Konstituierende Sitzung des FAU HISinOne-Lenkungsausschusses – Erste Entscheidungen zur Projektdurchführung getroffen
Am 19.04.2012 traf sich der Lenkungsausschuss für das HISinOne-Einführungsprojekt an der FAU zum ersten Mal. Projektleiter Dr. Henning begrüßte die anwesenden Teilnehmer, dankte für die Mitarbeit im HISinOne-Lenkungsausschuss und erläuterte die Hintergründe für die HISinOne-Einführung, nämlich die Einstellung des Supports für die bislang genutzten HIS-Produkte zum Jahresende 2014 und die Vorteile der neuen Softwaregeneration HISinOne, einem webbasierten durchgängigen Campusmanagementsystem mit redundanzfreier Datenhaltung. Anschließend stellte er die Organisationsstruktur des HISinOne-Einführungsprojekts und die Zusammensetzung des Lenkungsausschusses (siehe hierzu Projektstruktur) vor.
Bericht des Projektleiters
Der Projektleiter präsentierte den bisherigen Projektverlauf, beginnend mit der UL-Entscheidung für die HISinOne-Einführung an der FAU als Organisationsentwicklungsprojekt und dem Vertragsabschluss mit HIS im April 2011, der Projektvorbereitung ab August 2011, dem offiziellen Projektstart mit dem Eröffnungskolloquium am 17.11.2011 und dem weiteren Projektablaufplan.
Nach der Zusammenfassung des bisherigen Projektgeschehens berichteten Mitarbeiter des FAU HISinOne-Kernteams über die drei großen Projektabschnitte:
Der erste Projektabschnitt APP
Das Bearbeitungsteam des APP-Arbeitspakets besteht aus Mitarbeitern der Zulassungsstelle, der Campus IT und des HISinOne-Projektteams. Aktuell befindet sich das Arbeitspaket in der Phase „Prozessspezifikation“, denn seit Februar 2012 werden die Ist-Prozesse im Bewerbungs- und Zulassungsmanagement mittels Experteninterviews und Workshops aufgenommen und analysiert. Eine Bewerbung und Zulassung mittels HISinOne APP ist bereits für das Sommersemester 2013 geplant. Weiteres Vorgehen bis dahin:
- Abstimmung der Prozesse mit HIS (bis Ende 05.2012)
- Technische Umsetzung (06.2012 – 09.2012)
- QA-Phase/Schulungen (09.2012 – 11.2012)
- Produktivstart (ab 12.2012)
Der zweite Projektabschnitt STU
Das Bearbeitungsteam des STU Arbeitspakets besteht aus Mitarbeitern der Studentenkanzlei, der Campus IT und des HISinOne-Projektteams und steht noch am Beginn. Derzeit werden die in der Studentenkanzlei existierenden Ist-Prozesse analysiert und dokumentiert, um diese im nächsten Schritt mit den Referenzprozessen von HISinOne abzugleichen. An den Schnittstellen zu den Fakultäten (z. B. bei Datenlieferungen), werden die Fächer frühzeitig in die Analyse der Prozesse einbezogen und deren Wünsche und Anforderungen aufgenommen.
Der dritte Projektabschnitt EXA
Zum dritten und gleichzeitig größten Projektabschnitt EXA, mit dem voraussichtlich in der zweiten Hälfte des Jahres 2012 begonnen werden soll, wurden nur einige Rahmenbedingungen abgesteckt: Abbildung der Prüfungsordnungen und Pflege der Modulhandbücher, Veranstaltungsmanagement und Raumplanung sowie Prüfungsmanagement.
Im Anschluss wurde eine orientierende Übersicht der aktuell sehr vielgestaltigen FAU-Systemlandschaft präsentiert und auf die Vorteile für Systembetreuer und Fachanwender durch die Einführung von HISinOne hingewiesen, wie z.B. die Konsolidierung der Systemlandschaft im Bereich CM, die einheitliche technologische Basis, die reine Web-Anwendung, den geringeren Aufwand für Pflege und Wartung sowie das durchgängige Bedienkonzept.
Folgetermin
Die nächste Sitzung des HISinOne-Lenkungsausschusses findet am 24.10.2012 von 14:00 bis 17:00 Uhr statt.