Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Änderungen an der mein campus-Hotline

Inhaltliche Anfragen werden nicht mehr – wie bisher – über das der Hotline zugrundeliegende Ticketsystem (OTRS) bearbeitet, sondern direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet bzw. wird der Anrufer an den Prüfungsamtsmitarbeiter verwiesen.

E-Mails an die Adresse pos-support@zuv.uni-erlangen.de bzw. meincampus-support@uni-erlangen.de gehen wie bisher in das Ticketsystem, werden dort ggf. um ggfs. fehlende Informationen ergänzt. Anschließend werden die Anfragen sortiert nach technischen Problemen (die weiterhin über das Ticketsystem von den CIT-Mitarbeitern bearbeitet werden) und inhaltlichen Fragen. Inhaltliche Anfragen werden mit einem Hinweis darauf, welcher Sachbearbeiter für diesen Studiengang zuständig ist, per E-Mail beantwortet. Diese Antwort geht in CC an den zuständigen Sachbearbeiter zur Bearbeitung.
Anrufe an der mein-campus-Hotline werden von den Hotline-Hiwis angenommen. Durch Nachfragen werden alle relevanten Informationen ermittelt, die für eine Entscheidung relevant sind, ob es sich um eine inhaltliche oder technische Anfrage handelt. Bei technischen Problemen wird – wie bisher – ein sogenanntes Ticket aufgenommen, welches durch das Team von Campus IT bearbeitet und beantwortet wird. Handelt es sich um ein inhaltliches Problem, suchen die Hotline-Mitarbeiter den zuständigen Sachbearbeiter heraus und geben die Kontaktinformationen (Name, Telefon, E-Mail) des Sachbearbeiters an den Anrufer weiter. Der Anrufer möge dann selbständig Kontakt mit dem Sachbearbeiter des Prüfungsamtes aufnehmen.
Die Vorgabe durch die Abteilung L – speziell das Referat L6 – wird ab dem 16. April 2010 umgesetzt.

Nächste „mein campus“ Schulung

Am 20. April 2010 findet von 9.00 bis 10.00 Uhr die nächste Schulung für „mein campus“ im Schulungsraum Halbmondstraße 6-8 (Raum 1.021) statt.
Die Veranstaltung ist primär für alle Lehrenden der FAU gedacht, kann aber auch von Mitarbeitern und Studierenden belegt werden. Die Teilnahme ist kostenlos.
Sollten Sie an der Schulung teilnehmen wollen, melden Sie sich bitte über das Kursverwaltungssystem des RRZE an.
Der angegebene Termin findet auf jeden Fall statt, unabhängig von der Teilnehmerzahl. Sollte die Teilnehmerzahl die Anzahl der Arbeitsplätze übersteigen, werden wir einen zweiten Termin gleich im Anschluss an die Schulung anbieten.

Video UnivIS-mein campus Schulung

Dank der tatkräftigen Unterstützung der RRZE Multimedia-Kollegen, ist das Video der Schulung zur UnivIS-mein campus Schnittstelle für Studiengangsverantwortliche online unter der URL
<http://giga.rrze.uni-erlangen.de/movies/IFB/20090527-Turowski-H.264-1280×480-AAC-64k-Mono-Combined.mov>
abrufbar. (Technische Information: MOV-Container mit H.264 Video-Codec/-Komprimierung.)
Das Video dauert knapp eine Stunde, in der Dr. Stefan Turowski (in dualer Funktion als Mitglied der Geschäftsführung der config eG und als stellvertretender technischer Direktor des RRZE) das Konzept der Zusammenschaltung von UnivIS-mein campus erklärt sowie den vollen Funktionsumfang der Schnittstelle beschreibt und demonstriert. Parallel zum Film werden die Vortragsfolien und die Bedienung der Schnittstelle eingeblendet.
In Kürze wird ein weiteres Video veröffentlicht werden, dieses Mal von einer Schulung für Modulverantwortliche, das die Nutzung der Schnittstelle aus Sicht dieser Rolle demonstriert.

UnivIS-„mein campus“ Integration

Die UnivIS- mein campus Schnittstelle hat nach längerer Entwicklungszeit jetzt das Stadium erreicht, in dem produktiv Daten zwischen beiden Systeme ausgetauscht werden.  Zeitgleich beginnen die Schulungen zur Bedienung der UnivIS-Komponente, die mit mein campus zusammengeschalten ist; nur im UnivIS gibt es hierfür neue Oberflächen, seitens mein campus gibt es keine Veränderung für Prüfer oder Studierende.

Was ist und wird essentiell neu?

  • das Konzept der „UnivIS-Module“: ein UnivIS-Modul repräsentiert ein Bündel von Veranstaltungen. Es ist einem oder mehreren Modulen einer Prüfungsordnung zugeordnet, inklusive der Prüfungsleistungen.
  • die Rolle des Studiengangsverantwortlichen im UnivIS: die Person validiert die Zuordnung von UnivIS-Modulen zu Prüfungsordnungsmodulen.

Wozu ist das gut?

Die in mein campus modellierten Prüfungsordnungen bilden die Sicht auf die Prüfungsleistungen der Studiengänge ab. Bisher fehlt hierzu die korrespondierende Sicht der Veranstaltungen.
Durch die UnivIS-mein campus Schnittstelle wird nun zum einen die studentische Sicht auf die Lehrveranstaltungen, die mit den Modulen der Prüfungsordnungen korrespondieren, pro Semester abgebildet – das Erstellen und Zuordnen von UnivIS-Modulen erzeugt automatisch ein entsprechendes Online-Vorlesungsverzeichnis.
Zum anderen dienen die UnivIS-Module als zusätzliche Abstraktionsebene zwischen Modulen einer Prüfungsordnung und dem Lehrbetrieb. Dadurch wird die spezielle Modularisierung in vielen Prüfungsordnungen kompensiert, die einzelne Module bewußt sehr abstrakt formuliert lassen, um sie pro Semester mit unterschiedlichem Inhalt füllen zu können. Mit der Verknüpfung Prüfungsordnungs-Modul + Prüfung mit UnivIS-Modul + Lehrveranstaltung + semesterspezifische Prüfung wird es möglich, die Verbindung zwischen Prüfungsordnung und Lehre zu schaffen.
Als dritter Aspekt wird die Schnittstelle zwischen UnivIS und mein campus helfen, den Medienbruch zu vermeiden, der mit der Meldung von Prüfungen an das Prüfungsamt entsteht. Bisher müssen die pro Semester stattfindenden Prüfungen im Vorfeld per Papierformular an das Prüfungsamt gemeldet werden; die Mitarbeiter dort tragen diese dann in mein campus ein.
Jetzt können die Prüfungen in den UnivIS-Modulen angelegt werden, wodurch sie automatisch in mein campus erscheinen und somit für Studierende während der Prüfungsanmeldung an- und abmeldbar und für Prüfer verbuchbar werden. Zusätzlich lassen sich für Prüfungen in UnivIS-Modulen auch erster und zweiter Wiederholungstermin festlegen, die ebenfalls automatisch in mein campus übernommen werden.
In den ersten beiden Schulungen wurde schnell deutlich, dass die Einführung der UnivIS-Module die einzige Möglichkeit darstellt, viele Lehrkonstrukte überhaupt erst digital erfassbar zu machen. Es ist oftmals in den Prüfungsordnungen vorgesehen, dass bestimmte Module durch eine Vielzahl an Kombinationsmöglichkeiten von Veranstaltungen pro Semester absolviert werden können. Bisher war die Erfassung dieser Kombinationsmöglichkeiten weder in mein campus noch im UnivIS möglich – erst durch die Zusammenschaltung der Systeme wird dies erreicht.
Außerdem wurde schnell klar, dass es durch die Zuordnung von UnivIS-Modulen zu Prüfungsordnungs-Modulen zu einem erhöhten Gesprächsbedarf zwischen Modul- und Studiengangsverantwortlichen kommt. An vielen Stellen finden Module der Prüfungsordnung Verwendung in mehreren Studiengängen. Dadurch, dass mehrere UnivIS-Module einem Modul der Prüfungsordnung zugeordnet sein können, werden in der Folge alle Dozenten der Lehrveranstaltungen dieser UnivIS-Module mit in das Beziehungsgeflecht gebracht. Sollten sich entsprechend UnivIS- oder Prüfungsordnungsmodule ändern, hilft UnivIS durch automatische Benachrichtigungen an die betreffenden Personen. Trotzdem wird sich hier mit Sicherheit Gesprächsbedarf ergeben, um inhaltliche Änderungen untereinander abzustimmen.

Wie geht es weiter?

In den nächsten drei Wochen richten sich die Schulungen primär an Studiengangsverantwortliche, die v.a. die Zuordnung von UnivIS- zu Prüfungsordnungs-Module validieren.
Anschließend richten sich die weiteren Schulungen v.a. an die Modulverantwortlichen, die UnivIS-Module erstellen und den Prüfungsordnungs-Modulen zuordnen (die dann in der Folge durch die Studiengangsverantwortliche validiert werden müssen).

PS: Die Dokumentation des Funktionskonzepts findet sich öffentlich einsehbar unter http://www.pp.wiki.uni-erlangen.de/index.php/Lastenheft-UnivIS-mc und wird fortlaufend ergänzt und verfeinert werden; die Schulungsunterlagen werden in Kürze über diese Projektwebseite veröffentlicht.

Gesucht: Studentische Hilfskräfte

AUFGABEN

  • Telefon-Hotline und Beratung gegenüber ratsuchenden Benutzern (Studierenden, Dozenten, Beschäftigten)
  • Fehler- und Problemmeldungen bearbeiten
  • Fragen, die nicht unmittelbar gelöst werden können, werden mittels eines Helpdesk-Systems erfasst und an Spezialisten weitergeleitet

ANFORDERUNGEN

  • Arbeitspensum: 10 – 12 Stunden pro Woche
  • eine Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum ist erwünscht
  • Engagement und Zuverlässigkeit (Einhaltung der Arbeitszeiten)
  • hervorragendes Deutsch in Wort und Schrift
  • angenehme Telefonstimme
  • schnelle Auffassungsgabe am Telefon

HILFREICH, ABER NICHT ERFORDERLICH

  • Vorkenntnisse im First-Level Support
  • gutes Grundwissen im EDV-Bereich
  • Fremdsprachenkenntnisse

WIR BIETEN

  • ein interessantes und abwechslungsreiches Betätigungsfeld
  • Vertiefung von vorhandenen EDV-Kenntnissen
  • nette und kompetente Kollegen

NÄHERE AUSKÜNFTE bzw. Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf) an:
Christian Reutter, Tel: 09131 85-29956, Christian.Reutter@rrze.uni-erlangen.deRegionales RechenZentrum Erlangen (RRZE), Martensstr. 1, 91058 Erlangen

Schulung für Systembetreuer in HISZUL

In regelmäßigen Abständen bietet die HIS GmbH Schulungen für Anwender und Systembetreuer ihrer verschiedenen Software-Module der HIS-GX-Familie im Schulungszentrum in Hannover an. So fand dort vom 20.-22. Oktober 2008 unter der Leitung von Dr. Roland Keilhoff ein Lehrgang für ZUL-GX, dem Zulassungssystem, statt.
Mit ZUL-GX lassen sich Bewerberdaten erfassen und Studienplätze vergeben. Der erstgenannte Prozess lässt sich alternativ auch online mithilfe QISZUL abwickeln, letztgenannter Prozess des Vergabeverfahrens benötigt zwingend ein Zusatzmodul namens BZUL.
Die Anreise nach Hannover verlief trotz eines "Personenschadens" bei der Bahn ohne weitere Probleme, jedoch musste das Einchecken in das gebuchte Hotel aufgrund der verspäteten Ankunft auf den Abend nach Ende des ersten Schulungstages verschoben werden.
Die Schulung begann pünktlich um 14 Uhr in den neuen, gut ausgestatteten Schulungsräumen der HIS mit einer kurzen Einführung mit Vorstellungsrunde und einem groben Abriss des Ablaufplans und der geplanten Themengebiete.
 Bild des neuen Schulungsgebäudes
Danach begann Herr Keilhoff mit der Installation der Software, ihrer Konfiguration und die Strukturierung in verschiedene Programmteile, den Objekten, wovon die Konfiguration selbst wiederum eines darstellt (Objekt "KONF").
Er zeigte auf, welche Objekte welche Anwendergruppe benötigt und wie man Zugriffsrechte entsprechend einstellt. So genügt beispielsweise studentischen Aushilfskräften die Erfassungsmaske für Bewerberdaten (Objekt "ZUL"), Mitarbeiter der Zulassungsstelle, die Studienplatzvergabeverfahren durchführen benötigen jedoch fast zwingend weitere Module (z.B. "K_NC", um zulassungsbeschränkte Studiengänge zu bearbeiten oder "QUOTE", um Quoten zu definieren).

Auf eine zweite Konfigurationsmöglichkeit durch Einstellung verschiedener Parameter wurde ebenso eingegangen. Diese wird ebenso durch ein eigenes Objekt "ZULPARAM" realisiert.
Zum Abschluss des Tages demonstrierte der Kollege Dr. Klaus Wannemacher von der HIS die neue Software-Generation HISinOne, welche ein webbasiertes, ganzeitliches Hochschul-Management-System darstellt, das Ende 2009 die modularisierte HIS-GX-Familie ablösen soll.
Der Rest des Abends war mit dem Einchecken im Hotel Körner und einer Besichtigung Hannovers ebenso recht kurzweilig.
Dienstag morgen um 9 Uhr wurde die Schulung mit einer kurzen Wiederholung des Vortages begonnen, um sich sodann den sogenannten "Zusatzschaltflächen", die die Erfassungsmaske bietet, zu widmen. Über diese können beispielsweise weitere Kontaktdaten, Härtefälle, Wartezeiten, frühere Studien oder Daten für ein Eignungsfeststellungsverfahren angegeben werden. Nicht benötigte Schaltflächen können auch hier über das Objekt "KONF" deaktiviert werden.

Auf ein weiteres Objekt, die Schlüsselverwaltung (Objekt "KEY_VERWALT") wurde als nächstes eingegangen. Es bietet Zugriff auf die verschiedenen Schlüsseltabellen der Datenbank.
Danach sollte chronologisch ein kompletter Zulassungsprozess durchlaufen werden:

  1. Konfiguration der Studiengänge
    1. Erstellung von Quoten bzw. einer eigenen Quotenfamilie
    2. Erstellung eines Topfes
  2. Erfassung der Bewerber
  3. Durchführung eines Vergabeverfahrens inklusive Eignungsfeststellungsverfahren und Nachrückverfahren
  4. Nachträgliche Korrekturen bzw. manuelle Zulassungen

Besonders der 1. und 3. Punkt wurden ausführlich behandelt. So wurde zuerst die Bedeutung einer Quote als Instrument, um die Verteilung der Studienplätze auf die verschiedenen Bewerbergruppen zu regeln (Ausländer, Zweitstudienbewerber, nach Leistung / nach Wartezeit), erläutert. Danach weiterführend eine Quotenfamilie als Summe aller Quoten für einen bestimmten Studiengang oder Fachbereich.
Ebenso wurden der Sachverhalt der "Töpfe" erklärt, die zum Einsatz kommen, wenn verschiedene Studiengänge hinsichtlich einer gemeinsam zu nutzenden Kapazität zu einer Rangliste zusammengelegt werden (Bsp.: LA Sport und Bachelor bzw. Masterstudiengang Sport, weil durch räumliche Kapazitäten nur eine bestimmte Anzahl von Plätzen vorhanden ist).
Das Vergabeverfahren wurde dann mit verschiedenen Konfigurationen durchgespielt und mithilfe von BZUL durchgeführt. Die daraus resultierenden Ranglisten wurden analysiert und Veränderungen am Vergabeverfahren wurden anhand veränderter Ranglisten veranschaulicht.
Am dritten und letzten Tag der Schulung zeigte Herr Keilhoff die Struktur der für ZUL-GX sowie BZUL relevanten Datenbanktabellen auf. Des Weiteren ging er abschließend noch kurz auf die nach erfolgtem Vergabeverfahren notwendige Bescheiderstellung ein. Hier kommt eine Erweiterung des Microsoft Access Datenbank-Management-Systems namens HIS-ISY zum Einsatz. Mit ihm lässt sich eine Datenquelle erzeugen, mit derer dann über die in Microsoft Word integrierte Serienbrief-Funktion die Bescheide erstellt und generiert werden können.
Anmerkung: mein campus setzt seit dem WS 2008/2009 nicht mehr auf diese Art der Bescheiderstellung. Bei mein campus kommt eine Online-Bescheiderstellung zum Einsatz.
Bevor die Schulung am Mittag mit der Übergabe des Teilnehmerzertifikats offiziell beendet wurde, war noch Zeit für offene Fragen und das Ausfüllen eines Feedback-Fragebogens.
Direkt anschließend konnte die Heimreise angetreten werden, da das Auschecken aus dem Hotel schon am Morgen erledigt wurde.
Beim Revue passieren der letzten drei Tage auf der Rückfahrt zeigte sich, dass die Schulung eine Fülle an Informationen liefert, deren Einsatz im Tagesgeschäft sie erst richtig ins Blut übergehen lassen dürfte. Es zeigte sich außerdem, dass auch  ohne  vorausgehende  tiefergehende Kenntnisse der HIS-GX-Familie, insbesondere der anderen Module, die Schulung erfolgreich absolviert werden kann.

Tageweiser Ausfall der „mein campus“-Hotline bis 01.11.

Aufgrund des nach wie vor bestehenden Personalmagels kann die POS-Hotline bis zum 1.11. nicht durchgehend besetzt werden. Montags und Mittwochs wird daher die Support-Hotline nur per E-Mail erreichbar sein. Eingehende Anrufe werden auf den Anrufbeantworter aufgezeichnet.
Wir bemühen uns, trotz der personellen Engpässe die Bearbeitung der eingehenden Anfragen zeitnah zu erledigen und bitten um Ihr Verständnis.

Zeugniserstellung bei mein campus

Anfang Oktober fand in Regensburg eine Schulung der HIS zum Thema „PROC – Zeugniserstellung im Word-Seriendruck“ statt. Da die Zeugniserstellung auch für CIT in naher Zukunft ein Thema darstellen wird, habe ich mich in die Fachhochschule in Regensburg zur besagten Schulung eingefunden. Nach einer kurzen Vorstellung der Vortragenden und der Teilnehmer ging es dann gleich los mit dem ersten Thema, der Auftragsverwaltung von POS.
Zuerst wurde in die Auftragsverwaltung eingeführt und dabei zuerst die Eingabemaske beschrieben. Es wurden anhand von einfachen Beispielen schon erste Konfigurationsmöglichkeiten aufgezeigt. Als erstes praktisches Beispiel wurde ein einfacher Serienbrief erstellt, der als Datenquelle auf die gesamte SOS-Tabelle zugreift. Nach der Konfiguration in der Auftragsverwaltung wurde der Serienbrief formatiert und eine Bedingung für die Anrede hinzugefügt. Der erstelle Serienbrief konnte nun in die Auftragsverwaltung eingetragen und der Auftrag gestartet werden – fertig war das Anlegen eines Auftrags zum Erstellen eines einfachen Serienbriefs.
Als nächstes sollte die Datenquelle verfeinert werden und nicht mehr die gesamte SOS-Tabelle herangezogen werden. Dazu trug man in der Konfiguration ein SQL-Statement ein, mit dem nur die benötigten Daten ausgewählt werden. Hierbei kann es aber vorkommen, dass eine Selektion zwei Datensätze liefert, beispielsweise wenn zwei unterschiedliche Prüfungen bestanden sind. Die Folge davon ist, dass für einen Studenten zwei Briefe erzeugt werden, einer für jede Prüfung. Dieses Problem führte uns dann gleich in das nächste Thema über.
Die Lösung des Problems basierte darauf, dass die Adresse nicht mehr mit selektiert wurde, sondern nur noch die Prüfungsnummer und die Matrikelnummer. Die weiteren benötigten Datensätze wurden in einer zusätzlichen Tabelle definiert, auf die referenziert wird. In dieser Tabelle stehen die Felder für den Serienbrief. Durch SQL-Statements kann bestimmt werden, welche Daten den Feldern zugewiesen werden sollen. Dabei kann auch auf die vorgegebenen Daten wie die Matrikelnummer zurückgegriffen werden, um beispielsweise an die Adresse des Studenten zu gelangen. So werden nach und nach alle benötigten Datenfelder definiert, die für das Zeugnis benötigt werden.
Beim Abarbeiten der Tabelle werden die Ergebnisse in eine so genannte Mischdatei geschrieben. Darauf kann wiederum der Serienbrief zugreifen. Startet man jetzt die Auftragsverwaltung, werden vier Worddokumente geöffnet – die Serienbriefvorlage, die Datei "hisawo.doc", die Mischdatei und der fertige Serienbrief. Dies ist sehr hilfreich, wenn mal den Serienbrief aufbaut. Für den Produktiveinsatz kann man PROC durch einen Parameter dazu bringen, nur noch den fertigen Serienbrief zu öffnen. Zu diesem Thema gab es dann noch eine Übung, um das Vorgehen in der Praxis zu sehen.
Das nächste Thema behandelte die Zeugniserstellung über die Zeugnisbedingungen im PO-Objekt. Dabei werden Generierungsbedingungen mit dem Typ Z wie Zeugnis angelegt. Durch die Bedingungsüberprüfung wird das Resultat dieser Zeugnisbedingungen in die externe Tabelle t_zeugnis geschrieben. Diese Tabelle dient nun als Datenquelle für PROC. Bei der Erstellung der Bedingungen sollte man darauf achten, dass die Bedingungen gleich strukturiert angelegt werden, da hier die Reihenfolge festgelegt wird, wie die Daten später herausgegeben werden, also zum Beispiel:

  • Bachelorprüfung

  • Bachelorarbeit

  • Pflichtprüfungen

  • Prüfungen der Vertiefung

  • Projekte

Um die benötigten Daten zu erhalten, wird die Bedingungsüberprüfung aufgerufen. Hier werden nun die Studierenden gewählt, für die ein Zeugnis erstellt werden sollen. Ebenso wird angegeben, für welche Prüfung die Bedingungsüberprüfung ausgeführt werden soll, also diejenige, zu bei der die Zeugnisbedingungen hinzugefügt wurden.
Die Ergebnisse der Bedingungsüberprüfung landen in der Tabelle t_zeugnis. Zusätzlich sind beispielsweise noch Informationen wie Matrikelnummer, PORD-Nummer der Prüfung oder Note vorhanden. Nun kann man wieder über die Auftragsverwaltung die Zeugnisse erstellen. Über die bereits angesprochene Zusatztabelle werden die Felder für den Serienbrief definiert. Nach Aufruf des Auftrages werden die Einträge der t_zeugnis-Tabelle gelöscht. Daher kann wieder die Bedingungsüberprüfung gestartet werden. Hier schlägt jedoch die Protokollierungskontrolle zu und verhindert eine erneute Generierung, da davon ausgegangen wird, dass für die Studierenden bereits ein Zeugnis erstellt wurde. Es muss also erst bestätigt werden, dass man die Generierung nochmal durchführen will.
Am zweiten Tag ging es um Spezialthemen der Zeugniserstellung. Das erste Thema behandelte die Erstellung fremdsprachiger Zeugnisse. Hier gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. So kann in der Zusatztabelle ein Schlüssel gesetzt werden, der dafür sorgt, dass in einer Übersetzungstabelle nachgeschaut wird und je nach Wert die dort eingetragene Übersetzung gewählt wird.
Ein anderes Vorgehen ist, ein Sprachenkürzel anzugeben. Hier wird dann in der Tabelle, aus der die Werte ausgelesen werden, der dem Kürzel entsprechende übersetzung genommen. Dieses Vorgehen wird beispielsweise beim Notentexten verwendet.
Beim Prüfungstext hingegen wird über den SQL-Select die Sprache ausgewählt. Dabei wird auf die Sprache zurückgegriffen, die beim Anlegen der Prüfung eingegeben wurde und in der Tabelle pords hinterlegt ist.
Bei der Studiengangsbezeichnung wird auch auf einen SQL-Select zurückgegriffen, um die Sprache zu selektieren. Die unterschiedlichen Sprachen müssen auch hier in die Tabelle vorher eingetragen werden.
Das nächste Thema behandelte die Zeugnisgenerierung beim Poolkonzept. Grundlage dazu war eine Übung. Auch hier wurde wieder eine Zeugnisgenerierung erstellt. Dazu wurde zuerst die Masterprüfung, Master-Arbeit usw. als Katalog hinzugefügt. Dann wurde das Basismodul 1 als Katalog hinzugefügt, das aus 4 Elementen besteht, die aus dem Pool kommen. Diese Elemente sind mit F1-Verbindungen dem Basismodul zugeordnet. Um die zugehörenden Elemente anzeigen zu können, wurde noch einmal das Basismodul 1 eingefügt, jedoch wurde auf die zugeordneten Elemente zugegriffen, indem die Zuordnung F1 gesetzt wurde. Mit den anderen Modulen wurde genauso verfahren. Dann folgte wieder der Start der Bedingungsüberprüfung sowie der Start der Auftragsverwaltung.
Nun wurde das Thema Diploma Supplement angesprochen. Hier wurde die auf eine Vorlage verwiesen, da das Diploma Supplement schon recht detailliert vorgegeben ist. Es enthält Werte des Studenten und spezielle Diploma Supplement-Werte zum Studiengang. Zum Erfassen der speziellen Diploma Supplement-Einträge in die Datenbank kann man nicht auf POS-GX zugreifen. Im QIS-POS gibt es jedoch ein Verfahren, mit dem man diese Texte ins System eingeben kann. Diese speziellen Werte werden über einen komplexen SQL-Select gewählt. Daher empfiehlt es sich, dort auf die Vorlagen der HIS zuzugreifen.
Weitere Spezialthemen, die dann noch kurz abgehandelt wurden, waren die mehrstufigen Zeugnisbedingungen. Bei den mehrstufigen Zeugnisbedingungen handelt es sich um Zeugnisbedingungen, die bei den Unterkonten liegen. Sie werden bei komplexen PO-Abbildungen verwendet. Weitere Spezialthemen war die LSF-Anbindung sowie die Bildung von Kohorten. Abschließend wurde noch eine Fragerunde abgehalten. Die Schulung endete mit dem Ausfüllen eines Feedbackbogens und dem Verteilen der Teilnahmebescheinigung.

HIS@CIT – Consulting vor Ort

Ort: 49° 36′ N, 11° 0′ O (Stadt Erlangen, Regierungsbezirk Mittelfranken des Freistaates Bayern, Bundesrepublik Deutschland)

Mission: Zwei Consultants der HIS GmbH, Hannover – Herr Dr. Hinrichs und Hr. Safa – gastierten für drei Tage in der „Hugenottenstadt“, um – nach Aufforderung und Bitte durch CIT – die Integration zweier Online-Portale für die Prüfungsanmeldung –  POS und “ mein campus“ – an der Universität Erlangen-Nürnberg durchzuführen, die die friedlichen Ko-Existenz zweier Online-Prüfungsportale beenden soll.

Tag 1 – 15. September 2008

Nach kurzen Startschwierigkeiten zu Beginn konnte sich das Team seinem ersten Aufgabenblock widmen: der Integration der bisherigen Prüfungsfunktionen für die Diplom- und Bachelorstudierenden der ReWi-Fakultät sowie der Staatsexamen Rechtswissenschaften.
Ziel dabei war es, die bisherigen Funktionen Prüfungsanmeldung, Info Angemeldete Prüfungen sowie Notenspiegel mit den gleichnamigen Funktionalitäten in “ mein campus“ zu kombinieren. Dabei sollten die bisherigen Konfigurationen berücksichtigt und beibehalten werden, so dass man sich dazu entschloss, Abschluss und Studiengang des Studierenden als Kriterium heranzuziehen und anhand dieser die jeweils zutreffenden Konfigurationsdateien zu selektieren.
Als erster Aufgabenbereich wurde die Prüfungsanmeldefunktion bearbeitet. Gravierendster Unterschied in den verschiedenen Versionen: bei den Diplom- und Bachelorstudierenden der ReWi wird der sog. Prüfungsabschnitt („Grundstudium„,“Hauptstudium„) mit ausgewertet, in “ mein campus“ ist dies nicht der Fall. Durch die parallele Nutzung der Konfigurationsdateien konnte sichergestellt werden, dass die Prüfungsbäume immer korrekt dargestellt werden und die Unterschiede kein Probleme verursachen.

Tag 2 – 16. September 2008

Auf der heutigen Agenda stand der Notenspiegel sowie die „Info Angemeldete Prüfungen“. Im Laufe des Vormittags konnten diese beiden Funktionen konfiguriert werden. Hier wird für die ReWi-Funktionen im Gegensatz zu den gleichnamigen Funktionen in „mein campus“ nicht der komplette Prüfungsbaum „nachgebildet“, sondern es werden nur die Einzelleistungen als Liste dargestellt. Diese Darstellungsweise wird auch weiterhin so beibehalten, weshalb für diese Funktionalitäten eine Trennung von den gleichnamigen Funktionen in „mein campus“ notwendig war.
Parallel zur Konfiguration dieser Funktionen wurde bereits eine erste Qualitätssicherung durchgeführt. Hierzu wurde die Leiterin des Prüfungsamtes Nürnberg, Fr. Göller, eingeladen. Anhand verschiedener Teststudenten wurden die Prüfungsanmeldebäume für die Studiengänge der Rechts- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät validiert: die korrekte Anzeige sowie die korrekte Zordnung der Prüfungen zu Modulen und Oberkonten auf Datenbankebene. Durch die zum Teil andersartige Struktur der Prüfungsordnungen (Nutzung von Wahlpflichtdummies und Studienabschnitten) sind in diesem Bereich noch Arbeiten an den verwendeten Templates notwendig, die in Kürze durchgeführt werden, um das Corporate Design von „mein campus“ einzuhalten.

Tag 3 – 17.09.2008

Auf der heutigen Tagesordnung standen einige Punkte, die als Anforderungen aus dem laufenden Betrieb resultierten.
Für die Studierenden der Rechtswissenschaften werden keine ECTS-Punkte oder Noten vergeben, sondern Punkte. Die Notwendigkeit, dass diese Punkte auch über „mein campus“ eingegeben werden können, wurde erst durch diverse Prüfer der Rechtswissenschaften an uns herangetragen. Zusammen mit den Consultants der HIS konnten die jeweiligen Prüferfunktionen so konfiguriert werden, dass die Eingabe von Punkten über das Bewertungsfeld für die Prüfungen der juristischen Zwischenprüfung ab dem heutigen Tag möglich ist.
Für Prüfungen mit einer großen Anzahl Studierender und der Tatsache geschuldet, dass für diese sog. „Massenprüfungen“ keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, ist es üblich, die Teilnehmer auf mehrere unterschiedliche Räume zu verteilen. Hierfür müssen systemseitig mehrere sogenannte Organisationssätze pro Prüfung angelegt werden. Im bisherigen POS wurden diese unterschiedlichen Organisationssätze in der Prüfungsteilnehmerlisten zusammengefasst. In “ mein campus“ war dies bisher nicht der Fall. Mit Hilfe der Consultants wurden die Konfigurationsdateien dahingehend geändert, dass die Anzeige künftig für die Prüfer der ReWi-Fakultät wieder „wie gewohnt“ erscheint.
Bisher war es nicht möglich, Prüfungsleistungen für Studierende zu verbuchen, die bereits in einer anderen Prüfung ein „endgültig nicht bestanden“ erhalten hatten. Durch Konfigurationsänderungen und -anpassungen von Steuerungsparametern auf Datenbankebene konnte diese Problematik gelöst werden.
Ebenso wurden weitere Anpassungen am Layout vorgenommen, so dass die Excel– und CSV-Exporte nun die gleichen Spalten enthalten wie die HTML– oder PDF-Ansicht. ZUdem wurde auf vielfachen Wunsch die Sortierung der Prüfungsteilnehmer angepasst, die nun nach Nachname, Vorname und Matrikelnummer in den jeweiligen Prüfungslisten angezeigt werden.

Am Ende des Tages ( = 16.30 Uhr, als die HIS-Consultants wieder die Heimreise nach Hannover antraten) konnte ein positives Fazit des Vor-Ort-Consultings gezogen werden: alle Punkte, die auf der To-Do-Liste standen, konnten als erledigt abgehakt werden.
Auf diesem Wege nochmals Danke an alle Beteiligten der „Mission“!

Die Freigabe der neuen „alten“, nun in “ mein campus“ integrierten Funktionen sowie der „Bugfixes“ ist für den 13. Oktober 2008 vorgesehen. An diesem Tag wird “ mein campus“ in der Version 3.0 freigegeben. Zusätzlich beinhaltet das Portal dann die Prüfungsverwaltungsfunktionen des bisherigen POS-Portals sowie die Funktion zur Adressänderung und TAN-Verwaltung.
P.S. Etwaige Ähnlichkeiten mit lebenden Personen sind beabsichtigt. Die Einleitung mag an die Abenteuer des Raumschiffes Enterprise erinnern, jedoch ist der Inhalt der Logbucheintragungen keineswegs Fiktion, sondern Wirklichkeit!

Hotline zur Online-Prüfungsanmeldung

Ab heute ist unter der Telefonnummer 09131-85-20100 in einer Kernzeit von 11 – 16 Uhr werktäglich eine Hotline für Fragen, Probleme, Sorgen und Nöte rund um die Online-Prüfungsanmeldung für Bachelor- und Master-Studierende geschaltet.
Vier studentische Hilfskräfte – allesamt Studierende der FAU – nehmen die Anfragen entgegen und leiten sie an die zuständigen Bearbeiter weiter. Im Hintergrund arbeitet ein Team aus Prüfungsamt und Campus IT die Abfragen ab und sorgt so für eine zeitnahe Beantwortung.
Alternativ können Sie Ihre Anfragen auch direkt per E-Mail an pos-support@zuv.uni-erlangen.de senden.