Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Workshop zum Management von Masterbewerbungen mit HISinOne APP

Am 24. September 2013 lud die HIS GmbH zu einem Workshop nach Hannover ein, um

  • zum einen eine neue Funktionalität von HISinOne APP namens Bewerbungsinhalte vorzustellen und um
  • zum anderen weitere Anforderungen, die die Hochschulen an den Bestandteil APP von HISinOne haben und die hauptsächlich die Prozesse der Masterbewerbungen betreffen, zu sammeln und zu priorisieren.

Ca. 30 Hochschulmitarbeiter reisten aus dem gesamten Bundesgebiet an. Nach einer Vorstellungsrunde, in der seitens der HIS auch bekannt gegeben wurde, dass Herr Sapiatz, einer der beiden Workshop-Leiter, zum 01. Oktober 2013 die Leitung des Produktbereichs APP von Herrn Lipke übernehmen wird, stellte der HIS-Mitarbeiter Sergei Kromm zuerst theoretisch und danach praktisch mit einer Live-Demonstration die Funktionalität der Bewerbungsinhalte vor.

Es handelt sich hierbei um eine Möglichkeit, den Prozess der Online-Bewerbung zu dynamisieren. Pro Studiengang oder besser gesagt, pro Zulassungspaket lassen sich zusätzliche Fragen definieren, die dem Bewerber präsentiert werden sollen. Die Angaben, die der Bewerber dann dort tätigt, nennt die HIS Bewerbungsbestandteile.

Positiv ist anzumerken, dass man bei der Konfiguration der Bewerbungsinhalte sehr viele Möglichkeiten hat: so ist von reinen Textblöcken (als Hinweistexte) über Freitextfelder, Checkboxen, Radiobuttons bis hin zu Dropdown-Boxen, deren Inhalt aus Schlüsseltabellen bezogen wird, fast alles möglich, was man sich so vorstellen kann.

Negativ aus unserer Sicht ist hingegen, dass wir diese Funktionalität schon lieber gestern als heute gebrauchen könnten, die HIS sie jedoch jetzt erst für die kommende Version 5.0 (Oktober 2013) in einer lediglich mit Grundfunktionalitäten ausgestatteten, sagen wir Beta-Version, ausrollt. Die HIS rät sogar davon ab, diese Version produktiv einzusetzen (lediglich für Testzwecke sei sie überhaupt schon in diesem Release!).

Immerhin konnten dann auch gleich noch Verbesserungs- und Erweiterungsvorschläge, die die Teilnehmer der Hochschulen hierzu hatten, vorgebracht werden.

Ohne Unterbrechung setzte sich der Workshop mit dem zweiten Schwerpunkt fort. Von den Teilnehmern wurden Anforderungen, die sie an die HISinOne-Software bezüglich der Umsetzung der Prozesse bei der Masterbewerbung stellen, eingefordert. Wie auch schon in einem Vorgängerworkshop vor ca. 1 Jahr stellte sich wieder heraus, dass jede Hochschule andere Prozesse nutzt, um die Masterstudienplatzvergabe zu realiseren. Somit lässt sich nur sehr schwer, wenn überhaupt, ein Konzept erarbeiten, wie HISinOne alle Anforderungen, die die Abbildungen dieser Prozesse stellen, unter einen Hut bringen könnte. Über die Sammlung und Priorisierung der Anforderungen hinaus konnte leider zu keiner befriedigenden Lösung gekommen werden.

Nichtsdestotrotz versprachen die beiden Leiter des Workshops, Sebastian Sapiatz und Wolfgang Sanner, dass spätestens mit dem nächsten großen Release der HISinOne-Software im Herbst 2014 (Release 6.0) – und zwar in einem sehr generischen Ansatz – eine rudimentäre Umsetzung der Online-Bewerbung sowie der Studienplatzvergabe für Masterstudiengänge möglich sein wird. Man strebt bis dahin an, die folgenden höchstpriorisierten Anforderungen umzusetzen:

  • Erweiterung des Rollen und Rechtekonzeptes (dezentrale Bearbeitung von Bewerbungen im Fachbereich)
  • Bewerbungsfristen und -inhalte abhängig von Zulassungspaketen oder Fallgruppen
  • Bessere Datenübernahme in die Produktbereiche STU/EXA (Zulassungsauflagen, Wiedervorlagen)

Über die Fortschritte möchte die HIS die Anwender auf dem Laufenden halten und hierbei gern auch über den Weg des HISwiki-internen Diskussionsforums offen für weitere Verbesserungsvorschläge und Kritik sein.

Konfiguration der Studiengangshierarchie

In den letzten Wochen wurde die bestehende Studiengangshierarchie um noch fehlende Studienfächer erweitert. Bei der Aktualisierung der Studiengangshierarchie wurden die Zulassungsbeschränkungen der einzelnen Fächer für das WS überprüft und um die des SoSe ergänzt. Die entsprechenden Informationen wurden von der Studienberatung auf der Homepage der FAU bereitgestellt (http://www.uni-erlangen.de/studierende/aktuelles/FAU_SoSe13_Studienangebot.pdf). Beim Einpflegen noch nicht vorhandener Studienfächer muss vor allem bei den Course of Study-Sätzen darauf geachtet werden, dass die neueste Version des jeweiligen Studiengangs eingepflegt wird.

Die einzelnen Promotionsstudiengänge wurden hierbei bereits berücksichtigt, auch wenn dies für uns im Moment noch nicht aktuell ist. Die Lehramtserweiterungen wie Didaktik des Deutschen als Zweitsprache, Ethik und Medienpädagogik hingegen werden in unsere Studiengangshierarchie nicht mit eingepflegt sondern separat von der Studentenkanzlei bearbeitet.

Das Einpflegen der verschiedenen Studienfächer verlief dabei meist problemlos – einzig das Aktualisieren der Seite der Studiengangshierarchie nach jedem Schritt verlief extrem langsam, wodurch das Einpflegen ein sehr langwieriger Prozess war.

HIS Nutzertagung 2011

Vom 23. bis 25.05.2011 hatte die HIS GmbH unter dem Motto „Hilfe, die Studenten kommen!“ zur Nutzertagung ins Treff Hotel Panorama nach Oberhof geladen. Der Einladung waren zahlreiche Hochschulvertreter unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche gefolgt – Verwaltungsangestellte, IT-ler, Mitglieder der Leitungsebenen und viele mehr.

Den Schwerpunkt der diesjährigen Vorträge bildete HISinOne. So zeigte die HIS den aktuellen Stand von HISinOne (Version 2.0) und bot einen Ausblick auf die für die Versionen 3.0 und 4.0 geplanten Funktionen – Erweiterungen, die von vielen Hochschulen bereits herbeigesehnt werden.

Vor allem in den Vorträgen zur Technik von HISinOne wurde deutlich, dass HIS die Schwächen der in die Jahre gekommenen Altsysteme erkannt hat und sich intensiv darum bemüht, mit HISinOne klare und einheitliche Konzepte umzusetzen. So wird HISinOne endlich ein normalisiertes Datenbankschema zugrunde liegen, in dem Fremdschlüsselbeziehungen die referenzielle Integrität sicherstellen. Alle operativen Daten werden nun gemeinsam in einer Datenbank vorgehalten. Der objektorientierte Ansatz berücksichtigt, dass demselben Objekt je nach Kontext unterschiedliche Bezeichnungen und Bedeutungen zukommen können. So wird beispielsweise ein bestimmter Raum daher zukünftig nur noch einmal in der Datenbank gespeichert – egal ob im Kontext der Gebäude- oder der Prüfungsverwaltung.

Die Anpassung des HISinOne-Systems an die hochschulspezifischen Gegebenheiten soll durchweg über dessen Weboberfläche erfolgen. In den Vorträgen und Live-Vorführungen lag der Fokus hier vor allem auf der Konfiguration der Benutzeroberfläche, insbesondere der Eingabefelder. Von den Möglichkeiten, Einfluss auf den Ablauf einzelner Funktionen zu nehmen, war hingegen leider nur sehr wenig zu sehen und zu hören. Für den Betrieb von HISinOne wird weiterhin die 3-Säulen-Architektur, mit der Unterscheidung zwischen Entwicklungs-, QA- und Produktivsystem, empfohlen. Änderungen müssen aber noch manuell von einem System zum anderen übertragen werden. Ein entsprechendes Automatisierungswerkzeug (Configuration Center) wird vermutlich erst mit Version 4.0 von HISinOne für den produktiven Einsatz verfügbar sein.

Die Veranstaltungen mit fachlichem Schwerpunkt beschäftigten sich vorrangig mit den HISinOne-Komponenten für Bewerbung und Zulassung (APP) sowie der Studierendenverwaltung (STU). Dies sind auch die Produktbereiche von HISinOne, die erste Hochschulen bereits produktiv einsetzen. Die Vertreter der Hochschule für Gesundheit Bochum (Gründungsjahr 2009, derzeit ca. 200 Studierende) , der Universität Freiburg und der Universität Duisburg-Essen (ca. 34.000 Studierende) berichteten aus sehr unterschiedlichen Perspektiven über ihre bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von HISinOne. War bei der Gesundheitshochschule quasi ein „einfacher Start“ möglich, so war in Duisburg-Essen und in Freiburg die Migration der Daten zwischen den unterschiedlichen HIS-Systemen ( GX-Generation und HISinOne) erforderlich, wodurch die Komplexität des Einführungsprozesses erhöht wurde.

Hinsichtlich der Verfügbarkeit von Massenfunktionen (Rückmeldung, Exmatrikulation) sowie Berichtsfunktionen (z.B. Druck der Krankenkassenbescheinigung) wurde auf Version 3.0 verwiesen, die im Herbst diesen Jahres freigegeben werden soll.

Dem Trend hin zu mehr Mobilität will man auch mit HISinOne folgen und so soll mit der Version 3.0 ein auf Mobilgeräte zugeschnittenes Studentenportal-Frontend eingeführt werden und auch die Programmierung einer, so ließ man verlauten, plattformunabhängigen „App“ ist im Gange.

Natürlich durfte das Thema „Dialogorientiertes Serviceverfahren“ (DoSV) nicht fehlen und so wurde dieses bereits im Eröffnungsplenum ausgiebig behandelt. Neben Prof. Dr. Leitner (HIS Geschäftsführer) äußerten sich auch Ministerialdirigent Peter Greisler (HIS-Aufsichtsratsvorsitzender, BMBF) sowie Dr. Ulf Bade (Stiftung für Hochschulzulassung) zu den jüngsten Entwicklungen sowie den in der Presse geäußerten Vorwürfen. Gemeinsamer Tenor dabei war, dass keineswegs alleine die HIS der „Sündenbock“ für das einjährige Verschieben des Serviceverfahrens sei, sondern dass hier eine Reihe unterschiedlicher Faktoren zusammengetroffen waren:

  • zu eng bemessener Zeitplan ohne Puffer
  • ungenügende Kommunikation zwischen der Stiftung für Hochschulzulassung und der HIS
  • Einführungsprojekt ohne Projektleitung („Kümmerer“)
  • nicht konsequent durchdachtes Finanzierungskonzept
  • sich während des Projektverlaufes stark ändernde, hochschulseitige Anforderungen
  • in die Jahre gekommene, nicht 100% fehlerfreie HIS-GX-Generation
  • Unterschätzung des hochschulseitigen Programmieraufwands

Die Nennung der Gründe dürfe nicht, so Prof. Dr. Leitner, als gegenseitige Schuldzuweisung verstanden werden, sondern soll vielmehr ein Zeichen dafür sein, dass die Fehler erkannt wurden und an der Beseitigung und Verbesserung gearbeitet werde. Die drei Hauptpartner für die Einführung des Dialogorientierten Serviceverfahrens (Stiftung für Hochschulzulassung, HIS GmbH und T-Systems) werden auch weiterhin gemeinsam den Start des DoSV zum Wintersemester 2012/13 anstreben.