Regelbetrieb „Automatische Autorenverknüpfung“

Die Datenbank „Web of Science“ (WoS) (vormals „ISI Web of Knowledge“) enthält zu den Publikationsdatensätzen auch die Affiliationen der beteiligten Autoren. Durch einen bestehenden Vertrag zwischen der FAU-Universitätsbibliothek und dem Betreiber Thomson Reuters können diese Informationen für die Nutzung in CRIS heruntergeladen werden.

Damit ist eine automatische Verknüpfung aller Autoren möglich, für die Erfassung von Publikationen in CRIS ist nur noch ein sehr geringer Zeitaufwand notwendig.

Der seit 18.10.2015 laufende Testbetrieb dieser Funktion steht nun regulär zur Verfügung.

Voraussetzungen

Die Publikation muss in WoS vorliegen. Eine Recherche ist unter http://webofknowledge.com/ möglich.

Die automatische Autorenverknüpfung kann für Veröffentlichungen ab dem Jahr 2008 durchgeführt werden. Für  Publikationen aus früheren Erscheinungsjahren sind in WoS nur selten ausreichende Informationen vorhanden.

Die Automatik steht in CRIS für die Publikationstypen Beitrag in einer Fachzeitschrift und Betrag zu einer Tagung zur Verfügung.

Vorgehen

1. Stellen Sie sicher, dass die Publikation in WoS vorliegt. Dies ist immer erfüllt, wenn:
   1. die Publikation aus WoS importiert wurde oder
   2. die Publikation eine WoS-ID aufweist (siehe Reiter „Datensatz-Informationen“).
2. Prüfen Sie die vorhandenen Felder des Datensatzes auf Korrektheit.
3. Wählen Sie die Pflichtfelder peer-review und FAU-Publikation aus.
4. Fügen Sie bitte zusätzliche vorhandene Informationen ein, welche den Datensatz vervollständigen.
5. Wechseln Sie auf den Reiter „Datensatz-Information“ und setzen ganz unten die Markierung „zur automatischen Verknüpfung vormerken„.
6. Klicken Sie auf Speichern & Schließen und wählen als Status Bearbeitet aus.

Mehr ist nicht zu tun, nach Durchführung der Autorenverknüpfung wird die Publikation automatisch auf den Status Fertig gesetzt und erscheint im Forschungsportal.

Bemerkungen

• Auch wenn die Automatik für wenige Autoren funktioniert: Sind nur drei Autoren zu verknüpfen, so nehmen Sie diese Arbeit bitte manuell vor.
• Kennen Sie die WoS-ID Ihrer Publikation nicht, so ist es ausreichend, wenn die DOI eingetragen ist. Das System prüft automatisch, ob zu dieser DOI eine WoS-ID gefunden werden kann. Ist dies nicht der Fall, so wird die automatische Autorenverknüpfung abgebrochen. Enthält bspw. Ihre BibTeX-Datei wie üblich nur die DOI, schränkt dies die Nutzung der Automatik nicht ein, es ist keine separate Recherche in WoS notwendig.
• Durch einen Importvorgang aus WoS kann bestehenden Publikationen automatisch die WoS-ID hinzugefügt werden. Markierungen Sie dafür auch alle Duplikate zum Import und wählen bei der anschließenden Duplikatsprüfung die Option „Bereits ihre Publikation“ aus.
• Es kommt vor, dass Umlaute in Namen durch die Daten aus WoS nicht korrekt wiedergegeben werden. Bei FAU-Mitarbeitern wird dies automatisch korrigiert, bei externen Koautoren ist dies nicht möglich. Hier können Sie bei Bedarf selbst eine neue passende Visitenkarte der Publikation anfügen.

Schlussbemerkung

Die Bearbeitung der Autorenverknüpfung erfolgt nicht in Echtzeit, sondern wird nach Erscheinungsjahr, Zahl der Autoren, u.a. priorisiert. Sollte sich an Ihrer Publikation innerhalb von 4 Wochen nichts verändert haben, können Sie davon ausgehen, dass die automatische Verknüpfung nicht durchgeführt werden konnte. Sie erhalten darüber keine separate Information. Legen Sie in diesem Fall die Autoren manuell an. Bitte sehen Sie von Anfragen zum Stand der automatischen Bearbeitung an den CRIS-Support ab.

Ausblick: In Zukunft wird die automatische Autorenverknüpfung auch für Publikationen, welche ausschließlich in der Publikationsdatenbank „scopus“ (Elsevier) erfasst sind, zur Verfügung stehen. Aktuell können wir hierfür leider noch keinen Termin nennen.