Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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[campo Newsletter EXA] Migration von Veranstaltungsdaten

Um die Funktionen in HISinOne unter möglichst realitätsnahen Bedingungen zu konfigurieren und zu testen, arbeiten wir im Moment an einem internen Testsystem, welches Daten aus verschiedenen Systemen der FAU miteinander verbindet. Es enthält sowohl Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus, Personendaten aus IdM, Daten zu Modulbeschreibungen und Veranstaltungen aus UnivIS und viele mehr. In diesem Artikel soll es darum gehen, auf welche Herausforderungen wir bei der Migration der Veranstaltungen aus dem UnivIS gestoßen sind und wie diese bewältigt wurden.

Ein grundlegender Unterschied zwischen den Veranstaltungen im UnivIS und in HISinOne ist die Handhabung der Parallelkurse. Während im UnivIS nur ein Teil der Veranstaltungen Parallelkurse mit jeweils eigenem Dozenten, Terminen, Räumen etc. aufweist und diese Informationen ansonsten direkt in der Lehrveranstaltung stehen, besitzt in HISinOne jede Lehrveranstaltung mindestens einen Kurs. Dieser enthält dann die Informationen zu Dozenten, Terminen, Räumen, so dass diese gar nicht auf der übergeordneten Veranstaltungsebene existieren. Bei der Migration der UnivIS-Veranstaltungen musste daher bei jeder Lehrveranstaltung ohne Kurs künstlich ein Kurs in HISinOne geschaffen werden.

Weitere, kleinere Herausforderungen gab es auch bei der unterschiedlichen Handhabung der Lehrsprache zwischen UnivIS und HISinOne. Hier musste beispielsweise der Eintrag „englisch und deutsch“ aus dem UnivIS in zwei HISinOne Einträge „englisch“ und „deutsch“ aufgeschlüsselt werden. Beim Rhythmus der Veranstaltungen im UnivIS mussten auch ein paar Anpassungen erfolgen. In den meisten Fällen, z.B. bei jede x. Woche Dienstag von 10-12 Uhr, ließ sich der Rhythmus problemlos nach HISinOne übertragen. Es gab jedoch ein paar besondere Rhythmen im UnivIS, wie jeder letzte Freitag im Monat, die erst in Einzeltermine um geschlüsselt werden mussten, damit sie nach HISinOne migriert werden konnten. Außerdem gab es teilweise Plausibilitätsfehler bei der Migration der Daten, z.B. wenn das Startdatum in UnivIS nach dem Enddatum der Veranstaltung liegt, bei denen die Daten vorher bereinigt werden mussten, damit eine Migration möglich war.

Die größte Herausforderung liegt jedoch darin, die Dozenten, welche in den Lehrveranstaltungen im UnivIS eingetragen sind, mit den Personendaten aus IdM zusammenzubringen. Für HISinOne werden alle Personendaten sowie deren Rollen aus dem IdM bezogen. Die Dozentendaten aus dem UnivIS müssen daher mit den Personendaten im IdM anhand bestimmter Merkmale wie Vorname, Nachname und E-Mailadresse abgeglichen werden mit dem Ziel, den Personen im IdM die Rolle „Lehrender“ zuzuordnen. Da UnivIS hinsichtlich des Anlegens von Personen keinerlei Restriktionen bietet, können dort Schreibweisen von Vor- und Nachnamen, Titel und auch E-Mailadressen beliebig freigewählt werden. Dies erschwert den Abgleich mit den im IdM vorhandenen Personen erheblich und erlaubt nur in wenigen Fällen eine automatisierte Verknüpfung. Diese Zuordnung der Rolle „Lehrender“ ist für die IdM-Nutzer aktuell noch nicht ersichtlich, sondern erfolgt „hinter den Kulissen“.

Wir konnten bereits gut 70% der Lehrenden zuordnen und hoffen, weiterhin gut voranzukommen, um möglichst bald eine erste Version des Testsystems an den Start bringen zu können.

Prüfungsanmeldung im Wintersemester 2019/20

Im Wintersemester 2019/20 findet die Anmeldung zu den Prüfungen des Semesters ab Montag, den 18. November 2019, 0:01  Uhr über „mein campus“ statt. Die Prüfungsanmeldephase endet am Freitag, den 06. Dezember 2019 um 12.00 Uhr.

Die Studierenden werden gebeten, sich während dieses Zeitraumes selbst zu den Modulprüfungen des Wintersemesters  anzumelden. Dies gilt für alle Studierenden mit Ausnahme der „alten“ Magisterstudierenden und den Diplomstudierenden der Technischen und Naturwissenschaftlichen Fakultät.

Studierende des Lehramts Sport melden sich bitte zu den Staatsprüfungen im Lehramt Sport ebenfalls ab Montag, den 18. November 2019 über „mein campus“ an. Für diese Anmeldungen endet die Anmeldefrist am Dienstag, 10. Dezember 2019 um 23:59 Uhr.

Abermalige Verschiebung der mein campus Wartung auf den 30. Oktober

Die für Mittwoch, den 23. Oktober 2019 geplante Wartung muss krankheitsbedingt abermals um eine Woche verschoben werden.

Neuer Wartungstermin ist Mittwoch, 30. Oktober 2019 von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr eine Wartung des mein campus-Portals sowie der zugrundeliegenden Datenbank der Prüfungsverwaltung statt.

Während der Wartung wird ein Login an „mein campus“ sowie ein Arbeiten mit der Software HIS-POS nicht möglich. Sollte die Wartung früher beendet sein, wird dies durch Entfernen des entsprechenden Hinweises auf der Login-Seite von „mein campus“ kundgetan.

mein campus-Wartung am 16.10.2019 ab 15.00 Uhr

Am Mittwoch, den 16. Oktober 2019 findet von 15.00 Uhr bis 18.00 Uhr eine Wartung des mein campus-Portals sowie der zugrundeliegenden Datenbank der Prüfungsverwaltung statt.

Während dieser Wartung ist ein Login an „mein campus“ sowie ein Arbeiten mit der Software HIS-POS nicht möglich. Sollte die Wartung früher beendet sein, wird dies durch Entfernen des entsprechenden Hinweises auf der Login-Seite von „mein campus“ kundgetan.

Projektleiterwechsel im HISinOne-Einführungsprojekt

Wie vielleicht einigen unter Ihnen bekannt, ist Dr. Wolfgang Henning zum August 2019 in den Ruhestand verabschiedet worden. Die Leitung der Abteilung Lehre und Studium der ZUV hat Dr. Tobias Schulz übernommen.

In Absprache mit dem Kanzler sowie Dr. Schulz wurde festgelegt, dass die Gesamtprojektleitung künftig durch Andrea Grimm, übernommen wird, die bisher die operative Projektleitung innehatte.

Die weiteren organisatorischen Strukturen im Einführungsprojekt bleiben unverändert.

Prozesse, Prozesse, Prozesse

In unserem ersten Newsletter hatten wir Ihnen die Mitarbeiter des Projektes und ihre Aufgabenbereiche auf abstraktem Level vorgestellt. In den nächsten beiden Newslettern möchten wir diese Projektaufgaben konkretisieren und Ihnen die Bereiche Geschäftsprozess-Modellierung und Datenmigration genauer vorstellen. Beginnen möchten wir heute mit dem Bereich der Prozessmodellierung.

Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Abläufe dokumentiert und meist grafisch dargestellt. Die Erhebung der Geschäftsprozesse im Bereich der Prüfungsverwaltung ist ein nicht zu unterschätzender Bereich. Alleine die Erfassung der Aufgaben und Abläufe des zentralen Prüfungsamtes haben knapp neun Monate in Anspruch genommen. Während dieser Zeit wurden durch unsere beiden Prozessmodellierer über 40 Prozesse in Kooperation mit dem Prüfungsamt erfasst. Die Prozesse beinhalten neben den einzelnen Prozessschritten sowie den beteiligten Rollen auch Informationen darüber, welche Dokumente und Auswertungen im Verlauf des Prozesses erstellt werden. Für eine einheitliche Darstellung der Prozesse wurden diese graphisch als Aktivitätsdiagramme (UML2) mit der Software astah, die auch von der HIS eG genutzt wird, modelliert und in mehreren Iterationen mit den Prüfungsamtsmitarbeitern finalisiert.
Hierbei wurde ein erster Entwurf mit dem zentralen Ansprechpartner für HISinOne im Prüfungsamt erarbeitet, welcher dann mit den verschiedenen Gruppenleitern im Prüfungsamt durchgesprochen wurde, damit die Besonderheiten der verschiedenen Fakultäten bzw. Studiengänge berücksichtigt werden können. Aufgrund der Bilokalität des Prüfungsamtes mit separaten Standorten in Nürnberg und Erlangen haben sich außerdem über die Jahre unterschiedliche Prozessvarianten entwickelt.
Im Zuge der Prozessaufnahme wurde angestrebt, die Prozesse – wenn möglich – zu vereinheitlichen, was auch an zahlreichen Stellen gelungen ist. So konnte beispielsweise der Prozess der Zustellung des Bescheids über das endgültige Nicht-Bestehen vereinheitlicht werden und auch noch im „Altsystem“ bereits zum Sommersemester 2019 realisiert werden.

Auf Basis der erfassten Prozesse werden nun Schritt für Schritt die Funktionalitäten von HISinOne an die Bedürfnisse der FAU angepasst. Um dies unter möglichst realitätsnahen Bedingungen testen zu können, wird eine anonymisierte Kopie des campo-Produktivsystems, welches ja bereits alle Studiengangdaten enthält, um Grunddaten zu Organisationseinheiten Räumen und Personen angereichert und mit den Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus befüllt.

Auf diesem Testsystem konfigurieren die Projektmitarbeiter nun die Funktionalitäten für die Mitarbeiter des Prüfungsamtes auf Basis der erhobenen Prozesse. Dabei kann es z.B. notwendig sein, Rollen zusätzliche Rechte zu geben bzw. zu entziehen oder die Texte und Eigenschaften (Pflichtfeld) der Weboberflächen anzupassen. Dabei hängt der jeweilige Zeitaufwand stark davon ab, wie komplex der Prozess ist und wie viele Teilschritte des Prozesses systemunterstützt durchgeführt werden. Hierbei wird natürlich versucht, möglichst viele Aktivitäten durch HISinOne zu unterstützen, es wird aber immer auch Aufgaben geben, welche außerhalb des EDV-Systems liegen.

Nach Abschluss der Konfiguration werden die Funktionalitäten zunächst wieder gemeinsam mit dem HISinOne-Koordinator des Prüfungsamts getestet. Im nächsten Schritt werden die Prüfungsamtsmitarbeiter die Funktionalitäten dann „auf Herz und Nieren“ überprüfen und ggf. gefundene Unstimmigkeiten und Fehler in Review-Schleifen mit den Projektmitarbeitern beheben.

Parallel arbeiten unsere Mitarbeiter unter anderem an der Migration der Veranstaltungsdaten aus dem UnivIS und der Modulbeschreibungen aus den Modulhandbüchern, um das Testsystem zu vervollständigen. Welche Herausforderungen hierfür bewältigt werden müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.

[campo Newsletter EXA] Von der Anforderung bis zur Umsetzung in HISinOne

Nachfolgend erfahren Sie, welchen Weg ein Änderungswunsch bzgl. HISinOne gehen muss, der von unserer Universität an den Softwarehersteller von HISinOne gestellt wird, um schließlich als Softwareupdate wieder an die FAU ausgeliefert zu werden.

Bereitgestellt wird HISinOne von der HIS eG (Hochschul-Informations-System eG) mit Sitz in Hannover. Die HIS ist eine Genossenschaft, deren Zweck vorrangig in der Förderung ihrer Teilhaber und deren Interessen besteht. Einerseits hat die FAU als „Genosse“ die Möglichkeit sich direkt am Entwicklungsprozess von HISinOne zu beteiligen. Andererseits hat man es – aufgrund der Anzahl von ca. 200 Genossenschaftsmitgliedern – auch mit einer Vielzahl an Hochschulen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zu tun. Diese resultieren sowohl aus den von Hochschule zu Hochschule verschiedenen Prozessen als auch aus den unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Bundesländer.

Betrachten wir nun den Weg eines Änderungswunsches etwas genauer. Änderungswünsche können sich dabei sowohl auf einzelne Funktionalitäten der Software als auch auf die Usability beziehen. Zunächst beschreibt die Hochschule die gewünschte Änderung detailliert in Form einer Anforderung. Hierbei gilt es zu definieren, welche Rolle welche Funktionen wie bedienen soll und was das erwartete Verhalten des Systems ist. Auf dieser Basis erstellen die Mitarbeiter/innen der HIS eG ein Fachdesign. Darin wird genau beschrieben, welche Änderungen an der Software programmiert werden müssen, um die Anforderung zu realisieren, und wie viel Entwicklerkapazitäten hierfür (geschätzt) nötig sind.

Neue Versionen von HISinOne, Releases genannt, werden halbjährlich im Juni und Dezember veröffentlicht. Für jedes Software-Release steht nur eine begrenzte Menge von Entwicklerkapazitäten im Vergleich zur Vielzahl der Hochschul-Anforderungen zur Verfügung. Um entscheiden zu können, welche Anforderungen mit der nächsten Version von HISinOne realisiert werden, priorisiert die HIS eG alle vorliegenden Fachdesigns. Haben mehrere Hochschulen das gleiche Anliegen oder handelt es sich um gesetzlich notwendige Anforderungen, werden diese höher eingestuft als Anforderungen einzelner Hochschulen. Dabei handelt es sich jedoch nur um einen Priorisierungsvorschlag, welcher dem Beraterkreis Entwicklung und Technik vorgelegt wird. Dieser besteht aus den von der Generalversammlung der Genossenschaft gewählten Vertretern der Hochschulen. Im Beraterkreis werden die Anforderungen diskutieren und es wird entscheiden, welche Fachdesigns tatsächlich erstellt werden und welche Funktionalitäten programmiert und mit einem nächsten Release an die Hochschulen ausgeliefert werden. Die FAU wird im Beraterkreis durch den CIO, Dr. Jürgen Kleinöder, vertreten. Damit auch Sonderwünsche einzelner Hochschulen umgesetzt werden können und diese nicht bei der Priorisierung „hinten runter fallen“, wird ein kleineres Kontingent der Entwicklerkapazitäten für solche Anforderungen reserviert. Im Gegensatz zu den allgemeinen Anforderungen müssen diese jedoch durch die Hochschulen zusatzfinanziert werden, d.h. die für die Entwicklung erforderlichen Personentage müssen zusätzlich zu den Lizenz- und Supportkosten der Software von der Hochschule bezahlt werden.

Je nach Einstufung der Dringlichkeit durch die HIS eG und den Beraterkreis kann es durchaus einmal mehrere Jahre dauern, bis ein Änderungswunsch einer Hochschule tatsächlich umgesetzt werden kann. Um die für die EXA-Einführung notwendigen Änderungswünsche so früh wie möglich zu erheben und an die HIS eG zu übermitteln, haben Mitarbeiter/innen von L7 nach und nach die Prozesse der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung erfasst bzw. sind gerade dabei und überlegen gemeinsam mit dem Prüfungsamt und den Q-Koordinator/innen, welche Anforderungen man durch das Umstellen eigener Prozesse vermeiden kann, welche tatsächlich notwendig sind und welche als so wichtig einzustufen sind, dass sie für eine Zusatzfinanzierung in Frage kommen. Eine wichtige Strategie, um letzteres zu vermeiden und Hochschulen mit ähnlichen Änderungswünschen zu finden, ist die Vernetzung und der regelmäßige Austausch mit anderen Hochschulen, welche das campo-Team bereits seit der Einführung von APP und STU etabliert hat und mit der EXA-Einführung weiter ausbaut. In regelmäßigen Treffen mit den anderen bayerischen Universitäten und der TH Nürnberg werden gemeinsame Anforderungen identifiziert, formuliert und an die HIS eG übermittelt.

Prüfungsanmeldung im Sommersemester 2019

Am kommenden Montag geht sie los – die Prüfungsanmeldung im Sommersemester 2019

Ab Montag, dem 27. Mai 2019, 0:01 Uhr  können sich alle Studierenden mit Ausnahme der Diplomstudierenden der Technischen und Naturwissenschaftlichen Fakultät über „mein campus“ zu ihren Prüfungen im Sommersemester 2019 anmelden. Betroffen sind alle universitären Modulprüfung und Modulteilprüfungen.

Die Prüfungsanmeldephase endet am Freitag, den 14. Juni 2019 um 12.00 Uhr (mittags).

 

Wartungsankündigung mein campus für 8. Mai 2019

Aufgrund von Wartungsarbeiten an mein campus und der dahinterliegenden Datenbank wird das mein campus Portal sowie die Prüfungsverwaltungssoftware POS am Mittwoch, den 08. Mai 2019 zwischen 15.00 und 18.00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Eine entsprechende Wartungsmeldung wurde auch auf dem mein campus Portal platziert.

Wir bitten um Ihr Verständnis.

 

Beschlüsse und Anforderungen zu HISinOne

Im letzten campo Newsletter EXA haben wir Ihnen vorgestellt, welche Beschlüsse durch die Studiendekane im Sommersemester 2018 getroffen wurden. In diesem Newsletter knüpfen wir daran an und möchten die Beschlüsse des Wintersemesters 2018/19 näherbringen.

Veranstaltungsverwaltung

Es wurde beschlossen, das Sommersemester 2019 dafür zu nutzen, um den Bedarf an Heuristiken für die Belegungs- und Verteilungsverfahren der Veranstaltungsverwaltung zu erheben. Mit den Heuristiken wird pro Lehrveranstaltung festgelegt, in welcher Art und Weise sich Studierende zu den Veranstaltungen anmelden können, ob es Zulassungsbeschränkungen bzw. -voraussetzungen gibt und wie – bei kapazitätsbeschränkten Veranstaltungen – die Verteilung der Plätze erfolgen soll. Pro Fakultät wird nun das Sommersemester dafür genutzt werden, die an der Fakultät benötigten Verfahren zu identifizieren und diese an das Projektteam zu übermitteln.

Zentrale Modellierung 

In der Runde der Q-Koordinatorinnen und -Koordinatoren sowie in der Runde der Studiendekane wurde eine zentrale Modellierung in enger Kooperation mit den Studiengangskoordinatoren befürwortet. Diese enge Zusammenarbeit soll sowohl während der Studiengangsentwicklung bei neuen oder geänderten Prüfungsordnungen als auch bei der Modellierung von Wahlpflichtbereichen im laufenden Betrieb stattfinden. Die bereits im Altsystem „mein campus“ durchgeführte zentrale Modellierungsvariante soll auch in HISinOne beibehalten werden, jedoch um intensive Kommunikation zwischen den Beteiligten erweitert werden.

Neue Anforderungen an HISinOne 

Ebenfalls beschlossen wurde im Wintersemester 2018/19, dass Anforderungen an die HIS gestellt werden sollen, für die es derzeit noch keine Funktionalitäten in HISinOne gibt. Dies betrifft zum einen die Festlegung individueller Anmeldezeiträume pro Lehrveranstaltung. Hier soll durch den anbietenden Dozenten pro Lehrveranstaltung festgelegt werden können, von wann bis wann sich Studierende selbst zur Lehrveranstaltung anmelden. Die zweite Anforderung betrifft flexibel konfigurierbare Benachrichtigungen aufgrund bestimmter Systemereignisse. Der Hochschule soll dabei ermöglicht werden, frei zu konfigurieren, welche Nachricht bei einem definierbaren Ereignis an welche Rollen versendet wird. Des Weiteren werden noch Anforderungen zur Usability im Bereich der Modulbeschreibungen gestellt.

Doch was genau ist so eine „Anforderung“ eigentlich und wie muss man sich den Prozess vorstellen, der letztlich dazu führt, dass es neue Funktionalitäten in HISinOne gibt?

…das erfahren Sie im nächsten Newsletter.