In einigen Situationen lässt sich nicht verhindern, dass Publikationen mehrfach in CRIS eingetragen werden. Das können parallele Einträge durch verschiedene Autorinnen und Autoren sein, aber auch Importe, bei denen bereits vorhandene Einträge nicht einwandfrei als Duplikat klassifiziert wurden.
Im Testbetrieb befindet sich ab sofort ein zentraler Duplikatsabgleich. Dabei werden Publikationen durch eine eigens entwickelte Software mit einer Markierung versehen, wenn der Publikationstitel gleich ist oder eine große Ähnlichkeit aufweist. Ebenso wird eine vorhandene DOI verglichen. Diese Markierung ist nur für die Mitarbeiter/-innen des CRIS-Teams sichtbar.
Ist ein potenzielles Duplikat identifiziert, wird eine manuelle Überprüfung durchgeführt. Erst wenn diese zweifelsfrei das Duplikat bestätigt, werden die überzähligen Datensätze entfernt.
Für die Nutzer/-innen von CRIS ändert sich durch den Duplikatsabgleich bei der Erfassung und Nutzung von Publikationsinformationen nichts. Außer, dass vorhandene Duplikate „von selbst verschwinden“.
Wie auch in der Vergangenheit wird diese neue Funktion zunächst auf zukünftig erfasste Datensätze angewendet. Bereits länger vorhandene Duplikate werden daher erst später – je nach Kapazität im CRIS-Team – bereinigt.