Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Störungen von mein campus in den zurückliegenden Tagen / Optimierung der Notenspiegel-Funktion

Seit Mitte vergangener Woche hat sich die Lage normalisiert, sodass mein campus nun wieder uneingeschränkt  funktioniert. Wir waren jedoch bislang zurückhaltend bezüglich der Benachrichtigung über das Ende der Störungsmeldung, weil noch immer keine eindeutige Ursache ermittelt werden konnte.

Wir möchten nochmals für die Unannehmlichkeiten um Entschuldigung bitten und Ihnen versichern, dass wir nichts unversucht gelassen haben, das Problem zu ergründen.

Neben der Erhöhung der Anzahl der Applikationsserver, zur Performance-Steigerung, haben wir uns die Notenspiegel-Funktion genauer angesehen, mit dem Ziel die Ladezeiten zu verringern. Diese Funktion wird als Kernfunktion von mein campus natürlich besonders häufig verwendet und ist vergleichsweise ressourcenhungrig. Tatsächlich konnten wir an einigen Stellen Optimierungen vornehmen. Im Entwicklungssystem haben wir danach eine Verkürzung der Ladezeit um ca. 40 bis 50% gemessen. Die Optimierungen laufen mittlerweile auch auf dem Produktivsystem. Das heißt zwar nicht, dass die Notenspiegel-Funktion für die Probleme der zurückliegenden Tage verantwortlich war. So hatte die Störung aber zumindest einen positiven Nebeneffekt, der es wert ist, erwähnt zu werden.

Störungsmeldung: mein campus nur eingeschränkt erreichbar [Update]

Seit Montagvormittag war mein campus zeitweilig nicht bzw. nur eingeschränkt erreichbar.

Wir haben zwischenzeitlich Maßnahmen ergriffen, welche die Situation verbessert haben sollten. Aktuell müssen Sie jedoch noch mit längeren Antwortzeiten beim ersten Aufruf der Startseite von mein campus rechnen. Nach erfolgreichem Login sollte jedoch eine störungsfreie Nutzung möglich sein.

Wir arbeiten mit Hochdruck an der vollständigen Behebung des Problems und bitten um Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten.

Wir informieren Sie an dieser Stelle, sobald es Neuigkeiten gibt!

Erster Zwischenstand

www.campo.fau.de ist nun seit einer Woche im Produktivbetrieb – Zeit für einen ersten Zwischenstand.

Bisher haben 1.111 Bewerber/-innen die Selbstregistrierung durchgeführt und eine Benutzerkennung für das System erhalten. 996 Bewerber/-innen haben bereits einen Antrag mit ihrem Wunsch-Studiengang erfasst. Derzeit hat erst etwas mehr die Hälfte dieser Bewerber-/innen den Schritt Online-Immatrikulation vollständig abgeschlossen, welcher Voraussetzung für die Immatrikulation vor Ort ist. Es ist anzunehmen, dass die andere Hälfte beabsichtigt ein Studium an der FAU aufzunehmen, zum jetzigen Zeitpunkt aber noch in den Abiturprüfungen steckt und deshalb die Abitur-Note noch nicht kennt, die im Rahmen der Online-Immatrikulation anzugeben ist. Das dürfte sich am 28. Juni ändern, wenn in Bayern die Abiturzeugnisse ausgegeben werden.

In diesem Zusammenhang wünschen wir viel Erfolg für die noch anstehenden mündlichen Abiturprüfungen und freuen uns über das Interesse der Bewerber/-innen an einem Studium an der FAU!

Kombinationsstudiengänge (Praxis)

Bei der Umsetzung von Kombinationsstudiengängen in HISinOne haben wir einige Erfahrungen hinsichtlich einer Best-Practise-Vorgehensweise gesammelt, die wir hier gern weitergeben möchten. Als Beispiel sollen die Zwei-Fach-Bachelor-Studiengänge dienen, welche an der Philosophischen Fakultät der FAU angeboten werden.

Einleitend hierzu eine kurze Zusammenfassung der Begrifflichkeiten und Zusammenhänge.

Als Vollstudiengang wird in HISinOne ein Studiengang mit nur einem Studienfach bezeichnet. Kombinationsstudiengänge sind dem gegenüber Studiengänge die aus mehreren Teilstudiengängen (Studienfächern)  bestehen.

Die Teilstudiengänge haben wir aus unserer SOSPOS-Datenbank  (Generation HIS-GX und HIS-QIS) mit dem Migrations-Tool in unser HISinOne-System übertragen. An diesem Punkt fehlt jedoch noch die Festlegung welche Teilstudiengänge miteinander kombiniert werden können und in welcher Reihenfolge dies zulässig ist. Letzteres ist relevant weil bestimmte Studienfächer nur als Erstfach oder als Zweitfach studiert werden können.

In HISinOne legen wir zunächst einen Kombinationsstudiengang an (Menü Studiengänge > Studiengang anlegen > Kombinationsstudiengang anlegen) und konfigurieren dessen Grunddaten.

2013-03-19_01_Kombinationsstudiengang_anlegen

Informationen zu den Kombinationsmöglichkeiten der Zwei-Fach-Bachelor an der FAU gibt es auf dieser Website.

Dort findet man unter anderem ein PDF-Dokument mit folgender Matrix:

2013-03-19_02_Kombinationsmatrix

In der ersten Spalte sind (von oben nach unten) die Erstfächer aufgeführt. In der ersten Zeile (von links nach rechts) die Zweitfächer. Ein weißes Feld bedeutet eine zulässige Kombinationsmöglichkeit. Ein hellblaues Feld bedeutet „bedingt kombinierbar“, sprich es ist mit Studienplanüberschneidungen zu rechnen.

In HISinOne werden die zulässigen Kombinationsmöglichkeiten abgebildet. Hierzu erstellt man innerhalb eines Kombinationsstudiengangs Gruppen aus Erst- und Zweitfächern . Die Gruppen verbindet man dann über Regeln miteinander. Wir werden uns im weiteren Verlauf jedoch ausschließlich auf die roten Felder, die Kombinationsverbote, konzentrieren. Der besseren Übersicht halber, erstellen wir daher zunächst eine Variante der Matrix ohne die hellblauen (weil auch zulässigen) Felder:

2013-03-19_03_Kombinationsmatrix

Die Gruppen und Regeln leiten wir damit nach folgendem Schema aus der Matrix ab:

Als Erstes schauen wir uns die Kombinationsverbote an, die sich als rote Diagonale von links oben nach rechts unten über die Matrix erstrecken. Es handelt sich hierbei um die Kombinationsverbote, die sich dadurch ergeben, dass ein Studienfach nicht mit sich selbst kombiniert werden darf.

Dies muss man nicht explizit als Regel definieren, sondern kann es als „generelle Konvention“ in den Optionen des Kombinationsstudiengangs einstellen:

2013-03-19_04_Kombinationsstudiengang_Konventionen

Übrigens: Die im obigen Bild ebenfalls zu sehende Option „Verwerfe Kombinationen unterschiedlicher PO-Versionen = Nein“ funktionierte bei uns erst nach der Installation von Service Pack 2 für HISinOne 4.0 korrekt.

Mit der Einstellung „Verwerfe Kombinationen mit gleichen Teilstudiengängen / Fächern = Ja“ haben wir die Verbote aus der Diagonale ja bereits abgearbeitet. Für die nächsten Arbeitsschritte eliminieren wir daher diese Verbote aus der Matrix:

2013-03-19_04_Kombinationsmatrix

Nun suchen wir in der Matrix alle Erstfächer (erste Spalte von oben nach unten) die dieselben verbotenen Zweitfächer (erste Zeile von links nach rechts) gemeinsam haben. Diese bilden zusammen eine Gruppe, bestehend aus jeweils einer Teilgruppe für die Erstfächer und einer Teilgruppe für die Zweitfächer.

In der nachfolgenden Matrix haben wir die Erstfächer nach identischen Zweitfach-Verboten umsortiert:

2013-03-19_06_Kombinationsmatrix_gruppiert

Aus unserer Beispiel-Matrix lassen sich demnach folgende Gruppen identifizieren:

Gruppe Beschreibung
Gruppe 1 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 1.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 1.2)
Gruppe 2 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 2.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ erlaubt ist (=Teilgruppe 2.2)
Gruppe 3 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 3.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ und „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 3.2)
Gruppe 4 Alle für das Erstfach „Linguistische Informatik“ (=Teilgruppe 4.1) zulässigen Zweitfächer (=Teilgruppe 4.2)

In HISinOne öffnen wir nun den zuvor angelegten Kombinationsstudiengang zur Bearbeitung (Menü Studiengänge > Suchen > Studiengangtyp „Kombationationsstudiengang“) und legen im Karteireiter „Kombinationsgruppen“ die oben identifizierten Teilgruppen an:

2013-03-19_07_Kombinationsgruppe_anlegen

Sind alle Teilgruppen angelegt, sieht das so aus:

2013-03-19_08_Kombinationsgruppen

Dann suchen wir alle benötigten Teilstudiengangs-Datensätze und fügen diese der Zwischenablage von HISinOne hinzu.

2013-03-19_12_Zwischenablage

Wenn alle benötigten Teilstudiengänge in der Zwischenablage verfügbar sind, wechseln wir zurück in die Bearbeitung des Kombinationsstudiengangs und fügen die Teilstudiengänge den Teilgruppen als Kindelemente hinzu.

Für die Teilgruppen 4.1 und 4.2 sieht das Ergebnis wie folgt aus:

2013-03-19_09_Gruppe_4

Nachdem alle Teilstudiengänge den Gruppen zugeordnet sind, wechseln wir zum Karteireiter „Kombinationsregel“ und legen dort für alle Gruppen (1-4) Regeln nach folgendem Schema an:

2013-03-19_10_Kombinationsregel

Damit haben wir festgelegt, welche Erstfächer (Teilgruppe x.1) mit welchen Zweitfächern (Teilgruppe x.2) kombinierbar sind. Über die Vorschaufunktion kann man die Kombinationsmöglichkeiten ggf. noch kontrollieren.

2013-03-19_11_Vorschau

Workshop zur IdM-Anbindung von HISinOne

In der vergangenen Woche trafen sich Vertreter von CampusIT, Projekte & Prozesse sowie Herr Schäfer, Berater der HIS GmbH, in Erlangen zu einem Workshop, bei dem es um die Anbindung des FAU-Identity Management-Systems (IdMS) an HISinOne ging. Beginnend mit der Bewerbungskampagne zum Wintersemester 2013/14 soll die Online-Bewerbung für zulassungsfreie Studiengänge mit dem HISinOne-Bewerbungsportal, einem Bestandteil von HISinOne-APP, durchgeführt werden. Im Rahmen des Workshops wurde vor allem der technische Ablauf bei der Erstellung von Zugängen für das HISinOne-Bewerbungsportal diskutiert. Dieser Artikel beschreibt den geplanten Ablauf, der im Rahmen des Workshops gemeinsam abgestimmt wurde.

Voraussetzung dafür, dass Bewerber(innen) ihren Studienwunsch online im HISinOne-Bewerbungsportal erfassen können, ist die so genannte Selbstregistrierung. Dabei wählen die Bewerber(innen), nach Angabe der persönlichen Daten,  ein Passwort und erhalten eine Benutzerkennung. Mit diesen Zugangsdaten können sich die Bewerber(innen) beim HISinOne-Bewerbungsportal anmelden, um ihre Bewerbungsanträge zu erfassen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen.

Unser Ziel ist, dass die Bewerber(innen) dieselben Zugangsdaten auch nach der Immatrikulation als Studierende für die Nutzung der elektronischen Dienstleistungen der FAU weiterverwenden können. Um dies zu erreichen, greifen wir auf das zentrale IdMS der FAU zurück. Für Bewerber(innen), die im IdMS noch nicht bekannt sind, reserviert dieses, nach Eingabe ihrer Stammdaten, eine neue Benutzerkennung. Bewerber(innen), die bereits einen IdM-Zugang haben, weil sie beispielsweise bereits Mitarbeiter(innen) der FAU sind und nun zusätzlich ein Studium aufnehmen möchten, melden sich mit den ihnen bekannten Zugangsdaten am IdM-Portal an und lösen dort die Einrichtung eines Zugang für das HISinOne-Bewerbungsportal aus. Dabei haben sie die Möglichkeit ihre bereits im IdMS vorhandenen Stammdaten nach HISinOne zu übertragen, ohne dass eine erneute Eingabe notwendig ist.

Das IdMS nutzt in allen genannten Fällen die in HISinOne enthaltene, gesicherte Webservice-Schnittstelle, um die Stammdaten der Bewerber(innen) nach HISinOne zu übertragen und ihre Zugänge für HISinOne einzurichten. Unmittelbar darauf wird, ebenfalls per Webservice, der Versand einer E-Mail ausgelöst, welche die erfolgreiche Einrichtung des Zugangs für HISinOne bestätigt. Durch Anklicken eines in der E-Mail enthaltenen Verifikationslinks, bestätigen die Bewerber(innen) die Korrektheit ihrer E-Mailadresse und können sich unmittelbar danach im HISinOne-Bewerbungsportal anmelden und Bewerbungsanträge erfassen.

Rückmeldung zum Sommersemester 2013

Studierende, die sich für das Sommersemester 2013 rückmelden möchten, sollten dies in der Zeit  vom 1. bis 6. Februar 2013 durch Überweisung des Semesterbeitrags tun.

Ein Überweisungsträgervordruck mit den Bankdaten und der Höhe des zu zahlenden Semesterbeitrags ist in mein campus im „Bereich Studentenkanzlei aktuell“ verfügbar.

Lesen Sie unbedingt auch die weiteren Infos unter http://www.dokumente.zuv.uni-erlangen.de/Info_Rueckmeldung.pdf

Campus-Management-Systemlandschaft der FAU

Dieser Artikel soll einen Überblick über den Bereich Campus-Management innerhalb der derzeitigen Systemlandschaft der FAU vermitteln. Gleichzeitig soll aufgezeigt werden, in welchen Bereichen es durch die Einführung von HISinOne zu Veränderungen kommen wird.

Mit der Einführung von HISinOne wird eine Konsolidierung der bestehenden, heterogenen Systemlandschaft angestrebt. Dies bedeutet, dass Funktionsbereiche, die bisher in eigenständigen Systemen realisiert sind, zukünftig in HISinOne gebündelt werden, sodass es möglich wird diese (Alt-)Systeme abzulösen.

Datenführende Systeme, also Systeme, die die Hoheit über bestimmte Daten besitzen, müssen über Schnittstellen an HISinOne angebunden werden, damit diese Daten in HISinOne zur Verfügung stehen und verarbeitet werden können.

Die Kernkomponenten des derzeit an der FAU eingesetzten Campus Management Systems bilden die von der HIS GmbH entwickelten Anwendungen aus der Reihe HIS-GX und HIS-QIS. Im Einzelnen sind dies die Komponenten:

  • ZUL-GX und QIS-ZUL (Bewerbung und Zulassung)
  • SOS-GX und QIS-SOS (Studierendenverwaltung)
  • POS-GX und QIS-POS (Prüfungsverwaltung)

Alle zuvor genannten Systeme verwenden als gemeinsame Datenbasis die HIS-eigene SOSPOS-Datenbank.

Die GX-Systeme (ZUL-GX, SOS-GX, POS-GX) sind Client-Software für das Windows-Betriebssystem und stellen ausschließlich Funktionen für die Mitarbeiter in den Fachreferaten der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) zur Verfügung. Bestimmte Funktionsbereiche werden von der HIS GmbH mit separaten Anwendungen abgedeckt. Hierzu zählen beispielsweise das Bescheinigungswesen (HISISY, HISPROC) oder die Stapelverarbeitungsfunktionen (BSOS, BZUL).

Mit den QIS-Systemen (QIS-ZUL, QIS-SOS, QIS-POS) werden webbasierte Funktionen für weitere Gruppen von Benutzern (Bewerber, Studierende, Prüfer, Dozenten) angeboten. Die Online-Plattform mein campus, welche im Rahmen des Campus IT-Projekts an der FAU entwickelt wurde, verwendet die QIS-Systeme als technologische Basis, ergänzt diese durch verschiedene Eigenentwicklungen und fasst das gesamte Funktionsspektrum unter einer einheitlichen, barrierefreien Oberfläche zusammen. Die funktional bedeutendste Eigenentwicklung innerhalb von mein campus ist die Veranstaltungsverwaltung (VV).

Ziel des HISinOne-Einführungsprojekts ist es, die zuvor genannten Einzelsysteme abzulösen und die entsprechenden Funktionen mit HISinOne abzuwickeln. Mit der Einführung von HISinOne wird die Systemlandschaft der FAU im Bereich Campus-Management in weiten Teilen konsolidiert und auf eine einheitliche technologische Basis gestellt. Als reine Web-Anwendung werden sämtliche Funktionalitäten für alle Benutzergruppen im Web-Browser verfügbar sein.

Das Vorlesungsverzeichnis, welches bisher in UnivIS realisiert ist, wird im Rahmen des Einführungsprojektes in HISinOne integriert werden.

Funktionsbereich Bisheriges Produkt Produkt innerhalb von
HISinOne
Bewerbung/Zulassung
(grundständiger NC-Studiengänge)
ZUL-GX, QIS-ZUL HISinOne APP
Studierendenverwaltung SOS-GX, QIS-SOS HISinOne STU
Prüfungsanmeldung und
-verwaltung
POS-GX, QIS-POS HISinOne EXA
Veranstaltungsanmeldung VV (Eigenentwicklung) HISinOne EXA
Vorlesungsverzeichnis UnivIS HISinOne EXA
Verknüpfung von
Lehrveranstaltungen zu Prüfungsmodulen
zuletzt Papierlösung HISinOne EXA

In Hinblick auf die in HISinOne integrierte Veranstaltungsverwaltung bietet sich die Gelegenheit zu überprüfen, inwiefern diese Lösung eine brauchbare Alternative für die dezentral betriebenen Veranstaltungsverwaltungssysteme einzelner Fächer darstellt. Um die individuellen Anforderungen ermitteln zu können, möchten wir gern mit den zuständigen Vertretern ins Gespräch kommen.

Für Hinweise, Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an den Projektleiter Dr. Wolfgang Henning.

HIS Nutzertagung 2011

Vom 23. bis 25.05.2011 hatte die HIS GmbH unter dem Motto „Hilfe, die Studenten kommen!“ zur Nutzertagung ins Treff Hotel Panorama nach Oberhof geladen. Der Einladung waren zahlreiche Hochschulvertreter unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche gefolgt – Verwaltungsangestellte, IT-ler, Mitglieder der Leitungsebenen und viele mehr.

Den Schwerpunkt der diesjährigen Vorträge bildete HISinOne. So zeigte die HIS den aktuellen Stand von HISinOne (Version 2.0) und bot einen Ausblick auf die für die Versionen 3.0 und 4.0 geplanten Funktionen – Erweiterungen, die von vielen Hochschulen bereits herbeigesehnt werden.

Vor allem in den Vorträgen zur Technik von HISinOne wurde deutlich, dass HIS die Schwächen der in die Jahre gekommenen Altsysteme erkannt hat und sich intensiv darum bemüht, mit HISinOne klare und einheitliche Konzepte umzusetzen. So wird HISinOne endlich ein normalisiertes Datenbankschema zugrunde liegen, in dem Fremdschlüsselbeziehungen die referenzielle Integrität sicherstellen. Alle operativen Daten werden nun gemeinsam in einer Datenbank vorgehalten. Der objektorientierte Ansatz berücksichtigt, dass demselben Objekt je nach Kontext unterschiedliche Bezeichnungen und Bedeutungen zukommen können. So wird beispielsweise ein bestimmter Raum daher zukünftig nur noch einmal in der Datenbank gespeichert – egal ob im Kontext der Gebäude- oder der Prüfungsverwaltung.

Die Anpassung des HISinOne-Systems an die hochschulspezifischen Gegebenheiten soll durchweg über dessen Weboberfläche erfolgen. In den Vorträgen und Live-Vorführungen lag der Fokus hier vor allem auf der Konfiguration der Benutzeroberfläche, insbesondere der Eingabefelder. Von den Möglichkeiten, Einfluss auf den Ablauf einzelner Funktionen zu nehmen, war hingegen leider nur sehr wenig zu sehen und zu hören. Für den Betrieb von HISinOne wird weiterhin die 3-Säulen-Architektur, mit der Unterscheidung zwischen Entwicklungs-, QA- und Produktivsystem, empfohlen. Änderungen müssen aber noch manuell von einem System zum anderen übertragen werden. Ein entsprechendes Automatisierungswerkzeug (Configuration Center) wird vermutlich erst mit Version 4.0 von HISinOne für den produktiven Einsatz verfügbar sein.

Die Veranstaltungen mit fachlichem Schwerpunkt beschäftigten sich vorrangig mit den HISinOne-Komponenten für Bewerbung und Zulassung (APP) sowie der Studierendenverwaltung (STU). Dies sind auch die Produktbereiche von HISinOne, die erste Hochschulen bereits produktiv einsetzen. Die Vertreter der Hochschule für Gesundheit Bochum (Gründungsjahr 2009, derzeit ca. 200 Studierende) , der Universität Freiburg und der Universität Duisburg-Essen (ca. 34.000 Studierende) berichteten aus sehr unterschiedlichen Perspektiven über ihre bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von HISinOne. War bei der Gesundheitshochschule quasi ein „einfacher Start“ möglich, so war in Duisburg-Essen und in Freiburg die Migration der Daten zwischen den unterschiedlichen HIS-Systemen ( GX-Generation und HISinOne) erforderlich, wodurch die Komplexität des Einführungsprozesses erhöht wurde.

Hinsichtlich der Verfügbarkeit von Massenfunktionen (Rückmeldung, Exmatrikulation) sowie Berichtsfunktionen (z.B. Druck der Krankenkassenbescheinigung) wurde auf Version 3.0 verwiesen, die im Herbst diesen Jahres freigegeben werden soll.

Dem Trend hin zu mehr Mobilität will man auch mit HISinOne folgen und so soll mit der Version 3.0 ein auf Mobilgeräte zugeschnittenes Studentenportal-Frontend eingeführt werden und auch die Programmierung einer, so ließ man verlauten, plattformunabhängigen „App“ ist im Gange.

Natürlich durfte das Thema „Dialogorientiertes Serviceverfahren“ (DoSV) nicht fehlen und so wurde dieses bereits im Eröffnungsplenum ausgiebig behandelt. Neben Prof. Dr. Leitner (HIS Geschäftsführer) äußerten sich auch Ministerialdirigent Peter Greisler (HIS-Aufsichtsratsvorsitzender, BMBF) sowie Dr. Ulf Bade (Stiftung für Hochschulzulassung) zu den jüngsten Entwicklungen sowie den in der Presse geäußerten Vorwürfen. Gemeinsamer Tenor dabei war, dass keineswegs alleine die HIS der „Sündenbock“ für das einjährige Verschieben des Serviceverfahrens sei, sondern dass hier eine Reihe unterschiedlicher Faktoren zusammengetroffen waren:

  • zu eng bemessener Zeitplan ohne Puffer
  • ungenügende Kommunikation zwischen der Stiftung für Hochschulzulassung und der HIS
  • Einführungsprojekt ohne Projektleitung („Kümmerer“)
  • nicht konsequent durchdachtes Finanzierungskonzept
  • sich während des Projektverlaufes stark ändernde, hochschulseitige Anforderungen
  • in die Jahre gekommene, nicht 100% fehlerfreie HIS-GX-Generation
  • Unterschätzung des hochschulseitigen Programmieraufwands

Die Nennung der Gründe dürfe nicht, so Prof. Dr. Leitner, als gegenseitige Schuldzuweisung verstanden werden, sondern soll vielmehr ein Zeichen dafür sein, dass die Fehler erkannt wurden und an der Beseitigung und Verbesserung gearbeitet werde. Die drei Hauptpartner für die Einführung des Dialogorientierten Serviceverfahrens (Stiftung für Hochschulzulassung, HIS GmbH und T-Systems) werden auch weiterhin gemeinsam den Start des DoSV zum Wintersemester 2012/13 anstreben.