Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Deaktivierung der Adressänderungsfunktion für Studierende in mein campus

In der Woche vom 30.10. bis 06.11.2015 werden die Studierendendaten aus dem Altsystem nach HISinOne (campo) migriert.
Um während der Migration der Studierendendaten eine konsistente Datenbasis zu haben, können Studierende ab dem 30.10.2015, 12.00 Uhr ihre Adressdaten nicht mehr selbst über mein campus ändern. Die Adressänderungsfunktion wurde vorübergehend deaktiviert.

Änderungen an den Adressdaten sowie den Telefonnummern von Studierenden können während und nach der Migration bis auf weiteres nur durch die Mitarbeiter der Studierendenverwaltung (Referat L5) durchgeführt werden.

Studierende werden daher gebeten, sich bei Änderung Ihrer Anschrift oder Telefonnummer per Mail an die Studierendenverwaltung zu wenden.

Migration der Studierendendaten nach HISinOne

In der Woche vom 02. bis 06. November 2015 wird die Studierendenverwaltung der FAU auf HISinOne (campo) umgestellt. Im Zuge dieser Umstellung werden die Studierendendaten aus dem Altsystem (basierend auf SOS-GX) nach HISinOne migriert. Nach der Umstellungswoche wird die Studierendenverwaltung mit HISinOne-STU arbeiten, dem Bereich der Studierendenverwaltung innerhalb von HISinOne.

Das bisher genutzte System HIS-SOS wird lediglich als System mit Lesezugriff weiterlaufen, um die Personenstamm- und Studiengangsdaten der Studierenden für das Prüfungsverwaltungssystem vorzuhalten. Hierzu erfolgt eine automatische Übertragung der in HISinOne-STU durchgeführten Änderungen nach HIS-SOS.

Was bedeutet das für die Sachbearbeiter?

Vor der eigentlichen Migration

In der Woche der Migration werden die Studierendendaten – nach vorheriger wiederholter Konsistenz- und Vollständigkeitsprüfung – aus dem Altsystem nach HISinOne migriert.

Während der Migration

Während der Migration kann nicht schreibend auf die Studierendendaten zugegriffen werden (Entzug der Schreibberechtigungen für alle Sachbearbeiter). Dies bedeutet, dass Änderungen, die an den Studierendendaten durchzuführen sind und in der Woche vom 02.-06.11. bei der Studierendenverwaltung (L5) eingehen (Namensänderungen, Fachwechsel, Beurlaubungen, etc.), durch L5 gesammelt werden und nach der Umstellungswoche bearbeitet werden.

Nach der Migration

Nach durchgeführter Migration wird eine erneute Konsistenzprüfung in HISinOne durchgeführt, um die korrekte Migration der Studierendendaten zu prüfen.

Mit Ende der Migrationsarbeiten wird die Studierendenverwaltung komplett auf Basis von HISinOne-STU erfolgen. Alle Änderungen an Studierenden- sowie Studiengangsdaten werden künftig in campo erfolgen. Der Zugriff von anderen Referaten auf Studierendendaten ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Sollte Änderungsbedarf bestehen, sind die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Referates L5 die Ansprechpartner.

Was bedeutet dies für Studierende?

Aus Sicht der Studierenden wird sich vorerst nichts ändern. Die Studienbescheinigungen (Immatrikulationsbescheinigung, BAföG-Nachweis etc.) werden weiterhin auf dem mein campus-Portal zum Download bereitgestellt. Erst mit der Umstellung auf das Sommersemester 2016 und die damit verbundene Rückmeldung werden den Studierenden die Bescheinigungen zu den Studiengebühren (Studentenwerksbeitrag, Semesterticket) über das campo-Portal zur Verfügung gestellt.

Hoffen wir, dass die Umstellung ohne größere Probleme durchgeführt werden kann. Drücken Sie uns die Daumen! 😉

Gegen Schlangen bei der Einschreibung…

Traditionell war die persönliche Einschreibung an der FAU immer nach Buchstaben eingeteilt, damit nicht alle am gleichen Tag kommen sollten.  Wir konnten früher ja nicht wissen, wer sich alles bei uns einschreiben wollte, also haben wir Termine veröffentlicht und abgewartet, was auf uns zukommt. Das führte dann vor allem im September immer mal wieder zu den bekannten „nationalen Reptilienwochen“ mit Schlangen ganz unterschiedlicher Länge.

Jetzt kommt Köln ins Spiel, denn heutzutage kennt man durch die Online-Einschreibung die Daten der Leute, die sich einschreiben wollen und kann jene auch per Mail erreichen. Die Universität zu Köln hat seit ein paar Jahren für die persönliche Einschreibung erfolgreich eine Online-Termin-Reservierungs im Einsatz, um die Einschreibewilligen möglichst gleichmäßig auf die Einschreibetage und -wochen zu verteilen. Diese clevere Idee hat die FAU aufgegriffen und L7 hat mit Unterstützung des Rechenzentrums eine solche Terminreservierung aufgesetzt.

Die Online-Einschreiber werden am kommenden Montag (24. August) per Rundmail informiert, dass sie sich für die persönliche Einschreibung vom 7. September bis zum 2. Oktober online einen Termin reservieren müssen. Denn ohne Termin gibt es keine Einschreibung!

Die Online-Reservierung ist bereits freigeschaltet unter der URL www.campo.fau.de/termin QR-Code für das Terminreservierungs-Tool

Die Bedienung ist etwa so schwierig wie in einem fahrenden Zug aus dem Fenster zu schauen. Okay, das war jetzt ein blödes Beispiel, ich korrigiere mich: so schwierig, wie in einem fahrenden Zug auf sein Handy zu schauen. Trotzdem haben wir mit ein paar Screenshots erklärt, wie es geht und eine Hilfeseite geschaltet mit antizipierten Fragen – selbstverständlich alles in Deutsch und Englisch!

Bleibt noch zu hoffen, dass die Geschichte bei uns ähnlich gut laufen wird wie in Köln. Aber auch diesbezüglich halte ich mit an ein dortiges Motto: „Et hätt noch immer jot jejange!“ 🙂

HISinOne-Einführungsprojekt: Umstellung von SOS auf STU verschoben

Die HISinOne-Projektgruppe der FAU hat heute beschlossen, die für Ende Januar geplante Umstellung des Studierendenverwaltungssystems (bisher HIS-SOS) auf die neue Plattform „campo“ (HISinOne-Modul STU) zu verschieben. Die während der Testphase aufgetretenen Probleme machen diese Entscheidung unausweichlich, da die Umstellung auf „campo“ als datenführendes System für Studierendendaten einen unumkehrbaren Schritt darstellt. Eine Rückkehr zum Altsystem wäre somit unmöglich und die FAU würde riskieren, ab Februar ohne ein funktionierendes Studierendenverwaltungssystem dazustehen.

Seit einem Jahr wurde intensiv an der Umstellung des Studierendenverwaltungssystems gearbeitet:

  • Durchführung umfangreicher Bereinigungen im Altsystem zur Aufbereitung der Daten
    für die Migration der Studierenden- und Abschlussprüfungsdaten nach „campo“ auf
    Basis der Software HISinOne Version 6.0
  • Prüfung aller Prozesse rund um die Studierendendatenverwaltung (z.B. Einschreibung,
    Rückmeldung, Beurlaubung, Studiengangwechsel usw.) und Konfiguration von
    „campo“
  • Schulung der Mitarbeiterinnen der Studierendenverwaltung
  • ausführliche Tests

All das geschah mit dem Ziel, die Daten unserer fast 40.000 Studierenden am 27. und 28. Januar 2015 zuverlässig nach „campo“ zu migrieren. Ab diesem Zeitpunkt wäre dann „campo“ das datenführende System der FAU, ein irreversibler Schritt.

Im Laufe der Konfigurationsarbeiten trat eine größere Anzahl von Problemen auf, die in enger Zusammenarbeit mit HIS bereits im Vorfeld der geplanten Umstellung behoben werden konnten oder im laufenden Betrieb ab Februar über temporäre Workarounds oder Hotfixes hätten nachgebessert werden müssen. Bei den abschließenden Tests zeigten sich jedoch weitere Probleme, die eine Verschiebung unumgänglich machen:

  • Mitte Januar kündigte die HIS eG an, dass für den Produktiveinsatz des Studierendenverwaltungsmoduls von HISinOne ein am 19.01.2015 veröffentlichtes Service Pack zwingend erforderlich sein würde.
  • Für weitere offene, kritische Fehler hat die HIS eG Hotfixes kurzfristig bereitgestellt, deren Wirksamkeit wir in der verbleibenden Zeit nicht verifizieren können:
    • nach FAU-Vorgaben korrekte Matrikelnummernberechnung
    • korrekte Zuordnung eingehender Semesterbeitragszahlungen
    • Beseitigung aufgetretener Dateninkonsistenzen bei der für den Parallelbetrieb von „campo“ und „mein campus“ erforderlichen täglichen Daten-Remigration, vor allem im Bereich der Prüfungsverwaltung

Die Integration von Service Packs in das „campo“-System ist erfahrungsgemäß mit erheblichem Aufwand verbunden. Service Packs enthalten, neben der Zusammenfassung der bisher veröffentlichten Hotfixes, in der Regel auch funktionale Erweiterungen und Anpassungen. (Der zuvor aktuellste kumulative Hotfix enthält ~ 270 geänderte Dateien, das Service Pack 1 für HISinONe 6.0 umfasst demgegenüber ~ 13.600 geänderte Dateien.) Daher sind vor der Übernahme ins Produktivsystem zeitaufwändige Tests erforderlich. Diese sind in der kurzen Zeit nicht mehr leistbar, die bis zum anvisierten Umstellungszeitpunkt vor der Rückmeldung und Einschreibung zum Sommersemester 2015 bleibt.

Aus diesen Gründen war die Verschiebung der Inbetriebnahme der Studierendenverwaltung in „campo“ zwingend notwendig. Aus organisatorischen und technischen Gründen wird sich der nächstmögliche Umstellungstermin in zeitlicher Nähe zur Rückmeldung bewegen müssen, wobei unmittelbar auf dem bis heute erreichten Umstellungsfortschritt aufgebaut werden kann. Bis dahin wird die FAU weiterhin mit der hinter „mein campus“ liegenden Datenbank als datenführendes System arbeiten.

Update 03.02.2015: Auf Bitte der HIS eG weist der Beitrag nun darauf hin, dass Fehlerbereinigungen geliefert wurden, die aber aufgrund des engen Zeitrahmens nicht mehr durch uns getestet werden konnten.