Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Zeugniserstellung bei mein campus

Anfang Oktober fand in Regensburg eine Schulung der HIS zum Thema „PROC – Zeugniserstellung im Word-Seriendruck“ statt. Da die Zeugniserstellung auch für CIT in naher Zukunft ein Thema darstellen wird, habe ich mich in die Fachhochschule in Regensburg zur besagten Schulung eingefunden. Nach einer kurzen Vorstellung der Vortragenden und der Teilnehmer ging es dann gleich los mit dem ersten Thema, der Auftragsverwaltung von POS.
Zuerst wurde in die Auftragsverwaltung eingeführt und dabei zuerst die Eingabemaske beschrieben. Es wurden anhand von einfachen Beispielen schon erste Konfigurationsmöglichkeiten aufgezeigt. Als erstes praktisches Beispiel wurde ein einfacher Serienbrief erstellt, der als Datenquelle auf die gesamte SOS-Tabelle zugreift. Nach der Konfiguration in der Auftragsverwaltung wurde der Serienbrief formatiert und eine Bedingung für die Anrede hinzugefügt. Der erstelle Serienbrief konnte nun in die Auftragsverwaltung eingetragen und der Auftrag gestartet werden – fertig war das Anlegen eines Auftrags zum Erstellen eines einfachen Serienbriefs.
Als nächstes sollte die Datenquelle verfeinert werden und nicht mehr die gesamte SOS-Tabelle herangezogen werden. Dazu trug man in der Konfiguration ein SQL-Statement ein, mit dem nur die benötigten Daten ausgewählt werden. Hierbei kann es aber vorkommen, dass eine Selektion zwei Datensätze liefert, beispielsweise wenn zwei unterschiedliche Prüfungen bestanden sind. Die Folge davon ist, dass für einen Studenten zwei Briefe erzeugt werden, einer für jede Prüfung. Dieses Problem führte uns dann gleich in das nächste Thema über.
Die Lösung des Problems basierte darauf, dass die Adresse nicht mehr mit selektiert wurde, sondern nur noch die Prüfungsnummer und die Matrikelnummer. Die weiteren benötigten Datensätze wurden in einer zusätzlichen Tabelle definiert, auf die referenziert wird. In dieser Tabelle stehen die Felder für den Serienbrief. Durch SQL-Statements kann bestimmt werden, welche Daten den Feldern zugewiesen werden sollen. Dabei kann auch auf die vorgegebenen Daten wie die Matrikelnummer zurückgegriffen werden, um beispielsweise an die Adresse des Studenten zu gelangen. So werden nach und nach alle benötigten Datenfelder definiert, die für das Zeugnis benötigt werden.
Beim Abarbeiten der Tabelle werden die Ergebnisse in eine so genannte Mischdatei geschrieben. Darauf kann wiederum der Serienbrief zugreifen. Startet man jetzt die Auftragsverwaltung, werden vier Worddokumente geöffnet – die Serienbriefvorlage, die Datei "hisawo.doc", die Mischdatei und der fertige Serienbrief. Dies ist sehr hilfreich, wenn mal den Serienbrief aufbaut. Für den Produktiveinsatz kann man PROC durch einen Parameter dazu bringen, nur noch den fertigen Serienbrief zu öffnen. Zu diesem Thema gab es dann noch eine Übung, um das Vorgehen in der Praxis zu sehen.
Das nächste Thema behandelte die Zeugniserstellung über die Zeugnisbedingungen im PO-Objekt. Dabei werden Generierungsbedingungen mit dem Typ Z wie Zeugnis angelegt. Durch die Bedingungsüberprüfung wird das Resultat dieser Zeugnisbedingungen in die externe Tabelle t_zeugnis geschrieben. Diese Tabelle dient nun als Datenquelle für PROC. Bei der Erstellung der Bedingungen sollte man darauf achten, dass die Bedingungen gleich strukturiert angelegt werden, da hier die Reihenfolge festgelegt wird, wie die Daten später herausgegeben werden, also zum Beispiel:

  • Bachelorprüfung

  • Bachelorarbeit

  • Pflichtprüfungen

  • Prüfungen der Vertiefung

  • Projekte

Um die benötigten Daten zu erhalten, wird die Bedingungsüberprüfung aufgerufen. Hier werden nun die Studierenden gewählt, für die ein Zeugnis erstellt werden sollen. Ebenso wird angegeben, für welche Prüfung die Bedingungsüberprüfung ausgeführt werden soll, also diejenige, zu bei der die Zeugnisbedingungen hinzugefügt wurden.
Die Ergebnisse der Bedingungsüberprüfung landen in der Tabelle t_zeugnis. Zusätzlich sind beispielsweise noch Informationen wie Matrikelnummer, PORD-Nummer der Prüfung oder Note vorhanden. Nun kann man wieder über die Auftragsverwaltung die Zeugnisse erstellen. Über die bereits angesprochene Zusatztabelle werden die Felder für den Serienbrief definiert. Nach Aufruf des Auftrages werden die Einträge der t_zeugnis-Tabelle gelöscht. Daher kann wieder die Bedingungsüberprüfung gestartet werden. Hier schlägt jedoch die Protokollierungskontrolle zu und verhindert eine erneute Generierung, da davon ausgegangen wird, dass für die Studierenden bereits ein Zeugnis erstellt wurde. Es muss also erst bestätigt werden, dass man die Generierung nochmal durchführen will.
Am zweiten Tag ging es um Spezialthemen der Zeugniserstellung. Das erste Thema behandelte die Erstellung fremdsprachiger Zeugnisse. Hier gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. So kann in der Zusatztabelle ein Schlüssel gesetzt werden, der dafür sorgt, dass in einer Übersetzungstabelle nachgeschaut wird und je nach Wert die dort eingetragene Übersetzung gewählt wird.
Ein anderes Vorgehen ist, ein Sprachenkürzel anzugeben. Hier wird dann in der Tabelle, aus der die Werte ausgelesen werden, der dem Kürzel entsprechende übersetzung genommen. Dieses Vorgehen wird beispielsweise beim Notentexten verwendet.
Beim Prüfungstext hingegen wird über den SQL-Select die Sprache ausgewählt. Dabei wird auf die Sprache zurückgegriffen, die beim Anlegen der Prüfung eingegeben wurde und in der Tabelle pords hinterlegt ist.
Bei der Studiengangsbezeichnung wird auch auf einen SQL-Select zurückgegriffen, um die Sprache zu selektieren. Die unterschiedlichen Sprachen müssen auch hier in die Tabelle vorher eingetragen werden.
Das nächste Thema behandelte die Zeugnisgenerierung beim Poolkonzept. Grundlage dazu war eine Übung. Auch hier wurde wieder eine Zeugnisgenerierung erstellt. Dazu wurde zuerst die Masterprüfung, Master-Arbeit usw. als Katalog hinzugefügt. Dann wurde das Basismodul 1 als Katalog hinzugefügt, das aus 4 Elementen besteht, die aus dem Pool kommen. Diese Elemente sind mit F1-Verbindungen dem Basismodul zugeordnet. Um die zugehörenden Elemente anzeigen zu können, wurde noch einmal das Basismodul 1 eingefügt, jedoch wurde auf die zugeordneten Elemente zugegriffen, indem die Zuordnung F1 gesetzt wurde. Mit den anderen Modulen wurde genauso verfahren. Dann folgte wieder der Start der Bedingungsüberprüfung sowie der Start der Auftragsverwaltung.
Nun wurde das Thema Diploma Supplement angesprochen. Hier wurde die auf eine Vorlage verwiesen, da das Diploma Supplement schon recht detailliert vorgegeben ist. Es enthält Werte des Studenten und spezielle Diploma Supplement-Werte zum Studiengang. Zum Erfassen der speziellen Diploma Supplement-Einträge in die Datenbank kann man nicht auf POS-GX zugreifen. Im QIS-POS gibt es jedoch ein Verfahren, mit dem man diese Texte ins System eingeben kann. Diese speziellen Werte werden über einen komplexen SQL-Select gewählt. Daher empfiehlt es sich, dort auf die Vorlagen der HIS zuzugreifen.
Weitere Spezialthemen, die dann noch kurz abgehandelt wurden, waren die mehrstufigen Zeugnisbedingungen. Bei den mehrstufigen Zeugnisbedingungen handelt es sich um Zeugnisbedingungen, die bei den Unterkonten liegen. Sie werden bei komplexen PO-Abbildungen verwendet. Weitere Spezialthemen war die LSF-Anbindung sowie die Bildung von Kohorten. Abschließend wurde noch eine Fragerunde abgehalten. Die Schulung endete mit dem Ausfüllen eines Feedbackbogens und dem Verteilen der Teilnahmebescheinigung.