Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Organisationsentwicklung vs. DV-Projekt

Wer sich noch an das Einführungskolloquium erinnert, kennt möglicherweise die Anmerkungen zu dem Spannungsfeld zwischen Organisationsentwicklung und DV-Projekt. Bei letzterem würde uns eine Software übergestülpt, so wie man ein neues Textverarbeitungsprogramm einführt, und damit muss man dann leben nach dem Kölner Motto: Ett is wie ett is.

Beim HISinOne-Einführungsprojekt sollte das anders sein, denn die Weiterentwicklung der Organisation stünde hier im Vordergrund. Die Fachabteilungen sollten ihre Prozesse und Arbeitsabläufe darlegen, überprüfen und verbessern. Dabei könnte es sogar möglich sein, dass sich die Struktur der Abteilung ändert, je nachdem wie die optimierten Prozesse aussehen. Unsere CampusIT würde mit der HIS-Software dann diese Abläufe abbilden, um sie mittels DV bearbeitbar zu machen. Derart „flutschige“ Abläufe würden möglicherweise auch an Referatsgrenzen nicht Halt machen, diese gar verschieben oder die Organisationsstruktur total verändern.

Ein Beispiel: Wenn Zulassung und Einschreibung Anfang und Ende eines definierten Ablaufs sind und in einem Programm erledigt werden, wäre es dann nicht sinnvoll, dass das auch ein Sachbearbeiter durchgängig erledigt? Und wenn das sinnvoll ist, wäre die Trennung der beiden Referate L4 und L5 an der Stelle noch zweckmäßig? Andererseits, wenn Meldevorgänge zum Weiterstudium oder zu Prüfungen ein Prozess sind, wäre es sinnvoll, dass ein Sachbearbeiter in der Datenbank die Studierende eines Faches aus einer Hand verwaltet? Auch das würde bedeuten können, dass die Trennung der beiden Referate L5 und L6 an diese Stelle unzweckmäßig wäre.

Die Auswertung der bisherigen Projekterfahrung in der vergangenen Woche hat gezeigt, dass wir meilenweit von derart revolutionären Erkenntnissen entfernt sind. Und es scheint aus meiner Sicht auch wenig sinnvoll, die Organisationstrukturen in größeren Stil ändern zu wollen. Was wir aber in jedem Fall in L noch leisten müssen, ist die Optimierung der Prozesse. Die Arbeitsabläufe in der Zulassungsstelle, in der Studentenkanzlei und im Prüfungsamt müssen kritisch hinterfragt werden, und zwar bevor CampusIT sie für uns in HISinOne abbildet, getreu einem anderen Kölner Motto: Ett hätt noch emmer jood jejangen!

Referenten sind keine Sachbearbeiter

„Bevor ich Kollegen etwas lang und breit erkläre, habe ich es genauso schnell selbst gemacht.“ Mal ehrlich, wer hätte nicht schon hier und da nach dieser griffigen Formel gehandelt? Das mag zwar eine Zeit lang gut gehen, auf die Dauer aber ist es falsch. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind genau deshalb verteilt angeordnet, weil in einem arbeitsteiligen Prozess verschiedene Menschen auf unterschiedlichen Ebenen miteinander ein Ziel erreichen oder eine Aufgabe bewältigen sollen. Zur Rolle von Vorgesetzen gehört dabei etwa, Aufgaben zu delegieren, Bearbeitungsfristen zu setzen und deren Einhalt zu überwachen sowie Grundsätzliches und Übergeordnetes zu entscheiden und Prozesse und Arbeitsabläufe festzulegen.

Hier kommt nun die HISinOne-Umstellung an der FAU ins Spiel: Als Fachabteilung für Lehre und Studium sind wir in der Pflicht, unseren Kollegen bei CIT unsere Abläufe und Prozesse zu liefern, damit die zusammen mit den Experten von HIS genau das in der Software konfigurieren können, was wir brauchen, um unsere Arbeit ordentlich zu erledigen. Um das an einem Beispiel deutlich zu machen: Nehmen wir an, wir wollten für unsere Zwecke neues Haus bauen. Dann müssen wir die Ansagen machen, wo welche Räume sein sollen, wie viele Fenster und Türen da sein müssen, wo die Treppenhäuser liegen sollen usw. Die Leute mit den Werkzeugen, die das dann für uns bauen, können aus ihrer Erfahrung zwar auch Vorschläge machen, aber es ist nicht deren Aufgabe unser Haus zu planen.

Wolfgang Henning: Was macht eigentlich der HISinOne-Projektleiter?

Scherzhaft würde ich sagen, er „leidet“ und zwar unter gespaltener Zuständigkeit, denn ich hatte bereits einen Vollzeitjob bevor das HISinOne-Projekt vor zwei Jahren um die Ecke bog. Ich bin nämlich Abteilungsleiter von L, Lehre & Studium, und damit verantwortlich für rund 110 Kolleginnen und Kollegen in den Referaten L1 bis L6 in Erlangen und Nürnberg. Von Rechtsangelegenheiten, Studiengangentwicklung und Qualitätssicherung, über Internationale Angelegenheiten, Studienberatung und Career Service, Zulassung, Einschreibung und Bestandsverwaltung studentischer Daten bis zu den Prüfungsämtern reicht das Spektrum, das wir in L gemeinsam und erfolgreich beackern. Hinzu kommen dann noch neue Sonderaufgaben wie etwa das Deutschland-Stipendium, das sich nach Meinung des Bundesgesetzgebers offenbar kostenlos und wie von selbst organisieren soll oder die Aufgabe eine SGB-IX-Beauftragten, der in Personalangelegenheiten Behinderter rechtskräftig für den Arbeitgeber handelt. Letzteres muss schleunigst wieder dahin verlegt werden, wo die Aufgabe vor zehn Jahre herkam und genau genommen fachlich auch hingehört: in die Personalabteilung.

Nun ist das HISinOne-Projekt weder ein Scherzartikel noch eine Teilzeitangelegenheit und deshalb steht die Frage im Raum: Wie viel Leiter braucht so ein Projekt überhaupt? Hier lehrt ein Vergleich mit dem ersten CIT-Projekt, das vor Jahren die Bologna-Umstellung begleitet hat, einer würde schon reichen, aber der war seinerzeit vollzeitbeschäftigt. Auch ein Blick auf die HISinOne-Einführungsmannschaften anderer Universitäten zeigt, dort sind überwiegend Ganztagskräfte am Werk.

Andererseits ist aus der Pathologie bekannt, dass der Mensch zwei Hirnhälften hat und ich nehme an, das trifft auch für projektleitende Abteilungsvorstände zu. Gleichwohl führt dieser Gedanke nicht wirklich weiter. Als Sofortmaßnahme habe ich daher nun vorerst den Versuch beschlossen, meine Arbeitszeit ab März zu gleichen Teilen auf die Leitung der Abteilung und die des Projekts nach folgendem Schema aufzuteilen: Die Woche über bin ich vormittags Abteilungsleiter L und nachmittags Projektleiter von HISinOne, außer mittwochs, da ist es umgekehrt. Mal sehen, ob das taugt.

Bisherige HISinOne-Projekterfahrungen umfassend ausgewertet

Erfahrungen sind zu allererst einmal dazu da, um gemacht zu werden. Und wer dann aus den gemachten Erfahrungen lernen will, muss sie auswerten. Genau das hat das HISinOne-Team am 31.1. und 1.2.2013 getan. Gemeinsam sind wir vom Alltag einen Schritt zurückgetreten und haben die bisherige Projektarbeit Revue passieren lassen. Unter der Moderation von Herrn Dr. Reiß von Projekte & Prozesse am RRZE, der als Projektberater für die HISinOne-Einführung fungiert, analysierten die Damen Grimm, Kunnes und Schmeling zusammen mit den Herren Knobloch und Henning den Projektverlauf, legten in Mind-Maps ihre jeweiligen Erkenntnisse dar und erörterten gemeinsam Meinungen und Sichtweisen. Nach der umfassenden Bestandsaufnahme am ersten Tag, die genau in dieser Ausführlichkeit übereinstimmend auch als notwendig erachtet wurde, folgte am zweiten Tag die Planung für die weiteren Projektschritte.

Fazit:  Es hat sich gezeigt, dass neben dem „störenden“ Tagesgeschäft, dem bis auf die beiden Projektkoordinatoren alle Beteiligten unterliegen, die Produktreife von HISinOne die wesentlich limitierende Determinante für den Projektfortschritt darstellt. Hinzu kommt die Erkenntnis, dass die betroffenen L-Referate noch konzentrierter den Input für die Gestaltung der Arbeitsabläufe liefern müssen, damit Campus-IT diese Prozesse mit der neuen Software abbilden kann. Nur so wird die als Releases 1.0 und 2.0 für HISinOne@FAU geplante Ablösung der alten HIS-GX-Programme für Einschreibung und Zulassung fristgerecht gelingen.  Für 2013 bedeutet das eine ganz erhebliche Steigerung der Projektmitarbeit in L 4 und L5, allen „Widrigkeiten“ des Tagesgeschäftes zum Trotz.