Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Mit Erasmus nach Helsinki

 

Kerava_TN

Was ich vorher nicht wusste:
– Das Erasmus-Programm gibt es nicht nur für Studenten, sondern auch für Bedienstete (aus allen Bereichen)

Wo ich war:
– In Kerava, ein paar KM nördlich von Helsinki an der LAUREA University of Applied Sciences

Was ich vorher erwartet habe:
– Nicht viel. Ich hatte keine Ahnung wie eine International Staff Week abläuft

Der erste Eindruck:
– Es waren 12 aktive Teilnehmer aus 6 Ländern angereist, und auch von Laurea haben einige Mitarbeiter teilgenommen
– Der Herbst in Finnland ist nass, kalt, und dunkel

Der Ablauf
– Thema war: Networking
– Es gab ein Programm von Montag bis Freitag, das viel Raum für Austausch bot, und das die dortigen Studenten dazu motivieren sollte ins Ausland zu gehen und aktiv Networking zu betreiben
– Viele der internationalen Dozenten haben über ihren Forschungsbereich (sehr gute!!) Vorträge gehalten, über die anschließend diskutiert wurde – meistens in Bezug auf kulturelle Unterschiede (z.B. wie wird mit formeller und informeller Anrede umgegangen, wie unterschiedlich sind die Unterrichtsformen, welche Auswirkungen aus den kulturellen Unterschieden ergeben sich sowohl für internationale Geschäfte als auch in Alltagssituationen etc.)

Der zweite Eindruck:
– Es reisen nur Leute Im Herbst nach Finnland, die wirklich motiviert sind an solch einer Veranstaltung teil zu nehmen: Es war unglaublich wie viele kompetente, motivierte und engagierte Persönlichkeiten mit innovativen Projektideen hier zusammen gekommen sind
– Ich hatte die Möglichkeit mich außerhalb des Programmes mit der Raumplanerin zusammenzusetzen (sie macht die Raumplanung aus dem Kopf – dieses Konzept können wir für die FAU wohl nicht übernehmen…) und mir das dortige Äquivalent zu UnivIS, mein campus und StudOn anzusehen
– Die Universität in Kerava macht gerade durch Umstrukturierung einige Veränderungen durch und ich hatte viele interessante Gespräche mit Dozenten, über ihre Arbeitsweise und welche Auswirkungen die Veränderungen haben

Was ich mitgenommen habe:
– Ich habe die FAU mal von außen betrachtet: Welche Abläufe sind an der FAU anders als an anderen Hochschulen und wie hängt dies mit der deutschen Kultur, der Größe der Uni oder der Struktur des öffentlichen Dienstes zusammen

Außerhalb des Programmes:
–  Habe ich Helsinki,  die finnische Mentalität  und ihre Liebe zu Sport und Musik kennen gelernt

Fazit:
– Sehr empfehlenswert!
– Einer der Studenten hat ein Video von der Woche zusammengestellt.

Schnittstellen tun weh! – Rückblick auf den ZKI AK CM

Am 31. März und 01. April fand die 12. Sitzung des ZKI-Arbeitskreises Campusmanagement (ZKI AK CM) an der Universität zu Köln statt. Zusammen mit rund 100 Teilnehmern der Tagungen konnten unterschiedliche Vorträge zum Motto „Systemintegration“ gehört und diskutiert werden. Im Mittelpunkt der Systemintegration stehen Schnittstellen – Schnittstellen zwischen unterschiedlichen IT-Bausteinen im Campusmanagement. Deren Gestaltung, Standardisierung, Probleme und Chancen waren Thema der Vorträge. In diesen wurde versucht, Antworten auf folgende Fragen zu geben:

    • Wie lassen sich heterogene Systeme auf dem Campus integrieren?
    • Welche technischen Schnittstellen haben sich als praktikabel erwiesen? (Und welche nicht? 😉 )
    • Wird eine Plattform zur Systemintegration eingesetzt? Wenn ja, welche?
    • Welche Technologie und welches Vorgehen wurde eingesetzt?
    • Welche Erfahrungen wurden gemacht?

Bei allen Vorträgen wurde deutlich, dass Schnittstellen nicht „einfach mal schnell“ konzipiert und programmiert werden können. Essentiell ist, dass die zu verbindenden Systeme von gleichen Begrifflichkeiten und einem gemeinsamen Kontext ausgehen. Ist dies nicht der Fall, so bereiten Schnittstellen jede Menge Arbeit – und tun weh! Dabei spielt es keine Rolle, welches Campusmanagementsoftware zum Einsatz kommt – sei es HIS, Datenlotsen, CampusOnline, SAP, Stud.IP etc.

Für das HISinOne-Einführungsprojekt an der FAU konnten zahlreiche Erfahrungen der Hochschulkollegen abgegriffen werden, die bei der Schnittstellenspezifikation und -umsetzung innerhalb unseres Projektes hilfreich sein können. Vielleicht lassen sich ja – auf Basis der „Lessons Learned“ – einige der Probleme anderer Hochschulen bei uns vermeiden!

In zwei Vorträgen wurden unterschiedliche Systeme für die überschneidungsfreie Planung von Veranstaltungen bzw. Prüfungen vorgestellt. Hierbei wurden neben den vorhandenen Schnittstellen zu Campusmanagementsystemen, die die Grunddaten bereitstellen, die Verteilungs- und Optimierungalgorithmen angesprochen. Diese führen unter verschiedenen, definierbaren Gesichtspunkten die Berechnung eines optimalen Lehrveranstaltungsplans bzw. Prüfungsplanes durch. Mit dieser Thematik wird sich das Projektteam im Rahmen des HIO-Einführungsprojekts im Modul EXA (Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung) noch genauer befassen müssen!

Im Rahmen des ZKI AK CM tagt die HIS User Group, ein Unterarbeitskreis, bei dem die HIS und deren Software im Mittelpunkt der Betrachtungen steht. In den Vorträgen wurden zwei komplett unterschiedliche Themen behandelt – „Die HIS wird Genossenschaft“ und „Integration von QISPOS in HISinOne“. Im ersten Vortrag stellt Dr. Sven Gutow, Sprecher des Direktoriums, die Neuerungen und Veränderungen vor, die sich aus der Umwandlung der HIS in eine Genossenschaft für die HIS-Hochschulen ergeben. Hingewiesen wurde in diesem Vortrag nochmals auf die Informationsveranstaltung am 22. Mai in Hannover und auf die erste Gesellschafterversammlung am 23. Mai. Nach der Präsentation musste sich Dr. Gutow zahlreichen Fragen aus dem Auditorium stellen.

Im zweiten Vortrag der HIS User Group wurde von der Universität Osnabrück vorgestellt, wie mittels iFrames die Integration des „alten“ QISPOS in das „neue“ HISinOne-Portal möglich ist. Die Uni Osnabrück möchte den Anwendern die Nutzung unterschiedlicher Portale für die Verwaltung der Studierenden, der Prüfungen und das Berichtswesen ersparen und hat die bisher in unterschiedlichen Portal für die Nutzer bereitgestellten Funktionalitäten in HISinOne „versteckt“. Ein Ansatz, der vielleicht auch für die FAU interessant sein könnte! 🙂

Rückblickend bewertet, war die Sitzung – wieder einmal – ein gelungener Erfahrungsaustausch zwischen den Hochschulen mit interessanten Vorträgen, Gesprächen und jeder Menge Input für das HIO-Projekt an der FAU!

HISInOne Schulung Erstellung von Regeln in EXA

Vom 15.-17.01.2014 fand in Hannover die mit Spannung erwartete Schulung zur Regelerstellung in EXA, der Prüfungsverwaltung in HISinOne, statt. Die erste HIS-Schulung zu diesem Thema war voll besetzt und bei der Anmeldung in Windeseile ausgebucht.

Bei der Einführung von HISinOne kann die Struktur der Studiengänge mit ihren Modulen und Prüfungen migriert werden. Dies gilt jedoch nicht für die Regeln, mit denen z.B. die Noten/ECTS der Module und (Gesamt-)Konten berechnet oder die Voraussetzungen für das Ablegen einer Prüfung abgeprüft werden. Hier hat die HIS das alte Konzept komplett überarbeitet, u.a. um die Berechnungsregeln zu verallgemeinern und dadurch in ihrer Anzahl zu reduzieren. Da die Regelerstellung in HIS-POS sehr komplex und zeitaufwändig war, stellt sich natürlich für die Hochschulen die Frage, wie aufwändig die komplette Neuabbildung der Regeln bei der Einführung von HISinOne sein wird.

Daher haben viele Hochschulen die Chance genutzt durch die Schulung eine erste Einführung in diesen Bereich zu erhalten, obwohl die meisten Teilnehmer berichteten, dass ihre Hochschule – genau wie die FAU  – in HISinOne erst den Bereich APP (Onlinebewerbung) produktiv eingeführt haben.

Obwohl es sich um die Premiere handelte, war die Schulung gut organisiert und vorbereitet. Alle Teilnehmer erhielten umfangreiche Unterlagen, mit denen sich das erworbene Wissen nach der Schulung auffrischen und vertiefen lässt. Dies ist auch notwendig, da sich schnell herausstellte, dass der neue Regeleditor in HISinOne in seiner Komplexität nicht hinter der alten Fassung zurücksteht. So war es in der Kürze der Zeit nur möglich in der Schulung die ersten Grundlagen (Modulgenerierung, einfache Voraussetzung, Abschlusskonto) gemeinsam zu erarbeiten. Dies geschah in einem angenehmen Wechsel aus theoretischen und praktischen Anteilen, wobei durchaus auf das individuelle Tempo und spezielle Fragen der einzelnen Teilnehmer eingegangen wurde.

Nach diesem ersten Schritt ist es nun sinnvoll und notwendig, das neu erworbene Wissen in einer Testumgebung mit Beispielfällen aus den gültigen Prüfungsordnungen der FAU umzusetzen und zu testen. Nur so kann man Praxiserfahrung sammeln und den Zeitaufwand für die Migration realistisch einschätzen. Die meisten Teilnehmer wünschten sich am Ende der Schulung, dass die HIS für die Zukunft auch eine Fortgeschrittenen-Schulung konzipiert, in der man nach der Sammlung der ersten Praxiserfahrung lernt, wie man am Besten Spezialfälle (z.B. Freiversuchsregeln) in HISinOne umsetzen kann. Diesem Wunsch kann ich mich nur voll und ganz anschliessen.

Workshop zum Management von Masterbewerbungen mit HISinOne APP

Am 24. September 2013 lud die HIS GmbH zu einem Workshop nach Hannover ein, um

  • zum einen eine neue Funktionalität von HISinOne APP namens Bewerbungsinhalte vorzustellen und um
  • zum anderen weitere Anforderungen, die die Hochschulen an den Bestandteil APP von HISinOne haben und die hauptsächlich die Prozesse der Masterbewerbungen betreffen, zu sammeln und zu priorisieren.

Ca. 30 Hochschulmitarbeiter reisten aus dem gesamten Bundesgebiet an. Nach einer Vorstellungsrunde, in der seitens der HIS auch bekannt gegeben wurde, dass Herr Sapiatz, einer der beiden Workshop-Leiter, zum 01. Oktober 2013 die Leitung des Produktbereichs APP von Herrn Lipke übernehmen wird, stellte der HIS-Mitarbeiter Sergei Kromm zuerst theoretisch und danach praktisch mit einer Live-Demonstration die Funktionalität der Bewerbungsinhalte vor.

Es handelt sich hierbei um eine Möglichkeit, den Prozess der Online-Bewerbung zu dynamisieren. Pro Studiengang oder besser gesagt, pro Zulassungspaket lassen sich zusätzliche Fragen definieren, die dem Bewerber präsentiert werden sollen. Die Angaben, die der Bewerber dann dort tätigt, nennt die HIS Bewerbungsbestandteile.

Positiv ist anzumerken, dass man bei der Konfiguration der Bewerbungsinhalte sehr viele Möglichkeiten hat: so ist von reinen Textblöcken (als Hinweistexte) über Freitextfelder, Checkboxen, Radiobuttons bis hin zu Dropdown-Boxen, deren Inhalt aus Schlüsseltabellen bezogen wird, fast alles möglich, was man sich so vorstellen kann.

Negativ aus unserer Sicht ist hingegen, dass wir diese Funktionalität schon lieber gestern als heute gebrauchen könnten, die HIS sie jedoch jetzt erst für die kommende Version 5.0 (Oktober 2013) in einer lediglich mit Grundfunktionalitäten ausgestatteten, sagen wir Beta-Version, ausrollt. Die HIS rät sogar davon ab, diese Version produktiv einzusetzen (lediglich für Testzwecke sei sie überhaupt schon in diesem Release!).

Immerhin konnten dann auch gleich noch Verbesserungs- und Erweiterungsvorschläge, die die Teilnehmer der Hochschulen hierzu hatten, vorgebracht werden.

Ohne Unterbrechung setzte sich der Workshop mit dem zweiten Schwerpunkt fort. Von den Teilnehmern wurden Anforderungen, die sie an die HISinOne-Software bezüglich der Umsetzung der Prozesse bei der Masterbewerbung stellen, eingefordert. Wie auch schon in einem Vorgängerworkshop vor ca. 1 Jahr stellte sich wieder heraus, dass jede Hochschule andere Prozesse nutzt, um die Masterstudienplatzvergabe zu realiseren. Somit lässt sich nur sehr schwer, wenn überhaupt, ein Konzept erarbeiten, wie HISinOne alle Anforderungen, die die Abbildungen dieser Prozesse stellen, unter einen Hut bringen könnte. Über die Sammlung und Priorisierung der Anforderungen hinaus konnte leider zu keiner befriedigenden Lösung gekommen werden.

Nichtsdestotrotz versprachen die beiden Leiter des Workshops, Sebastian Sapiatz und Wolfgang Sanner, dass spätestens mit dem nächsten großen Release der HISinOne-Software im Herbst 2014 (Release 6.0) – und zwar in einem sehr generischen Ansatz – eine rudimentäre Umsetzung der Online-Bewerbung sowie der Studienplatzvergabe für Masterstudiengänge möglich sein wird. Man strebt bis dahin an, die folgenden höchstpriorisierten Anforderungen umzusetzen:

  • Erweiterung des Rollen und Rechtekonzeptes (dezentrale Bearbeitung von Bewerbungen im Fachbereich)
  • Bewerbungsfristen und -inhalte abhängig von Zulassungspaketen oder Fallgruppen
  • Bessere Datenübernahme in die Produktbereiche STU/EXA (Zulassungsauflagen, Wiedervorlagen)

Über die Fortschritte möchte die HIS die Anwender auf dem Laufenden halten und hierbei gern auch über den Weg des HISwiki-internen Diskussionsforums offen für weitere Verbesserungsvorschläge und Kritik sein.

HIS-Nutzertagung 2012 in Potsdam: „Planst du noch oder prüfst du schon?“

Vom 25. Juni bis zum 27. Juni 2012 fand zum ersten Mal in Potsdam – im Kongresshotel am Templiner See – die diesjährige Nutzertagung der HIS GmbH zum Thema „Planst du noch oder prüfst du schon?“ statt. Die FAU war durch Mitarbeiter des Prüfungsamts, CampusIT und des HISinOne-Projektteams vertreten. Insgesamt zählte die Tagung über 450 Hochschulvertreter unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche aus dem gesamten Bundesgebiet.

Den Schwerpunkt der Vorträge bildete der Leistungsumfang der Campus Management Software HSinOne in den Bereichen Prüfungsmanagement und Veranstaltungsmanagement. Insgesamt fanden 39 verschiedene Fachvorträge wie etwa zur Abbildung von Prüfungsordnungen mit dem Curriculum Designer, zur Datenmigration und -sicherheit, zur Einführung von HISinOne, zum Alumni-Management sowie zu eduStore als Data Warehouse und Business Intelligence-Lösung statt.

Die Vorträge waren inhaltlich gehaltvoll, gut präsentiert und boten einen ausgewogenen Mix aus fachlichen und technischen Themen. Ebenso bestand stets die Möglichkeit, eigene Fragen einzubringen. Insgesamt wurde der Entwicklungsstand von HISinOne als Produkt damit gut erfahrbar.

Besonders aufschlussreich und wertvoll für die eigene Projektarbeit waren die Vorträge, in denen Vertreter der Universitäten Freiburg, Osnabrück und Duisburg-Essen über ihre bisherigen Erfahrungen bei der Einführung von HISinOne berichteten. Positiv hervorzuheben ist, dass HIS hier ehrliche Berichte zuließ, in denen auch zur Sprache kam, an welchen Stellen es derzeit noch hakt.

An der Nutzertagung an sich gab es dank der guten Organisation seitens HIS und des Teams des Tagungshotels nichts auszusetzen. Die Teilnahme hat sich auf jeden Fall gelohnt!

FAU/JMU – Erfahrungsaustausch HISinOne

Am 10.02.2012 fand in Würzburg einen Treff zum HISinOne Erfahrungsaustausch statt. An dem Workshop nahmen das FAU HISinOne-Kernteam unter der Projektleitung von Herrn Dr. Wolfgang Henning und das JMU HISinOne-Kernteam unter der Projektleitung von Herrn Dr. Richard Greiner teil.

Das Ziel des Workshops war ein gegenseitiger Erfahrungs- und Informationsaustausch über den aktuellen Stand und das weitere Vorgehen der jeweiligen HISinOne Einführungsprojekte. Inhaltlich wurde der Workshop in drei Themenbereiche aufgeteilt:

Teil 1: Projektorganisation (Projektstruktur, Projektplan, Arbeitspakete, usw.)

Teil 2: IT-Landschaft (Systemlandschaft, Testsystem, Schnittstellen, usw.)

Teil 3: Verschiedenes (Außendarstellung, Öffentlichkeitsarbeit, usw.)

Die Beteiligten fanden das erste JMU/FAU HISinOne Erfahrungsaustausch durchaus interessant und informativ, deshalb wird die weitere Kommunikation zwischen die HISinOne Arbeitsgruppen auch zukünftig gepflegt.

HUG – der ZKI AK CM hat getagt!

Der Einladung des ZKI Arbeitskreises Campus Management waren ca. 55 Personen an die TU Hamburg-Harburg gefolgt, um sich am 06. und 07. Juni mit dem Schwerpunktthema „Prozesse und Organisationsberatung – Good Practice“ zu beschäftigen. Besonders erfreulich für die Sprecher war, dass das über den Kanzlerarbeitskreis verschickte Einladungsschreiben zahlreiche „Neue“ zur Teilnahme an der Sitzung animiert hat.

Neben dem Erfahrungsaustausch zum Thema Modellierungstools, welcher sehr unterschiedliche Ansätze bei den teilnehmenden Hochschulen zu Tage brachte (von Visio über Astah, Oryx, iGrafix und Adonis bis hin zu ARIS kommt alles zum Einsatz), standen Vorträge zur Organisationsberatung im Mittelpunkt der Tagung.
Neben Firmenvorträgen (MG Consulting (Berlin), myconsult (Paderborn)) berichteten die Uni Leipzig und die Uni Dresden von Ihren Erfahrungen. Bei beiden Vorträgen wurde deutlich, dass die mit Unterstützung einer externen Beraterfirma durchgeführte Organisations- und Prozessanalyse von großem Nutzen war für den jeweiligen, weiteren Projektverlauf. Zusätzlich zu organisatorischen Aspekten (Wie wurde das Projekt aufgesetzt? Wer wurde beteiligt? Welche einzelnen Projektschritte wurden durchgeführt?) war es vor allem sehr interessant zu erfahren, wie die Hochschulmitarbeiter reagiert haben und was man tun kann bzw. muss, um alle Stakeholder mit ins Boot zu holen. Sich Vollzeit kümmern und alle bei der Hand nehmen scheint die einzige gangbare Methode zu sein, um den Widerstand, der bei einigen Mitarbeitern vorherrscht, zu brechen.

Sicherlich lässt sich aus den präsentierten Erfahrungen das Ein oder Andere für künftige Projekte an der FAU ableiten und übernehmen! 😉

Aufgrund der plötzlichen Wetterkatastrophe (Niederschläge mit bis zu 50 L/qm)  stand die Lokalität für die Abendveranstaltung buchstäblich nach wenigen Minuten unter Wasser. Dank des Einsatzes unserer Gastgeber und der Hilfsbereitschaft der Hamburger Gastronomie konnte aber sehr schnell eine Alternative gefunden werden und der Abend war „gerettet“. Bei Fischspezialitäten und Hamburger Braukunst fanden anregende und interessante Gespräche bis in die späten Abendstunden statt.

In meiner Eigenschaft als Sprecherin der HIS User Group (HUG) im ZKI AK CM durfte ich ca. 25 Personen bei der sich am Dienstag an die Sitzung des AK CM anschließende HIS User Group begrüßen. Neben der Klärung einiger organisatorischer Aspekte (Mailingliste, Forum…), die die künftige Kommunikation zwischen den Teilnehmern (hoffentlich) erleichtern werden, füllten ein Vortrag zum Thema „HISinOne-Referenzmodelle“ sowie ein Erfahrungsbericht der Hochschule Harz zur HISinOne-Einführung die angesetzen Zeitspanne. An beide Vorträge schlossen sich zahlreiche interessante Fragen an – leider konnten diese nicht immer sofort zur Zufriedenheit der Fragensteller geklärt werden 🙁 .

Hoffen wir, dass auch die nächste AK CM- und HUG-Sitzung –  der Termin hierfür wird in Kürze festgelegt – auf großen Anklang stoßen wird und wir, die Sprecher des AK CM, Dr. Hergenröder und Herr Woithe, sowie „meine HUG-Mitsprecherin“ Frau Hartmann und ich, wieder zahlreiche Vertreter der deutschen Hochschulen begrüßen können.

HIS Nutzertagung 2011

Vom 23. bis 25.05.2011 hatte die HIS GmbH unter dem Motto „Hilfe, die Studenten kommen!“ zur Nutzertagung ins Treff Hotel Panorama nach Oberhof geladen. Der Einladung waren zahlreiche Hochschulvertreter unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche gefolgt – Verwaltungsangestellte, IT-ler, Mitglieder der Leitungsebenen und viele mehr.

Den Schwerpunkt der diesjährigen Vorträge bildete HISinOne. So zeigte die HIS den aktuellen Stand von HISinOne (Version 2.0) und bot einen Ausblick auf die für die Versionen 3.0 und 4.0 geplanten Funktionen – Erweiterungen, die von vielen Hochschulen bereits herbeigesehnt werden.

Vor allem in den Vorträgen zur Technik von HISinOne wurde deutlich, dass HIS die Schwächen der in die Jahre gekommenen Altsysteme erkannt hat und sich intensiv darum bemüht, mit HISinOne klare und einheitliche Konzepte umzusetzen. So wird HISinOne endlich ein normalisiertes Datenbankschema zugrunde liegen, in dem Fremdschlüsselbeziehungen die referenzielle Integrität sicherstellen. Alle operativen Daten werden nun gemeinsam in einer Datenbank vorgehalten. Der objektorientierte Ansatz berücksichtigt, dass demselben Objekt je nach Kontext unterschiedliche Bezeichnungen und Bedeutungen zukommen können. So wird beispielsweise ein bestimmter Raum daher zukünftig nur noch einmal in der Datenbank gespeichert – egal ob im Kontext der Gebäude- oder der Prüfungsverwaltung.

Die Anpassung des HISinOne-Systems an die hochschulspezifischen Gegebenheiten soll durchweg über dessen Weboberfläche erfolgen. In den Vorträgen und Live-Vorführungen lag der Fokus hier vor allem auf der Konfiguration der Benutzeroberfläche, insbesondere der Eingabefelder. Von den Möglichkeiten, Einfluss auf den Ablauf einzelner Funktionen zu nehmen, war hingegen leider nur sehr wenig zu sehen und zu hören. Für den Betrieb von HISinOne wird weiterhin die 3-Säulen-Architektur, mit der Unterscheidung zwischen Entwicklungs-, QA- und Produktivsystem, empfohlen. Änderungen müssen aber noch manuell von einem System zum anderen übertragen werden. Ein entsprechendes Automatisierungswerkzeug (Configuration Center) wird vermutlich erst mit Version 4.0 von HISinOne für den produktiven Einsatz verfügbar sein.

Die Veranstaltungen mit fachlichem Schwerpunkt beschäftigten sich vorrangig mit den HISinOne-Komponenten für Bewerbung und Zulassung (APP) sowie der Studierendenverwaltung (STU). Dies sind auch die Produktbereiche von HISinOne, die erste Hochschulen bereits produktiv einsetzen. Die Vertreter der Hochschule für Gesundheit Bochum (Gründungsjahr 2009, derzeit ca. 200 Studierende) , der Universität Freiburg und der Universität Duisburg-Essen (ca. 34.000 Studierende) berichteten aus sehr unterschiedlichen Perspektiven über ihre bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von HISinOne. War bei der Gesundheitshochschule quasi ein „einfacher Start“ möglich, so war in Duisburg-Essen und in Freiburg die Migration der Daten zwischen den unterschiedlichen HIS-Systemen ( GX-Generation und HISinOne) erforderlich, wodurch die Komplexität des Einführungsprozesses erhöht wurde.

Hinsichtlich der Verfügbarkeit von Massenfunktionen (Rückmeldung, Exmatrikulation) sowie Berichtsfunktionen (z.B. Druck der Krankenkassenbescheinigung) wurde auf Version 3.0 verwiesen, die im Herbst diesen Jahres freigegeben werden soll.

Dem Trend hin zu mehr Mobilität will man auch mit HISinOne folgen und so soll mit der Version 3.0 ein auf Mobilgeräte zugeschnittenes Studentenportal-Frontend eingeführt werden und auch die Programmierung einer, so ließ man verlauten, plattformunabhängigen „App“ ist im Gange.

Natürlich durfte das Thema „Dialogorientiertes Serviceverfahren“ (DoSV) nicht fehlen und so wurde dieses bereits im Eröffnungsplenum ausgiebig behandelt. Neben Prof. Dr. Leitner (HIS Geschäftsführer) äußerten sich auch Ministerialdirigent Peter Greisler (HIS-Aufsichtsratsvorsitzender, BMBF) sowie Dr. Ulf Bade (Stiftung für Hochschulzulassung) zu den jüngsten Entwicklungen sowie den in der Presse geäußerten Vorwürfen. Gemeinsamer Tenor dabei war, dass keineswegs alleine die HIS der „Sündenbock“ für das einjährige Verschieben des Serviceverfahrens sei, sondern dass hier eine Reihe unterschiedlicher Faktoren zusammengetroffen waren:

  • zu eng bemessener Zeitplan ohne Puffer
  • ungenügende Kommunikation zwischen der Stiftung für Hochschulzulassung und der HIS
  • Einführungsprojekt ohne Projektleitung („Kümmerer“)
  • nicht konsequent durchdachtes Finanzierungskonzept
  • sich während des Projektverlaufes stark ändernde, hochschulseitige Anforderungen
  • in die Jahre gekommene, nicht 100% fehlerfreie HIS-GX-Generation
  • Unterschätzung des hochschulseitigen Programmieraufwands

Die Nennung der Gründe dürfe nicht, so Prof. Dr. Leitner, als gegenseitige Schuldzuweisung verstanden werden, sondern soll vielmehr ein Zeichen dafür sein, dass die Fehler erkannt wurden und an der Beseitigung und Verbesserung gearbeitet werde. Die drei Hauptpartner für die Einführung des Dialogorientierten Serviceverfahrens (Stiftung für Hochschulzulassung, HIS GmbH und T-Systems) werden auch weiterhin gemeinsam den Start des DoSV zum Wintersemester 2012/13 anstreben.

Prozessmanagement mit „Hummeln“ und „Schmetterlingen“

Am 22. und 23. Februar 2011 fand in Bonn der Workshop „Prozessmanagement – Methoden und Kompetenzen“ der DINI AG E-Framework statt, bei dem die im Hochschulbereich derzeit sehr aktuellen Themen Prozessmanagement und -organisation im Mittelpunkt standen. Anhand 8 Praxisvorträgen und einem halbtägigen Workshop wurden zahlreiche Aspekte aus unterschiedlichen Blickwinkeln beleuchtet und die Erfahrungen einzelner Hochschulen bzw. Softwarehersteller präsentiert.

Nach einer kurzen Begrüßung durch den Gastgeber, Dr. Rainer Bockholt, sowie die Sprecher des Arbeitskreises, Dr. Andreas Degwitz (TU Cottbus) und Frank Klapper (Universität Bielefeld) stellte im ersten Vortrag Prof. Dr. Jörg Becker das Einführungsprojekt für ein Forschungsinformationssystem der WWU Münster – basierend auf AVEDAS vor. Das System erfüllt die von der Uni vorgegebenen Anforderungen: multikriteriell (Anforderungen der verschiedenen Fächer, Papier- vs. Buchpublikationen) und multiperspektivisch (unterschiedliche Stakeholder, unterschiedliche Adressaten). Den Kern eines solchen System illustrierte er anschaulich mit den fünf „P“s: Personen, Publikationen, Preise, Projekte und Patente. Die Forschungsinformationen, die an unterschiedlichen Stellen der Unversität veröffentlicht werden, werden alle dem CRIS (Current Research Information System) entnommen.

Im zweiten Vortrag stellt Frank Spiekermann (Referent des Prorektors für Finanzen) die Erfahrungen der Universität Bielefeld vor, die während des Einführungsprozesses eines ERP-Systems an der Universität Bielefeld gemacht wurden. Bereits vor dem eigentlichen Einführungsprojekt wurden – in einer Kooperation mit IDS Scheer und IBM – die hochschuleigenen Prozesse modelliert, so dass diese als Basis für die Systementscheidung genutzt werden konnten. Im Rückblick wurden folgende Punkte als wesentliche Erfolgsfaktoren für das Gelingen des Projekts identifiziert:

  • dauerhafte Überwachung und Kontrolle mittels Audits
  • durchgängige Integration der Keyuser
  • breit angelegte Kommunikationspolitik
  • klare Definition der Projektziele und Einhaltung gemachter Vorgaben

Oftmal mangele es auch an einer fehlenden Projektkultur an den Hochschulen, die als Ursache für das „Nicht-so-klappen-wie-gedacht“ von Projekten an Hochschulen angesehen werden kann.

Thematisch ähnlich war der Folgevortrag von Frank Michaelis – ebenfalls Universität Bielefeld – mit dem Titel „IT-Servicemanagement in der Praxis“, in dem die im SAP-Einführungsprojekt gemachten Erfahrungen mit Projektmanagement an Hochschulen dargestellt wurden. Basis für die Akzeptanz eines Projekts bzw. der durch ein Projekt bedingten Änderungen bei den Fachanwendern ist ein gut konzipiertes Schulungskonzept, welches die Anwender intensiv in die neue Software einführt. Auch das „Mitnehmen“ der Mitarbeiter von Beginn an in Form von umfänglicher Information (Projekttransparenz) sowie Beteiligung bei der Prozesserfassung sind enorm wichtig. Dass sich Änderungen an der internen Organisationsstruktur und der Arbeitsweise ergeben können, muss allen Beteiligten klargemacht werden und akzeptiert werden.

Kurz eine Anmerkung: Ist Ihnen aufgefallen, dass alle Teilnehmer der Universität Bielefeld mit Vornamen „Frank“ heißen? Ist dieser Vorname dort verpflichtend für männliche Uni-Beschäftigte? 😉

Der Praxisworkshop, der den restliche Nachmittag füllte, wurde durch die Firma myconsult, Paderborn gestaltet. Unter Nutzung der open space-Methode wurden verschiedene Themen diskutiert, die aus dem Plenum vorgeschlagen wurden. In 6 Diskussiongruppen konnten verschiedene Themen von den „Hummeln“ und „Schmetterlingen“ ausgiebig diskutiert werden. Die Ergebnisse wurden anschließend dem Plenum von den jeweiligen Themenverantwortlichen präsentiert.

Der zweite Tag begann mit einem Vortrag des Geschäftsführers der Datenlotsen, Nils-Joachim Bauer, zum Thema „Faktoren für den Erfolg eines integrierten Campus Management-Projekts“, in dem er verdeutlichte, dass Campus Management-Projekte keine IT-Projekte sind, sondern aufgrund ihrer Komplexität und dem Eingriff in zentrale Prozesse der Verwaltung sowie den Fachbereichen als Hochschulentwicklungsprojekte anzusehen sind. Auch kann der Bereich der Studentischen Verfahren nicht als abgrenzbares „Fußballfeld“ mit zwei Toren und einer genau bekannten Anzahl an Akteuren betrachtet werden, sondern kann nur auf Basis des „multi-player-Ansatzes“ angegangen werden. Wesentlich für das Gelingen eines Campus Management-Projektes ist das ständige Abgleichen zwischen Soll- und Ist-Prozessen und die Erkenntnis, dass das Aufzwingen von Prozessen zu nichts führt. Campus Management-Projekte stellen – so die Aussage von Nils-Joachim Bauer – „eine Stunde der Führungskräfte der Hochschule“ dar – nicht nur des Präsidiums, sondern auch der Verwaltung und der Fakultäten. Mal sehen, wie viele Sternstunden wir in den kommenden Jahren erleben werden! 😉

Der nächste Vortrag zum Thema „Implementierung eines Campusmanagementsystems – Software durch Umbruch oder Umbruch durch Software?“ wurden von Axel Maurer (KIT – Karlsruher Institut für Technologie) gehalten. Zentral wurde hier die Rolle der IT als Motor für den Wandel diskutiert – ohne jedoch endgültige Antworten geben zu können. Interessanter Ansatz: das Pinguin-Prinzip.

Im drittletzten Vortrag der Tagung referierte Jan Bührig (HIS GmbH) zum Thema „Möglichkeiten der Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems basierend auf Referenzprozessmodellen“. Anhand der dargestellten Referenzprozesse eines Softwaresystems ist es möglich, verschiedenste Hochschulen mit einer quasi „Standard-Softwarelösung“ zu versorgen. Anpassungen für die jeweiligen Hochschulen können innerhalb gewisser „Leitplanken“ vorgenommen werden. Impliziert wird durch diese Vorgehensweise, dass Hochschulen, deren bisherige IST-Prozesse nicht mit den vorhandenen Referenzprozessen vereinbar sind, die hochschuleigenen Prozesse an die Software anpassen. Leider war es dem Plenum auch in diesem Vortrag nicht vergönnt, einen Blick auf die Referenzprozesse für HISinOne zu werfen, da die Beispiele nur auf sehr abstraktem Level dargestellt wurden 🙁

Den nächsten Programmpunkt stellte unser eigener Vortrag zum Thema „Projektmanagement – pragmatisch und agil“ dar, der von Hendrik Eggers und mir gemeinsam gehalten wurde. Auf Basis der in den Projekten Campus IT und IdM gemachten Erfahrungen sowie dem aktuellen „Projekt-Geschäft“ der Stabstelle Projekte und Prozesse des RRZE wurde aufgezeigt, warum der Projektmanagementansatz PRINCE2 zu Gunsten des agilen Projektmanagements aufgegeben wurde. Den Foliensatz zum Vortrag finden Sie auf der Webseite von Campus IT.

Last but not least stellte Isidor Kamrath (TU Graz) die Erfahrungen vor, die in unterschiedlichen Einführungsprojekten von Campus Online gemacht wurden. Unter dem Titel „so spezifisch wie notwendig, so standardisiert wie möglich“ wurde versucht, die Anforderungen an ein Campus Managementsystem zu spezifizieren: Was muss eine Software standardmäßig leisten können?  Was ist Standard? Wie flexibel muss eine Software sein? Finale Antworten auf die gestellten Fragen konnten hier nicht gegeben werden – dies war auch nicht zu erwarten. Interessante Ansätze und Anregungen gab es allemal!

Die Präsentationen zu den Vorträgen werden in Kürze über die DINI-Tagungs-Webseite zur Verfügung gestellt. Ein Blick lohnt sich allemal!

Mein persönliches Fazit der Tagung:
Neben den sehr interessanten Vorträgen lebt eine solche Tagung immer von den Gesprächen, die bei einer Tasse Kaffee oder während der Abendveranstaltung geführt werden. Dies war auch auf dieser Tagung nicht anders.
Es lohnt sich in jedem Fall einmal nach Bonn zu reisen – auch wenn „Hummeln“ und „Schmetterlinge“ aufgrund der noch sehr frischen Außentemperaturen (trotz Sonnenscheins) nur in den Räumen der Universität ihre Kreise zogen… es gibt noch viele andere Sehenswürdigkeiten! 🙂

Driving through a winterwonderland – ZKI AK CM 12/2010

Anlässlich der gemeinsamen Sitzung des ZKI Arbeitskreises Campus Management ( AK CM) und der DFN-Nutzergruppe (NUGRU) Hochschulverwaltung am 09./10. Dezember 2010 in Magdeburg durften Herr Dr. Gerhard Hergenröder, Herr Hendrik Eggers und meine Wenigkeit aufgrund eines Ausfalls der Deutschen Bahn eine zum Teil abenteuerliche Autoreise über Ostdeutschlands Landstraßen antreten.
Anstatt uns in den Zug der Deutschen Bahn zu setzen und dort getreu dem Motto „come in, sit down, relax“ ein wenig zu erholen, durften wir – expliziter Dank gilt nochmals unserem Chauffeur! – konzentriert über die schneebedeckten Landstraßen schlittern. 😉

Nach 6 Stunden endlich in Magdeburg angekommen, konnten wir uns kurz mit einer Tasse heißen Kaffees stärken, bevor es mit der Sitzung losging. Nach kurzen Begrüßungen durch die Gastgeberin Kornelia Hartmann sowie die beiden Vorsitzenden Dr. Gerhard Peter (NUGRU) und Dr. Gerhard Hergenröder (ZKI AK CM) konnte mit den ersten beiden Vorträgen die Reihe der Vorträge der letzten Sitzung komplettiert werden:
– KU.Campus – das Campus-Management-System der Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt auf der Basis von CLX.Evento (Dr. W. A. Slaby, KU Eichstätt-Ingolstadt)
– Lehrveranstaltungsplanung mit Studierbarkeitssets mittels CLX.Evento – Lehrveranstaltungsplanung an der TUHH (J. Schirmer, TU Hamburg-Harburg)

In beiden Vorträgen wurde das Campus Managementsystem CLX.Evento vorgestellt, das u.a. im Bereich der Lehrveranstaltungs-managements zur überschneidungsfreien Planung von Lehrveranstaltungen eingesetzt wird. Die Folien zu den Vorträgen können über das Wiki des ZKI AK CM abgerufen werden.

Bevor es zum Social Event des Abends ins Elbelandhaus ging, wurden noch einige organisatorische Fragen geklärt – u.a. Termin und Ort für die nächste Sitzung, die voraussichtlich am 07. und 08. Juni 2010 an der TU Hamburg-Harburg stattfinden wird.

Tag 2 begann leider nicht – wie von vielen Teilnehmern erwartet – mit einer Einheit Frühsport des ersten Referenten, Hendrik Eggers (RRZE), sondern ganz brav und unspektakulär. Sein Vortrag zum Thema „Projektmanagement – pragmatisch und agil“ spiegelte die Erfahrungen wider, die in der Stabstelle Projekte und Prozesse des RRZE im Rahmen mehrerer Kundenprojekte gemacht wurden. Der Wandel von PRINCE2 zum agilen Projektmanagement, die zu Grunde gelegten Vorgaben und Prämissen sowie damit gemachten Erfahrungen stießen auf reges Interesse bei der Zuhörerschaft. Dies spiegelte sich auch in zahlreichen Fragen aus dem Publikum wider.

Im sich daran anschließenden Kooperationsvortrag der Universitäten Hamburg und Mainz wurden die Herausforderungen und Anforderungen an ein integriertes Campus Managementsystem vorgestellt – ausgehend von der jeweils unterschiedlichen Organisationsstruktur. Fazit des kurzweiligen Vortrags war, dass kein Organisationsmodell optimal und allgemein gültig ist. Die Hochschulstruktur und die Projektmitarbieter und deren jeweillige Fähigkeiten (Kommunikation… ) stellen einen wesentlichen Faktor für das Gelingen eines Projekts im Hochschulumfeld dar – v.a. dann wenn IT-ler und „Verwaltungs-Schaben“ mit ihren Eigenheiten aufeinander treffen.

Die Heimreise nach der Sitzung der HIS User Group gestaltete sich konträr zur Anreise – freie Straßen, freie Sicht…  freie Fahrt!

…und auch die Landstraßen blieben diesmal von uns verschont 😉 !