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Fragen zur Erfassung von Publikationen

Allgemein

  • Warum sehe ich meine Publikationen nicht im öffentlichen Forschungsportal? Sie sollten ja bereits aus UnivIS importiert sein!
    Alle importierten Publikationen sind als Entwurf gespeichert. Damit sind diese Daten nur für die Autoren nach einem Login sichtbar. Um Ihre Publikationen im Forschungsportal sichtbar zu machen, folgen Sie bitte der Anleitung Fertigstellung vorhandener Publikationen.
  • Die Schaltfläche Daten eingeben ist nicht vorhanden, ich kann daher keine Publikationen eintragen!
    Sie können nur in der Rolle Wissenschaftler/in Publikationen erfassen. Wählen Sie dazu bitte oben rechts die entsprechende Rolle. Tragen Sie Publikationen im Auftrag ein, so wählen Sie die entsprechende delegierte Rolle.
  • Im internen Bereich fehlen einige meiner Publikationen aus dem UnivIS!
    Durch den Import aus UnivIS konnten ca. 80 Prozent der Publikationen automatisch übertragen werden. In den verbleibenden Fällen war eine Autorenzuordnung nicht eindeutig möglich. Vermissen Sie nur wenige Werke, so tragen Sie diese bitte selbst ein bzw. importieren Sie aus lokalen Datenbanken (z.B. citavi) oder Internetportalen (scopus, …). Fehlen mehr als 20 Publikationen, wenden Sie sich für eine Analyse bitte an den CRIS-Support.
  • Ich kann für meinen Lehrstuhl keine Publikationen eintragen!
    Publikationen können nur durch den jeweiligen Autor eingetragen werden. Wissenschaftler/innen können allerdings diese Rolle delegieren. Wenn Sie dazu Fragen haben, besuchen Sie bitte eine unserer Schulungen.
  • Ich habe mehrfache Beiträge zu einem Ausstellungskatalog / einem Lexikon geleistet. Wie soll ich diese erfassen?
    Wir empfehlen, die Beiträge hier zusammenzufassen. Dies sorgt für eine besser lesbare Listenansicht auf den Webseiten (auch auf Department- und Fakultätsebene). Unser Vorschlag wäre, den Titel folgendermaßen einzutragen: „Mehrere Beiträge: Nr. 19: Gemälde des Schlosses (S. 9), Nr. 21: Vase (S. 12), Nr. 99: Marmorbüste des Präsidenten (S. 199-200).“

Autorenverknüpfung

  • Warum muss ich die Autoren einer Publikation manuell verknüpfen? Kann das nicht automatisch geschehen?
    Durch die Verknüpfung wird die Publikation einem Autor an einer Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl) zugeordnet. Diese Verbindung ist über den Namen des Autoren nicht eindeutig möglich: Über den offensichtlichen Fall des Herrn „Huber, B.“ hinaus ist insbesondere bei älteren Publikationen die Zuordnung der passenden Organisation nicht möglich, sofern ein Wechsel an einen anderen Lehrstuhl stattgefunden hat. Hier sind wir darauf angewiesen, dass Sie als (Mit-)Autor die Verknüpfung korrekt vornehmen.
  • Meine Arbeiten sind in Web of Science oder Scopus gelistet. Können die Daten von dort übernommen werden?
    Ja. Für Publikationen, welche nach 2007 erschienen sind, gibt es noch einen weiteren Vorteil: Alle Autoren inkl. Affiliation können automatisch angelegt werden! Folgen Sie bitte dieser Anleitung.
  • Warum müssen alle Autoren verknüpft werden?
    Nur mit einer vollständig verknüpften Autorenliste ist die korrekte Zitierung der Publikation sichergestellt. Durch die Verknüpfung der FAU-internen Autoren sind diese eindeutig einer Organisation (z.B. Lehrstuhl) zugeordnet, damit können Fragestellungen zur interdisziplinären Arbeit innerhalb der FAU beantwortet werden. Die Verknüpfung externer Autoren ist notwendig, um die Vernetzung der FAU zu anderen Universitäten oder Unternehmen, z.B. im Rahmen von Internationalisierung, Evaluationen oder Rankings, darstellen zu können.
  • Für einen Autoren gibt es mehrere Suchtreffer! Welche sollte ich benutzen?
    Bitte verknüpfen Sie die Visitenkarte, welche zum Zeitpunkt der Veröffentlichung zutreffend war.
  • Warum gibt es mehrere Suchergebnisse für „eine Person“?
    Damit auch ältere Publikationen korrekt den Lehrstühlen zugeordnet werden können, sind teilweise mehrere Visitenkarten zu einer Person vorhanden.
  • Ich finde die Organisation / den Arbeitgeber eines externen Autoren nicht!
    Schreiben Sie bitte eine Mail an CRIS-Support unter Nennung des Autoren und der Organisationseinheit (inkl. Nationalität). Das CRIS-Team legt die neue Einheit dann für Sie an.
  • Ich kenne die Affiliation eines externen bzw. ehemaligen FAU-internen Autoren nicht!
    Wenn auch auf der Veröffentlichung selbst keine Affiliation vorhanden ist, dann legen Sie bitte den Autor ohne Affiliation an. Wenn Sie die Organisation /den Arbeitgeber ihres Co-Autoren in CRIS nicht finden, so schreiben Sie bitte eine Mail an CRIS-Support unter Nennung des Autoren und der Organisationseinheit (inkl. Nationalität). Das CRIS-Team legt die neue Affiliation dann für Sie an.
  • Die andere Universität ist vorhanden, der Lehrstuhl fehlt jedoch!
    Bei externen Organisationen wird nur die Gesamt-Organisation referenziert, keine Unterstrukturen. Ordnen Sie daher bitte dem Autoren die passende Universität zu, der Lehrstuhl entfällt (im Gegensatz zu FAU-Autoren).
  • Ich finde in CRIS mehrere passende externe Autoren, welcher ist der „richtige“?
    Sind Sie nicht sicher, welcher der vorhandenen Autoren im Zusammenhang für Ihre Publikation korrekt ist, so legen Sie bitte einen neuen externen Autor an (siehe auch vorstehende Frage).
  • Ich arbeite an der FAU, bin aber in einer Kooperation mit einem Unternehmen vertraglich verpflichtet, die Affiliation der Firma auf Veröffentlichungen zu nutzen. Wie erfasse ich die Publikation korrekt?
    Bitte legen Sie für Ihre Person eine zusätzliche Visitenkarte an und nutzen diese für die betreffenden Forschungsleistungen.
  • Ich kann die Daten von externen Autoren nicht ändern!
    Ist ein externer Autor im System gespeichert, so können die Daten von Ihnen nicht mehr verändert werden. Für eine Änderung gibt es zwei Möglichkeiten: Sie wenden sich an den CRIS-Support oder Sie legen einfach einen neuen externen Autor an. Die dann ggfs. verwaisten Autoren werden im Rahmen der Datenpflege regelmäßig aus dem System entfernt.
  • Wenn ich eine Publikation manuell anlege, so wird als Erstautor immer die falsche Visitenkarte hinzugefügt (z.B. „apl. Prof.“).
    Converis (die Software, welche für den Betrieb von CRIS eingesetzt wird) wählt automatisch eine Ihrer Karten aus. Um den richtigen Autor auszuwählen, fügen Sie bitte die korrekte Karte hinzu (Suche nach Ihrem Namen) und entfernen die falsche. Sie können die richtige Visitenkarte für die Zukunft auch selbst festlegen: Klicken Sie in Ihrer Rolle als Wissenschaftler/in auf Bearbeiten neben Ihrem Namen. Scrollen Sie nun nach unten bis zur Auflösung Ihrer Visitenkarten und setzen Sie die „richtige“ Visitenkarte auf die Position 1. Wichtig: Speichern Sie niemals die Publikation, ohne dass eine Ihrer Karten mit der Publikation verknüpft ist. Wenn dies geschieht, können Sie die Publikation nicht weiter bearbeiten, da Sie nur als Autor dafür die notwendige Berechtigung haben (wenden Sie sich in diesem Fall bitte an cris-support@fau.de).
  • Für welchen Zeitraum sollen die Publikationen auf den Status fertig gesetzt werden?
    Publikationen, welche ab Oktober 2015 erscheinen, sollen vollständig und fertig in CRIS erfasst werden. Möchte Ihr Lehrstuhl/Department/Fakultät auch ältere Daten für Evaluationen, Forschungs- oder Jahresberichte nutzen, so müssen diese ebenfalls erfasst werden. Dies trifft meist auf Publikation der vergangenen 3-5 Jahre zu. Die Erfassung älterer Daten ist freiwillig. Insbesondere kann hier auch auf die Zuweisung der Affiliation externer Autoren verzichtet werden (älter als 5 Jahre).

Verknüpfung mit Zeitschriften

  • Ich finde die Zeitschrift XY nicht!
    CRIS enthält bereits Daten zu über 39.000 Zeitschriften. Finden Sie die Zeitschrift Ihrer Veröffentlichung nicht, so schreiben Sie bitte eine E-Mail an cris-support@fau.de. Bitten teilen Sie uns möglichst viele Information zu diesem Neueintrag mit, mindestens jedoch den Namen und ISSN der Zeitschrift.

Datenimport

  • Meine Publikationen habe ich in UnivIS eingetragen, kann man diese übernehmen?
    Ja. Es erfolgt allerdings nur ein unregelmäßiger Import der Datenbestände von UnivIS zu CRIS. Hierbei werden aktuell nur Datensätze übernommen, für welche eine DOI angegeben ist. Beim Import werden alle Autoren verknüpft, bei denen eine eindeutige Zuordnung von UnivIS zu CRIS möglich ist. CRIS bietet im Gegensatz zu UnivIS erweiterte Eingabemöglichkeiten und insbesondere viele Optionen zur Auswertung. Wenn Sie die Wahl haben, tragen Sie bitte Ihre Publikationen direkt in CRIS ein!
  • Können Daten aus vorhandenen Publikationslisten übernommen werden?
    Ja, das ist grundsätzlich möglich. Standardformate wie z.B. BibTeX, RefMan und Endnote können Sie direkt in CRIS importieren. Enthält die Publikationsliste eine Vielzahl von Beiträgen verschiedener Autoren, wenden Sie sich für eine nähere Analyse bitte an CRIS-Support. Der Import aus verschiedensten Formaten ist möglich, sofern die Daten strukturiert erfasst sind (XML, CSV, Excel, …).