Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Was bisher im Teilprojekt EXA geschah

Nachdem die Teilprojektabschnitte APP und STU bereits in den letzten Jahren erfolgreich implementiert wurden, startete im April vergangenen Jahres der dritte und finale Projektabschnitt der HISinOne-Einführung an der FAU, der das Teilmodul EXA umfasst.

EXA steht für ‚Examination‘ und umfasst alle Vorgänge, die mit der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung zusammenhängen. Die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen oder auch die Verbuchung von Leistungen sind praxisnahe Beispiele dafür. Es ist geplant den Bereich EXA im Jahr 2021 produktiv zu setzen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung über das campo-Portal laufen und die Altsysteme mein campus und UnivIS ablösen. HISinOne ist übrigens der Name der integrierten Softwarelösung, welche die bisherigen Einzellösungen ersetzen wird, und campo bezeichnet die konkrete Umsetzung dieser Software an der FAU, zugeschnitten auf die Prozesse an unserer Hochschule.

Ein großer Vorteil von HISinOne besteht darin, dass bislang voneinander getrennte Funktionen unter einer Oberfläche integriert werden. So können beispielsweise die Anmeldung zu einer Prüfung an die Anmeldung zur zugehörigen Veranstaltung gekoppelt oder die besuchten Lehrveranstaltungen auf dem Transcript of Records ausgewiesen werden. Außerdem können die Nutzerinnen und Nutzer mit einer einzigen Kennung auf alle Funktionalitäten zugreifen und müssen nicht ständig zwischen unterschiedlichen Systemen und Oberflächen wechseln. Dies gilt bei Studierenden für ihren kompletten Student Life Cycle von der Bewerbung bis zu ihrem Abschluss. Hervorzuheben ist an dieser Stelle auch der Zugewinn im Kontext Internationalisierung in campo. Sämtliche Benutzeroberflächen und Funktionen (wie z.B. Prüfungsanmeldung oder Notenverbuchung) können sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache konfiguriert werden.

Zusätzliches Personal

Da während der Projektlaufzeit auch der Betrieb von mein campus mit teilweise bis zu 30 neuen bzw. geänderten Prüfungsordnungen pro Semester durch das Referat L 7 gewährleistet werden muss, wurde zusätzliches, zeitlich befristetes Personal für die Einführung von EXA benötigt und Ende 2017 von der Universitätsleitung bewilligt. Das Campusmanagement-Team konnte daher nach intensiver Personalsuche zum 1. April 2018 um vier neue Mitglieder erweitert werden. Frau Wack, welche seit mehr als 10 Jahren in diesem Bereich an der FAU tätig ist, hat die Leitung des Teilprojekts EXA übernommen.

Zwei der neuen Mitarbeiter von L 7 beschäftigen sich im Moment damit, die Prozesse der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung im Prüfungsamt und an den Fakultäten zu erheben. Die Modellierung der abgestimmten Prozesse bildet dann die Basis für die Konfiguration und das Testen der Funktionen in HISinOne. Zwei weitere Mitarbeiter werden sich ausschließlich mit der Datenmigration von mein campus nach HISinOne beschäftigen. Die Migration der abstrakten Strukturdaten (Prüfungen, Module, Konten und deren Verknüpfungen) und der konkreten Leistungen der Studierenden ist, wie erste Tests ergeben haben, relativ leicht möglich. Die Regeln für die Notenberechnung und die Voraussetzungen für die Belegung von Prüfungen bzw. Modulen können jedoch leider nicht migriert werden. Sie müssen in HISinOne neu programmiert und getestet werden, damit sichergestellt werden kann, dass die Notenberechnung in HISinOne dieselben Ergebnisse liefert wie im Altsystem. Führt man sich vor Augen, dass es an der FAU fast 1.300 abgebildete Prüfungsordnungsversionen (mit mehr als 120.000 Studierenden und über 6 Millionen Leistungsdatensätzen) gibt, wird schnell klar, dass es sich dabei um eine sehr umfangreiche Aufgabe handelt.

Beteiligung der Fakultäten

Bei der EXA-Einführung sind – noch mehr als bei den Projektabschnitten APP und STU – eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzer/innen beteiligt. Von den Software-Umstellungen in der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung sind neben den Studierenden auch die Beschäftigten im Referat L 6, UnivIS-Beauftragte, Studienberater/innen, Lehrende und Prüfende bzw. deren Vertreter/innen betroffen. Um die Beteiligten an den verschiedenen Fakultäten der FAU besser in das Projekt einzubeziehen, trifft sich die EXA-Projektleitung regelmäßig mit den für die Qualitätssicherung in der Lehre zuständigen Q-Koordinatorinnen und Q-Koordinatoren sowie mit der Runde der Studiendekane, um gemeinsam mit den Fakultäten eine Vielzahl für die Einführung relevanter Themen zu diskutieren und zu entscheiden.

Newsletter zum Teilprojekt EXA steht in den Startlöchern

Nachdem mit dem Teilprojekt EXA eine viel größere Personengruppe als mit den Bereichen APP und STU angesprochen wird, hat sich das Projektteam dazu entschlossen mit einem regelmäßigen Newsletter über die Fortschritte und aktuellen Entwicklungen im Teilprojekt EXA zu informieren.

Wie man den Newsletter als FAU-Angehöriger abonnieren kann, hatten wir bereits Ende des vergangenen Jahres hingewiesen. Nun wurde gemeinsam mit der Abteilung Marketing ein Header für den Newsletter entworfen:

…und in der kommenden Woche geht es nun tatsächlich mit dem Newsletter los!

Seien Sie gespannt! 🙂

Nichts ist so beständig wie der (Personal)Wechsel

Kaum denkt man, dass man (endlich mal wieder) alle vakanten Stellen besetzt hat, so darf man mit der Suche wieder von vorne beginnen 🙁

Daher sind wir wieder auf der Suche nach einem Mitarbeiter (m/w/d) für unser HISinOne-Einführungsprojekt und suchen dort speziell Unterstützung für die Konfiguration der Funktionalitäten der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung, die Modellierung von Geschäftsprozessen sowie der Durchführung von Softwaretests.

Die vollständige Stellenausschreibung findet sich im UnivIS.

Kurz zusammengefasst:

  • Bachlor/Diplom FH in (Wirtschafts)Informatik, (Wirtschafts)Ingenieurwesen, Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Ausbildung
  • Erfahrung mit Softwaretests, Dokumentation und Prozessmodellierung
  • Kenntnisse in SQL, XML, vorzugsweise auch in HTML, CSS und Javascript
  • Vollzeitstelle, befristet auf 2 Jahre
  • Bezahlung nach TV-L
  • Besetzung zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Für Auskünfte und Rückfragen stehen die Kontaktdaten im Ausschreibungstext.

Wir freuen uns auf zahlreiche Bewerbungen!

Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch

Das Team von „mein campus“ und „campo“ verabschiedet sich mit dem morgigen Tag in die Weihnachtspause! Durch die Betriebsschließung der Universität wird unser Team vom 24. Dezember 2018 bis einschließlich 06. Januar 2019 nicht erreichbar sein.

Anfragen, die per Mail an den mein campus-Support oder den campo-Support gestellt werden, werden erst wieder ab dem 07. Januar 2019 bearbeitet.

Wir wünschen all unseren Kunden – den Studierenden, Lehrenden sowie Verwaltungsmitarbeitern – ein frohes und gesegnetes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch!

Auf Wiedersehen, -lesen und -hören im neuen Jahr 2019!

Update auf Version 2018.06 von HISinOne vor Start der neuen Bewerbungskampagne

Seit Mittwoch, dem 05. Dezember können sich Studieninteressierte über das campo-Portal für das Sommersemester 2019 bewerben. Von der Möglichkeit haben in den ersten Tagen bereits zahlreiche Interessenten Gebrauch gemacht.

Vor Beginn der Bewerbungskampagne zum Sommersemester 2019 wurde für unser campo-Portal ein Softwareupdate auf die Version 2018.06 der HISinOne-Software durchgeführt, die dem campo-Portal zugrunde liegt. Mit diesem Update wurden  zahlreiche Neuerungen und Fehlerbereinigungen ausgeliefert, die den Anwendern den Umgang mit dem Online-Portal erleichtern sollen.

Bei der Version handelt es ich zwar noch um den Vorgänger der aktuellsten Version 2018.12, aber aufgrund bisheriger Erfahrungen sind wir dazu übergegangen, nicht immer sofort die neueste Version zu installieren, wenn diese von der HIS eG veröffentlicht wird… zumal der Veröffentlichkeitszeitpunkt (ca. 01. Dezember) quasi immer mit unserem Beginn der Online-Bewerbung Anfang Dezember zusammenfällt und für die Integration der FAU-spezifischen Anpassungen ein Zeitraum von ca. drei Wochen anzusetzen ist.

Wann wir die aktuelle Version 2018.12 installieren werden, steht (leider) noch nicht fest… wir müssen aber in jedem Fall erst einmal die laufende Bewerbungskampagne zum Sommersemester 2019 abschließen!

Welcome Back!

Auch im November gibt es wieder eine erfreuliche Meldung aus dem Campusmanagement-Team: Sonja Strübe, die zuletzt einige Monate in Elternzeit war, ist seit dem ersten November voller Tatendrang zurück im Referat. Karibisches Flair hat sie auch gleich in Form einer ca. 1,40 Meter hohen Palme mitgebracht, was natürlich äußerst praktisch ist für die anstehende kalte Jahreszeit. Sonjas Einsatzgebiet ist die Veranstaltungsverwaltung in HISinOne und damit auch die Datenmigration von Lehrveranstaltungsdaten vom „alten“ meincampus-System nach campo.

Neue (alte) Mitarbeiterin:

  • Sonja Strübe: HISinOne, Teilprojekt EXA, Veranstaltungsverwaltung

Wir freuen uns sehr, dass Sonja wieder da ist und wünschen ihr viel Spaß bei der Arbeit!

Immer auf dem neuesten Stand: jetzt für den HISinOne-Newsletter registrieren!

Als Abonnent/in für den „Newsletter des HISinOne-Einführungsprojektes EXA (Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung)“ dürfen Sie sich regelmäßig über brandaktuelle Meldungen und Informationen rund um die HISinOne-Einführung, speziell des Teilprojekts EXA, also der Umstellung der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung, freuen!

Was tut sich aktuell im Projekt? Wie sehen bestimmte Prozesse aus? Wer ist noch alles am Projekt beteiligt? Diese und viele weitere Fragen beantwortet Ihnen in Zukunft der Newsletter. Und das Beste daran ist, dass er für alle FAU-Angehörigen ganz einfach und kostenfrei über das IdM-Portal erhältlich ist.

Wie Sie den Newsletter abonnieren können erfahren Sie hier:

  • Melden Sie sich mit Ihrer individuellen Kennung und Ihrem Passwort im IdM-Portal an:

  • Navigieren Sie über die Reiter auf der linken Seite Ihrer Übersichtsseite zum Bereich E-Mail-Abonnements und setzen Sie einen Haken beim
    Klicken Sie anschließend auf „Speichern“:

  • Ihre Anmeldung war erfolgreich, wenn Ihnen im Anschluss die Meldung „Einstellungen wurden gespeichert“ angezeigt wird:

Herzlich willkommen im Team!

Wir freuen uns sehr eine weitere neue Mitarbeiterin im Referat wilkommen zu heißen! Seit vergangener Woche ist Maya Ivanova Teil des L7-Teams und wird im Rahmen des HSinOne-Projekts im Bereich „Business Intelligence“ tätig sein.

Die HISinOne-Business-Intelligence unterstützt das Campusmanagement und wird durch eine hochschulspezifische Kosten- und Leistungsrechnung ergänzt. Sie bietet eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten, insbesondere für Fakultäten, Hochschulleitung und -verwaltung, aber auch für Studierende. Sie ist in der Lage die Datenbestände aus HIS-GX-Modulen, aus HISinOne sowie aus HIS-fremden Systemem auszuwerten.

Neue Mitarbeiterin:

  • Maya Ivanova: HISinOne, Business Intelligence

Wir wünschen Maya einen guten Start, ein rasches Eingewöhnen, eine erfolgreiche Einarbeitung — und vor allem: viel Spaß bei der Arbeit!

Erweiterung des Campusmanagement-Teams

Das Campusmanagement-Team ist seit dem 1. April 2018 weiter gewachsen. Wir freuen uns sehr vier neue Mitarbeiter/innen willkommen zu heißen, welche bei der Umsetzung vom HISinOne-Teilprojektschritt „EXA“ mitwirken werden. Mit Simone Wack als Leiterin des EXA-Teilprojekts bei L7 werden sich die neuen Mitarbeiter/innen besonders mit der Umstellung der Veranstaltungs- und Prüfungsverwaltung befassen.

Ilija Gets und Christine Höfer sind im Bereich der Prozessmodellierung tätig und setzen sich mit der theoretischen Modellierung von Abläufen und Aktivprozessen sowie der anschließenden Umsetzung bei HISinOne auseinander.

Mit Smita Maradi und Eva-Maria Meier-Feld sind zwei Testerinnen mit an Bord, welche sich im Speziellen mit der Datenmigration von „mein campus“ nach „campo“ beschäftigen.

Neue Mitarbeiter/innen im Überblick:

  • Ilija Gets: HISinOne, Teilprojekt EXA, Prozessmodellierung
  • Christine Höfer: HISinOne, Teilprojekt EXA, Prozessmodellierung
  • Smita Maradi: HISinOne, Teilprojekt EXA, Softwaretest und Datenmigration
  • Eva-Maria Meier-Feld: HISinOne, Teilprojekt EXA, Softwaretest und Datenmigration

Wir wünschen den neuen Kolleginnen und Kollegen einen guten Start bei L7 und freuen uns auf die produktive Zusammenarbeit!

Neu: PDF-Tutorials für „mein campus“

Um auch in Zukunft umfassende Informationen zur Nutzung der Funktionen von „mein campus“ bereitstellen zu können stehen ab sofort, neben den bisherigen Flash-Tutorials, nun auch Schritt für Schritt Anleitungen im PDF-Format zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit dem Sprachendienst der FAU sind neben den deutschen Bedienungsanleitungen jetzt auch die jeweiligen Versionen in englischer Sprache verfügbar. Die Tutorials behandeln die Online-Funktionen von „mein campus“ aus den Sichtweisen der Rollen von Studierenden und Prüfern. Für Studienberater und Dozenten stehen nach wie vor die Video-Anleitungen bereit.

Die Aktualisierung der Anleitungen wurde zum einen nötig, da sich im Laufe der Zeit Änderungen in bestimmten Funktionalitäten ergeben haben. Zudem haben sich auch technologische Neuerungen ergeben: der Flash-Player von Adobe war lange Zeit das Standardprogramm für die Darstellung grafischer und bewegter Inhalte. Die Software wies jedoch erhebliche Sicherheitslücken auf und wurde als ineffizient kritisiert. Viele Internetseiten setzen immer noch Adobe Flash ein. Dabei existieren längst schnellere und bessere Alternativen. Mit HTML5, WebGL und WebAssembly gibt es offene Standards, die das Gleiche leisten und weit weniger Sicherheitsrisiken bergen als die alten Plugin-Schnittstellen.

Auch vor dem Hintergrund der EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit von 2016, welche alle öffentlichen Stellen und somit auch die FAU betrifft, erscheint die Hinwendung zu Anleitungen im PDF-Format sinnvoll. Dabei geht es konkret darum, dass Web-Angebote sowie Dokumente von allen Nutzern unabhängig von ihren Einschränkungen oder technischen Möglichkeiten uneingeschränkt (barrierefrei) genutzt werden können sollen. Bis September dieses Jahres sollen sämtliche öffentliche PDF-Dokumente sowie Webseiten, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden, barrierefrei sein. Barrierefreiheit zeichnet sich unter anderem durch verständliche Inhalte und semantisches HTML aus. Beide Aspekte können nicht automatisiert werden, da diese Aspekte zu großen Teilen abhängig vom jeweiligen Kontext sind sowie die qualifizierte Beurteilung durch Menschen erfordern. Das „World Wide Web Consortium“ (W3C) gründete eigens für das Streben danach das Web barrierefreier zu gestalten den Bereich „Web Accessibility Initiative“ (WAI), in dem sich mehrere Arbeits- und Interessengruppen mit der Thematik befassen.

Die aktualisierten Schritt für Schritt Tutorials lassen sich im Hilfe-Bereich der „mein campus“-Website unter dem Punkt „Informationen zur Nutzung der Online-Funktionen“ oder unter folgendem Link finden:

https://www.campus.uni-erlangen.de/qisserver/rds?state=template&template=hilfe