Organisationsentwicklung vs. DV-Projekt
Wer sich noch an das Einführungskolloquium erinnert, kennt möglicherweise die Anmerkungen zu dem Spannungsfeld zwischen Organisationsentwicklung und DV-Projekt. Bei letzterem würde uns eine Software übergestülpt, so wie man ein neues Textverarbeitungsprogramm einführt, und damit muss man dann leben nach dem Kölner Motto: Ett is wie ett is.
Beim HISinOne-Einführungsprojekt sollte das anders sein, denn die Weiterentwicklung der Organisation stünde hier im Vordergrund. Die Fachabteilungen sollten ihre Prozesse und Arbeitsabläufe darlegen, überprüfen und verbessern. Dabei könnte es sogar möglich sein, dass sich die Struktur der Abteilung ändert, je nachdem wie die optimierten Prozesse aussehen. Unsere CampusIT würde mit der HIS-Software dann diese Abläufe abbilden, um sie mittels DV bearbeitbar zu machen. Derart „flutschige“ Abläufe würden möglicherweise auch an Referatsgrenzen nicht Halt machen, diese gar verschieben oder die Organisationsstruktur total verändern.
Ein Beispiel: Wenn Zulassung und Einschreibung Anfang und Ende eines definierten Ablaufs sind und in einem Programm erledigt werden, wäre es dann nicht sinnvoll, dass das auch ein Sachbearbeiter durchgängig erledigt? Und wenn das sinnvoll ist, wäre die Trennung der beiden Referate L4 und L5 an der Stelle noch zweckmäßig? Andererseits, wenn Meldevorgänge zum Weiterstudium oder zu Prüfungen ein Prozess sind, wäre es sinnvoll, dass ein Sachbearbeiter in der Datenbank die Studierende eines Faches aus einer Hand verwaltet? Auch das würde bedeuten können, dass die Trennung der beiden Referate L5 und L6 an diese Stelle unzweckmäßig wäre.
Die Auswertung der bisherigen Projekterfahrung in der vergangenen Woche hat gezeigt, dass wir meilenweit von derart revolutionären Erkenntnissen entfernt sind. Und es scheint aus meiner Sicht auch wenig sinnvoll, die Organisationstrukturen in größeren Stil ändern zu wollen. Was wir aber in jedem Fall in L noch leisten müssen, ist die Optimierung der Prozesse. Die Arbeitsabläufe in der Zulassungsstelle, in der Studentenkanzlei und im Prüfungsamt müssen kritisch hinterfragt werden, und zwar bevor CampusIT sie für uns in HISinOne abbildet, getreu einem anderen Kölner Motto: Ett hätt noch emmer jood jejangen!