Ein wichtiges Merkmal in CRIS ist die Erfassung der Affiliation aller Beteiligten an Forschungsleistungen. Dies gilt sowohl für interne als auch externe Kooperationspartner. Nur damit wird die Datengrundlage für die Unterstützung der Universität und der Fakultäten hinsichtlich interdisziplinärer Zusammenarbeit und nationaler sowie internationaler Kooperationen geschaffen.
Die Erfassung aller Autoren oder Projektpartner kann sehr aufwändig sein. Für Beiträge auf Tagungen und in Zeitschriften bietet CRIS daher eine automatische Verknüpfung der Autoren an. Um dieses Feature nutzen zu können, sind nur zwei Voraussetzungen notwendig: die Publikation ist jünger als 2007 und sie muss in mindestens einer der Publikationsdatenbanken Web of Science bzw. Scopus gelistet sein. Details haben wir in einem separaten Dokument zusammengestellt.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist die vollständige Autorenverknüpfung jedoch nicht notwendig (aber dennoch möglich):
- die Publikation ist älter als 5 Jahre,
- der Publikationstyp ist „Unveröffentlicht/Preprint“,
- die Publikation ist nicht an der FAU entstanden.
Sofern eines der genannten Merkmale zutrifft, verbleibt der Datensatz im Status Fertig – unabhängig von der Zahl der verknüpften Autoren. In allen anderen Fällen wird der Datensatz bei fehlenden Autoren automatisch in den Status Bearbeitet zurückgesetzt. Die Prüfung erfolgt zeitversetzt innerhalb weniger Minuten nach dem Speichern des Datensatzes – die Anzeige in der Listenansicht wird auch erst dabei aktualisiert. Die Statusänderung selbst wird nur einmal täglich für die Universität durchgeführt (gegen 21 Uhr).
Dies hat zur Folge, dass die Publikation nicht mehr öffentlich angezeigt wird – auch nicht auf den an CRIS angeschlossenen Webseiten. Weiterhin werden die Informationen nicht mehr für Auswertungen durch das CRIS-Team genutzt und bleiben damit auch z.B. für Evaluationen und Forschungsberichte unberücksichtigt.