Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Projektleiterwechsel im HISinOne-Einführungsprojekt

Wie vielleicht einigen unter Ihnen bekannt, ist Dr. Wolfgang Henning zum August 2019 in den Ruhestand verabschiedet worden. Die Leitung der Abteilung Lehre und Studium der ZUV hat Dr. Tobias Schulz übernommen.

In Absprache mit dem Kanzler sowie Dr. Schulz wurde festgelegt, dass die Gesamtprojektleitung künftig durch Andrea Grimm, übernommen wird, die bisher die operative Projektleitung innehatte.

Die weiteren organisatorischen Strukturen im Einführungsprojekt bleiben unverändert.

Prozesse, Prozesse, Prozesse

In unserem ersten Newsletter hatten wir Ihnen die Mitarbeiter des Projektes und ihre Aufgabenbereiche auf abstraktem Level vorgestellt. In den nächsten beiden Newslettern möchten wir diese Projektaufgaben konkretisieren und Ihnen die Bereiche Geschäftsprozess-Modellierung und Datenmigration genauer vorstellen. Beginnen möchten wir heute mit dem Bereich der Prozessmodellierung.

Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Abläufe dokumentiert und meist grafisch dargestellt. Die Erhebung der Geschäftsprozesse im Bereich der Prüfungsverwaltung ist ein nicht zu unterschätzender Bereich. Alleine die Erfassung der Aufgaben und Abläufe des zentralen Prüfungsamtes haben knapp neun Monate in Anspruch genommen. Während dieser Zeit wurden durch unsere beiden Prozessmodellierer über 40 Prozesse in Kooperation mit dem Prüfungsamt erfasst. Die Prozesse beinhalten neben den einzelnen Prozessschritten sowie den beteiligten Rollen auch Informationen darüber, welche Dokumente und Auswertungen im Verlauf des Prozesses erstellt werden. Für eine einheitliche Darstellung der Prozesse wurden diese graphisch als Aktivitätsdiagramme (UML2) mit der Software astah, die auch von der HIS eG genutzt wird, modelliert und in mehreren Iterationen mit den Prüfungsamtsmitarbeitern finalisiert.
Hierbei wurde ein erster Entwurf mit dem zentralen Ansprechpartner für HISinOne im Prüfungsamt erarbeitet, welcher dann mit den verschiedenen Gruppenleitern im Prüfungsamt durchgesprochen wurde, damit die Besonderheiten der verschiedenen Fakultäten bzw. Studiengänge berücksichtigt werden können. Aufgrund der Bilokalität des Prüfungsamtes mit separaten Standorten in Nürnberg und Erlangen haben sich außerdem über die Jahre unterschiedliche Prozessvarianten entwickelt.
Im Zuge der Prozessaufnahme wurde angestrebt, die Prozesse – wenn möglich – zu vereinheitlichen, was auch an zahlreichen Stellen gelungen ist. So konnte beispielsweise der Prozess der Zustellung des Bescheids über das endgültige Nicht-Bestehen vereinheitlicht werden und auch noch im „Altsystem“ bereits zum Sommersemester 2019 realisiert werden.

Auf Basis der erfassten Prozesse werden nun Schritt für Schritt die Funktionalitäten von HISinOne an die Bedürfnisse der FAU angepasst. Um dies unter möglichst realitätsnahen Bedingungen testen zu können, wird eine anonymisierte Kopie des campo-Produktivsystems, welches ja bereits alle Studiengangdaten enthält, um Grunddaten zu Organisationseinheiten Räumen und Personen angereichert und mit den Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus befüllt.

Auf diesem Testsystem konfigurieren die Projektmitarbeiter nun die Funktionalitäten für die Mitarbeiter des Prüfungsamtes auf Basis der erhobenen Prozesse. Dabei kann es z.B. notwendig sein, Rollen zusätzliche Rechte zu geben bzw. zu entziehen oder die Texte und Eigenschaften (Pflichtfeld) der Weboberflächen anzupassen. Dabei hängt der jeweilige Zeitaufwand stark davon ab, wie komplex der Prozess ist und wie viele Teilschritte des Prozesses systemunterstützt durchgeführt werden. Hierbei wird natürlich versucht, möglichst viele Aktivitäten durch HISinOne zu unterstützen, es wird aber immer auch Aufgaben geben, welche außerhalb des EDV-Systems liegen.

Nach Abschluss der Konfiguration werden die Funktionalitäten zunächst wieder gemeinsam mit dem HISinOne-Koordinator des Prüfungsamts getestet. Im nächsten Schritt werden die Prüfungsamtsmitarbeiter die Funktionalitäten dann „auf Herz und Nieren“ überprüfen und ggf. gefundene Unstimmigkeiten und Fehler in Review-Schleifen mit den Projektmitarbeitern beheben.

Parallel arbeiten unsere Mitarbeiter unter anderem an der Migration der Veranstaltungsdaten aus dem UnivIS und der Modulbeschreibungen aus den Modulhandbüchern, um das Testsystem zu vervollständigen. Welche Herausforderungen hierfür bewältigt werden müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.

[campo Newsletter EXA] Von der Anforderung bis zur Umsetzung in HISinOne

Nachfolgend erfahren Sie, welchen Weg ein Änderungswunsch bzgl. HISinOne gehen muss, der von unserer Universität an den Softwarehersteller von HISinOne gestellt wird, um schließlich als Softwareupdate wieder an die FAU ausgeliefert zu werden.

Bereitgestellt wird HISinOne von der HIS eG (Hochschul-Informations-System eG) mit Sitz in Hannover. Die HIS ist eine Genossenschaft, deren Zweck vorrangig in der Förderung ihrer Teilhaber und deren Interessen besteht. Einerseits hat die FAU als „Genosse“ die Möglichkeit sich direkt am Entwicklungsprozess von HISinOne zu beteiligen. Andererseits hat man es – aufgrund der Anzahl von ca. 200 Genossenschaftsmitgliedern – auch mit einer Vielzahl an Hochschulen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zu tun. Diese resultieren sowohl aus den von Hochschule zu Hochschule verschiedenen Prozessen als auch aus den unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Bundesländer.

Betrachten wir nun den Weg eines Änderungswunsches etwas genauer. Änderungswünsche können sich dabei sowohl auf einzelne Funktionalitäten der Software als auch auf die Usability beziehen. Zunächst beschreibt die Hochschule die gewünschte Änderung detailliert in Form einer Anforderung. Hierbei gilt es zu definieren, welche Rolle welche Funktionen wie bedienen soll und was das erwartete Verhalten des Systems ist. Auf dieser Basis erstellen die Mitarbeiter/innen der HIS eG ein Fachdesign. Darin wird genau beschrieben, welche Änderungen an der Software programmiert werden müssen, um die Anforderung zu realisieren, und wie viel Entwicklerkapazitäten hierfür (geschätzt) nötig sind.

Neue Versionen von HISinOne, Releases genannt, werden halbjährlich im Juni und Dezember veröffentlicht. Für jedes Software-Release steht nur eine begrenzte Menge von Entwicklerkapazitäten im Vergleich zur Vielzahl der Hochschul-Anforderungen zur Verfügung. Um entscheiden zu können, welche Anforderungen mit der nächsten Version von HISinOne realisiert werden, priorisiert die HIS eG alle vorliegenden Fachdesigns. Haben mehrere Hochschulen das gleiche Anliegen oder handelt es sich um gesetzlich notwendige Anforderungen, werden diese höher eingestuft als Anforderungen einzelner Hochschulen. Dabei handelt es sich jedoch nur um einen Priorisierungsvorschlag, welcher dem Beraterkreis Entwicklung und Technik vorgelegt wird. Dieser besteht aus den von der Generalversammlung der Genossenschaft gewählten Vertretern der Hochschulen. Im Beraterkreis werden die Anforderungen diskutieren und es wird entscheiden, welche Fachdesigns tatsächlich erstellt werden und welche Funktionalitäten programmiert und mit einem nächsten Release an die Hochschulen ausgeliefert werden. Die FAU wird im Beraterkreis durch den CIO, Dr. Jürgen Kleinöder, vertreten. Damit auch Sonderwünsche einzelner Hochschulen umgesetzt werden können und diese nicht bei der Priorisierung „hinten runter fallen“, wird ein kleineres Kontingent der Entwicklerkapazitäten für solche Anforderungen reserviert. Im Gegensatz zu den allgemeinen Anforderungen müssen diese jedoch durch die Hochschulen zusatzfinanziert werden, d.h. die für die Entwicklung erforderlichen Personentage müssen zusätzlich zu den Lizenz- und Supportkosten der Software von der Hochschule bezahlt werden.

Je nach Einstufung der Dringlichkeit durch die HIS eG und den Beraterkreis kann es durchaus einmal mehrere Jahre dauern, bis ein Änderungswunsch einer Hochschule tatsächlich umgesetzt werden kann. Um die für die EXA-Einführung notwendigen Änderungswünsche so früh wie möglich zu erheben und an die HIS eG zu übermitteln, haben Mitarbeiter/innen von L7 nach und nach die Prozesse der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung erfasst bzw. sind gerade dabei und überlegen gemeinsam mit dem Prüfungsamt und den Q-Koordinator/innen, welche Anforderungen man durch das Umstellen eigener Prozesse vermeiden kann, welche tatsächlich notwendig sind und welche als so wichtig einzustufen sind, dass sie für eine Zusatzfinanzierung in Frage kommen. Eine wichtige Strategie, um letzteres zu vermeiden und Hochschulen mit ähnlichen Änderungswünschen zu finden, ist die Vernetzung und der regelmäßige Austausch mit anderen Hochschulen, welche das campo-Team bereits seit der Einführung von APP und STU etabliert hat und mit der EXA-Einführung weiter ausbaut. In regelmäßigen Treffen mit den anderen bayerischen Universitäten und der TH Nürnberg werden gemeinsame Anforderungen identifiziert, formuliert und an die HIS eG übermittelt.

Beschlüsse und Anforderungen zu HISinOne

Im letzten campo Newsletter EXA haben wir Ihnen vorgestellt, welche Beschlüsse durch die Studiendekane im Sommersemester 2018 getroffen wurden. In diesem Newsletter knüpfen wir daran an und möchten die Beschlüsse des Wintersemesters 2018/19 näherbringen.

Veranstaltungsverwaltung

Es wurde beschlossen, das Sommersemester 2019 dafür zu nutzen, um den Bedarf an Heuristiken für die Belegungs- und Verteilungsverfahren der Veranstaltungsverwaltung zu erheben. Mit den Heuristiken wird pro Lehrveranstaltung festgelegt, in welcher Art und Weise sich Studierende zu den Veranstaltungen anmelden können, ob es Zulassungsbeschränkungen bzw. -voraussetzungen gibt und wie – bei kapazitätsbeschränkten Veranstaltungen – die Verteilung der Plätze erfolgen soll. Pro Fakultät wird nun das Sommersemester dafür genutzt werden, die an der Fakultät benötigten Verfahren zu identifizieren und diese an das Projektteam zu übermitteln.

Zentrale Modellierung 

In der Runde der Q-Koordinatorinnen und -Koordinatoren sowie in der Runde der Studiendekane wurde eine zentrale Modellierung in enger Kooperation mit den Studiengangskoordinatoren befürwortet. Diese enge Zusammenarbeit soll sowohl während der Studiengangsentwicklung bei neuen oder geänderten Prüfungsordnungen als auch bei der Modellierung von Wahlpflichtbereichen im laufenden Betrieb stattfinden. Die bereits im Altsystem „mein campus“ durchgeführte zentrale Modellierungsvariante soll auch in HISinOne beibehalten werden, jedoch um intensive Kommunikation zwischen den Beteiligten erweitert werden.

Neue Anforderungen an HISinOne 

Ebenfalls beschlossen wurde im Wintersemester 2018/19, dass Anforderungen an die HIS gestellt werden sollen, für die es derzeit noch keine Funktionalitäten in HISinOne gibt. Dies betrifft zum einen die Festlegung individueller Anmeldezeiträume pro Lehrveranstaltung. Hier soll durch den anbietenden Dozenten pro Lehrveranstaltung festgelegt werden können, von wann bis wann sich Studierende selbst zur Lehrveranstaltung anmelden. Die zweite Anforderung betrifft flexibel konfigurierbare Benachrichtigungen aufgrund bestimmter Systemereignisse. Der Hochschule soll dabei ermöglicht werden, frei zu konfigurieren, welche Nachricht bei einem definierbaren Ereignis an welche Rollen versendet wird. Des Weiteren werden noch Anforderungen zur Usability im Bereich der Modulbeschreibungen gestellt.

Doch was genau ist so eine „Anforderung“ eigentlich und wie muss man sich den Prozess vorstellen, der letztlich dazu führt, dass es neue Funktionalitäten in HISinOne gibt?

…das erfahren Sie im nächsten Newsletter.

Der „Umzug“ von Daten aus mein campus und UnivIS nach HISinOne

Nachfolgend erfahren Sie, was Q-Treffen eigentlich sind, welche Rolle sie für wichtige Entscheidungen bezüglich der EXA-Einführung spielen und welche Entscheidungen hinsichtlich dem Datenumzug aus den Altsystemen ins Neusystem getroffen wurden.

Q-Treffen – was ist das?

Die sogenannten Q-Treffen an unserer Universität sind eine Plattform des Qualitätsmanagements. Organisiert werden die Meetings vom Referat L8 und sie bieten dem Qualitätsmanagement auf Fakultätsebene, vertreten durch die Q-Koordinator/innen der fünf Fakultäten, einen Rahmen um über Prozesse an der FAU zu diskutieren und Entscheidungen zu finden. Das Q-Treffen findet während der Vorlesungszeit einmal pro Monat statt. Diese Zusammenkünfte liefern auch einen wichtigen Beitrag hinsichtlich der Prozessfestlegungen im Rahmen der HISinOne-Einführung. Zunächst wird vom Referat L7 ausführlich informiert und mögliche Prozessvarianten vorgestellt. Nachdem alle Aspekte beleuchtet und Rückfragen der Fakultätsvertreter/innen diskutiert wurden, wird gemeinsam eine Entscheidung priorisiert. Diese Empfehlung wird dann zu einem späteren Zeitpunkt den Studiendekan/innen vorgelegt. Erst wenn diese ihre Zustimmung erteilen, gilt der Prozess als beschlossen.

Was wird migriert?

Das Thema Migration nach HISinOne war der zentrale Punkt der Q-Treffen des Sommersemesters 2018. Neben den dauerhaften Schnittstellen, die permanent Daten zwischen campo und anderen Systemen austauschen werden, wie z.B. der Import der Personendaten aus IDM oder der Export von Veranstaltungsdaten zur Evaluation nach Evasys, ist es zum Start von EXA auch notwendig, einmalig Daten aus den Altsystemen UnivIS und mein campus nach campo zu überführen. Hierbei handelt es sich um Veranstaltungsdaten aus UnivIS, um Modulbeschreibungen aus UnivIS oder Word-Dokumenten und um Prüfungsdaten aus mein campus.

Im Bereich der Veranstaltungsdaten wurde hauptsächlich diskutiert, für wie viele zurückliegende Semester Veranstaltungen aus UnivIS übernommen werden sollten. Die Q-Koordinator/innen einigten sich auf den Import von vier zurückliegenden Semester. Ein weiterer Punkt war die Frage, ob man den Fächern empfehlen sollte, die Zuordnungen der Veranstaltungen zu den Modulen bereits im UnivIS vorzunehmen oder diese erst in HISinOne zu ergänzen. Hier einigte man sich darauf, die ersten Migrationstests abzuwarten, und erst danach eine eindeutige Empfehlung für eine der Varianten zu geben.

Ein weiterer Punkt war die Übernahme von Modulbeschreibungen. Deren Import aus UnivIS nach campo bereitet keine größeren Schwierigkeiten, da die Module im UnivIS eindeutig identifizierbar sind. Es gibt aber zahlreiche Studiengänge, die ihre Modulbeschreibungen über Word-Dokumente pflegen. In diesen Fällen ist die Übernahme der Daten nach HISinOne nur dann möglich, wenn den Beschreibungen eindeutige Modulnummern zugeordnet werden (z.B. PHI 8250). Daher einigte man sich darauf, den Studiengängen, die bisher noch nicht mit Modulnummern arbeiten, lange im Voraus die Empfehlung zu geben, die fehlenden Nummern zu ergänzen, um ein aufwändiges Einpflegen der Modul-Beschreibungen in HISinOne zu vermeiden.

Ein weiteres Thema im Sommersemester 2018 stellte die Frage nach der Migration von Prüfungsdaten zwischen mein campus und HISinOne dar. L7 erläuterte die möglichen Szenarien und ging auf Vor- und Nachteile sowie mögliche Schwierigkeiten ein. Das Spektrum möglicher Varianten reichte von der Migration aller Leistungen inklusive der Programmierung sämtlicher Dokumentvorlagen und Regeln in HISinOne, bis hin zur Variante nur jeweils die aktuelle PO-Version zu übernehmen, was einen jahrelangen Parallelbetrieb von mein campus und campo zur Folge hätte.
In den Diskussionen wurde schnell klar, dass ein Doppelbetrieb beider Systeme von allen Beteiligten als zu aufwändig und nicht nutzerfreundlich betrachtet wird. Stattdessen wurde ein Mittelweg präferiert, bei dem alle Nutzer/innen nur mit einem System arbeiten. Hierzu werden für alle Studiengänge sämtliche Leistungsdaten migriert und alle Dokumentvorlagen (Zeugnis, Transcript of Records etc.) in HISinOne programmiert. Regeln, z.B. zur Berechnung der Noten und ECTS-Punkte, werden nur für aktive Studiengänge in HISinOne programmiert und getestet, um den Aufwand so gering wie möglich zu halten.

In einem Treffen im Juli 2018 wurden die Ergebnisse den Studiendekan/innen vorgelegt, welche nochmals über die Möglichkeiten diskutierten. Sie kamen zu dem Entschluss, dass die Migration entsprechend den priorisierten Vorschlägen der Q-Koordinator/innen durchgeführt werden soll.

 

Was bisher im Teilprojekt EXA geschah

Nachdem die Teilprojektabschnitte APP und STU bereits in den letzten Jahren erfolgreich implementiert wurden, startete im April vergangenen Jahres der dritte und finale Projektabschnitt der HISinOne-Einführung an der FAU, der das Teilmodul EXA umfasst.

EXA steht für ‚Examination‘ und umfasst alle Vorgänge, die mit der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung zusammenhängen. Die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen oder auch die Verbuchung von Leistungen sind praxisnahe Beispiele dafür. Es ist geplant den Bereich EXA im Jahr 2021 produktiv zu setzen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung über das campo-Portal laufen und die Altsysteme mein campus und UnivIS ablösen. HISinOne ist übrigens der Name der integrierten Softwarelösung, welche die bisherigen Einzellösungen ersetzen wird, und campo bezeichnet die konkrete Umsetzung dieser Software an der FAU, zugeschnitten auf die Prozesse an unserer Hochschule.

Ein großer Vorteil von HISinOne besteht darin, dass bislang voneinander getrennte Funktionen unter einer Oberfläche integriert werden. So können beispielsweise die Anmeldung zu einer Prüfung an die Anmeldung zur zugehörigen Veranstaltung gekoppelt oder die besuchten Lehrveranstaltungen auf dem Transcript of Records ausgewiesen werden. Außerdem können die Nutzerinnen und Nutzer mit einer einzigen Kennung auf alle Funktionalitäten zugreifen und müssen nicht ständig zwischen unterschiedlichen Systemen und Oberflächen wechseln. Dies gilt bei Studierenden für ihren kompletten Student Life Cycle von der Bewerbung bis zu ihrem Abschluss. Hervorzuheben ist an dieser Stelle auch der Zugewinn im Kontext Internationalisierung in campo. Sämtliche Benutzeroberflächen und Funktionen (wie z.B. Prüfungsanmeldung oder Notenverbuchung) können sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache konfiguriert werden.

Zusätzliches Personal

Da während der Projektlaufzeit auch der Betrieb von mein campus mit teilweise bis zu 30 neuen bzw. geänderten Prüfungsordnungen pro Semester durch das Referat L 7 gewährleistet werden muss, wurde zusätzliches, zeitlich befristetes Personal für die Einführung von EXA benötigt und Ende 2017 von der Universitätsleitung bewilligt. Das Campusmanagement-Team konnte daher nach intensiver Personalsuche zum 1. April 2018 um vier neue Mitglieder erweitert werden. Frau Wack, welche seit mehr als 10 Jahren in diesem Bereich an der FAU tätig ist, hat die Leitung des Teilprojekts EXA übernommen.

Zwei der neuen Mitarbeiter von L 7 beschäftigen sich im Moment damit, die Prozesse der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung im Prüfungsamt und an den Fakultäten zu erheben. Die Modellierung der abgestimmten Prozesse bildet dann die Basis für die Konfiguration und das Testen der Funktionen in HISinOne. Zwei weitere Mitarbeiter werden sich ausschließlich mit der Datenmigration von mein campus nach HISinOne beschäftigen. Die Migration der abstrakten Strukturdaten (Prüfungen, Module, Konten und deren Verknüpfungen) und der konkreten Leistungen der Studierenden ist, wie erste Tests ergeben haben, relativ leicht möglich. Die Regeln für die Notenberechnung und die Voraussetzungen für die Belegung von Prüfungen bzw. Modulen können jedoch leider nicht migriert werden. Sie müssen in HISinOne neu programmiert und getestet werden, damit sichergestellt werden kann, dass die Notenberechnung in HISinOne dieselben Ergebnisse liefert wie im Altsystem. Führt man sich vor Augen, dass es an der FAU fast 1.300 abgebildete Prüfungsordnungsversionen (mit mehr als 120.000 Studierenden und über 6 Millionen Leistungsdatensätzen) gibt, wird schnell klar, dass es sich dabei um eine sehr umfangreiche Aufgabe handelt.

Beteiligung der Fakultäten

Bei der EXA-Einführung sind – noch mehr als bei den Projektabschnitten APP und STU – eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzer/innen beteiligt. Von den Software-Umstellungen in der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung sind neben den Studierenden auch die Beschäftigten im Referat L 6, UnivIS-Beauftragte, Studienberater/innen, Lehrende und Prüfende bzw. deren Vertreter/innen betroffen. Um die Beteiligten an den verschiedenen Fakultäten der FAU besser in das Projekt einzubeziehen, trifft sich die EXA-Projektleitung regelmäßig mit den für die Qualitätssicherung in der Lehre zuständigen Q-Koordinatorinnen und Q-Koordinatoren sowie mit der Runde der Studiendekane, um gemeinsam mit den Fakultäten eine Vielzahl für die Einführung relevanter Themen zu diskutieren und zu entscheiden.

Newsletter zum Teilprojekt EXA steht in den Startlöchern

Nachdem mit dem Teilprojekt EXA eine viel größere Personengruppe als mit den Bereichen APP und STU angesprochen wird, hat sich das Projektteam dazu entschlossen mit einem regelmäßigen Newsletter über die Fortschritte und aktuellen Entwicklungen im Teilprojekt EXA zu informieren.

Wie man den Newsletter als FAU-Angehöriger abonnieren kann, hatten wir bereits Ende des vergangenen Jahres hingewiesen. Nun wurde gemeinsam mit der Abteilung Marketing ein Header für den Newsletter entworfen:

…und in der kommenden Woche geht es nun tatsächlich mit dem Newsletter los!

Seien Sie gespannt! 🙂