Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Bewerbung und Beantragung der Immatrikulation für das Wintersemester 2015/16 gestartet

Ab sofort ist über campo.fau.de die Online-Bewerbung sowie die Beantragung der Immatrikulation für grundständige Studiengänge sowie das Promotionsstudium an der FAU zum Wintersemester 2015/16 möglich.

Die Bewerbungsfrist für lokal zulassungsbeschränkte grundständige Studiengänge endet am 15. Juli 2015. Die Immatrikulation in zulassungsfreie grundständige Studiengänge sowie für das Promotionsstudium ist noch bis zum Vorlesungsbeginn möglich. Nähere Informationen zu unserem Studienangebot und zu den Bewerbungs-/Immatrikulationsmodalitäten erhalten Sie unter https://www.fau.de/studium/im-studium/die-studierendenverwaltung-der-fau/

Wir freuen uns Sie demnächst an der FAU begrüßen zu dürfen!

Wo ist meinen Kurs? – Teil 2 der VV-MED-Reihe

Bei einer großen Anzahl an Veranstaltungen in einem Studiengang wird die Darstellung der Veranstaltungen relativ schnell sehr unübersichtlich. Ein wenig hilft dabei zwar die alphabetische Sortierung der Veranstaltungen – allerdings nur ein wenig.
Im Studiengang Medizin bieten die beiden Abschnitte Vorklinik und Klinik geeignete Ankerpunkte, um die Veranstaltungen in der Übersicht zu sortieren. Um die Darstellung noch übersichtlicher zu gestalten, wurde unterhalb der beiden Abschnitte noch die Differenzierung in Fachsemester vorgenommen, so dass die Studierenden nachfolgende Ansicht erhalten, wenn sie die Rubrik „Veranstaltungen meines Studiengangs“ aufrufen:

VeranstaltungsübersichtDie Eingruppierung der Veranstaltungen erfolgt auf Basis der in den Bedingungen angegebenen Fachsemester bzw. klinischen Semester. Wurden keine Voraussetzungen mit Fachsemesterzuordnung hinterlegt, werden alle Veranstaltungen unter dem Punkt „Sonstige Veranstaltungen“ einsortiert.

Daher der Tipp an die Medizinstudierenden:
Wenn Sie eine Veranstaltung unterhalb des entsprechenden Fachsemesters nicht finden, einfach mal unter „Sonstige Veranstaltungen“ nachschauen!

Im nächsten Teil erfahren Sie einige Infos zur Erweiterung des Rechtemanagements.

P.S.: Wir können bis 4 zählen – 1, 2, 3, 4! In der Grafik wurden dem 2. Fachsemester lediglich keine Veranstaltungen zugeordnet! 🙂

Du darfst hier nicht rein! – Teil 1 der „VV-MED-Reihe“

Wie Voraussetzungen in der Humanmedizin bei der Veranstaltungsbelegung implementiert wurden

Auf der Prioritätenliste der MedFak ganz oben angesiedelt war die Hinterlegung von Voraussetzungen für die Belegung von Veranstaltungen.
Folgende Arten von Voraussetzungen wurden – nach Abstimmung zwischen dem Studiendekanat und den Lehrveranstaltungsanbietern definiert:

  • Der Studierende muss in einem bestimmten Fachsemester immatrikuliert sein.
  • Der Studierende muss in einem bestimmten klinischen Semester immatrikuliert sein.
  • Der Studierende muss die 1. Ärztliche Prüfung erfolgreich abgelegt haben.
  • Der Studierende muss eine bestimme Prüfungsleistung (Schein) erbracht haben.
  • Der Studierende muss in einem bestimmten Studiengang immatrikuliert sein.

Erster Schritt der Umsetzung war die Datenerhebung, welche Voraussetzungen für die Belegung einzelner Lehrveranstaltungen erfüllt sein müssen. Hierfür wurde durch das Studiendekanat Medizin in Kooperation mit den jeweiligen Anbietern eine Übersicht der Voraussetzungen – differenziert nach den Abschnitten Vorklinik und Klinik – erstellt, die als Basis für die Hinterlegung in mein campus diente.

Durch P&P erfolgte die Bereitstellung der technischen Basis für die Erfassung der Voraussetzungen durch L7. Hierfür wurde mittels Grails und dafür verfügbaren Plugins die Möglichkeit geschaffen, unter Nutzung einer „Metasprache“, die oben genannten Voraussetzungen für einzelne Veranstaltungen zu hinterlegen. Hierbei ist es sowohl möglich, semesterindividuelle Voraussetzungen zu hinterlegen (dies erfolgt mittels der eindeutigen Veranstaltungs-ID) als auch semesterunabhängige, kursspezifische Voraussetzungen zu definieren. Letzteres erfolgt unter Nutzung der Veranstaltungskürzel, die bereits beim Anlegen der Veranstaltungen im UnivIS erfasst werden können.

Beispielsweise sieht die Voraussetzung für die Veranstaltung „Einführung in die klinische Medizin“ – Kurskürzel V-PS17 – wie folgt aus:
Voraussetzungsansicht

Die Bedeutung der Bedingung: Für die Belegung der Veranstaltung muss der Studierende mindestens im 4. Fachsemester eingeschrieben sein.
Die Komplexität der Bedingungen kann durch Kombination der oben aufgeführten Bedingungen beliebig gestaltet werden.

Die in mein campus für die Belegung der Veranstaltungen hinterlegten Voraussetzungen sind in Übersichtstabellen für die Abschnitte Vorklinik und Klinik über unseren Blog öffentlich abrufbar.

Datenbankseitig werden die für die Voraussetzungsprüfung benötigten Daten über Views aus dem Bereich der Studierendenverwaltung und der Prüfungsverwaltung bereitgestellt. Bei der Durchführung der Anmeldung durch den Studierenden oder den Dozenten wird geprüft, ob für die anzumeldende Veranstaltung eine Voraussetzung hinterlegt wurde. Ist dies der Fall, wird anhand der Matrikelnummer des Studierenden überprüft, ob dieser die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, indem auf die in den Views zur Verfügung gestellten Daten zurückgegriffen wird. Sind die Voraussetzungen erfüllt, so erfolgt die Anmeldung, sind sie nicht erfüllt, so wird eine Fehlermeldung ausgegeben, dass die Anmeldung aufgrund der nicht erfüllten Bedingungen nicht erfolgen konnte.

Im nächsten Teil stellen wir Ihnen die Studierendenansicht der Medizinstudierenden vor.

Funktionale Erweiterung der Veranstaltungsverwaltung in „mein campus“

Zum Wintersemester 2013/14 wurde das System Medikurs, welches in der Medizinischen Fakultät zum Einsatz kam, durch das Onlineportal „mein campus“ abgelöst. Im Zuge der Ablösungsarbeiten wurde deutlich, dass für die Belegung der Lehrveranstaltungen durch die Studierenden der Medizin funktionale Erweiterungen erforderlich sind, um die bisherigen, etablierten Prozesse der Veranstaltungsverwaltung an dieser Fakultät fortführen zu können.

Nach Abstimmung der Anforderungen zwischen dem Studiendekanat der Medizin sowie dem Referat Campusmanagement und der Stabstelle Projekte & Prozesse des RRZE erfolgte die Beauftragung durch die Medizinische Fakultät.

Folgende Punkte wurden als Kernpunkte identifiziert und deren Umsetzung bis zum Beginn des Wintersemesters terminiert:

1) Hinterlegung von Voraussetzungsbedingungen für die Belegung einzelner Lehrveranstaltungen der Medizinischen Fakultät

2) Strukturierung der Studierendenansicht „Meine Veranstaltungen“ in die Studienabschnitte „Vorklinik/Klinik“ sowie nach Fachsemestern

3) Erweiterung des Rechtemanagements zur Verbuchung von Ausnahmefällen (Erasmusstudierende, Umgehung definierter Voraussetzungen in Einzelfällen)

4) Einsortierung der Medizin-Lehrveranstaltungen in studiengangpezifische und universitätsweite Veranstaltungen

Die benannten Punkte sowie deren technische Umsetzung werden im Rahmen von weiteren Blogposts in den kommenden Tagen jeweils ausführlich vorgestellt.

Wartungsankündigung für campo am 04.09.2014

Wegen der Installation eines Systemupdates wird das Online-Portal „campo“ am kommenden Donnerstag, 04. September 2014, ab 16:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen. Wir gehen davon aus, dass die Wartung um 17:00 Uhr abgeschlossen sein wird. Auf dem Portal wird gesondert auf die Wartung hingewiesen. Nach Ende der Wartungsarbeiten wird der entsprechende Hinweis entfernt.

Wir bitten um Ihr Verständnis!

Wir suchen studentische Verstärkung

Das Referat Campusmanagement sucht studentische Verstärkung!

Wir suchen für den Bereich der Prozessmodellierung / Auswertungen / Dokumentation (PDF Stellenbeschreibung1) sowie im Bereich der Erstellung von Berichten und Bescheinigungen auf Basis von XML / XSLT und Open Office (PDF Stellenbeschreibung2) jeweils eine(n) studentische(n) Mitarbeiterin/Mitarbeiter.

Interessierte wenden sich bitte an die in den Ausschreibungen angegebenen Ansprechpartner!

Wir freuen uns über zahlreiche Bewerbungen!

Störungen von mein campus in den zurückliegenden Tagen / Optimierung der Notenspiegel-Funktion

Seit Mitte vergangener Woche hat sich die Lage normalisiert, sodass mein campus nun wieder uneingeschränkt  funktioniert. Wir waren jedoch bislang zurückhaltend bezüglich der Benachrichtigung über das Ende der Störungsmeldung, weil noch immer keine eindeutige Ursache ermittelt werden konnte.

Wir möchten nochmals für die Unannehmlichkeiten um Entschuldigung bitten und Ihnen versichern, dass wir nichts unversucht gelassen haben, das Problem zu ergründen.

Neben der Erhöhung der Anzahl der Applikationsserver, zur Performance-Steigerung, haben wir uns die Notenspiegel-Funktion genauer angesehen, mit dem Ziel die Ladezeiten zu verringern. Diese Funktion wird als Kernfunktion von mein campus natürlich besonders häufig verwendet und ist vergleichsweise ressourcenhungrig. Tatsächlich konnten wir an einigen Stellen Optimierungen vornehmen. Im Entwicklungssystem haben wir danach eine Verkürzung der Ladezeit um ca. 40 bis 50% gemessen. Die Optimierungen laufen mittlerweile auch auf dem Produktivsystem. Das heißt zwar nicht, dass die Notenspiegel-Funktion für die Probleme der zurückliegenden Tage verantwortlich war. So hatte die Störung aber zumindest einen positiven Nebeneffekt, der es wert ist, erwähnt zu werden.

An die Urnen! – Hochschulwahl am 25.6.14

Da die Wahlbeteiligung im letzten Jahr erstmals in den einstelligen Prozentbereich gesunken ist und vielen Studierenden leider die Möglichkeiten ihrer Mitbestimmung nicht bewusst ist, möchte auch „mein campus“ alle Studierenden auf die Hochschulwahl am Mittwoch, den 25. Juni 2014 hinweisen.

Einige der Hauptthemen in dieser Wahl sind das Semesterticket und die Anwesenheitspflicht, aber zum Beispiel auch die Gestaltung des Mensaangebots wird von der Studierendenvertretung mit angegangen.

Um den Studierenden einen schnellen Überblick über die Positionen der Listen, die für den studentischen Konvent antreten, zu ermöglichen, wurde der Hochschulwahlkompass (in Anlehnung an den Wahl-O-Mat) erstellt. Dieser ist auf http://hochschulwahlkompass.de/ zu finden und verweist auch auf weitere Informationen zur Wahl.

Weitere Links zur Hochschulwahl:

Änderungen zur Bewerbung für das WS 2014/15 für Bewerber mit ausländischer Hochschulzugangsberechtigung (HZB)

Ab dem kommenden WS 2014/15 wechselt die FAU für die Bewerbung von Studierenden mit einer ausländischen HZB zurück auf den traditionellen Papierbewerbungsbogen, der von den Bewerbern dann postalisch an die FAU geschickt werden soll (http://www.fau.de/internationales/aus-dem-ausland/Deutscher-Abschluss/anmeldung-studium.shtml).

In den vergangenen beiden Semestern  wurde die Bewerbung von Studierenden mit ausländischer HZB über www.campo.fau.de erprobt. Aus dieser Erfahrung heraus können wir sagen, dass das System für diese Bewerbung aus verschiedenen Gründen nur mäßig gerüstet ist:
Bewerber mit einer ausländischen HZB benötigen für ihre Bewerbung eine längere Vorlaufzeit, da ihre Bewerbung hinsichtlich der Notwendigkeit des Besuchs des Studienkollegs oder eines Deutschkurses geprüft werden muss. Die Bewerbung läuft also ca. 3 Monate vor der Bewerbung der Studieninteressierten mit deutscher HZB an.
Die frühe Vorlaufzeit wird auch bedingt durch die Zeit, die für die Beantragung eines Visums in Anspruch genommen wird.

Daraus erfolgt das nächste Problem: Das System der HIS e.G. kann keine unterschiedlichen Bewerbungszeiträume für Bewerbern mit deutscher und ausländischer HZB verwalten. Durch die vorgezogene Bewerbung der künftigen Studierenden mit ausländischer HZB erfolgt eine Überlappung zwischen den Bewerbungen für das WiSe und SoSe. Da die HIS verlangt, dass das System immer von den Bewerbern bzw. Semesterdaten bereinigt werden muss, würden hierbei die Daten doppelt verloren gehen.

Ferner fehlen in dem uns vorliegenden System die notwendigen Eingabefelder zur Berechnung der HZB-/Verfahrensnote.

Es wurde bereits bei der HIS e.G. der Antrag zur Erweiterung der Campo zugrunde liegenden Software HISinOne gestellt, um in Zukunft auch für diese Bewerbergruppe die Bewerbung über campo zu ermöglichen.

Zur Darstellung der Bewerbungswege für die verschiedenen Studiengangstypen für die unterschiedlichen Bewerbungsgruppen wurde eine übersichtliche, grafische Darstellung erstellt.

Goodbye Medikurs – Welcome mein campus!

Zum Wintersemester 2013/14 wurde das bisher von der Medizinischen Fakultät genutzte Medikurs, das Online-Kurs- und Prüfungsverwaltungssystem der Medizinischen Fakultät, in das mein campus-Portal integriert. Nachfolgend werden die wesentlichen Bestandteile der Integration aufgeführt und kurz erläutert.

Abbildung der Studiengangsstrukturen für Human- und Zahnmedizin

In Abstimmung mit dem Studiendekanat Medizin sowie den jeweils verantwortlichen Instituten und Lehrstühlen wurden die in der Studienordnung aufgeführten und durch die Studierenden zu erbringenden Leistungen im Prüfungsverwaltungssystem abgebildet. Konkret heißt dies, dass

  • die für den Erhalt eines Scheines zu erbringenden Leistungen als Prüfungen hinterlegt werden,
  • die Berechnungsvorschriften für die Noten der Scheine sowie der Gesamtnoten im System hinterlegt werden und
  • die Voraussetzung für die Anmeldung (sofern vorhanden) zu einer Prüfung erfasst wurden.

Sichtbares Resultat dieser Abbildung ist zum einen die Studiengangsstruktur für das jeweilige Studienfach, welche für die Humanmedizin und die Zahnmedizin auf dem mein campus-Portal abrufbar sind. In dieser Struktur werden neben den Prüfungsleistungen auch die Organisationsdaten der Prüfung (Prüfer, Prüfungsdatum, Prüfungsform) für das jeweils aktuelle Semester ausgewiesen.

Diese Daten stellen auch die Basis für die Prüfungsanmeldefunktion für die Studierenden sowie den Notenspiegel dar.

Anpassungen in den Funktionalitäten von mein campus

Damit die Studierenden der Human- und Zahnmedizin die Funktionen von mein campus nutzen können, mussten zahlreiche Anpassungen der Konfigurationsdateien erfolgen. Neben der Freischaltung der Funktionen für die betroffenen Studierendengruppen sowie der Berücksichtigung der studiengangsspezifischen Prüfungsvoraussetzungen wurde speziell für die Human- und Zahnmedizin der „Scheindruck“ über mein campus ermöglicht. Mittels einer speziellen Konfiguration für die beiden Studiengänge ist es den Prüfern möglich, die bisher aus Medikurs erstellen Papierscheine, die für die Anmeldung des Staatsexamens erforderlich sind, über mein campus zu erstellen. Auf Basis einer allgemein gültigen, im Vorfeld abgestimmten Layoutvorlage können die Scheine studierendenindividuell oder für einen kompletten Kurs als PDF-Datei erzeugt, ausgedruckt und gestempelt werden.

Nach Abstimmung mit dem Prüfungsamt und dem Studiendekanat kann die Ausstellung der Scheine für reguläre Studierende, d.h. Studiernde, die ihr Studium komplett in Erlangen durchführen, entfallen und ist nur in den Ausnahmefällen der Erasmusstudierenden sowie der Hochschulwechsler für die Humanmedizin erforderlich. Für die Zahnmedizin muss der individuelle Scheindruck auch weiterhin erfolgen.

Altdatenübernahme

Um den Studierenden vollständige Leistungsübersichten bereitstellen zu können, wurden die in Medikurs vorhandenen Daten nach mein campus migriert. Dabei wurden sowohl vollständig abgelegte Scheine als auch Teilleistungen übernommen. Letztere wurden mit den Lehrstühlen abgestimmt und schrittweise im Laufe des Wintersemsters in mein campus importiert. Mit der Migration der Altdaten wurde die Basis für die Überprüfung der Voraussetzungen in der Prüfungsverwaltung geschaffen, so dass für die aktuell laufende Prüfungsanmeldung die Voraussetzungsprüfung aktiviert werden konnte. Erfüllen die Studierenden die pro Prüfung definierten Vorleistungen nicht, ist eine Anmeldung nicht möglich.

Veranstaltungsverwaltung

Neben der Prüfungsverwaltung nutzt die Medizinische Fakultät auch die in mein campus integrierte Veranstaltungsverwaltung, damit sich Studierende zu Lehrveranstaltungen anmelden können. Hier kommt neben mein campus das Lehrveranstaltungsankündigungssystem UnivIS zu Einsatz, welches auch bereits früher von der Medizinischen Fakultät zur Veröffentlichung des Lehrangebotes genutzt wurde. Für die Übernahme der Lehrveranstaltungen nach mein campus mussten den Lehrenden die in UnivIS zusätzlich zu tätigenden Einstellungen kommuniziert werden, um eine anschließende Veranstaltungsanmeldung über mein campus zu ermöglichen. Um die Veranstaltungsverwaltung „Medizin-tauglich“ zu machen, werden derzeit noch Verbesserungen vorgenommen, die zum nächsten Wintersemester zum Einsatz kommen werden.

Informationsverteilung und Support

Zusätzlich zu den Studierenden, die sich an die zusätzlichen Funktionen von mein campus gewöhnen durften (die Studierenden nutzten bereits die Funktionen der Studierendenverwaltung und Adressänderung), mussten sich auch die Lehrbeauftragten und Prüfer auf das neue System einstellen. Um dieser Benutzergruppe den Umstieg von Medikurs zu mein campus zu erleichtern, wurden neben Informationsveranstaltungen weitere Informationsangebote bereitgestellt. So wurden in unserem Blog Bedienungsanleitungen sowie Übersichten bereitgestellt, die den Lehrenden (und zum Teil auch den Studierenden) Informationen zur Nutzung des Systems an die Hand geben. Die Lehrenden haben zudem noch die Möglichkeit, sich per Mail und Telefon an die zuständigen Mitarbeiter des Referats Campusmanagement zu wenden. Dieses Supportangebot wird sehr gut angenommen.

Zahlen – Daten – Fakten

Abschließend noch ein paar Zahlen, die den Umfang der Integration und den damit verbundenen Aufwand beziffern::

  • aktuell sind 3.564 Studierende an der Medizinischen Fakultät immatrikuliert
  • durch die Integration wurde der Nutzerkreis (Lehrende, Prüfer, Sekretariate) um 350 Personen erweitert
  • im Sommersemester 2014 wurden 327 Lehrveranstaltungen der Medizinischen Fakultät über mein campus verwaltet, für die es 17.963 Anmeldungen gab
  • es wurden für die Human- und Zahnmedizin insgesamt 596 neue Prüfungsdatensätze angelegt (diese bilden die Studiengangsstrukturen)
  • für das Sommersemester 2014 wurden bis heute bereits 7.126 Prüfungsanmeldungen von Studierenden der Human- und Zahnmedizin getätigt (der Prüfungsanmeldezeitraum läuft noch bis 30.05.14)
  • im Laufe des Wintersemesters wurden rund 750 Support-Anfragen von Studierenden und Lehrenden der Medizinischen Fakultät an den mein campus-Support gestellt

Wir hoffen, dass die Angehörigen der Medizinischen Fakultät mit dem Supportangebot und dem Service zufrieden sind, der von den Mitarbeitern des Referats Campusmanagement zusätzlich zu den bestehenden Aufgaben übernommen wurde!

Und weitere Anfragen zur Nutzung der Funktionalitäten von mein campus wurden bereits an L7 herangetragen…