Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Ankündigung: Wartungsarbeiten an campo am Donnerstag, den 26.11.2015

Aufgrund von dringend erforderlichen Datenbankwartungsarbeiten wird das campo-Portal am Donnerstag, 26. November 2015 ab 16:00 Uhr bis voraussichtlich 18:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen. Grund hierfür ist die Durchführung von Maßnahmen zur Performancesteigerung im Bereich Studierendenverwaltung (STU).

mein campus ist von diesen Wartungsarbeiten nicht betroffen und kann uneingeschränkt genutzt werden.

Sobald die Wartungsarbeiten abgeschlossen sind, werden wir die Fachanwender informieren.

Wir bitten um Ihr Verständnis für die kurzfristige Ankündigung.

Studierendenverwaltung mit HISinOne-STU im Produktivbetrieb

Wir freuen uns, Ihnen berichten zu dürfen, dass die Migration der Studierendendaten der FAU nach HISinOne-STU erfolgreich abgeschlossen wurde. Die dazu notwendigen Arbeiten konnten wir reibungslos und in der dafür veranschlagten Zeit erledigen. Unvorhergesehene Zwischenfälle blieben aus.

Dazu beigetragen hat zweifelsohne der Umstand, dass wir in den vergangenen Wochen und Monaten viel Zeit und Mühe für die Vorbereitungen aufgewendet haben. Die wesentlichsten Posten dabei: Im Altsystem SOS-GX mussten in erheblichem Umfang Daten konsolidiert und angepasst werden, um eine fehlerfreie Migration nach HISinOne-STU zu ermöglichen. Darüber hinaus probten wir sämtliche Arbeitsschritte mehrfach. In diesem iterativen Prozess sammelten wir Routine bei der Durchführung, behoben Probleme und verfeinerten unseren Ablaufplan.

Die Freigabe von HISinOne-STU für den Produktivbetrieb erfolgte am Montag, den 9. November 2015 und wurde durch uns mit einer internen Schulung für die Hauptanwender, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats Studierendenverwaltung (L5), begleitet. Auch während der „Umgewöhnungsphase“ in den kommenden Wochen steht das Referat Campusmanagement (L7) der Studierendenverwaltung unterstützend zur Seite, um Bedienungsfragen zu erklären, Workarounds für Unzulänglichkeiten zu finden und sie an die HIS zu melden, sodass diese in einer künftigen Version von HISinOne korrigiert werden.

Mit der Ablösung von SOS-GX durch das Modul HIsinOne-STU, innerhalb unseres Campusmanagementsystems campo, haben wir einen wichtigen Meilenstein im Einführungsprojekt erreicht: der verwaltungsseitige Teil unseres Studierendenmanagements wurde erneuert und steht nun auf einem zukunftsfähigen Fundament. Mit dem Verbund aus APP und STU rücken Bewerbung, Immatrikulation und Studierendenverwaltung – softwaretechnisch und auch prozessual – wieder näher zusammen.

Unsere Anstrengungen im Bereich STU sind damit jedoch keinesfalls abgeschlossen. Weitere Schnittstellen, die Gasthörerverwaltung, die Selbstbedienungsfunktionen für Studierende sowie die Umsetzung des neuen Hochschulstatistikgesetzes sind die nächsten großen Herausforderungen.

… und natürlich nicht zu vergessen: der Komplex der Studiengangs-, Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung. 😉

Bewerbung und Beantragung der Immatrikulation für das Wintersemester 2015/16 gestartet

Ab sofort ist über campo.fau.de die Online-Bewerbung sowie die Beantragung der Immatrikulation für grundständige Studiengänge sowie das Promotionsstudium an der FAU zum Wintersemester 2015/16 möglich.

Die Bewerbungsfrist für lokal zulassungsbeschränkte grundständige Studiengänge endet am 15. Juli 2015. Die Immatrikulation in zulassungsfreie grundständige Studiengänge sowie für das Promotionsstudium ist noch bis zum Vorlesungsbeginn möglich. Nähere Informationen zu unserem Studienangebot und zu den Bewerbungs-/Immatrikulationsmodalitäten erhalten Sie unter https://www.fau.de/studium/im-studium/die-studierendenverwaltung-der-fau/

Wir freuen uns Sie demnächst an der FAU begrüßen zu dürfen!

Wartungsankündigung für campo am 04.09.2014

Wegen der Installation eines Systemupdates wird das Online-Portal „campo“ am kommenden Donnerstag, 04. September 2014, ab 16:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen. Wir gehen davon aus, dass die Wartung um 17:00 Uhr abgeschlossen sein wird. Auf dem Portal wird gesondert auf die Wartung hingewiesen. Nach Ende der Wartungsarbeiten wird der entsprechende Hinweis entfernt.

Wir bitten um Ihr Verständnis!

Störungen von mein campus in den zurückliegenden Tagen / Optimierung der Notenspiegel-Funktion

Seit Mitte vergangener Woche hat sich die Lage normalisiert, sodass mein campus nun wieder uneingeschränkt  funktioniert. Wir waren jedoch bislang zurückhaltend bezüglich der Benachrichtigung über das Ende der Störungsmeldung, weil noch immer keine eindeutige Ursache ermittelt werden konnte.

Wir möchten nochmals für die Unannehmlichkeiten um Entschuldigung bitten und Ihnen versichern, dass wir nichts unversucht gelassen haben, das Problem zu ergründen.

Neben der Erhöhung der Anzahl der Applikationsserver, zur Performance-Steigerung, haben wir uns die Notenspiegel-Funktion genauer angesehen, mit dem Ziel die Ladezeiten zu verringern. Diese Funktion wird als Kernfunktion von mein campus natürlich besonders häufig verwendet und ist vergleichsweise ressourcenhungrig. Tatsächlich konnten wir an einigen Stellen Optimierungen vornehmen. Im Entwicklungssystem haben wir danach eine Verkürzung der Ladezeit um ca. 40 bis 50% gemessen. Die Optimierungen laufen mittlerweile auch auf dem Produktivsystem. Das heißt zwar nicht, dass die Notenspiegel-Funktion für die Probleme der zurückliegenden Tage verantwortlich war. So hatte die Störung aber zumindest einen positiven Nebeneffekt, der es wert ist, erwähnt zu werden.

Störungsmeldung: mein campus nur eingeschränkt erreichbar [Update]

Seit Montagvormittag war mein campus zeitweilig nicht bzw. nur eingeschränkt erreichbar.

Wir haben zwischenzeitlich Maßnahmen ergriffen, welche die Situation verbessert haben sollten. Aktuell müssen Sie jedoch noch mit längeren Antwortzeiten beim ersten Aufruf der Startseite von mein campus rechnen. Nach erfolgreichem Login sollte jedoch eine störungsfreie Nutzung möglich sein.

Wir arbeiten mit Hochdruck an der vollständigen Behebung des Problems und bitten um Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten.

Wir informieren Sie an dieser Stelle, sobald es Neuigkeiten gibt!

Erster Zwischenstand

www.campo.fau.de ist nun seit einer Woche im Produktivbetrieb – Zeit für einen ersten Zwischenstand.

Bisher haben 1.111 Bewerber/-innen die Selbstregistrierung durchgeführt und eine Benutzerkennung für das System erhalten. 996 Bewerber/-innen haben bereits einen Antrag mit ihrem Wunsch-Studiengang erfasst. Derzeit hat erst etwas mehr die Hälfte dieser Bewerber-/innen den Schritt Online-Immatrikulation vollständig abgeschlossen, welcher Voraussetzung für die Immatrikulation vor Ort ist. Es ist anzunehmen, dass die andere Hälfte beabsichtigt ein Studium an der FAU aufzunehmen, zum jetzigen Zeitpunkt aber noch in den Abiturprüfungen steckt und deshalb die Abitur-Note noch nicht kennt, die im Rahmen der Online-Immatrikulation anzugeben ist. Das dürfte sich am 28. Juni ändern, wenn in Bayern die Abiturzeugnisse ausgegeben werden.

In diesem Zusammenhang wünschen wir viel Erfolg für die noch anstehenden mündlichen Abiturprüfungen und freuen uns über das Interesse der Bewerber/-innen an einem Studium an der FAU!

Kombinationsstudiengänge (Praxis)

Bei der Umsetzung von Kombinationsstudiengängen in HISinOne haben wir einige Erfahrungen hinsichtlich einer Best-Practise-Vorgehensweise gesammelt, die wir hier gern weitergeben möchten. Als Beispiel sollen die Zwei-Fach-Bachelor-Studiengänge dienen, welche an der Philosophischen Fakultät der FAU angeboten werden.

Einleitend hierzu eine kurze Zusammenfassung der Begrifflichkeiten und Zusammenhänge.

Als Vollstudiengang wird in HISinOne ein Studiengang mit nur einem Studienfach bezeichnet. Kombinationsstudiengänge sind dem gegenüber Studiengänge die aus mehreren Teilstudiengängen (Studienfächern)  bestehen.

Die Teilstudiengänge haben wir aus unserer SOSPOS-Datenbank  (Generation HIS-GX und HIS-QIS) mit dem Migrations-Tool in unser HISinOne-System übertragen. An diesem Punkt fehlt jedoch noch die Festlegung welche Teilstudiengänge miteinander kombiniert werden können und in welcher Reihenfolge dies zulässig ist. Letzteres ist relevant weil bestimmte Studienfächer nur als Erstfach oder als Zweitfach studiert werden können.

In HISinOne legen wir zunächst einen Kombinationsstudiengang an (Menü Studiengänge > Studiengang anlegen > Kombinationsstudiengang anlegen) und konfigurieren dessen Grunddaten.

2013-03-19_01_Kombinationsstudiengang_anlegen

Informationen zu den Kombinationsmöglichkeiten der Zwei-Fach-Bachelor an der FAU gibt es auf dieser Website.

Dort findet man unter anderem ein PDF-Dokument mit folgender Matrix:

2013-03-19_02_Kombinationsmatrix

In der ersten Spalte sind (von oben nach unten) die Erstfächer aufgeführt. In der ersten Zeile (von links nach rechts) die Zweitfächer. Ein weißes Feld bedeutet eine zulässige Kombinationsmöglichkeit. Ein hellblaues Feld bedeutet „bedingt kombinierbar“, sprich es ist mit Studienplanüberschneidungen zu rechnen.

In HISinOne werden die zulässigen Kombinationsmöglichkeiten abgebildet. Hierzu erstellt man innerhalb eines Kombinationsstudiengangs Gruppen aus Erst- und Zweitfächern . Die Gruppen verbindet man dann über Regeln miteinander. Wir werden uns im weiteren Verlauf jedoch ausschließlich auf die roten Felder, die Kombinationsverbote, konzentrieren. Der besseren Übersicht halber, erstellen wir daher zunächst eine Variante der Matrix ohne die hellblauen (weil auch zulässigen) Felder:

2013-03-19_03_Kombinationsmatrix

Die Gruppen und Regeln leiten wir damit nach folgendem Schema aus der Matrix ab:

Als Erstes schauen wir uns die Kombinationsverbote an, die sich als rote Diagonale von links oben nach rechts unten über die Matrix erstrecken. Es handelt sich hierbei um die Kombinationsverbote, die sich dadurch ergeben, dass ein Studienfach nicht mit sich selbst kombiniert werden darf.

Dies muss man nicht explizit als Regel definieren, sondern kann es als „generelle Konvention“ in den Optionen des Kombinationsstudiengangs einstellen:

2013-03-19_04_Kombinationsstudiengang_Konventionen

Übrigens: Die im obigen Bild ebenfalls zu sehende Option „Verwerfe Kombinationen unterschiedlicher PO-Versionen = Nein“ funktionierte bei uns erst nach der Installation von Service Pack 2 für HISinOne 4.0 korrekt.

Mit der Einstellung „Verwerfe Kombinationen mit gleichen Teilstudiengängen / Fächern = Ja“ haben wir die Verbote aus der Diagonale ja bereits abgearbeitet. Für die nächsten Arbeitsschritte eliminieren wir daher diese Verbote aus der Matrix:

2013-03-19_04_Kombinationsmatrix

Nun suchen wir in der Matrix alle Erstfächer (erste Spalte von oben nach unten) die dieselben verbotenen Zweitfächer (erste Zeile von links nach rechts) gemeinsam haben. Diese bilden zusammen eine Gruppe, bestehend aus jeweils einer Teilgruppe für die Erstfächer und einer Teilgruppe für die Zweitfächer.

In der nachfolgenden Matrix haben wir die Erstfächer nach identischen Zweitfach-Verboten umsortiert:

2013-03-19_06_Kombinationsmatrix_gruppiert

Aus unserer Beispiel-Matrix lassen sich demnach folgende Gruppen identifizieren:

Gruppe Beschreibung
Gruppe 1 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 1.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 1.2)
Gruppe 2 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 2.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ erlaubt ist (=Teilgruppe 2.2)
Gruppe 3 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 3.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ und „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 3.2)
Gruppe 4 Alle für das Erstfach „Linguistische Informatik“ (=Teilgruppe 4.1) zulässigen Zweitfächer (=Teilgruppe 4.2)

In HISinOne öffnen wir nun den zuvor angelegten Kombinationsstudiengang zur Bearbeitung (Menü Studiengänge > Suchen > Studiengangtyp „Kombationationsstudiengang“) und legen im Karteireiter „Kombinationsgruppen“ die oben identifizierten Teilgruppen an:

2013-03-19_07_Kombinationsgruppe_anlegen

Sind alle Teilgruppen angelegt, sieht das so aus:

2013-03-19_08_Kombinationsgruppen

Dann suchen wir alle benötigten Teilstudiengangs-Datensätze und fügen diese der Zwischenablage von HISinOne hinzu.

2013-03-19_12_Zwischenablage

Wenn alle benötigten Teilstudiengänge in der Zwischenablage verfügbar sind, wechseln wir zurück in die Bearbeitung des Kombinationsstudiengangs und fügen die Teilstudiengänge den Teilgruppen als Kindelemente hinzu.

Für die Teilgruppen 4.1 und 4.2 sieht das Ergebnis wie folgt aus:

2013-03-19_09_Gruppe_4

Nachdem alle Teilstudiengänge den Gruppen zugeordnet sind, wechseln wir zum Karteireiter „Kombinationsregel“ und legen dort für alle Gruppen (1-4) Regeln nach folgendem Schema an:

2013-03-19_10_Kombinationsregel

Damit haben wir festgelegt, welche Erstfächer (Teilgruppe x.1) mit welchen Zweitfächern (Teilgruppe x.2) kombinierbar sind. Über die Vorschaufunktion kann man die Kombinationsmöglichkeiten ggf. noch kontrollieren.

2013-03-19_11_Vorschau

Workshop zur IdM-Anbindung von HISinOne

In der vergangenen Woche trafen sich Vertreter von CampusIT, Projekte & Prozesse sowie Herr Schäfer, Berater der HIS GmbH, in Erlangen zu einem Workshop, bei dem es um die Anbindung des FAU-Identity Management-Systems (IdMS) an HISinOne ging. Beginnend mit der Bewerbungskampagne zum Wintersemester 2013/14 soll die Online-Bewerbung für zulassungsfreie Studiengänge mit dem HISinOne-Bewerbungsportal, einem Bestandteil von HISinOne-APP, durchgeführt werden. Im Rahmen des Workshops wurde vor allem der technische Ablauf bei der Erstellung von Zugängen für das HISinOne-Bewerbungsportal diskutiert. Dieser Artikel beschreibt den geplanten Ablauf, der im Rahmen des Workshops gemeinsam abgestimmt wurde.

Voraussetzung dafür, dass Bewerber(innen) ihren Studienwunsch online im HISinOne-Bewerbungsportal erfassen können, ist die so genannte Selbstregistrierung. Dabei wählen die Bewerber(innen), nach Angabe der persönlichen Daten,  ein Passwort und erhalten eine Benutzerkennung. Mit diesen Zugangsdaten können sich die Bewerber(innen) beim HISinOne-Bewerbungsportal anmelden, um ihre Bewerbungsanträge zu erfassen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen.

Unser Ziel ist, dass die Bewerber(innen) dieselben Zugangsdaten auch nach der Immatrikulation als Studierende für die Nutzung der elektronischen Dienstleistungen der FAU weiterverwenden können. Um dies zu erreichen, greifen wir auf das zentrale IdMS der FAU zurück. Für Bewerber(innen), die im IdMS noch nicht bekannt sind, reserviert dieses, nach Eingabe ihrer Stammdaten, eine neue Benutzerkennung. Bewerber(innen), die bereits einen IdM-Zugang haben, weil sie beispielsweise bereits Mitarbeiter(innen) der FAU sind und nun zusätzlich ein Studium aufnehmen möchten, melden sich mit den ihnen bekannten Zugangsdaten am IdM-Portal an und lösen dort die Einrichtung eines Zugang für das HISinOne-Bewerbungsportal aus. Dabei haben sie die Möglichkeit ihre bereits im IdMS vorhandenen Stammdaten nach HISinOne zu übertragen, ohne dass eine erneute Eingabe notwendig ist.

Das IdMS nutzt in allen genannten Fällen die in HISinOne enthaltene, gesicherte Webservice-Schnittstelle, um die Stammdaten der Bewerber(innen) nach HISinOne zu übertragen und ihre Zugänge für HISinOne einzurichten. Unmittelbar darauf wird, ebenfalls per Webservice, der Versand einer E-Mail ausgelöst, welche die erfolgreiche Einrichtung des Zugangs für HISinOne bestätigt. Durch Anklicken eines in der E-Mail enthaltenen Verifikationslinks, bestätigen die Bewerber(innen) die Korrektheit ihrer E-Mailadresse und können sich unmittelbar danach im HISinOne-Bewerbungsportal anmelden und Bewerbungsanträge erfassen.

Rückmeldung zum Sommersemester 2013

Studierende, die sich für das Sommersemester 2013 rückmelden möchten, sollten dies in der Zeit  vom 1. bis 6. Februar 2013 durch Überweisung des Semesterbeitrags tun.

Ein Überweisungsträgervordruck mit den Bankdaten und der Höhe des zu zahlenden Semesterbeitrags ist in mein campus im „Bereich Studentenkanzlei aktuell“ verfügbar.

Lesen Sie unbedingt auch die weiteren Infos unter http://www.dokumente.zuv.uni-erlangen.de/Info_Rueckmeldung.pdf