Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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HISInOne Schulung Erstellung von Regeln in EXA

Vom 15.-17.01.2014 fand in Hannover die mit Spannung erwartete Schulung zur Regelerstellung in EXA, der Prüfungsverwaltung in HISinOne, statt. Die erste HIS-Schulung zu diesem Thema war voll besetzt und bei der Anmeldung in Windeseile ausgebucht.

Bei der Einführung von HISinOne kann die Struktur der Studiengänge mit ihren Modulen und Prüfungen migriert werden. Dies gilt jedoch nicht für die Regeln, mit denen z.B. die Noten/ECTS der Module und (Gesamt-)Konten berechnet oder die Voraussetzungen für das Ablegen einer Prüfung abgeprüft werden. Hier hat die HIS das alte Konzept komplett überarbeitet, u.a. um die Berechnungsregeln zu verallgemeinern und dadurch in ihrer Anzahl zu reduzieren. Da die Regelerstellung in HIS-POS sehr komplex und zeitaufwändig war, stellt sich natürlich für die Hochschulen die Frage, wie aufwändig die komplette Neuabbildung der Regeln bei der Einführung von HISinOne sein wird.

Daher haben viele Hochschulen die Chance genutzt durch die Schulung eine erste Einführung in diesen Bereich zu erhalten, obwohl die meisten Teilnehmer berichteten, dass ihre Hochschule – genau wie die FAU  – in HISinOne erst den Bereich APP (Onlinebewerbung) produktiv eingeführt haben.

Obwohl es sich um die Premiere handelte, war die Schulung gut organisiert und vorbereitet. Alle Teilnehmer erhielten umfangreiche Unterlagen, mit denen sich das erworbene Wissen nach der Schulung auffrischen und vertiefen lässt. Dies ist auch notwendig, da sich schnell herausstellte, dass der neue Regeleditor in HISinOne in seiner Komplexität nicht hinter der alten Fassung zurücksteht. So war es in der Kürze der Zeit nur möglich in der Schulung die ersten Grundlagen (Modulgenerierung, einfache Voraussetzung, Abschlusskonto) gemeinsam zu erarbeiten. Dies geschah in einem angenehmen Wechsel aus theoretischen und praktischen Anteilen, wobei durchaus auf das individuelle Tempo und spezielle Fragen der einzelnen Teilnehmer eingegangen wurde.

Nach diesem ersten Schritt ist es nun sinnvoll und notwendig, das neu erworbene Wissen in einer Testumgebung mit Beispielfällen aus den gültigen Prüfungsordnungen der FAU umzusetzen und zu testen. Nur so kann man Praxiserfahrung sammeln und den Zeitaufwand für die Migration realistisch einschätzen. Die meisten Teilnehmer wünschten sich am Ende der Schulung, dass die HIS für die Zukunft auch eine Fortgeschrittenen-Schulung konzipiert, in der man nach der Sammlung der ersten Praxiserfahrung lernt, wie man am Besten Spezialfälle (z.B. Freiversuchsregeln) in HISinOne umsetzen kann. Diesem Wunsch kann ich mich nur voll und ganz anschliessen.

Erstbesichtigung der HISinOne-Prüfungsverwaltungsprozesse

In der vergangenen Woche wurde erstmals ein intensiver Blick auf die Prozessmodelle der Prüfungsverwaltung geworfen. Gemeinsam mit den Leitern der Prüfungsämter in Erlangen und Nürnberg wurden – unter Leitung unserer EXA-Fachberaterin, Frau Zacharias, und der HIS-Projektleiterin, Frau Ebeling – die Prozesse näher unter die Lupe genommen, die primär im Prüfungsamt ablaufen. Die Prozesse, welche die Studierenden- und Prüferfunktionalitäten betreffen, sollen Thema einiger weiterer Workshops sein.

Zu Beginn wurden die vorbereitenden Prozesse für den Semesterwechsel sowie die Prüfungsanmeldephase betrachtet und die Abweichungen zum Referenzprozessmodell analysiert. Konnten hier nur geringe Abweichungen zu den Referenzprozessen notiert werden, änderte sich dies bei den danach betrachteten Prozessen der Leistungseinsicht  und -bewertung aus Sicht der Sachbearbeiter im Prüfungsamt (im GX-Umfeld als LESB und LEPB bekannt) sehr schnell.

Hier wurde nach kurzer Zeit sehr deutlich, dass die aktuell an der FAU vorhandenen Funktionalitäten feingranularer sind als die seitens der HIS bisher vorgesehenen Funktionen. So ist – im aktuellen Funktionsumfang – beispielsweise eine studierendenindividuelle Freigabe der Leistungsbewertung nicht vorgesehen. Ebenso ist derzeit noch keine Funktion für die Mail-Kommunikation mit den Teilnehmern einer Prüfung vorgesehen.

Damit diese für die FAU gewünschten Funktionen in den Standardfunktionsumfang von HISinOne aufgenommen werden, muss nun pro gewünschter Änderung ein Anforderungsdokument erstellt werden, welches eine genaue Beschreibung der „missing function“ beinhaltet. Dies wird an die HIS weitergegeben und HIS-intern wird entschieden, ob die Anforderungen umgesetzt werden und bis wann.

Was jedoch unbedingt beachtet werden muss:
Der Funktionsbereich EXA (der die Prüfungsverwaltung beinhaltet) wird immer noch stark weiterentwickelt, so dass in den kommenden Monaten mit einem Ausbau des HISinOne-nativen Funktionsumfangs zu rechnen ist! Vielleicht wird die eine oder andere Anforderung, die die FAU stellt, dann bereits im Standard enthalten sein.

Alles in allem ist der Workshop dennoch als erfolgreich zu bezeichnen. Das, war wir uns für den Workshop vorgenommen hatten, wurde erreicht: die Prozesse wurden analysiert und die Abweichungen zum Referenzprozessmodell festgehalten. In einigen Bereichen können die von der HIS angebotenen Prozesse fast 1:1 für die Nutzung an der FAU herangezogen werden. Für andere Funktionsbereiche müssen Anforderungen an die HIS gestellt werden, damit die „Wünsche“ der FAU Gehör finden.