Erasmus Staff Exchange Pécs-Erlangen 2015
Um die Internationalisierung der Universitäten in der Europäischen Union auch auf Verwaltungsebene zu fördern, werden aus Mitteln des ERASMUS-Programms Fort- und Weiterbildungsprogramme unterstützt. Auf diesem Wege haben nicht nur Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, sondern auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulverwaltung die Möglichkeit Kontakte zu knüpfen, sich über Ideen auszutauschen und gemeinsam voneinander zu lernen.
In diesem Rahmen trafen sich vor wenigen Tagen Zsolt Heisenberger, Leiter des Campusmanagements an der Fakultät für Naturwissenschaften der Universität Pécs Ungarn (PTE), und Sebastian Knobloch, stellvertretender Leiter des Campusmanagement der FAU, um sich über die technische Neugestaltung der Universitätsverwaltung zu beraten. Angesichts der an beiden Universitäten bereits begonnenen und noch geplanten technischen Erneuerung der Hochschulverwaltung stellte jede Seite ihre Lösungen und Probleme im Umstellungsprozess vor.
An der Universität Pécs werden alle Fakultäten eigenständig verwaltet, während an der FAU die Verwaltungsstrukturen fakultätsübergreifend organisiert sind. Der Umstellungsprozess hin zur webbasierten Lösung „campo“, auf Basis von HISinOne, an der FAU betrifft somit alle Fakultäten auf sämtlichen Verwaltungsebenen. Die Unterschiede beginnen also bereits in den heterogen gestalteten Verwaltungsprozessen der verschiedenen Fakultäten an der FAU, wohingegen die Prozesse an der PTE lediglich innerhalb einer einzelnen Fakultät betrachtet und für eine überschaubarere Datenmenge von Studierenden, Studiengängen, Prüfungen etc. an das neue Campusmanagementsystem NEPTUN angepasst werden muss. Quantitativ betrachtet muss die neue Lösung an der FAU mindestens 10mal mehr Nutzern des Verwaltungssystems (Bewerbende, Studierende, Prüfende, Mitarbeitende) gerecht werden. 39.000 Studierende an der FAU stehen 3.000 an der Naturwissenschaftlichen Fakultät der PTE gegenüber.
Eine sukzessive Umstellung sehen beide Universitäten vor, inklusive der Migration sämtlicher Daten, die die Studierenden betreffen. Die Leitung beider Universitäten erachtet den webbasierten Vereinheitlichungsprozess der Verwaltung als Gewinn zur Effektivitätssteigerung. So hat die PTE ihre technische Anpassung im Mai diesen Jahres begonnen und dieser soll planmäßig im Oktober abgeschlossen sein. Die FAU benötigt, unter anderem auf Grund der zuvor genannten Sachverhalte, erheblich mehr Zeit für die erfolgreiche Implementierung ihres neuen Campusmanagementsystems. Auch wird an der FAU nach einzelnen Verwaltungseinheiten umgestellt. Die Bewerbung und Beantragung der Immatrikulation wird bereits seit mehreren Semestern mit campo durchgeführt. Die nächste Umstellung betrifft die Studierendenverwaltung.