Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Schulung für Systembetreuer in HISZUL

In regelmäßigen Abständen bietet die HIS GmbH Schulungen für Anwender und Systembetreuer ihrer verschiedenen Software-Module der HIS-GX-Familie im Schulungszentrum in Hannover an. So fand dort vom 20.-22. Oktober 2008 unter der Leitung von Dr. Roland Keilhoff ein Lehrgang für ZUL-GX, dem Zulassungssystem, statt.
Mit ZUL-GX lassen sich Bewerberdaten erfassen und Studienplätze vergeben. Der erstgenannte Prozess lässt sich alternativ auch online mithilfe QISZUL abwickeln, letztgenannter Prozess des Vergabeverfahrens benötigt zwingend ein Zusatzmodul namens BZUL.
Die Anreise nach Hannover verlief trotz eines "Personenschadens" bei der Bahn ohne weitere Probleme, jedoch musste das Einchecken in das gebuchte Hotel aufgrund der verspäteten Ankunft auf den Abend nach Ende des ersten Schulungstages verschoben werden.
Die Schulung begann pünktlich um 14 Uhr in den neuen, gut ausgestatteten Schulungsräumen der HIS mit einer kurzen Einführung mit Vorstellungsrunde und einem groben Abriss des Ablaufplans und der geplanten Themengebiete.
 Bild des neuen Schulungsgebäudes
Danach begann Herr Keilhoff mit der Installation der Software, ihrer Konfiguration und die Strukturierung in verschiedene Programmteile, den Objekten, wovon die Konfiguration selbst wiederum eines darstellt (Objekt "KONF").
Er zeigte auf, welche Objekte welche Anwendergruppe benötigt und wie man Zugriffsrechte entsprechend einstellt. So genügt beispielsweise studentischen Aushilfskräften die Erfassungsmaske für Bewerberdaten (Objekt "ZUL"), Mitarbeiter der Zulassungsstelle, die Studienplatzvergabeverfahren durchführen benötigen jedoch fast zwingend weitere Module (z.B. "K_NC", um zulassungsbeschränkte Studiengänge zu bearbeiten oder "QUOTE", um Quoten zu definieren).

Auf eine zweite Konfigurationsmöglichkeit durch Einstellung verschiedener Parameter wurde ebenso eingegangen. Diese wird ebenso durch ein eigenes Objekt "ZULPARAM" realisiert.
Zum Abschluss des Tages demonstrierte der Kollege Dr. Klaus Wannemacher von der HIS die neue Software-Generation HISinOne, welche ein webbasiertes, ganzeitliches Hochschul-Management-System darstellt, das Ende 2009 die modularisierte HIS-GX-Familie ablösen soll.
Der Rest des Abends war mit dem Einchecken im Hotel Körner und einer Besichtigung Hannovers ebenso recht kurzweilig.
Dienstag morgen um 9 Uhr wurde die Schulung mit einer kurzen Wiederholung des Vortages begonnen, um sich sodann den sogenannten "Zusatzschaltflächen", die die Erfassungsmaske bietet, zu widmen. Über diese können beispielsweise weitere Kontaktdaten, Härtefälle, Wartezeiten, frühere Studien oder Daten für ein Eignungsfeststellungsverfahren angegeben werden. Nicht benötigte Schaltflächen können auch hier über das Objekt "KONF" deaktiviert werden.

Auf ein weiteres Objekt, die Schlüsselverwaltung (Objekt "KEY_VERWALT") wurde als nächstes eingegangen. Es bietet Zugriff auf die verschiedenen Schlüsseltabellen der Datenbank.
Danach sollte chronologisch ein kompletter Zulassungsprozess durchlaufen werden:

  1. Konfiguration der Studiengänge
    1. Erstellung von Quoten bzw. einer eigenen Quotenfamilie
    2. Erstellung eines Topfes
  2. Erfassung der Bewerber
  3. Durchführung eines Vergabeverfahrens inklusive Eignungsfeststellungsverfahren und Nachrückverfahren
  4. Nachträgliche Korrekturen bzw. manuelle Zulassungen

Besonders der 1. und 3. Punkt wurden ausführlich behandelt. So wurde zuerst die Bedeutung einer Quote als Instrument, um die Verteilung der Studienplätze auf die verschiedenen Bewerbergruppen zu regeln (Ausländer, Zweitstudienbewerber, nach Leistung / nach Wartezeit), erläutert. Danach weiterführend eine Quotenfamilie als Summe aller Quoten für einen bestimmten Studiengang oder Fachbereich.
Ebenso wurden der Sachverhalt der "Töpfe" erklärt, die zum Einsatz kommen, wenn verschiedene Studiengänge hinsichtlich einer gemeinsam zu nutzenden Kapazität zu einer Rangliste zusammengelegt werden (Bsp.: LA Sport und Bachelor bzw. Masterstudiengang Sport, weil durch räumliche Kapazitäten nur eine bestimmte Anzahl von Plätzen vorhanden ist).
Das Vergabeverfahren wurde dann mit verschiedenen Konfigurationen durchgespielt und mithilfe von BZUL durchgeführt. Die daraus resultierenden Ranglisten wurden analysiert und Veränderungen am Vergabeverfahren wurden anhand veränderter Ranglisten veranschaulicht.
Am dritten und letzten Tag der Schulung zeigte Herr Keilhoff die Struktur der für ZUL-GX sowie BZUL relevanten Datenbanktabellen auf. Des Weiteren ging er abschließend noch kurz auf die nach erfolgtem Vergabeverfahren notwendige Bescheiderstellung ein. Hier kommt eine Erweiterung des Microsoft Access Datenbank-Management-Systems namens HIS-ISY zum Einsatz. Mit ihm lässt sich eine Datenquelle erzeugen, mit derer dann über die in Microsoft Word integrierte Serienbrief-Funktion die Bescheide erstellt und generiert werden können.
Anmerkung: mein campus setzt seit dem WS 2008/2009 nicht mehr auf diese Art der Bescheiderstellung. Bei mein campus kommt eine Online-Bescheiderstellung zum Einsatz.
Bevor die Schulung am Mittag mit der Übergabe des Teilnehmerzertifikats offiziell beendet wurde, war noch Zeit für offene Fragen und das Ausfüllen eines Feedback-Fragebogens.
Direkt anschließend konnte die Heimreise angetreten werden, da das Auschecken aus dem Hotel schon am Morgen erledigt wurde.
Beim Revue passieren der letzten drei Tage auf der Rückfahrt zeigte sich, dass die Schulung eine Fülle an Informationen liefert, deren Einsatz im Tagesgeschäft sie erst richtig ins Blut übergehen lassen dürfte. Es zeigte sich außerdem, dass auch  ohne  vorausgehende  tiefergehende Kenntnisse der HIS-GX-Familie, insbesondere der anderen Module, die Schulung erfolgreich absolviert werden kann.