

Wir bitten um Ihr Verständnis!

Schließung der Referate L3-L6 für Parteiverkehr bis auf Weiteres

Aufgrund der Fürsorgepflicht der Universität für die Angestellten und den neuesten Entwicklungen von Corona werden die Referate

  • L3- Studienberatung
  • L4 – Zulassung und Stipendien
  • L5 – Studierendenverwaltung
  • L6 – Prüfungsverwaltung

bis auf Weiteres für den Parteiverkehr geschlossen.

Die Ansprechpersonen sind aber weiterhin per E-Mail und Telefon für Sie erreichbar:

 L3 – Allgemeine Studienberatung

Die offene Sprechstunde des IBZ in der Halbmondstraße 6 (Zi. 0.021) ist für den Parteiverkehr geschlossen. Sie können aber weiterhin zu den üblichen Zeiten (Mo – Mi 08.00 – 16.00 Uhr; Do 08.00 – 18.00 Uhr; Fr. 08 – 14.00 Uhr) alle Anfragen telefonisch (09131/8523333 oder -24444) oder per E-Mail (ibz@fau.de) stellen.

Falls Sie per Telefon oder E-Mail Kontakt mit einem der akademischen Beraterinnen und Berater aufnehmen möchten, finden Sie die Kontaktdaten (einschließlich der des Career Service und des Behindertenbeauftragten) online unter:

https://www.fau.de/education/beratungs-und-servicestellen/studienberatung/einzelberatung/

L4 – Zulassung und Stipendien

Zulassungsanträge deutscher und internationaler Bewerber/-innen an der FAU (grundständige oder Masterstudiengänge, Deutschkurs oder das Studienkolleg) bitten wir auf dem Postweg an die FAU zu senden oder im Hausbriefkasten der FAU am Schlossgebäude (rechts neben dem Eingang, Schlossplatz 4, 91054 Erlangen) zu deponieren. Dies gilt auch für Anträge auf Studienplatztausch. Bitte beachten Sie die Postlaufzeiten um sicherzustellen, dass die Unterlagen fristgerecht zugestellt werden.

Anfragen zu Ihrer Bewerbung richten Sie bitte vornehmlich telefonisch oder per Mail an die jeweils zuständige Ansprechperson.

Anfragen zu Masterbewerbungen wenden Sie bitte an:  zuv-masterbuero@fau.de

Anfragen zu Stipendien an: support-stipendien@fau.de

Alle anderen Anfragen richten Sie bitte per Mail an zulassungsstelle@fau.de

Alternativ steht Ihnen auch unser Kontaktformular zur Verfügung:

https://www.fau.de/education/bewerbung/zugang-zum-studium/zulassungsstelle-masterbuero-und-stipendienstelle/

L5 –Studierendenverwaltung

Sie können uns alle Anliegen per E-Mail (studentenkanzlei@fau.de), postalisch (FAU- Referat L5-Studierendenverwaltung, Schlossplatz 4, 91054 Erlangen) oder über den Briefkasten (rechts neben dem Haupteingang am Schlossgebäude, Schlossplatz 4) zukommen lassen. Die Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner finden Sie hier.

Anliegen, die Sie grundsätzlich schon immer ohne persönliches Erscheinen bei uns erledigen können sind:

Beurlaubung / Fachwechsel / Exmatrikulation / Doppelstudium / Rückmeldung / Postalische Einschreibung / Studentische Krankenversicherung / Befreiung vom Semesterbeitrag / Namensänderung / Rückerstattung des Semesterbeitrags / Erstellung von Studienzeitbescheinigungen / Rückmeldung aufgrund von Notenverbesserung / Nachweis der Erfüllung der Masterauflage(n) / Etc.

Die meisten Anträge finden Sie unter www.fau.de/studentenkanzlei alle weiteren können unter studentenkanzlei@fau.de angefragt werden.

Fristverlängerung Einschreibung in freie Fächer:

Die Einschreibungen in freien Fächern zum Sommersemester 2020 wird bis zum 30.04.2020 verlängert (ursprüngliche Frist 31.3.2020).

Für Anliegen, die Sie bisher zwingend persönlich bei uns erledigen mussten, gilt folgendes:

Einschreibung der Gasthörer:

kann zu einem späteren Zeitpunkt (spät. bis 15.05.2020) erfolgen.

Einschreibungen in NC-Fächern:

können auch postalisch an L5 gerichtet werden. Bitte beachten Sie die Fristen in Ihrem Zulassungsbescheid.

Einschreibungen von Personen mit ausländischer HZB oder ausländischer Staatsangehörigkeit:

können den Immatrikulationsantrag mit vollständigen Nachweisen per Mail senden. Die Originale (HZB, Pass und Aufenthaltsgenehmigung) müssen zeitnah erbracht werden, spätestens bis zur Rückmeldung zum Wintersemester 2020/21. Gleiches gilt für die erforderliche Sprachnachweise (z.B. DSH).

L6 – Prüfungsverwaltung

Sie können uns alle Anliegen per E-Mail an den für Sie zuständigen Sachbearbeiter, postalisch (FAU- Referat L6-Prüfungsamt, Schlossplatz 4, 91054 Erlangen) oder über den Briefkasten (rechts neben dem Haupteingang am Schlossgebäude, Schlossplatz 4) zukommen lassen. Die Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner finden Sie hier.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass aufgrund der aktuellen Situation eine persönliche Kontaktaufnahme nicht mehr möglich ist.

Wartungsankündigung für campo am 27.02.2020

Aufgrund eines Systemupdates wird das Online-Portal „campo“ am kommenden Donnerstag, 27. Februar 2020, zwischen 15:00  und 16:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen. Auf dem Portal wird gesondert auf das Wartungsfenster hingewiesen.

Nach Ende der Wartungsarbeiten wird der entsprechende Hinweis entfernt.
Wir bitten um Ihr Verständnis!

mein campus Wartung am Donnerstag, 27. Februar 2020

Aufgrund einer dringend erforderlichen Wartung des Webservers zum Einspielen sicherheitsrelevanter Patches steht das mein campus Portal am Donnerstag, 27. Februar 2020 zwischen 15.00 und 16.00 Uhr nicht zur Verfügung. Ein Zugriff auf das Portal ist während des Wartungsfensters nicht möglich.

Informationen (Teilnehmerlisten, Prüfungsprotokolle, etc.), die für die Durchführung von Prüfungen während des Wartungsfensters bzw. kurz danach benötigt werden, sollten bitte im Vorfeld bereits erstellt und exportiert werden.

Sobald die Wartung durchgeführt ist, wird der Wartungshinweis auf der Startseite des Portals entfernt.

[campo Newsletter EXA] Migration von Veranstaltungsdaten

Um die Funktionen in HISinOne unter möglichst realitätsnahen Bedingungen zu konfigurieren und zu testen, arbeiten wir im Moment an einem internen Testsystem, welches Daten aus verschiedenen Systemen der FAU miteinander verbindet. Es enthält sowohl Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus, Personendaten aus IdM, Daten zu Modulbeschreibungen und Veranstaltungen aus UnivIS und viele mehr. In diesem Artikel soll es darum gehen, auf welche Herausforderungen wir bei der Migration der Veranstaltungen aus dem UnivIS gestoßen sind und wie diese bewältigt wurden.

Ein grundlegender Unterschied zwischen den Veranstaltungen im UnivIS und in HISinOne ist die Handhabung der Parallelkurse. Während im UnivIS nur ein Teil der Veranstaltungen Parallelkurse mit jeweils eigenem Dozenten, Terminen, Räumen etc. aufweist und diese Informationen ansonsten direkt in der Lehrveranstaltung stehen, besitzt in HISinOne jede Lehrveranstaltung mindestens einen Kurs. Dieser enthält dann die Informationen zu Dozenten, Terminen, Räumen, so dass diese gar nicht auf der übergeordneten Veranstaltungsebene existieren. Bei der Migration der UnivIS-Veranstaltungen musste daher bei jeder Lehrveranstaltung ohne Kurs künstlich ein Kurs in HISinOne geschaffen werden.

Weitere, kleinere Herausforderungen gab es auch bei der unterschiedlichen Handhabung der Lehrsprache zwischen UnivIS und HISinOne. Hier musste beispielsweise der Eintrag „englisch und deutsch“ aus dem UnivIS in zwei HISinOne Einträge „englisch“ und „deutsch“ aufgeschlüsselt werden. Beim Rhythmus der Veranstaltungen im UnivIS mussten auch ein paar Anpassungen erfolgen. In den meisten Fällen, z.B. bei jede x. Woche Dienstag von 10-12 Uhr, ließ sich der Rhythmus problemlos nach HISinOne übertragen. Es gab jedoch ein paar besondere Rhythmen im UnivIS, wie jeder letzte Freitag im Monat, die erst in Einzeltermine um geschlüsselt werden mussten, damit sie nach HISinOne migriert werden konnten. Außerdem gab es teilweise Plausibilitätsfehler bei der Migration der Daten, z.B. wenn das Startdatum in UnivIS nach dem Enddatum der Veranstaltung liegt, bei denen die Daten vorher bereinigt werden mussten, damit eine Migration möglich war.

Die größte Herausforderung liegt jedoch darin, die Dozenten, welche in den Lehrveranstaltungen im UnivIS eingetragen sind, mit den Personendaten aus IdM zusammenzubringen. Für HISinOne werden alle Personendaten sowie deren Rollen aus dem IdM bezogen. Die Dozentendaten aus dem UnivIS müssen daher mit den Personendaten im IdM anhand bestimmter Merkmale wie Vorname, Nachname und E-Mailadresse abgeglichen werden mit dem Ziel, den Personen im IdM die Rolle „Lehrender“ zuzuordnen. Da UnivIS hinsichtlich des Anlegens von Personen keinerlei Restriktionen bietet, können dort Schreibweisen von Vor- und Nachnamen, Titel und auch E-Mailadressen beliebig freigewählt werden. Dies erschwert den Abgleich mit den im IdM vorhandenen Personen erheblich und erlaubt nur in wenigen Fällen eine automatisierte Verknüpfung. Diese Zuordnung der Rolle „Lehrender“ ist für die IdM-Nutzer aktuell noch nicht ersichtlich, sondern erfolgt „hinter den Kulissen“.

Wir konnten bereits gut 70% der Lehrenden zuordnen und hoffen, weiterhin gut voranzukommen, um möglichst bald eine erste Version des Testsystems an den Start bringen zu können.

Prüfungsanmeldung im Wintersemester 2019/20

Im Wintersemester 2019/20 findet die Anmeldung zu den Prüfungen des Semesters ab Montag, den 18. November 2019, 0:01  Uhr über „mein campus“ statt. Die Prüfungsanmeldephase endet am Freitag, den 06. Dezember 2019 um 12.00 Uhr.

Die Studierenden werden gebeten, sich während dieses Zeitraumes selbst zu den Modulprüfungen des Wintersemesters  anzumelden. Dies gilt für alle Studierenden mit Ausnahme der „alten“ Magisterstudierenden und den Diplomstudierenden der Technischen und Naturwissenschaftlichen Fakultät.

Studierende des Lehramts Sport melden sich bitte zu den Staatsprüfungen im Lehramt Sport ebenfalls ab Montag, den 18. November 2019 über „mein campus“ an. Für diese Anmeldungen endet die Anmeldefrist am Dienstag, 10. Dezember 2019 um 23:59 Uhr.

Abermalige Verschiebung der mein campus Wartung auf den 30. Oktober

Die für Mittwoch, den 23. Oktober 2019 geplante Wartung muss krankheitsbedingt abermals um eine Woche verschoben werden.

Neuer Wartungstermin ist Mittwoch, 30. Oktober 2019 von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr eine Wartung des mein campus-Portals sowie der zugrundeliegenden Datenbank der Prüfungsverwaltung statt.

Während der Wartung wird ein Login an „mein campus“ sowie ein Arbeiten mit der Software HIS-POS nicht möglich. Sollte die Wartung früher beendet sein, wird dies durch Entfernen des entsprechenden Hinweises auf der Login-Seite von „mein campus“ kundgetan.

mein campus-Wartung am 16.10.2019 ab 15.00 Uhr

Am Mittwoch, den 16. Oktober 2019 findet von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr eine Wartung des mein campus-Portals sowie der zugrundeliegenden Datenbank der Prüfungsverwaltung statt.

Während dieser Wartung ist ein Login an „mein campus“ sowie ein Arbeiten mit der Software HIS-POS nicht möglich. Sollte die Wartung früher beendet sein, wird dies durch Entfernen des entsprechenden Hinweises auf der Login-Seite von „mein campus“ kundgetan.

Projektleiterwechsel im HISinOne-Einführungsprojekt

Wie vielleicht einigen unter Ihnen bekannt, ist Dr. Wolfgang Henning zum August 2019 in den Ruhestand verabschiedet worden. Die Leitung der Abteilung Lehre und Studium der ZUV hat Dr. Tobias Schulz übernommen.

In Absprache mit dem Kanzler sowie Dr. Schulz wurde festgelegt, dass die Gesamtprojektleitung künftig durch Andrea Grimm, übernommen wird, die bisher die operative Projektleitung innehatte.

Die weiteren organisatorischen Strukturen im Einführungsprojekt bleiben unverändert.

Prozesse, Prozesse, Prozesse

In unserem ersten Newsletter hatten wir Ihnen die Mitarbeiter des Projektes und ihre Aufgabenbereiche auf abstraktem Level vorgestellt. In den nächsten beiden Newslettern möchten wir diese Projektaufgaben konkretisieren und Ihnen die Bereiche Geschäftsprozess-Modellierung und Datenmigration genauer vorstellen. Beginnen möchten wir heute mit dem Bereich der Prozessmodellierung.

Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Abläufe dokumentiert und meist grafisch dargestellt. Die Erhebung der Geschäftsprozesse im Bereich der Prüfungsverwaltung ist ein nicht zu unterschätzender Bereich. Alleine die Erfassung der Aufgaben und Abläufe des zentralen Prüfungsamtes haben knapp neun Monate in Anspruch genommen. Während dieser Zeit wurden durch unsere beiden Prozessmodellierer über 40 Prozesse in Kooperation mit dem Prüfungsamt erfasst. Die Prozesse beinhalten neben den einzelnen Prozessschritten sowie den beteiligten Rollen auch Informationen darüber, welche Dokumente und Auswertungen im Verlauf des Prozesses erstellt werden. Für eine einheitliche Darstellung der Prozesse wurden diese graphisch als Aktivitätsdiagramme (UML2) mit der Software astah, die auch von der HIS eG genutzt wird, modelliert und in mehreren Iterationen mit den Prüfungsamtsmitarbeitern finalisiert.
Hierbei wurde ein erster Entwurf mit dem zentralen Ansprechpartner für HISinOne im Prüfungsamt erarbeitet, welcher dann mit den verschiedenen Gruppenleitern im Prüfungsamt durchgesprochen wurde, damit die Besonderheiten der verschiedenen Fakultäten bzw. Studiengänge berücksichtigt werden können. Aufgrund der Bilokalität des Prüfungsamtes mit separaten Standorten in Nürnberg und Erlangen haben sich außerdem über die Jahre unterschiedliche Prozessvarianten entwickelt.
Im Zuge der Prozessaufnahme wurde angestrebt, die Prozesse – wenn möglich – zu vereinheitlichen, was auch an zahlreichen Stellen gelungen ist. So konnte beispielsweise der Prozess der Zustellung des Bescheids über das endgültige Nicht-Bestehen vereinheitlicht werden und auch noch im „Altsystem“ bereits zum Sommersemester 2019 realisiert werden.

Auf Basis der erfassten Prozesse werden nun Schritt für Schritt die Funktionalitäten von HISinOne an die Bedürfnisse der FAU angepasst. Um dies unter möglichst realitätsnahen Bedingungen testen zu können, wird eine anonymisierte Kopie des campo-Produktivsystems, welches ja bereits alle Studiengangdaten enthält, um Grunddaten zu Organisationseinheiten Räumen und Personen angereichert und mit den Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus befüllt.

Auf diesem Testsystem konfigurieren die Projektmitarbeiter nun die Funktionalitäten für die Mitarbeiter des Prüfungsamtes auf Basis der erhobenen Prozesse. Dabei kann es z.B. notwendig sein, Rollen zusätzliche Rechte zu geben bzw. zu entziehen oder die Texte und Eigenschaften (Pflichtfeld) der Weboberflächen anzupassen. Dabei hängt der jeweilige Zeitaufwand stark davon ab, wie komplex der Prozess ist und wie viele Teilschritte des Prozesses systemunterstützt durchgeführt werden. Hierbei wird natürlich versucht, möglichst viele Aktivitäten durch HISinOne zu unterstützen, es wird aber immer auch Aufgaben geben, welche außerhalb des EDV-Systems liegen.

Nach Abschluss der Konfiguration werden die Funktionalitäten zunächst wieder gemeinsam mit dem HISinOne-Koordinator des Prüfungsamts getestet. Im nächsten Schritt werden die Prüfungsamtsmitarbeiter die Funktionalitäten dann „auf Herz und Nieren“ überprüfen und ggf. gefundene Unstimmigkeiten und Fehler in Review-Schleifen mit den Projektmitarbeitern beheben.

Parallel arbeiten unsere Mitarbeiter unter anderem an der Migration der Veranstaltungsdaten aus dem UnivIS und der Modulbeschreibungen aus den Modulhandbüchern, um das Testsystem zu vervollständigen. Welche Herausforderungen hierfür bewältigt werden müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.