Erstbesichtigung der HISinOne-Prüfungsverwaltungsprozesse
In der vergangenen Woche wurde erstmals ein intensiver Blick auf die Prozessmodelle der Prüfungsverwaltung geworfen. Gemeinsam mit den Leitern der Prüfungsämter in Erlangen und Nürnberg wurden – unter Leitung unserer EXA-Fachberaterin, Frau Zacharias, und der HIS-Projektleiterin, Frau Ebeling – die Prozesse näher unter die Lupe genommen, die primär im Prüfungsamt ablaufen. Die Prozesse, welche die Studierenden- und Prüferfunktionalitäten betreffen, sollen Thema einiger weiterer Workshops sein.
Zu Beginn wurden die vorbereitenden Prozesse für den Semesterwechsel sowie die Prüfungsanmeldephase betrachtet und die Abweichungen zum Referenzprozessmodell analysiert. Konnten hier nur geringe Abweichungen zu den Referenzprozessen notiert werden, änderte sich dies bei den danach betrachteten Prozessen der Leistungseinsicht und -bewertung aus Sicht der Sachbearbeiter im Prüfungsamt (im GX-Umfeld als LESB und LEPB bekannt) sehr schnell.
Hier wurde nach kurzer Zeit sehr deutlich, dass die aktuell an der FAU vorhandenen Funktionalitäten feingranularer sind als die seitens der HIS bisher vorgesehenen Funktionen. So ist – im aktuellen Funktionsumfang – beispielsweise eine studierendenindividuelle Freigabe der Leistungsbewertung nicht vorgesehen. Ebenso ist derzeit noch keine Funktion für die Mail-Kommunikation mit den Teilnehmern einer Prüfung vorgesehen.
Damit diese für die FAU gewünschten Funktionen in den Standardfunktionsumfang von HISinOne aufgenommen werden, muss nun pro gewünschter Änderung ein Anforderungsdokument erstellt werden, welches eine genaue Beschreibung der „missing function“ beinhaltet. Dies wird an die HIS weitergegeben und HIS-intern wird entschieden, ob die Anforderungen umgesetzt werden und bis wann.
Was jedoch unbedingt beachtet werden muss:
Der Funktionsbereich EXA (der die Prüfungsverwaltung beinhaltet) wird immer noch stark weiterentwickelt, so dass in den kommenden Monaten mit einem Ausbau des HISinOne-nativen Funktionsumfangs zu rechnen ist! Vielleicht wird die eine oder andere Anforderung, die die FAU stellt, dann bereits im Standard enthalten sein.
Alles in allem ist der Workshop dennoch als erfolgreich zu bezeichnen. Das, war wir uns für den Workshop vorgenommen hatten, wurde erreicht: die Prozesse wurden analysiert und die Abweichungen zum Referenzprozessmodell festgehalten. In einigen Bereichen können die von der HIS angebotenen Prozesse fast 1:1 für die Nutzung an der FAU herangezogen werden. Für andere Funktionsbereiche müssen Anforderungen an die HIS gestellt werden, damit die „Wünsche“ der FAU Gehör finden.