Rückblick: Ein Jahr CIO-Office

1. April 2022

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Kaum zu glauben, heute feiert das CIO-Office einjähriges Bestehen. Zeit für einen kurzen Rückblick der wichtigsten Themen, von A wie Abuse bis Z wie Zoom.

Abuse: Generell kann man festhalten, dass die Phishing-Mails sowohl in Quantität als auch in Qualität zunehmen. Die typischen Rechtschreibfehler und leicht zu erkennenden Fälschungen der Anfangsphasen sind überstanden: Die Mails werden immer schwieriger als Fälschung zu erkennen. Für alle Fragen und Meldungen ist die erste Anlaufstelle abuse@fau.de.
Barrierefreiheit: Zusammen mit einer AG aus Webredaktion, Webmaster, Schwerbehindertenvertretung und Beauftragter für chronisch kranke und behinderte Studierende und weitere Personen aus RRZE und ZUV wurden übersichtliche Informationen zusammengestellt zur Barrierefreiheit und auch speziell zur digitalen Barrierefreiheit.
CIO- und CIO/IO-Gremien: Die Sitzungen alle 2 Wochen bzw. 1-2 Mal pro Semester sind der Dreh- und Angelpunkt der Arbeit des CIO-Offices. Dort laufen alle Themen durch, die die Digitalisierung an der FAU betreffen.
CISO: Am 02.02.2022 hat die Universitätsleitung einen Chief Information Security Officer, also einen Informationssicherheitsbeauftragten, für die FAU bestellt. Herr Prof. Dr.-Ing. Michael Tielemann hat schon viele Ideen und wird in Kürze noch ausführlicher vorgestellt.
Digitalisierung der Lehre: Aufgrund von Corona-Sondermitteln konnte die FAU einige Hörsäle und die WLAN-Infrastruktur ziemlich aufbessern. Das Thema hybride Lehre stand lange im Vordergrund. Aktuell arbeitet eine Arbeitsgruppe an einem Konzept für digitale Lehr-Lern-Räume. Ein Interview mit Kanzler und Sonia Hetzner wurde kürzlich veröffentlicht.
Elektronische Signaturen: Eines der wichtigsten und dringendsten Themen, und trotz vieler Entwicklungen noch viele Fragen offen. Im Vordergrund stehen die Klärung von rechtlichen und technischen Details – auch in Zusammenarbeit mit weiteren bayerischen und nationalen Akteurinnen und Akteuren.
FAUDataCloud: Ein Projekt für das Forschungsdatenmanagement an der FAU, das federführend von der Competence Unit Research Data and Information (CDI) und dem Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) aufgebaut wird und auch das CIO-Umfeld sehr beschäftigt hat.
Google Font: Mit einer Datenschutzproblematik bringt sich Google in die Schlagzeilen des CIO-Bereiches. Alle Informationen und wo Handlungsbedarf besteht ist im CIO-Blog nachzulesen.
High Performance Computing (HPC): Das Erlangen National High Performance Computing Center (NHR@FAU) ist Teil der Allianz von nationalen Hochleistungsrechnern bietet sowohl Informationen als auch Dienstleistungen an zum Thema HPC.
Informationspflicht: Jede Internetpräsenz und Webanwendung muss ein Impressum, eine Datenschutz- sowie eine Barrierefreiheitserklärung aufweisen: Gemäß §5 Abs. 1 Ziffer 1-2 Telemediengesetz (TMG), der DSGVO und der Bayerischen E-Government-Verordnung (BayEGovV) muss die FAU dieser allgemeinen Informationspflicht nachkommen, da sonst empfindliche Geldbußen verhängt werden können. Darüber wurden alle Mitarbeitenden der FAU im Herbst 2021 informiert, was einen positiven Trend ausgelöst hat. Die Information kann auch auf den IT-Seiten nachgelesen werden.

(Ich überspringe einige Buchstaben, sonst wird die Liste ja nie fertig!)

Kollaboratives Arbeiten: Eine allgemeingültige Lösung, die für alle Anforderungen und alle Konstellationen gleichermaßen funktioniert, haben wir leider noch nicht gefunden. Jede Software, die kollaboratives Arbeiten anbietet oder ermöglicht setzt unterschiedliche Schwerpunkte. Aber eine umfangreiche Gegenüberstellung ist in Arbeit, und mindestens ein Tool soll nach der Entscheidung offiziell ins Portfolio aufgenommen werden. Außerdem hat der CISO eine Bachelor- oder Masterarbeit zu diesem Thema (unter dem Aspekt der Sicherheit) ausgeschrieben.
Kommunikation: Eines meiner Lieblingsthemen, zugegebenermaßen. Hierzu gehört nicht nur die Kommunikation mit den täglichen Akteurinnen und Akteuren der Digitalisierung (CIO/CISO/RRZE-Leitung/MOVE@FAU/L2 u.v.m.), sondern auch die Kommunikation in die Hochschulöffentlichkeit, zum Beispiel über den Blog oder über die FAU-Newsletter. Danke an dieser Stelle an die Kolleginnen und Kollegen der Webredaktion, die so viele Themen aufgreifen und prominent platzieren!
MATLAB: Der erste Campusvertrag trat zum 01.04.2021 in Kraft und wurde zum 01.04.2022 verlängert. Eine Informationsveranstaltung im Mai 2021 wurde sehr gut besucht, eine weitere Informationsveranstaltung zum Thema Deep Learning with MATLAB wird am 28.-29.04.2022 stattfinden.
NFDI: Die nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) wird von der DFG gefördert und soll die Datenbestände von Wissenschaft und Forschung systematisch erschließen, nachhaltig sichern und zugänglich machen – und die FAU ist insgesamt an neun Konsortien beteiligt.
Onlinezugangsgesetz (OZG): Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Ein bisschen Selbstironie ist schon dabei, wenn der Gesetzgeber festhält, „Dass Deutschland beim Thema „Digitale Verwaltung“ in Europa nicht gerade zu den Spitzenreitern gehört, ist kein Geheimnis“. Dass die Hochschulen bei der Digitalisierung ebenfalls auf größere Herausforderungen treffen, dürfte ebenfalls niemand so richtig überraschen.
Plugins: Mit den Plugins (Erweiterungen für das Webseiten-CMS) hat das CIO-Umfeld nur wenig zu tun, zum Beispiel wenn ein neues Plugin entwickelt werden soll. Aber diese sind so hilfreich, dass sie hier Erwähnung finden sollen. Das RRZE hat sehr viele Plugins bereit gestellt, z.B. für Kalender, Einbettungen von CRIS oder aus UnivIS, Videos, Statistiken und viele mehr.
Portale: Wenn man die Portale der FAU durchzählt, kommt man auf eine nicht ganz unerhebliche Anzahl. Die darunter liegenden Softwaresysteme kommunizieren nur deshalb gut untereinander, weil die Datenintegrationsplattform (DIP) des RRZE diesen Austausch sicherstellt.
Ransomware: Mehrere Universitäten und Hochschulen, ebenso wie kommunale Verwaltungen waren im letzten Jahr von Ransomware-Angriffen betroffen. Bei diesen Angriffen verschaffen sich Hacker Zugang zu Daten und verschlüsseln diese. Die Daten können dann nur gegen Bezahlung von Lösegeld wieder entschlüsselt werden. Auch deshalb hatte das CIO-Gremium kurz vor Weihnachten eine eindringliche Sicherheitswarnung ausgesprochen.
Siteimprove: Die FAU stellt den Webseitenbetreiberinnen und -betreibern an der FAU kostenlos das Tool Siteimprove zur Verfügung. Vorausgesetzt: Die Webseiten basieren auf den vom RRZE bereit gestellten CMS-Themes (WordPress). Das Angebot wurde sehr gut aufgenommen, alle Informationen sind im Intranet nachzulesen.
Themes: Die CMS-Themes vom RRZE können nicht genug zitiert und gelobt werden. Die Vorteile wurden beim Thema Google Fonts (s.o.), Informationspflicht (s.o.), aber auch bei der Umstellung des Logos sehr klar: Für die Kundinnen und Kunden des RRZE besteht kein Handlungsbedarf, weil die Umstellung dort automatisch passiert. Außerdem stehen zahlreiche Plugins zur Verfügung, die unkompliziert in die Webseiten eingebunden werden können. Wer noch kein CMS-Theme hat, kann sich auf den Seiten des RRZE informieren und gleich tätig werden.
UnivIS: Ist in die Jahre gekommen und wird nach und nach abgelöst. Detaillierte Informationen zu diesem Thema habe ich im letzten Jahr zusammen getragen und erst kürzlich im Blog aktualisiert.
Videotutorials: Angefangen mit den Tutorials für Siteimprove (s.u.) habe ich eine neue Reihe von Videotutorials ins Leben gerufen: Die IT-Tipps aus dem CIO-Office. Dort sammle ich Tipps zusammen für alle Personen, die Office schon lange nutzen und ihren Gebrauch noch etwas optimieren wollen. Die Rückmeldungen sind größtenteils sehr gut, die Länge der Videos wird geschätzt und die Tipps scheinen dem einen und der anderen doch noch was zu bringen. Zusätzlich zu den zuerst veröffentlichten Videos mit Tipps bei der Nutzung von Outlook-Kalendern sind einige Videos zur Organisation von Mails in Vorbereitung.
Virtuelle Messen: Seit Beginn der Corona-Pandemie wurden zahlreiche Veranstaltungen online durchgeführt. Weil keine Eier-legende-Wollmilchsau zu finden hat das RRZE ein eigenes Tool für die Einbindung von virtuellen Messen in unseren CMS-basierten Webseiten erstellt: das RRZE Expo. Das schaut nicht nur gut aus, sondern wurde auch von den Kundinnen und Kunden sehr gut angenommen.
VoIP: Ein sehr komplexes Thema, das der Zusammenwirkung von sehr vielen verschiedenen Akteurinnen und Akteuren bedarf. Von der Technik bis hin zur Verwaltung ist hier noch viel zu tun. CIO und -Office arbeiten momentan an einer Roadmap, wie sich das Thema in den kommenden Jahren noch weiter entwickeln soll und kann.
Whistleblower: Das von der EU-Richtlinie geforderte Hinweisgeberschutzgesetz soll ein Meldesystem verpflichtend machen und die Hinweisgeber schützen. Die nationale Umsetzung lässt jedoch noch auf sich warten.
Zoom: Unvorstellbar, dass vor zwei Jahren kaum einer von uns Zoom kannte. Inzwischen ist die Software in unserem Alltag kaum mehr weg zu denken. Allein im letzten Jahr (März 2021-März 2022) wurden 667.947 Meetings und 1086 Webinare abgehalten, mit einer Gesamtlaufzeit von 319 Millionen bzw. 10 Millionen Minuten (also über 625 Jahre). Die Zoom-Lizenz wurde verlängert, so dass auch nach einer Rückkehr zu einem Präsenzbetrieb der FAU die Videokonferenzen sicherlich nicht mehr ganz verschwinden werden.

Und damit beende ich meinen Rückblick auf das erste Jahr CIO-Office und danke allen Kolleginnen und Kollegen sowie den interessierten Lesenden für die kollegial-freundliche Zusammenarbeit im ersten Jahr. Es macht mir weiterhin großen Spaß, und ich freue mich jetzt schon auf den Jahresrückblick des zweiten Jahres – in der Hoffnung, dass sich bis dahin ordentlich viel getan hat.

Dr. Monica Hinrichs-Mayer 01.04.2022