HISinOne-Einführungsprojekt: Umstellung von SOS auf STU verschoben
Die HISinOne-Projektgruppe der FAU hat heute beschlossen, die für Ende Januar geplante Umstellung des Studierendenverwaltungssystems (bisher HIS-SOS) auf die neue Plattform „campo“ (HISinOne-Modul STU) zu verschieben. Die während der Testphase aufgetretenen Probleme machen diese Entscheidung unausweichlich, da die Umstellung auf „campo“ als datenführendes System für Studierendendaten einen unumkehrbaren Schritt darstellt. Eine Rückkehr zum Altsystem wäre somit unmöglich und die FAU würde riskieren, ab Februar ohne ein funktionierendes Studierendenverwaltungssystem dazustehen.
Seit einem Jahr wurde intensiv an der Umstellung des Studierendenverwaltungssystems gearbeitet:
- Durchführung umfangreicher Bereinigungen im Altsystem zur Aufbereitung der Daten
für die Migration der Studierenden- und Abschlussprüfungsdaten nach „campo“ auf
Basis der Software HISinOne Version 6.0 - Prüfung aller Prozesse rund um die Studierendendatenverwaltung (z.B. Einschreibung,
Rückmeldung, Beurlaubung, Studiengangwechsel usw.) und Konfiguration von
„campo“ - Schulung der Mitarbeiterinnen der Studierendenverwaltung
- ausführliche Tests
All das geschah mit dem Ziel, die Daten unserer fast 40.000 Studierenden am 27. und 28. Januar 2015 zuverlässig nach „campo“ zu migrieren. Ab diesem Zeitpunkt wäre dann „campo“ das datenführende System der FAU, ein irreversibler Schritt.
Im Laufe der Konfigurationsarbeiten trat eine größere Anzahl von Problemen auf, die in enger Zusammenarbeit mit HIS bereits im Vorfeld der geplanten Umstellung behoben werden konnten oder im laufenden Betrieb ab Februar über temporäre Workarounds oder Hotfixes hätten nachgebessert werden müssen. Bei den abschließenden Tests zeigten sich jedoch weitere Probleme, die eine Verschiebung unumgänglich machen:
- Mitte Januar kündigte die HIS eG an, dass für den Produktiveinsatz des Studierendenverwaltungsmoduls von HISinOne ein am 19.01.2015 veröffentlichtes Service Pack zwingend erforderlich sein würde.
- Für weitere offene, kritische Fehler hat die HIS eG Hotfixes kurzfristig bereitgestellt, deren Wirksamkeit wir in der verbleibenden Zeit nicht verifizieren können:
- nach FAU-Vorgaben korrekte Matrikelnummernberechnung
- korrekte Zuordnung eingehender Semesterbeitragszahlungen
- Beseitigung aufgetretener Dateninkonsistenzen bei der für den Parallelbetrieb von „campo“ und „mein campus“ erforderlichen täglichen Daten-Remigration, vor allem im Bereich der Prüfungsverwaltung
Die Integration von Service Packs in das „campo“-System ist erfahrungsgemäß mit erheblichem Aufwand verbunden. Service Packs enthalten, neben der Zusammenfassung der bisher veröffentlichten Hotfixes, in der Regel auch funktionale Erweiterungen und Anpassungen. (Der zuvor aktuellste kumulative Hotfix enthält ~ 270 geänderte Dateien, das Service Pack 1 für HISinONe 6.0 umfasst demgegenüber ~ 13.600 geänderte Dateien.) Daher sind vor der Übernahme ins Produktivsystem zeitaufwändige Tests erforderlich. Diese sind in der kurzen Zeit nicht mehr leistbar, die bis zum anvisierten Umstellungszeitpunkt vor der Rückmeldung und Einschreibung zum Sommersemester 2015 bleibt.
Aus diesen Gründen war die Verschiebung der Inbetriebnahme der Studierendenverwaltung in „campo“ zwingend notwendig. Aus organisatorischen und technischen Gründen wird sich der nächstmögliche Umstellungstermin in zeitlicher Nähe zur Rückmeldung bewegen müssen, wobei unmittelbar auf dem bis heute erreichten Umstellungsfortschritt aufgebaut werden kann. Bis dahin wird die FAU weiterhin mit der hinter „mein campus“ liegenden Datenbank als datenführendes System arbeiten.
Update 03.02.2015: Auf Bitte der HIS eG weist der Beitrag nun darauf hin, dass Fehlerbereinigungen geliefert wurden, die aber aufgrund des engen Zeitrahmens nicht mehr durch uns getestet werden konnten.