Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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[campo Newsletter EXA] Modulsplittung in mein campus

Unter dem Stichwort „Modulsplittung“ wurde von den Mitarbeitern des Referats Campusmanagement, die sich um die Abbildung der Prüfungsordnungen kümmern, ein weiterer Vorbereitungsschritt abgeschlossen, um die Prüfungsordnungsdaten korrekt und vollständig nach HISinOne migrieren zu können.

Was verbirgt sich hinter der Modulsplittung?  

Bisher war die Struktur der meisten Studiengänge so aufgebaut, dass eine Prüfung genau einem Modul zugeordnet war und dieses eine Modul dann Zuordnungen in x verschiedene Abschlüsse/Studiengänge hatte, in denen es verwendet wurde. Als Vorbereitung für HISinOne musste die Struktur in mein campus so umgebaut werden, dass es zukünftig pro Abschluss/Studiengang ein eigenes Modul gibt. Dies ist in HISinOne notwendig, damit ein Modul bei einem Studiengangwechsel im neuen Studiengang wieder von vorn begonnen werden kann, wie es das bayrische Hochschulgesetz durch die freiwillige Anrechenbarkeit von Leistungen vorschreibt.

Die neue Struktur sieht nun so aus, dass eine Prüfung x verschiedenen Modulen (eins pro Abschluss/Studiengang) zugeordnet ist und diese dann nur noch Verknüpfungen mit den verschiedenen Prüfungsordnungs-Versionen dieser Abschluss-Studiengangs-Kombination haben. Die reine Verschiebung der Module in die Abschlüsse/Studiengänge hätte jedoch zu Überschneidungen geführt. Die Mehrfachverwendung der Modulnummer in den unterschiedlichen Modul-Pools führte dazu, dass die Modulnummer alleine betrachtet nicht eindeutig war. Zum Beispiel hätte es im Bachelor WING zweimal das Modul 6360 gegeben: einmal das Modul „Planung elektrischer Energieversorgungsnetze“, welches ursprünglich aus dem Pool der Technischen Fakultät stammte, und einmal das Modul „Mobile service business“, das seinen Ursprung im Pool der Rechts- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät hat.

Um künftig eine Eindeutigkeit der Modulnummer zu erzielen, wurden die Modulnummern bei der Splittung der Module erweitert. Dies wurde dadurch realisiert, dass vor die bisherige Nummer eine Zahl gestellt wurde, die sich aus dem Bereich ergibt, aus dem das Modul stammt. Im oben genannten Beispiel hat das Modul „Planung elektrischer Energieversorgungsnetze“ in Zukunft die Nummer 96360 und das Modul „Mobile service business“ die Nummer 86360. Die Studierenden sehen seit der Splittung die neuen 5-stelligen Modulnummern in mein campus, z.B. in der Prüfungsanmeldung, dem Notenspiegel oder den Studiengangstrukturen, an den Funktionen ändert sich sonst aber nichts. Die Prüfungsnummern in den jeweiligen Modulen bleiben ebenfalls unverändert, so dass sich für Prüfer in mein campus keine Änderungen ergeben.

Damit zukünftig in HISinOne nicht x-Mal dieselbe Modulbeschreibung gepflegt werden muss, müssen die gesplitteten Module in HISinOne wieder miteinander gekoppelt sein. Dabei wird immer eines der Module als datenführendes Modul bestimmt, in dem dann die Modulbeschreibungstexte gepflegt werden. Der Rest wird als abhängige Module geführt, deren Texte nicht separat geändert werden können, sondern immer aus dem datenführenden Modul kommen. Damit dies später nicht mit viel Aufwand händisch in HISinOne eingegeben werden muss, wurde bereits bei der Splittung ein Modul als datenführend und die anderen als abhängige Module bestimmt. Diese Information wurde in einer neuen Tabelle gespeichert, welche dann auch nach HISinOne migriert wird. Dadurch sind die Kopplungen bereits vorhanden, wenn der EXA-Bereich von campo produktiv gehen wird.

Frohe Weihnachten und einen guten Start im neuen Jahr 2020

Liebe Lehrende, liebe Studierende, liebe Mitarbeiter der FAU,

das Team von „mein campus“ und „campo“ verabschiedet sich mit dem morgigen Tag in die Weihnachtspause! Durch die Betriebsschließung der Universität wird unser Team vom 23. Dezember 2019 bis einschließlich 06. Januar 2020 nicht erreichbar sein.

Anfragen, die per Mail an den mein campus-Support oder den campo-Support gestellt werden, werden erst wieder ab dem 07. Januar 2020 bearbeitet.

Wir wünschen Ihnen allen ein frohes Weihnachtsfest, einen guten Rutsch und einen guten Start ins neuen Jahr 2020! Genießen Sie die freien Tage!

Auf Wiedersehen, -lesen und -hören im Jahr 2020!

 

Wartungsankündigung für campo am Donnerstag, 21.11.2019

Aufgrund von Wartungsarbeiten wird campo.fau.de am Donnerstag, 21. November 2019 ab 15:00 Uhr bis voraussichtlich 20:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Wir aktualisieren im Zuge der Wartung die Software HISinOne, auf der campo basiert, auf Version 2019.06.

Sobald das System wieder zur Verfügung steht und die Wartungsarbeiten erfolgreich abgeschlossen sind, entfernen wir den Wartungshinweis von der Startseite.

mein campus ist von diesen Wartungsarbeiten nicht betroffen und kann uneingeschränkt genutzt werden.

[campo Newsletter EXA] Migration von Veranstaltungsdaten

Um die Funktionen in HISinOne unter möglichst realitätsnahen Bedingungen zu konfigurieren und zu testen, arbeiten wir im Moment an einem internen Testsystem, welches Daten aus verschiedenen Systemen der FAU miteinander verbindet. Es enthält sowohl Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus, Personendaten aus IdM, Daten zu Modulbeschreibungen und Veranstaltungen aus UnivIS und viele mehr. In diesem Artikel soll es darum gehen, auf welche Herausforderungen wir bei der Migration der Veranstaltungen aus dem UnivIS gestoßen sind und wie diese bewältigt wurden.

Ein grundlegender Unterschied zwischen den Veranstaltungen im UnivIS und in HISinOne ist die Handhabung der Parallelkurse. Während im UnivIS nur ein Teil der Veranstaltungen Parallelkurse mit jeweils eigenem Dozenten, Terminen, Räumen etc. aufweist und diese Informationen ansonsten direkt in der Lehrveranstaltung stehen, besitzt in HISinOne jede Lehrveranstaltung mindestens einen Kurs. Dieser enthält dann die Informationen zu Dozenten, Terminen, Räumen, so dass diese gar nicht auf der übergeordneten Veranstaltungsebene existieren. Bei der Migration der UnivIS-Veranstaltungen musste daher bei jeder Lehrveranstaltung ohne Kurs künstlich ein Kurs in HISinOne geschaffen werden.

Weitere, kleinere Herausforderungen gab es auch bei der unterschiedlichen Handhabung der Lehrsprache zwischen UnivIS und HISinOne. Hier musste beispielsweise der Eintrag „englisch und deutsch“ aus dem UnivIS in zwei HISinOne Einträge „englisch“ und „deutsch“ aufgeschlüsselt werden. Beim Rhythmus der Veranstaltungen im UnivIS mussten auch ein paar Anpassungen erfolgen. In den meisten Fällen, z.B. bei jede x. Woche Dienstag von 10-12 Uhr, ließ sich der Rhythmus problemlos nach HISinOne übertragen. Es gab jedoch ein paar besondere Rhythmen im UnivIS, wie jeder letzte Freitag im Monat, die erst in Einzeltermine um geschlüsselt werden mussten, damit sie nach HISinOne migriert werden konnten. Außerdem gab es teilweise Plausibilitätsfehler bei der Migration der Daten, z.B. wenn das Startdatum in UnivIS nach dem Enddatum der Veranstaltung liegt, bei denen die Daten vorher bereinigt werden mussten, damit eine Migration möglich war.

Die größte Herausforderung liegt jedoch darin, die Dozenten, welche in den Lehrveranstaltungen im UnivIS eingetragen sind, mit den Personendaten aus IdM zusammenzubringen. Für HISinOne werden alle Personendaten sowie deren Rollen aus dem IdM bezogen. Die Dozentendaten aus dem UnivIS müssen daher mit den Personendaten im IdM anhand bestimmter Merkmale wie Vorname, Nachname und E-Mailadresse abgeglichen werden mit dem Ziel, den Personen im IdM die Rolle „Lehrender“ zuzuordnen. Da UnivIS hinsichtlich des Anlegens von Personen keinerlei Restriktionen bietet, können dort Schreibweisen von Vor- und Nachnamen, Titel und auch E-Mailadressen beliebig freigewählt werden. Dies erschwert den Abgleich mit den im IdM vorhandenen Personen erheblich und erlaubt nur in wenigen Fällen eine automatisierte Verknüpfung. Diese Zuordnung der Rolle „Lehrender“ ist für die IdM-Nutzer aktuell noch nicht ersichtlich, sondern erfolgt „hinter den Kulissen“.

Wir konnten bereits gut 70% der Lehrenden zuordnen und hoffen, weiterhin gut voranzukommen, um möglichst bald eine erste Version des Testsystems an den Start bringen zu können.

Prüfungsanmeldung im Wintersemester 2019/20

Im Wintersemester 2019/20 findet die Anmeldung zu den Prüfungen des Semesters ab Montag, den 18. November 2019, 0:01  Uhr über „mein campus“ statt. Die Prüfungsanmeldephase endet am Freitag, den 06. Dezember 2019 um 12.00 Uhr.

Die Studierenden werden gebeten, sich während dieses Zeitraumes selbst zu den Modulprüfungen des Wintersemesters  anzumelden. Dies gilt für alle Studierenden mit Ausnahme der „alten“ Magisterstudierenden und den Diplomstudierenden der Technischen und Naturwissenschaftlichen Fakultät.

Studierende des Lehramts Sport melden sich bitte zu den Staatsprüfungen im Lehramt Sport ebenfalls ab Montag, den 18. November 2019 über „mein campus“ an. Für diese Anmeldungen endet die Anmeldefrist am Dienstag, 10. Dezember 2019 um 23:59 Uhr.

Abermalige Verschiebung der mein campus Wartung auf den 30. Oktober

Die für Mittwoch, den 23. Oktober 2019 geplante Wartung muss krankheitsbedingt abermals um eine Woche verschoben werden.

Neuer Wartungstermin ist Mittwoch, 30. Oktober 2019 von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr eine Wartung des mein campus-Portals sowie der zugrundeliegenden Datenbank der Prüfungsverwaltung statt.

Während der Wartung wird ein Login an „mein campus“ sowie ein Arbeiten mit der Software HIS-POS nicht möglich. Sollte die Wartung früher beendet sein, wird dies durch Entfernen des entsprechenden Hinweises auf der Login-Seite von „mein campus“ kundgetan.

mein campus-Wartung am 16.10.2019 ab 15.00 Uhr

Am Mittwoch, den 16. Oktober 2019 findet von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr eine Wartung des mein campus-Portals sowie der zugrundeliegenden Datenbank der Prüfungsverwaltung statt.

Während dieser Wartung ist ein Login an „mein campus“ sowie ein Arbeiten mit der Software HIS-POS nicht möglich. Sollte die Wartung früher beendet sein, wird dies durch Entfernen des entsprechenden Hinweises auf der Login-Seite von „mein campus“ kundgetan.

Projektleiterwechsel im HISinOne-Einführungsprojekt

Wie vielleicht einigen unter Ihnen bekannt, ist Dr. Wolfgang Henning zum August 2019 in den Ruhestand verabschiedet worden. Die Leitung der Abteilung Lehre und Studium der ZUV hat Dr. Tobias Schulz übernommen.

In Absprache mit dem Kanzler sowie Dr. Schulz wurde festgelegt, dass die Gesamtprojektleitung künftig durch Andrea Grimm, übernommen wird, die bisher die operative Projektleitung innehatte.

Die weiteren organisatorischen Strukturen im Einführungsprojekt bleiben unverändert.

Prozesse, Prozesse, Prozesse

In unserem ersten Newsletter hatten wir Ihnen die Mitarbeiter des Projektes und ihre Aufgabenbereiche auf abstraktem Level vorgestellt. In den nächsten beiden Newslettern möchten wir diese Projektaufgaben konkretisieren und Ihnen die Bereiche Geschäftsprozess-Modellierung und Datenmigration genauer vorstellen. Beginnen möchten wir heute mit dem Bereich der Prozessmodellierung.

Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Abläufe dokumentiert und meist grafisch dargestellt. Die Erhebung der Geschäftsprozesse im Bereich der Prüfungsverwaltung ist ein nicht zu unterschätzender Bereich. Alleine die Erfassung der Aufgaben und Abläufe des zentralen Prüfungsamtes haben knapp neun Monate in Anspruch genommen. Während dieser Zeit wurden durch unsere beiden Prozessmodellierer über 40 Prozesse in Kooperation mit dem Prüfungsamt erfasst. Die Prozesse beinhalten neben den einzelnen Prozessschritten sowie den beteiligten Rollen auch Informationen darüber, welche Dokumente und Auswertungen im Verlauf des Prozesses erstellt werden. Für eine einheitliche Darstellung der Prozesse wurden diese graphisch als Aktivitätsdiagramme (UML2) mit der Software astah, die auch von der HIS eG genutzt wird, modelliert und in mehreren Iterationen mit den Prüfungsamtsmitarbeitern finalisiert.
Hierbei wurde ein erster Entwurf mit dem zentralen Ansprechpartner für HISinOne im Prüfungsamt erarbeitet, welcher dann mit den verschiedenen Gruppenleitern im Prüfungsamt durchgesprochen wurde, damit die Besonderheiten der verschiedenen Fakultäten bzw. Studiengänge berücksichtigt werden können. Aufgrund der Bilokalität des Prüfungsamtes mit separaten Standorten in Nürnberg und Erlangen haben sich außerdem über die Jahre unterschiedliche Prozessvarianten entwickelt.
Im Zuge der Prozessaufnahme wurde angestrebt, die Prozesse – wenn möglich – zu vereinheitlichen, was auch an zahlreichen Stellen gelungen ist. So konnte beispielsweise der Prozess der Zustellung des Bescheids über das endgültige Nicht-Bestehen vereinheitlicht werden und auch noch im „Altsystem“ bereits zum Sommersemester 2019 realisiert werden.

Auf Basis der erfassten Prozesse werden nun Schritt für Schritt die Funktionalitäten von HISinOne an die Bedürfnisse der FAU angepasst. Um dies unter möglichst realitätsnahen Bedingungen testen zu können, wird eine anonymisierte Kopie des campo-Produktivsystems, welches ja bereits alle Studiengangdaten enthält, um Grunddaten zu Organisationseinheiten Räumen und Personen angereichert und mit den Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus befüllt.

Auf diesem Testsystem konfigurieren die Projektmitarbeiter nun die Funktionalitäten für die Mitarbeiter des Prüfungsamtes auf Basis der erhobenen Prozesse. Dabei kann es z.B. notwendig sein, Rollen zusätzliche Rechte zu geben bzw. zu entziehen oder die Texte und Eigenschaften (Pflichtfeld) der Weboberflächen anzupassen. Dabei hängt der jeweilige Zeitaufwand stark davon ab, wie komplex der Prozess ist und wie viele Teilschritte des Prozesses systemunterstützt durchgeführt werden. Hierbei wird natürlich versucht, möglichst viele Aktivitäten durch HISinOne zu unterstützen, es wird aber immer auch Aufgaben geben, welche außerhalb des EDV-Systems liegen.

Nach Abschluss der Konfiguration werden die Funktionalitäten zunächst wieder gemeinsam mit dem HISinOne-Koordinator des Prüfungsamts getestet. Im nächsten Schritt werden die Prüfungsamtsmitarbeiter die Funktionalitäten dann „auf Herz und Nieren“ überprüfen und ggf. gefundene Unstimmigkeiten und Fehler in Review-Schleifen mit den Projektmitarbeitern beheben.

Parallel arbeiten unsere Mitarbeiter unter anderem an der Migration der Veranstaltungsdaten aus dem UnivIS und der Modulbeschreibungen aus den Modulhandbüchern, um das Testsystem zu vervollständigen. Welche Herausforderungen hierfür bewältigt werden müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.

Vergabe von Stipendien aus der Eva-Schleip-Stiftung sowie der Vereinigten Stipendienstiftung

Auch im Sommersemester 2019 werden Stipendien aus der Eva-Schleip-Stiftung sowie der Vereinigten Stipendienstiftung an Studierende vergeben.

Stipendien der Eva-Schleip-Stiftung

Aus der Eva Schleip-Stiftung werden Studienbeihilfen an deutsche, christlich erzogene evangelische und katholische Studierende und Doktoranden/Doktorandinnen vergeben, die bedürftig sind und gut bürgerlichen Familien entstammen. Das Stipendium wird ausschließlich an immatrikulierte und nicht beurlaubte Studierende der FAU Erlangen-Nürnberg vergeben, die das Grundstudium bereits abgeschlossen haben.

Voraussetzungen hierfür sind:

  • Wird das Grundstudium im jeweiligen Studiengang mit einer Vor- oder Zwischenprüfung abgeschlossen, so darf diese grundsätzlich nicht später als ein Semester nach der in der Prüfungsordnung vorgesehenen Mindeststudienzeit erfolgreich abgelegt sein (Zwischenprüfungszeugnis z.B. Erster Abschnitt der Ärztlichen Prüfung, Zahnärztliche Vorprüfung, Erster Abschnitt der Pharmazeutischen Prüfung, Grundlagen- und Orientierungsprüfung, etc.).
  • Ist eine solche das Grundstudium abschließende Vor- oder Zwischenprüfung im jeweiligen Studiengang nicht vorgesehen, so muss vom Stipendienbewerber/in eine Bestätigung der/des zuständigen BAföG-Beauftragten darüber vorgelegt werden, dass Studienfortschritte innerhalb dieser Frist erworben worden sind.

Das Stipendium wird grundsätzlich mit der Wirkung für die Zukunft gewährt und ist nicht zweckgebunden.

Nicht gefördert werden können Studierende, die ein Zweit- oder Ergänzungsstudium betreiben sowie Gaststudierende und Studierende, die bereits eine Studienbeihilfe aus der Eva Schleip-Stiftung erhalten haben.

Bewerbung 2019

Vereinigte Stipendienstiftung für Studierende aller Fakultäten und Konfessionen

Die Vereinigte Stipendienstiftung fördert würdige und bedürftige Studierende aller Fakultäten und Konfessionen der FAU durch Vergabe von Studienbeihilfen. Das Stipendium wird ausschließlich an immatrikulierte und nicht beurlaubte Studierende der FAU Erlangen-Nürnberg vergeben, die das Grundstudium bereits abgeschlossen haben.

Voraussetzungen hierfür sind:

  • Wird das Grundstudium im jeweiligen Studiengang mit einer Vor- oder Zwischenprüfung abgeschlossen, so darf diese grundsätzlich nicht später als ein Semester nach der in der Prüfungsordnung vorgesehenen Mindeststudienzeit erfolgreich abgelegt sein (Zwischenprüfungszeugnis z.B. Erster Abschnitt der Ärztlichen Prüfung, Zahnärztliche Vorprüfung, Erster Abschnitt der Pharmazeutischen Prüfung, Grundlagen- und Orientierungsprüfung, etc.).
  • Ist eine solche das Grundstudium abschließende Vor- oder Zwischenprüfung im jeweiligen Studiengang nicht vorgesehen, so muss vom Stipendienbewerber/in eine Bestätigung der/des zuständigen BAföG-Beauftragten darüber vorlegt werden, dass Studienfortschritte innerhalb dieser Frist erworben worden sind.

Das Stipendium wird grundsätzlich mit der Wirkung für die Zukunft gewährt und ist zweckgebunden zur Beschaffung von Literatur oder Arbeitsmaterial zu verwenden.

Das Stipendium wird parallel zu den Stipendien der Schleip-Stiftung ausgeschrieben. Gefördert werden kann nur, wer bisher kein Stipendium aus einem der beiden Stiftungen erhalten hat.

Bewerbung 2019