Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Beschlüsse und Anforderungen zu HISinOne

Im letzten campo Newsletter EXA haben wir Ihnen vorgestellt, welche Beschlüsse durch die Studiendekane im Sommersemester 2018 getroffen wurden. In diesem Newsletter knüpfen wir daran an und möchten die Beschlüsse des Wintersemesters 2018/19 näherbringen.

Veranstaltungsverwaltung

Es wurde beschlossen, das Sommersemester 2019 dafür zu nutzen, um den Bedarf an Heuristiken für die Belegungs- und Verteilungsverfahren der Veranstaltungsverwaltung zu erheben. Mit den Heuristiken wird pro Lehrveranstaltung festgelegt, in welcher Art und Weise sich Studierende zu den Veranstaltungen anmelden können, ob es Zulassungsbeschränkungen bzw. -voraussetzungen gibt und wie – bei kapazitätsbeschränkten Veranstaltungen – die Verteilung der Plätze erfolgen soll. Pro Fakultät wird nun das Sommersemester dafür genutzt werden, die an der Fakultät benötigten Verfahren zu identifizieren und diese an das Projektteam zu übermitteln.

Zentrale Modellierung 

In der Runde der Q-Koordinatorinnen und -Koordinatoren sowie in der Runde der Studiendekane wurde eine zentrale Modellierung in enger Kooperation mit den Studiengangskoordinatoren befürwortet. Diese enge Zusammenarbeit soll sowohl während der Studiengangsentwicklung bei neuen oder geänderten Prüfungsordnungen als auch bei der Modellierung von Wahlpflichtbereichen im laufenden Betrieb stattfinden. Die bereits im Altsystem „mein campus“ durchgeführte zentrale Modellierungsvariante soll auch in HISinOne beibehalten werden, jedoch um intensive Kommunikation zwischen den Beteiligten erweitert werden.

Neue Anforderungen an HISinOne 

Ebenfalls beschlossen wurde im Wintersemester 2018/19, dass Anforderungen an die HIS gestellt werden sollen, für die es derzeit noch keine Funktionalitäten in HISinOne gibt. Dies betrifft zum einen die Festlegung individueller Anmeldezeiträume pro Lehrveranstaltung. Hier soll durch den anbietenden Dozenten pro Lehrveranstaltung festgelegt werden können, von wann bis wann sich Studierende selbst zur Lehrveranstaltung anmelden. Die zweite Anforderung betrifft flexibel konfigurierbare Benachrichtigungen aufgrund bestimmter Systemereignisse. Der Hochschule soll dabei ermöglicht werden, frei zu konfigurieren, welche Nachricht bei einem definierbaren Ereignis an welche Rollen versendet wird. Des Weiteren werden noch Anforderungen zur Usability im Bereich der Modulbeschreibungen gestellt.

Doch was genau ist so eine „Anforderung“ eigentlich und wie muss man sich den Prozess vorstellen, der letztlich dazu führt, dass es neue Funktionalitäten in HISinOne gibt?

…das erfahren Sie im nächsten Newsletter.

Wartungsankündigung campo für Montag, 29. April 2019 ab 15:00 Uhr

Aufgrund von Wartungsarbeiten wird campo.fau.de am Montag, 29. April 2019 ab 15:00 Uhr bis voraussichtlich 19:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Wir aktualisieren im Zuge der Wartung die Software HISinOne, auf der campo basiert, auf Version 2018.12.

Sobald das System wieder zur Verfügung steht und die Wartungsarbeiten erfolgreich abgeschlossen sind, entfernen wir den Wartungshinweis von der Startseite.

mein campus ist von diesen Wartungsarbeiten nicht betroffen und kann uneingeschränkt genutzt werden.

Der „Umzug“ von Daten aus mein campus und UnivIS nach HISinOne

Nachfolgend erfahren Sie, was Q-Treffen eigentlich sind, welche Rolle sie für wichtige Entscheidungen bezüglich der EXA-Einführung spielen und welche Entscheidungen hinsichtlich dem Datenumzug aus den Altsystemen ins Neusystem getroffen wurden.

Q-Treffen – was ist das?

Die sogenannten Q-Treffen an unserer Universität sind eine Plattform des Qualitätsmanagements. Organisiert werden die Meetings vom Referat L8 und sie bieten dem Qualitätsmanagement auf Fakultätsebene, vertreten durch die Q-Koordinator/innen der fünf Fakultäten, einen Rahmen um über Prozesse an der FAU zu diskutieren und Entscheidungen zu finden. Das Q-Treffen findet während der Vorlesungszeit einmal pro Monat statt. Diese Zusammenkünfte liefern auch einen wichtigen Beitrag hinsichtlich der Prozessfestlegungen im Rahmen der HISinOne-Einführung. Zunächst wird vom Referat L7 ausführlich informiert und mögliche Prozessvarianten vorgestellt. Nachdem alle Aspekte beleuchtet und Rückfragen der Fakultätsvertreter/innen diskutiert wurden, wird gemeinsam eine Entscheidung priorisiert. Diese Empfehlung wird dann zu einem späteren Zeitpunkt den Studiendekan/innen vorgelegt. Erst wenn diese ihre Zustimmung erteilen, gilt der Prozess als beschlossen.

Was wird migriert?

Das Thema Migration nach HISinOne war der zentrale Punkt der Q-Treffen des Sommersemesters 2018. Neben den dauerhaften Schnittstellen, die permanent Daten zwischen campo und anderen Systemen austauschen werden, wie z.B. der Import der Personendaten aus IDM oder der Export von Veranstaltungsdaten zur Evaluation nach Evasys, ist es zum Start von EXA auch notwendig, einmalig Daten aus den Altsystemen UnivIS und mein campus nach campo zu überführen. Hierbei handelt es sich um Veranstaltungsdaten aus UnivIS, um Modulbeschreibungen aus UnivIS oder Word-Dokumenten und um Prüfungsdaten aus mein campus.

Im Bereich der Veranstaltungsdaten wurde hauptsächlich diskutiert, für wie viele zurückliegende Semester Veranstaltungen aus UnivIS übernommen werden sollten. Die Q-Koordinator/innen einigten sich auf den Import von vier zurückliegenden Semester. Ein weiterer Punkt war die Frage, ob man den Fächern empfehlen sollte, die Zuordnungen der Veranstaltungen zu den Modulen bereits im UnivIS vorzunehmen oder diese erst in HISinOne zu ergänzen. Hier einigte man sich darauf, die ersten Migrationstests abzuwarten, und erst danach eine eindeutige Empfehlung für eine der Varianten zu geben.

Ein weiterer Punkt war die Übernahme von Modulbeschreibungen. Deren Import aus UnivIS nach campo bereitet keine größeren Schwierigkeiten, da die Module im UnivIS eindeutig identifizierbar sind. Es gibt aber zahlreiche Studiengänge, die ihre Modulbeschreibungen über Word-Dokumente pflegen. In diesen Fällen ist die Übernahme der Daten nach HISinOne nur dann möglich, wenn den Beschreibungen eindeutige Modulnummern zugeordnet werden (z.B. PHI 8250). Daher einigte man sich darauf, den Studiengängen, die bisher noch nicht mit Modulnummern arbeiten, lange im Voraus die Empfehlung zu geben, die fehlenden Nummern zu ergänzen, um ein aufwändiges Einpflegen der Modul-Beschreibungen in HISinOne zu vermeiden.

Ein weiteres Thema im Sommersemester 2018 stellte die Frage nach der Migration von Prüfungsdaten zwischen mein campus und HISinOne dar. L7 erläuterte die möglichen Szenarien und ging auf Vor- und Nachteile sowie mögliche Schwierigkeiten ein. Das Spektrum möglicher Varianten reichte von der Migration aller Leistungen inklusive der Programmierung sämtlicher Dokumentvorlagen und Regeln in HISinOne, bis hin zur Variante nur jeweils die aktuelle PO-Version zu übernehmen, was einen jahrelangen Parallelbetrieb von mein campus und campo zur Folge hätte.
In den Diskussionen wurde schnell klar, dass ein Doppelbetrieb beider Systeme von allen Beteiligten als zu aufwändig und nicht nutzerfreundlich betrachtet wird. Stattdessen wurde ein Mittelweg präferiert, bei dem alle Nutzer/innen nur mit einem System arbeiten. Hierzu werden für alle Studiengänge sämtliche Leistungsdaten migriert und alle Dokumentvorlagen (Zeugnis, Transcript of Records etc.) in HISinOne programmiert. Regeln, z.B. zur Berechnung der Noten und ECTS-Punkte, werden nur für aktive Studiengänge in HISinOne programmiert und getestet, um den Aufwand so gering wie möglich zu halten.

In einem Treffen im Juli 2018 wurden die Ergebnisse den Studiendekan/innen vorgelegt, welche nochmals über die Möglichkeiten diskutierten. Sie kamen zu dem Entschluss, dass die Migration entsprechend den priorisierten Vorschlägen der Q-Koordinator/innen durchgeführt werden soll.

 

Was bisher im Teilprojekt EXA geschah

Nachdem die Teilprojektabschnitte APP und STU bereits in den letzten Jahren erfolgreich implementiert wurden, startete im April vergangenen Jahres der dritte und finale Projektabschnitt der HISinOne-Einführung an der FAU, der das Teilmodul EXA umfasst.

EXA steht für ‚Examination‘ und umfasst alle Vorgänge, die mit der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung zusammenhängen. Die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen oder auch die Verbuchung von Leistungen sind praxisnahe Beispiele dafür. Es ist geplant den Bereich EXA im Jahr 2021 produktiv zu setzen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung über das campo-Portal laufen und die Altsysteme mein campus und UnivIS ablösen. HISinOne ist übrigens der Name der integrierten Softwarelösung, welche die bisherigen Einzellösungen ersetzen wird, und campo bezeichnet die konkrete Umsetzung dieser Software an der FAU, zugeschnitten auf die Prozesse an unserer Hochschule.

Ein großer Vorteil von HISinOne besteht darin, dass bislang voneinander getrennte Funktionen unter einer Oberfläche integriert werden. So können beispielsweise die Anmeldung zu einer Prüfung an die Anmeldung zur zugehörigen Veranstaltung gekoppelt oder die besuchten Lehrveranstaltungen auf dem Transcript of Records ausgewiesen werden. Außerdem können die Nutzerinnen und Nutzer mit einer einzigen Kennung auf alle Funktionalitäten zugreifen und müssen nicht ständig zwischen unterschiedlichen Systemen und Oberflächen wechseln. Dies gilt bei Studierenden für ihren kompletten Student Life Cycle von der Bewerbung bis zu ihrem Abschluss. Hervorzuheben ist an dieser Stelle auch der Zugewinn im Kontext Internationalisierung in campo. Sämtliche Benutzeroberflächen und Funktionen (wie z.B. Prüfungsanmeldung oder Notenverbuchung) können sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache konfiguriert werden.

Zusätzliches Personal

Da während der Projektlaufzeit auch der Betrieb von mein campus mit teilweise bis zu 30 neuen bzw. geänderten Prüfungsordnungen pro Semester durch das Referat L 7 gewährleistet werden muss, wurde zusätzliches, zeitlich befristetes Personal für die Einführung von EXA benötigt und Ende 2017 von der Universitätsleitung bewilligt. Das Campusmanagement-Team konnte daher nach intensiver Personalsuche zum 1. April 2018 um vier neue Mitglieder erweitert werden. Frau Wack, welche seit mehr als 10 Jahren in diesem Bereich an der FAU tätig ist, hat die Leitung des Teilprojekts EXA übernommen.

Zwei der neuen Mitarbeiter von L 7 beschäftigen sich im Moment damit, die Prozesse der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung im Prüfungsamt und an den Fakultäten zu erheben. Die Modellierung der abgestimmten Prozesse bildet dann die Basis für die Konfiguration und das Testen der Funktionen in HISinOne. Zwei weitere Mitarbeiter werden sich ausschließlich mit der Datenmigration von mein campus nach HISinOne beschäftigen. Die Migration der abstrakten Strukturdaten (Prüfungen, Module, Konten und deren Verknüpfungen) und der konkreten Leistungen der Studierenden ist, wie erste Tests ergeben haben, relativ leicht möglich. Die Regeln für die Notenberechnung und die Voraussetzungen für die Belegung von Prüfungen bzw. Modulen können jedoch leider nicht migriert werden. Sie müssen in HISinOne neu programmiert und getestet werden, damit sichergestellt werden kann, dass die Notenberechnung in HISinOne dieselben Ergebnisse liefert wie im Altsystem. Führt man sich vor Augen, dass es an der FAU fast 1.300 abgebildete Prüfungsordnungsversionen (mit mehr als 120.000 Studierenden und über 6 Millionen Leistungsdatensätzen) gibt, wird schnell klar, dass es sich dabei um eine sehr umfangreiche Aufgabe handelt.

Beteiligung der Fakultäten

Bei der EXA-Einführung sind – noch mehr als bei den Projektabschnitten APP und STU – eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzer/innen beteiligt. Von den Software-Umstellungen in der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung sind neben den Studierenden auch die Beschäftigten im Referat L 6, UnivIS-Beauftragte, Studienberater/innen, Lehrende und Prüfende bzw. deren Vertreter/innen betroffen. Um die Beteiligten an den verschiedenen Fakultäten der FAU besser in das Projekt einzubeziehen, trifft sich die EXA-Projektleitung regelmäßig mit den für die Qualitätssicherung in der Lehre zuständigen Q-Koordinatorinnen und Q-Koordinatoren sowie mit der Runde der Studiendekane, um gemeinsam mit den Fakultäten eine Vielzahl für die Einführung relevanter Themen zu diskutieren und zu entscheiden.

Newsletter zum Teilprojekt EXA steht in den Startlöchern

Nachdem mit dem Teilprojekt EXA eine viel größere Personengruppe als mit den Bereichen APP und STU angesprochen wird, hat sich das Projektteam dazu entschlossen mit einem regelmäßigen Newsletter über die Fortschritte und aktuellen Entwicklungen im Teilprojekt EXA zu informieren.

Wie man den Newsletter als FAU-Angehöriger abonnieren kann, hatten wir bereits Ende des vergangenen Jahres hingewiesen. Nun wurde gemeinsam mit der Abteilung Marketing ein Header für den Newsletter entworfen:

…und in der kommenden Woche geht es nun tatsächlich mit dem Newsletter los!

Seien Sie gespannt! 🙂

Nichts ist so beständig wie der (Personal)Wechsel

Kaum denkt man, dass man (endlich mal wieder) alle vakanten Stellen besetzt hat, so darf man mit der Suche wieder von vorne beginnen 🙁

Daher sind wir wieder auf der Suche nach einem Mitarbeiter (m/w/d) für unser HISinOne-Einführungsprojekt und suchen dort speziell Unterstützung für die Konfiguration der Funktionalitäten der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung, die Modellierung von Geschäftsprozessen sowie der Durchführung von Softwaretests.

Die vollständige Stellenausschreibung findet sich im UnivIS.

Kurz zusammengefasst:

  • Bachlor/Diplom FH in (Wirtschafts)Informatik, (Wirtschafts)Ingenieurwesen, Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Ausbildung
  • Erfahrung mit Softwaretests, Dokumentation und Prozessmodellierung
  • Kenntnisse in SQL, XML, vorzugsweise auch in HTML, CSS und Javascript
  • Vollzeitstelle, befristet auf 2 Jahre
  • Bezahlung nach TV-L
  • Besetzung zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Für Auskünfte und Rückfragen stehen die Kontaktdaten im Ausschreibungstext.

Wir freuen uns auf zahlreiche Bewerbungen!

Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch

Das Team von „mein campus“ und „campo“ verabschiedet sich mit dem morgigen Tag in die Weihnachtspause! Durch die Betriebsschließung der Universität wird unser Team vom 24. Dezember 2018 bis einschließlich 06. Januar 2019 nicht erreichbar sein.

Anfragen, die per Mail an den mein campus-Support oder den campo-Support gestellt werden, werden erst wieder ab dem 07. Januar 2019 bearbeitet.

Wir wünschen all unseren Kunden – den Studierenden, Lehrenden sowie Verwaltungsmitarbeitern – ein frohes und gesegnetes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch!

Auf Wiedersehen, -lesen und -hören im neuen Jahr 2019!

Update auf Version 2018.06 von HISinOne vor Start der neuen Bewerbungskampagne

Seit Mittwoch, dem 05. Dezember können sich Studieninteressierte über das campo-Portal für das Sommersemester 2019 bewerben. Von der Möglichkeit haben in den ersten Tagen bereits zahlreiche Interessenten Gebrauch gemacht.

Vor Beginn der Bewerbungskampagne zum Sommersemester 2019 wurde für unser campo-Portal ein Softwareupdate auf die Version 2018.06 der HISinOne-Software durchgeführt, die dem campo-Portal zugrunde liegt. Mit diesem Update wurden  zahlreiche Neuerungen und Fehlerbereinigungen ausgeliefert, die den Anwendern den Umgang mit dem Online-Portal erleichtern sollen.

Bei der Version handelt es ich zwar noch um den Vorgänger der aktuellsten Version 2018.12, aber aufgrund bisheriger Erfahrungen sind wir dazu übergegangen, nicht immer sofort die neueste Version zu installieren, wenn diese von der HIS eG veröffentlicht wird… zumal der Veröffentlichkeitszeitpunkt (ca. 01. Dezember) quasi immer mit unserem Beginn der Online-Bewerbung Anfang Dezember zusammenfällt und für die Integration der FAU-spezifischen Anpassungen ein Zeitraum von ca. drei Wochen anzusetzen ist.

Wann wir die aktuelle Version 2018.12 installieren werden, steht (leider) noch nicht fest… wir müssen aber in jedem Fall erst einmal die laufende Bewerbungskampagne zum Sommersemester 2019 abschließen!

Welcome Back!

Auch im November gibt es wieder eine erfreuliche Meldung aus dem Campusmanagement-Team: Sonja Strübe, die zuletzt einige Monate in Elternzeit war, ist seit dem ersten November voller Tatendrang zurück im Referat. Karibisches Flair hat sie auch gleich in Form einer ca. 1,40 Meter hohen Palme mitgebracht, was natürlich äußerst praktisch ist für die anstehende kalte Jahreszeit. Sonjas Einsatzgebiet ist die Veranstaltungsverwaltung in HISinOne und damit auch die Datenmigration von Lehrveranstaltungsdaten vom „alten“ meincampus-System nach campo.

Neue (alte) Mitarbeiterin:

  • Sonja Strübe: HISinOne, Teilprojekt EXA, Veranstaltungsverwaltung

Wir freuen uns sehr, dass Sonja wieder da ist und wünschen ihr viel Spaß bei der Arbeit!

Immer auf dem neuesten Stand: jetzt für den HISinOne-Newsletter registrieren!

Als Abonnent/in für den „Newsletter des HISinOne-Einführungsprojektes EXA (Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung)“ dürfen Sie sich regelmäßig über brandaktuelle Meldungen und Informationen rund um die HISinOne-Einführung, speziell des Teilprojekts EXA, also der Umstellung der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung, freuen!

Was tut sich aktuell im Projekt? Wie sehen bestimmte Prozesse aus? Wer ist noch alles am Projekt beteiligt? Diese und viele weitere Fragen beantwortet Ihnen in Zukunft der Newsletter. Und das Beste daran ist, dass er für alle FAU-Angehörigen ganz einfach und kostenfrei über das IdM-Portal erhältlich ist.

Wie Sie den Newsletter abonnieren können erfahren Sie hier:

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