Prozesse, Prozesse, Prozesse
In unserem ersten Newsletter hatten wir Ihnen die Mitarbeiter des Projektes und ihre Aufgabenbereiche auf abstraktem Level vorgestellt. In den nächsten beiden Newslettern möchten wir diese Projektaufgaben konkretisieren und Ihnen die Bereiche Geschäftsprozess-Modellierung und Datenmigration genauer vorstellen. Beginnen möchten wir heute mit dem Bereich der Prozessmodellierung.
Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Abläufe dokumentiert und meist grafisch dargestellt. Die Erhebung der Geschäftsprozesse im Bereich der Prüfungsverwaltung ist ein nicht zu unterschätzender Bereich. Alleine die Erfassung der Aufgaben und Abläufe des zentralen Prüfungsamtes haben knapp neun Monate in Anspruch genommen. Während dieser Zeit wurden durch unsere beiden Prozessmodellierer über 40 Prozesse in Kooperation mit dem Prüfungsamt erfasst. Die Prozesse beinhalten neben den einzelnen Prozessschritten sowie den beteiligten Rollen auch Informationen darüber, welche Dokumente und Auswertungen im Verlauf des Prozesses erstellt werden. Für eine einheitliche Darstellung der Prozesse wurden diese graphisch als Aktivitätsdiagramme (UML2) mit der Software astah, die auch von der HIS eG genutzt wird, modelliert und in mehreren Iterationen mit den Prüfungsamtsmitarbeitern finalisiert.
Hierbei wurde ein erster Entwurf mit dem zentralen Ansprechpartner für HISinOne im Prüfungsamt erarbeitet, welcher dann mit den verschiedenen Gruppenleitern im Prüfungsamt durchgesprochen wurde, damit die Besonderheiten der verschiedenen Fakultäten bzw. Studiengänge berücksichtigt werden können. Aufgrund der Bilokalität des Prüfungsamtes mit separaten Standorten in Nürnberg und Erlangen haben sich außerdem über die Jahre unterschiedliche Prozessvarianten entwickelt.
Im Zuge der Prozessaufnahme wurde angestrebt, die Prozesse – wenn möglich – zu vereinheitlichen, was auch an zahlreichen Stellen gelungen ist. So konnte beispielsweise der Prozess der Zustellung des Bescheids über das endgültige Nicht-Bestehen vereinheitlicht werden und auch noch im „Altsystem“ bereits zum Sommersemester 2019 realisiert werden.
Auf Basis der erfassten Prozesse werden nun Schritt für Schritt die Funktionalitäten von HISinOne an die Bedürfnisse der FAU angepasst. Um dies unter möglichst realitätsnahen Bedingungen testen zu können, wird eine anonymisierte Kopie des campo-Produktivsystems, welches ja bereits alle Studiengangdaten enthält, um Grunddaten zu Organisationseinheiten Räumen und Personen angereichert und mit den Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus befüllt.
Auf diesem Testsystem konfigurieren die Projektmitarbeiter nun die Funktionalitäten für die Mitarbeiter des Prüfungsamtes auf Basis der erhobenen Prozesse. Dabei kann es z.B. notwendig sein, Rollen zusätzliche Rechte zu geben bzw. zu entziehen oder die Texte und Eigenschaften (Pflichtfeld) der Weboberflächen anzupassen. Dabei hängt der jeweilige Zeitaufwand stark davon ab, wie komplex der Prozess ist und wie viele Teilschritte des Prozesses systemunterstützt durchgeführt werden. Hierbei wird natürlich versucht, möglichst viele Aktivitäten durch HISinOne zu unterstützen, es wird aber immer auch Aufgaben geben, welche außerhalb des EDV-Systems liegen.
Nach Abschluss der Konfiguration werden die Funktionalitäten zunächst wieder gemeinsam mit dem HISinOne-Koordinator des Prüfungsamts getestet. Im nächsten Schritt werden die Prüfungsamtsmitarbeiter die Funktionalitäten dann „auf Herz und Nieren“ überprüfen und ggf. gefundene Unstimmigkeiten und Fehler in Review-Schleifen mit den Projektmitarbeitern beheben.
Parallel arbeiten unsere Mitarbeiter unter anderem an der Migration der Veranstaltungsdaten aus dem UnivIS und der Modulbeschreibungen aus den Modulhandbüchern, um das Testsystem zu vervollständigen. Welche Herausforderungen hierfür bewältigt werden müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.