„Wo sehe ich die mir zugewiesenen campo-Rollen?“ – mit dieser Frage wurde das Projektteam in der vergangenen Woche sehr häufig konfrontiert. Dank der Kollegen des RRZE können wir Ihnen heute eine Antwort auf diese Frage geben:

Im IdM-Portal können pro zugewiesener Dienstleistung (z.B. E-Mail, campo,…) in einer Übersichtsseite detaillierte Informationen zu dieser Dienstleistung eingesehen werden. Für die Dienstleistung „campo“ wurde auf dieser Übersichtsseite eine tabellarische Darstellung integriert, aus der ersichtlich wird, welche campo-Rollen zugewiesen bzw. aus dem „mein campus“-Portal übernommen wurden.

Wo finden Sie diese Übersicht?

Loggen Sie sich dafür bitte am IdM-Portal (https://www.idm.fau.de) ein. Im Menüpunkt „Self Service“ finden Sie unterhalb der Abschnitte „Persönliche Daten“ und „Zugehörigkeiten“ den Abschnitt „Dienstleistungen“.

In diesem Abschnitt wird Ihnen unter dem Bereich „Bildung“ die Dienstleistung „campo“ angezeigt, sofern Sie bereits einen Zugang besitzen bzw. Ihnen bereits mindestens eine campo-Rolle zugewiesen wurde.

Überschrift Dienstleistungen

Durch Klick auf das Lupen-Symbol vor dem Begriff „Kennung“ gelangen Sie auf eine Unterseite, auf der Ihnen Details zu der Dienstleistung campo angezeigt werden. Nach Informationen zum Status und der Gültigkeit der Dienstleistung sowie zu den persönlichen Daten, die an das campo-Portal weitergegeben werden, finden Sie in einem grau umrahmten Kasten die campo-Rollen, die Ihnen zugewiesen bzw. aus „mein campus“ übernommen wurden.

Neben dem Namen der Rolle wird Ihnen in der tabellarischen Darstellung auch die Organisationseinheit der FAU mit angezeigt, für die die campo-Rolle zugewiesen wurde.

Bei den Rollen Studienberater/in, VVZ-Redakteur/in und Studiengangskoordinator/in wird in der Spalte campo-Org.-Einheit jeweils der Studiengang bzw. die Studiengänge angezeigt, auf die die jeweiligen Zugriffsrechte eingeschränkt wurde.

Bei der Rolle Raumverwalter/in werden Ihnen die FAMOS-Schlüssel der campo-Räume angezeigt, für die Sie Berechtigungen in campo erhalten haben.

Sollten Sie auch Berechtigungen für die Administration der campo-Rollen erhalten haben, d.h. Berechtigungen, dass Sie selbst bestimmte campo-Rollen an Personen zuweisen können, so werden Ihnen diese Admin-Rollen ebenfalls in einem eigenen Abschnitt angezeigt.

Erläuterungen zu den campo-Rollen finden Sie auf der Intranet-Seite unter https://www.intern.fau.de/lehre-und-studium/studien-und-pruefungsverwaltung/campusmanagement-an-der-fau-das-neue-campo-portal/rollen-im-campo-portal/.

Bei Fragen zu den campo-Rollen wenden Sie sich bitte an den EXA-Support – per E-Mail an support-exa@fau.de bzw. ab dem 07. März sind wir für Sie auch telefonisch unter der Rufnummer 09131 / 85-20306 von Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 14.00 Uhr erreichbar.

Um die Funktionen in HISinOne unter möglichst realitätsnahen Bedingungen zu konfigurieren und zu testen, arbeiten wir im Moment an einem internen Testsystem, welches Daten aus verschiedenen Systemen der FAU miteinander verbindet. Es enthält sowohl Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus, Personendaten aus IdM, Daten zu Modulbeschreibungen und Veranstaltungen aus UnivIS und viele mehr. In diesem Artikel soll es darum gehen, auf welche Herausforderungen wir bei der Migration der Veranstaltungen aus dem UnivIS gestoßen sind und wie diese bewältigt wurden.

Ein grundlegender Unterschied zwischen den Veranstaltungen im UnivIS und in HISinOne ist die Handhabung der Parallelkurse. Während im UnivIS nur ein Teil der Veranstaltungen Parallelkurse mit jeweils eigenem Dozenten, Terminen, Räumen etc. aufweist und diese Informationen ansonsten direkt in der Lehrveranstaltung stehen, besitzt in HISinOne jede Lehrveranstaltung mindestens einen Kurs. Dieser enthält dann die Informationen zu Dozenten, Terminen, Räumen, so dass diese gar nicht auf der übergeordneten Veranstaltungsebene existieren. Bei der Migration der UnivIS-Veranstaltungen musste daher bei jeder Lehrveranstaltung ohne Kurs künstlich ein Kurs in HISinOne geschaffen werden.

Weitere, kleinere Herausforderungen gab es auch bei der unterschiedlichen Handhabung der Lehrsprache zwischen UnivIS und HISinOne. Hier musste beispielsweise der Eintrag „englisch und deutsch“ aus dem UnivIS in zwei HISinOne Einträge „englisch“ und „deutsch“ aufgeschlüsselt werden. Beim Rhythmus der Veranstaltungen im UnivIS mussten auch ein paar Anpassungen erfolgen. In den meisten Fällen, z.B. bei jede x. Woche Dienstag von 10-12 Uhr, ließ sich der Rhythmus problemlos nach HISinOne übertragen. Es gab jedoch ein paar besondere Rhythmen im UnivIS, wie jeder letzte Freitag im Monat, die erst in Einzeltermine um geschlüsselt werden mussten, damit sie nach HISinOne migriert werden konnten. Außerdem gab es teilweise Plausibilitätsfehler bei der Migration der Daten, z.B. wenn das Startdatum in UnivIS nach dem Enddatum der Veranstaltung liegt, bei denen die Daten vorher bereinigt werden mussten, damit eine Migration möglich war.

Die größte Herausforderung liegt jedoch darin, die Dozenten, welche in den Lehrveranstaltungen im UnivIS eingetragen sind, mit den Personendaten aus IdM zusammenzubringen. Für HISinOne werden alle Personendaten sowie deren Rollen aus dem IdM bezogen. Die Dozentendaten aus dem UnivIS müssen daher mit den Personendaten im IdM anhand bestimmter Merkmale wie Vorname, Nachname und E-Mailadresse abgeglichen werden mit dem Ziel, den Personen im IdM die Rolle „Lehrender“ zuzuordnen. Da UnivIS hinsichtlich des Anlegens von Personen keinerlei Restriktionen bietet, können dort Schreibweisen von Vor- und Nachnamen, Titel und auch E-Mailadressen beliebig freigewählt werden. Dies erschwert den Abgleich mit den im IdM vorhandenen Personen erheblich und erlaubt nur in wenigen Fällen eine automatisierte Verknüpfung. Diese Zuordnung der Rolle „Lehrender“ ist für die IdM-Nutzer aktuell noch nicht ersichtlich, sondern erfolgt „hinter den Kulissen“.

Wir konnten bereits gut 70% der Lehrenden zuordnen und hoffen, weiterhin gut voranzukommen, um möglichst bald eine erste Version des Testsystems an den Start bringen zu können.

Wie vielleicht einigen unter Ihnen bekannt, ist Dr. Wolfgang Henning zum August 2019 in den Ruhestand verabschiedet worden. Die Leitung der Abteilung Lehre und Studium der ZUV hat Dr. Tobias Schulz übernommen.

In Absprache mit dem Kanzler sowie Dr. Schulz wurde festgelegt, dass die Gesamtprojektleitung künftig durch Andrea Grimm, übernommen wird, die bisher die operative Projektleitung innehatte.

Die weiteren organisatorischen Strukturen im Einführungsprojekt bleiben unverändert.

In unserem ersten Newsletter hatten wir Ihnen die Mitarbeiter des Projektes und ihre Aufgabenbereiche auf abstraktem Level vorgestellt. In den nächsten beiden Newslettern möchten wir diese Projektaufgaben konkretisieren und Ihnen die Bereiche Geschäftsprozess-Modellierung und Datenmigration genauer vorstellen. Beginnen möchten wir heute mit dem Bereich der Prozessmodellierung.

Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Abläufe dokumentiert und meist grafisch dargestellt. Die Erhebung der Geschäftsprozesse im Bereich der Prüfungsverwaltung ist ein nicht zu unterschätzender Bereich. Alleine die Erfassung der Aufgaben und Abläufe des zentralen Prüfungsamtes haben knapp neun Monate in Anspruch genommen. Während dieser Zeit wurden durch unsere beiden Prozessmodellierer über 40 Prozesse in Kooperation mit dem Prüfungsamt erfasst. Die Prozesse beinhalten neben den einzelnen Prozessschritten sowie den beteiligten Rollen auch Informationen darüber, welche Dokumente und Auswertungen im Verlauf des Prozesses erstellt werden. Für eine einheitliche Darstellung der Prozesse wurden diese graphisch als Aktivitätsdiagramme (UML2) mit der Software astah, die auch von der HIS eG genutzt wird, modelliert und in mehreren Iterationen mit den Prüfungsamtsmitarbeitern finalisiert.
Hierbei wurde ein erster Entwurf mit dem zentralen Ansprechpartner für HISinOne im Prüfungsamt erarbeitet, welcher dann mit den verschiedenen Gruppenleitern im Prüfungsamt durchgesprochen wurde, damit die Besonderheiten der verschiedenen Fakultäten bzw. Studiengänge berücksichtigt werden können. Aufgrund der Bilokalität des Prüfungsamtes mit separaten Standorten in Nürnberg und Erlangen haben sich außerdem über die Jahre unterschiedliche Prozessvarianten entwickelt.
Im Zuge der Prozessaufnahme wurde angestrebt, die Prozesse – wenn möglich – zu vereinheitlichen, was auch an zahlreichen Stellen gelungen ist. So konnte beispielsweise der Prozess der Zustellung des Bescheids über das endgültige Nicht-Bestehen vereinheitlicht werden und auch noch im „Altsystem“ bereits zum Sommersemester 2019 realisiert werden.

Auf Basis der erfassten Prozesse werden nun Schritt für Schritt die Funktionalitäten von HISinOne an die Bedürfnisse der FAU angepasst. Um dies unter möglichst realitätsnahen Bedingungen testen zu können, wird eine anonymisierte Kopie des campo-Produktivsystems, welches ja bereits alle Studiengangdaten enthält, um Grunddaten zu Organisationseinheiten Räumen und Personen angereichert und mit den Prüfungsordnungs- und Leistungsdaten aus mein campus befüllt.

Auf diesem Testsystem konfigurieren die Projektmitarbeiter nun die Funktionalitäten für die Mitarbeiter des Prüfungsamtes auf Basis der erhobenen Prozesse. Dabei kann es z.B. notwendig sein, Rollen zusätzliche Rechte zu geben bzw. zu entziehen oder die Texte und Eigenschaften (Pflichtfeld) der Weboberflächen anzupassen. Dabei hängt der jeweilige Zeitaufwand stark davon ab, wie komplex der Prozess ist und wie viele Teilschritte des Prozesses systemunterstützt durchgeführt werden. Hierbei wird natürlich versucht, möglichst viele Aktivitäten durch HISinOne zu unterstützen, es wird aber immer auch Aufgaben geben, welche außerhalb des EDV-Systems liegen.

Nach Abschluss der Konfiguration werden die Funktionalitäten zunächst wieder gemeinsam mit dem HISinOne-Koordinator des Prüfungsamts getestet. Im nächsten Schritt werden die Prüfungsamtsmitarbeiter die Funktionalitäten dann „auf Herz und Nieren“ überprüfen und ggf. gefundene Unstimmigkeiten und Fehler in Review-Schleifen mit den Projektmitarbeitern beheben.

Parallel arbeiten unsere Mitarbeiter unter anderem an der Migration der Veranstaltungsdaten aus dem UnivIS und der Modulbeschreibungen aus den Modulhandbüchern, um das Testsystem zu vervollständigen. Welche Herausforderungen hierfür bewältigt werden müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Newsletter.

Im letzten campo Newsletter EXA haben wir Ihnen vorgestellt, welche Beschlüsse durch die Studiendekane im Sommersemester 2018 getroffen wurden. In diesem Newsletter knüpfen wir daran an und möchten die Beschlüsse des Wintersemesters 2018/19 näherbringen.

Veranstaltungsverwaltung

Es wurde beschlossen, das Sommersemester 2019 dafür zu nutzen, um den Bedarf an Heuristiken für die Belegungs- und Verteilungsverfahren der Veranstaltungsverwaltung zu erheben. Mit den Heuristiken wird pro Lehrveranstaltung festgelegt, in welcher Art und Weise sich Studierende zu den Veranstaltungen anmelden können, ob es Zulassungsbeschränkungen bzw. -voraussetzungen gibt und wie – bei kapazitätsbeschränkten Veranstaltungen – die Verteilung der Plätze erfolgen soll. Pro Fakultät wird nun das Sommersemester dafür genutzt werden, die an der Fakultät benötigten Verfahren zu identifizieren und diese an das Projektteam zu übermitteln.

Zentrale Modellierung 

In der Runde der Q-Koordinatorinnen und -Koordinatoren sowie in der Runde der Studiendekane wurde eine zentrale Modellierung in enger Kooperation mit den Studiengangskoordinatoren befürwortet. Diese enge Zusammenarbeit soll sowohl während der Studiengangsentwicklung bei neuen oder geänderten Prüfungsordnungen als auch bei der Modellierung von Wahlpflichtbereichen im laufenden Betrieb stattfinden. Die bereits im Altsystem „mein campus“ durchgeführte zentrale Modellierungsvariante soll auch in HISinOne beibehalten werden, jedoch um intensive Kommunikation zwischen den Beteiligten erweitert werden.

Neue Anforderungen an HISinOne 

Ebenfalls beschlossen wurde im Wintersemester 2018/19, dass Anforderungen an die HIS gestellt werden sollen, für die es derzeit noch keine Funktionalitäten in HISinOne gibt. Dies betrifft zum einen die Festlegung individueller Anmeldezeiträume pro Lehrveranstaltung. Hier soll durch den anbietenden Dozenten pro Lehrveranstaltung festgelegt werden können, von wann bis wann sich Studierende selbst zur Lehrveranstaltung anmelden. Die zweite Anforderung betrifft flexibel konfigurierbare Benachrichtigungen aufgrund bestimmter Systemereignisse. Der Hochschule soll dabei ermöglicht werden, frei zu konfigurieren, welche Nachricht bei einem definierbaren Ereignis an welche Rollen versendet wird. Des Weiteren werden noch Anforderungen zur Usability im Bereich der Modulbeschreibungen gestellt.

Doch was genau ist so eine „Anforderung“ eigentlich und wie muss man sich den Prozess vorstellen, der letztlich dazu führt, dass es neue Funktionalitäten in HISinOne gibt?

…das erfahren Sie im nächsten Newsletter.

Nachfolgend erfahren Sie, was Q-Treffen eigentlich sind, welche Rolle sie für wichtige Entscheidungen bezüglich der EXA-Einführung spielen und welche Entscheidungen hinsichtlich dem Datenumzug aus den Altsystemen ins Neusystem getroffen wurden.

Q-Treffen – was ist das?

Die sogenannten Q-Treffen an unserer Universität sind eine Plattform des Qualitätsmanagements. Organisiert werden die Meetings vom Referat L8 und sie bieten dem Qualitätsmanagement auf Fakultätsebene, vertreten durch die Q-Koordinator/innen der fünf Fakultäten, einen Rahmen um über Prozesse an der FAU zu diskutieren und Entscheidungen zu finden. Das Q-Treffen findet während der Vorlesungszeit einmal pro Monat statt. Diese Zusammenkünfte liefern auch einen wichtigen Beitrag hinsichtlich der Prozessfestlegungen im Rahmen der HISinOne-Einführung. Zunächst wird vom Referat L7 ausführlich informiert und mögliche Prozessvarianten vorgestellt. Nachdem alle Aspekte beleuchtet und Rückfragen der Fakultätsvertreter/innen diskutiert wurden, wird gemeinsam eine Entscheidung priorisiert. Diese Empfehlung wird dann zu einem späteren Zeitpunkt den Studiendekan/innen vorgelegt. Erst wenn diese ihre Zustimmung erteilen, gilt der Prozess als beschlossen.

Was wird migriert?

Das Thema Migration nach HISinOne war der zentrale Punkt der Q-Treffen des Sommersemesters 2018. Neben den dauerhaften Schnittstellen, die permanent Daten zwischen campo und anderen Systemen austauschen werden, wie z.B. der Import der Personendaten aus IDM oder der Export von Veranstaltungsdaten zur Evaluation nach Evasys, ist es zum Start von EXA auch notwendig, einmalig Daten aus den Altsystemen UnivIS und mein campus nach campo zu überführen. Hierbei handelt es sich um Veranstaltungsdaten aus UnivIS, um Modulbeschreibungen aus UnivIS oder Word-Dokumenten und um Prüfungsdaten aus mein campus.

Im Bereich der Veranstaltungsdaten wurde hauptsächlich diskutiert, für wie viele zurückliegende Semester Veranstaltungen aus UnivIS übernommen werden sollten. Die Q-Koordinator/innen einigten sich auf den Import von vier zurückliegenden Semester. Ein weiterer Punkt war die Frage, ob man den Fächern empfehlen sollte, die Zuordnungen der Veranstaltungen zu den Modulen bereits im UnivIS vorzunehmen oder diese erst in HISinOne zu ergänzen. Hier einigte man sich darauf, die ersten Migrationstests abzuwarten, und erst danach eine eindeutige Empfehlung für eine der Varianten zu geben.

Ein weiterer Punkt war die Übernahme von Modulbeschreibungen. Deren Import aus UnivIS nach campo bereitet keine größeren Schwierigkeiten, da die Module im UnivIS eindeutig identifizierbar sind. Es gibt aber zahlreiche Studiengänge, die ihre Modulbeschreibungen über Word-Dokumente pflegen. In diesen Fällen ist die Übernahme der Daten nach HISinOne nur dann möglich, wenn den Beschreibungen eindeutige Modulnummern zugeordnet werden (z.B. PHI 8250). Daher einigte man sich darauf, den Studiengängen, die bisher noch nicht mit Modulnummern arbeiten, lange im Voraus die Empfehlung zu geben, die fehlenden Nummern zu ergänzen, um ein aufwändiges Einpflegen der Modul-Beschreibungen in HISinOne zu vermeiden.

Ein weiteres Thema im Sommersemester 2018 stellte die Frage nach der Migration von Prüfungsdaten zwischen mein campus und HISinOne dar. L7 erläuterte die möglichen Szenarien und ging auf Vor- und Nachteile sowie mögliche Schwierigkeiten ein. Das Spektrum möglicher Varianten reichte von der Migration aller Leistungen inklusive der Programmierung sämtlicher Dokumentvorlagen und Regeln in HISinOne, bis hin zur Variante nur jeweils die aktuelle PO-Version zu übernehmen, was einen jahrelangen Parallelbetrieb von mein campus und campo zur Folge hätte.
In den Diskussionen wurde schnell klar, dass ein Doppelbetrieb beider Systeme von allen Beteiligten als zu aufwändig und nicht nutzerfreundlich betrachtet wird. Stattdessen wurde ein Mittelweg präferiert, bei dem alle Nutzer/innen nur mit einem System arbeiten. Hierzu werden für alle Studiengänge sämtliche Leistungsdaten migriert und alle Dokumentvorlagen (Zeugnis, Transcript of Records etc.) in HISinOne programmiert. Regeln, z.B. zur Berechnung der Noten und ECTS-Punkte, werden nur für aktive Studiengänge in HISinOne programmiert und getestet, um den Aufwand so gering wie möglich zu halten.

In einem Treffen im Juli 2018 wurden die Ergebnisse den Studiendekan/innen vorgelegt, welche nochmals über die Möglichkeiten diskutierten. Sie kamen zu dem Entschluss, dass die Migration entsprechend den priorisierten Vorschlägen der Q-Koordinator/innen durchgeführt werden soll.