Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Goodbye Medikurs – Welcome mein campus!

Zum Wintersemester 2013/14 wurde das bisher von der Medizinischen Fakultät genutzte Medikurs, das Online-Kurs- und Prüfungsverwaltungssystem der Medizinischen Fakultät, in das mein campus-Portal integriert. Nachfolgend werden die wesentlichen Bestandteile der Integration aufgeführt und kurz erläutert.

Abbildung der Studiengangsstrukturen für Human- und Zahnmedizin

In Abstimmung mit dem Studiendekanat Medizin sowie den jeweils verantwortlichen Instituten und Lehrstühlen wurden die in der Studienordnung aufgeführten und durch die Studierenden zu erbringenden Leistungen im Prüfungsverwaltungssystem abgebildet. Konkret heißt dies, dass

  • die für den Erhalt eines Scheines zu erbringenden Leistungen als Prüfungen hinterlegt werden,
  • die Berechnungsvorschriften für die Noten der Scheine sowie der Gesamtnoten im System hinterlegt werden und
  • die Voraussetzung für die Anmeldung (sofern vorhanden) zu einer Prüfung erfasst wurden.

Sichtbares Resultat dieser Abbildung ist zum einen die Studiengangsstruktur für das jeweilige Studienfach, welche für die Humanmedizin und die Zahnmedizin auf dem mein campus-Portal abrufbar sind. In dieser Struktur werden neben den Prüfungsleistungen auch die Organisationsdaten der Prüfung (Prüfer, Prüfungsdatum, Prüfungsform) für das jeweils aktuelle Semester ausgewiesen.

Diese Daten stellen auch die Basis für die Prüfungsanmeldefunktion für die Studierenden sowie den Notenspiegel dar.

Anpassungen in den Funktionalitäten von mein campus

Damit die Studierenden der Human- und Zahnmedizin die Funktionen von mein campus nutzen können, mussten zahlreiche Anpassungen der Konfigurationsdateien erfolgen. Neben der Freischaltung der Funktionen für die betroffenen Studierendengruppen sowie der Berücksichtigung der studiengangsspezifischen Prüfungsvoraussetzungen wurde speziell für die Human- und Zahnmedizin der „Scheindruck“ über mein campus ermöglicht. Mittels einer speziellen Konfiguration für die beiden Studiengänge ist es den Prüfern möglich, die bisher aus Medikurs erstellen Papierscheine, die für die Anmeldung des Staatsexamens erforderlich sind, über mein campus zu erstellen. Auf Basis einer allgemein gültigen, im Vorfeld abgestimmten Layoutvorlage können die Scheine studierendenindividuell oder für einen kompletten Kurs als PDF-Datei erzeugt, ausgedruckt und gestempelt werden.

Nach Abstimmung mit dem Prüfungsamt und dem Studiendekanat kann die Ausstellung der Scheine für reguläre Studierende, d.h. Studiernde, die ihr Studium komplett in Erlangen durchführen, entfallen und ist nur in den Ausnahmefällen der Erasmusstudierenden sowie der Hochschulwechsler für die Humanmedizin erforderlich. Für die Zahnmedizin muss der individuelle Scheindruck auch weiterhin erfolgen.

Altdatenübernahme

Um den Studierenden vollständige Leistungsübersichten bereitstellen zu können, wurden die in Medikurs vorhandenen Daten nach mein campus migriert. Dabei wurden sowohl vollständig abgelegte Scheine als auch Teilleistungen übernommen. Letztere wurden mit den Lehrstühlen abgestimmt und schrittweise im Laufe des Wintersemsters in mein campus importiert. Mit der Migration der Altdaten wurde die Basis für die Überprüfung der Voraussetzungen in der Prüfungsverwaltung geschaffen, so dass für die aktuell laufende Prüfungsanmeldung die Voraussetzungsprüfung aktiviert werden konnte. Erfüllen die Studierenden die pro Prüfung definierten Vorleistungen nicht, ist eine Anmeldung nicht möglich.

Veranstaltungsverwaltung

Neben der Prüfungsverwaltung nutzt die Medizinische Fakultät auch die in mein campus integrierte Veranstaltungsverwaltung, damit sich Studierende zu Lehrveranstaltungen anmelden können. Hier kommt neben mein campus das Lehrveranstaltungsankündigungssystem UnivIS zu Einsatz, welches auch bereits früher von der Medizinischen Fakultät zur Veröffentlichung des Lehrangebotes genutzt wurde. Für die Übernahme der Lehrveranstaltungen nach mein campus mussten den Lehrenden die in UnivIS zusätzlich zu tätigenden Einstellungen kommuniziert werden, um eine anschließende Veranstaltungsanmeldung über mein campus zu ermöglichen. Um die Veranstaltungsverwaltung „Medizin-tauglich“ zu machen, werden derzeit noch Verbesserungen vorgenommen, die zum nächsten Wintersemester zum Einsatz kommen werden.

Informationsverteilung und Support

Zusätzlich zu den Studierenden, die sich an die zusätzlichen Funktionen von mein campus gewöhnen durften (die Studierenden nutzten bereits die Funktionen der Studierendenverwaltung und Adressänderung), mussten sich auch die Lehrbeauftragten und Prüfer auf das neue System einstellen. Um dieser Benutzergruppe den Umstieg von Medikurs zu mein campus zu erleichtern, wurden neben Informationsveranstaltungen weitere Informationsangebote bereitgestellt. So wurden in unserem Blog Bedienungsanleitungen sowie Übersichten bereitgestellt, die den Lehrenden (und zum Teil auch den Studierenden) Informationen zur Nutzung des Systems an die Hand geben. Die Lehrenden haben zudem noch die Möglichkeit, sich per Mail und Telefon an die zuständigen Mitarbeiter des Referats Campusmanagement zu wenden. Dieses Supportangebot wird sehr gut angenommen.

Zahlen – Daten – Fakten

Abschließend noch ein paar Zahlen, die den Umfang der Integration und den damit verbundenen Aufwand beziffern::

  • aktuell sind 3.564 Studierende an der Medizinischen Fakultät immatrikuliert
  • durch die Integration wurde der Nutzerkreis (Lehrende, Prüfer, Sekretariate) um 350 Personen erweitert
  • im Sommersemester 2014 wurden 327 Lehrveranstaltungen der Medizinischen Fakultät über mein campus verwaltet, für die es 17.963 Anmeldungen gab
  • es wurden für die Human- und Zahnmedizin insgesamt 596 neue Prüfungsdatensätze angelegt (diese bilden die Studiengangsstrukturen)
  • für das Sommersemester 2014 wurden bis heute bereits 7.126 Prüfungsanmeldungen von Studierenden der Human- und Zahnmedizin getätigt (der Prüfungsanmeldezeitraum läuft noch bis 30.05.14)
  • im Laufe des Wintersemesters wurden rund 750 Support-Anfragen von Studierenden und Lehrenden der Medizinischen Fakultät an den mein campus-Support gestellt

Wir hoffen, dass die Angehörigen der Medizinischen Fakultät mit dem Supportangebot und dem Service zufrieden sind, der von den Mitarbeitern des Referats Campusmanagement zusätzlich zu den bestehenden Aufgaben übernommen wurde!

Und weitere Anfragen zur Nutzung der Funktionalitäten von mein campus wurden bereits an L7 herangetragen…

Schnittstellen tun weh! – Rückblick auf den ZKI AK CM

Am 31. März und 01. April fand die 12. Sitzung des ZKI-Arbeitskreises Campusmanagement (ZKI AK CM) an der Universität zu Köln statt. Zusammen mit rund 100 Teilnehmern der Tagungen konnten unterschiedliche Vorträge zum Motto „Systemintegration“ gehört und diskutiert werden. Im Mittelpunkt der Systemintegration stehen Schnittstellen – Schnittstellen zwischen unterschiedlichen IT-Bausteinen im Campusmanagement. Deren Gestaltung, Standardisierung, Probleme und Chancen waren Thema der Vorträge. In diesen wurde versucht, Antworten auf folgende Fragen zu geben:

    • Wie lassen sich heterogene Systeme auf dem Campus integrieren?
    • Welche technischen Schnittstellen haben sich als praktikabel erwiesen? (Und welche nicht? 😉 )
    • Wird eine Plattform zur Systemintegration eingesetzt? Wenn ja, welche?
    • Welche Technologie und welches Vorgehen wurde eingesetzt?
    • Welche Erfahrungen wurden gemacht?

Bei allen Vorträgen wurde deutlich, dass Schnittstellen nicht „einfach mal schnell“ konzipiert und programmiert werden können. Essentiell ist, dass die zu verbindenden Systeme von gleichen Begrifflichkeiten und einem gemeinsamen Kontext ausgehen. Ist dies nicht der Fall, so bereiten Schnittstellen jede Menge Arbeit – und tun weh! Dabei spielt es keine Rolle, welches Campusmanagementsoftware zum Einsatz kommt – sei es HIS, Datenlotsen, CampusOnline, SAP, Stud.IP etc.

Für das HISinOne-Einführungsprojekt an der FAU konnten zahlreiche Erfahrungen der Hochschulkollegen abgegriffen werden, die bei der Schnittstellenspezifikation und -umsetzung innerhalb unseres Projektes hilfreich sein können. Vielleicht lassen sich ja – auf Basis der „Lessons Learned“ – einige der Probleme anderer Hochschulen bei uns vermeiden!

In zwei Vorträgen wurden unterschiedliche Systeme für die überschneidungsfreie Planung von Veranstaltungen bzw. Prüfungen vorgestellt. Hierbei wurden neben den vorhandenen Schnittstellen zu Campusmanagementsystemen, die die Grunddaten bereitstellen, die Verteilungs- und Optimierungalgorithmen angesprochen. Diese führen unter verschiedenen, definierbaren Gesichtspunkten die Berechnung eines optimalen Lehrveranstaltungsplans bzw. Prüfungsplanes durch. Mit dieser Thematik wird sich das Projektteam im Rahmen des HIO-Einführungsprojekts im Modul EXA (Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung) noch genauer befassen müssen!

Im Rahmen des ZKI AK CM tagt die HIS User Group, ein Unterarbeitskreis, bei dem die HIS und deren Software im Mittelpunkt der Betrachtungen steht. In den Vorträgen wurden zwei komplett unterschiedliche Themen behandelt – „Die HIS wird Genossenschaft“ und „Integration von QISPOS in HISinOne“. Im ersten Vortrag stellt Dr. Sven Gutow, Sprecher des Direktoriums, die Neuerungen und Veränderungen vor, die sich aus der Umwandlung der HIS in eine Genossenschaft für die HIS-Hochschulen ergeben. Hingewiesen wurde in diesem Vortrag nochmals auf die Informationsveranstaltung am 22. Mai in Hannover und auf die erste Gesellschafterversammlung am 23. Mai. Nach der Präsentation musste sich Dr. Gutow zahlreichen Fragen aus dem Auditorium stellen.

Im zweiten Vortrag der HIS User Group wurde von der Universität Osnabrück vorgestellt, wie mittels iFrames die Integration des „alten“ QISPOS in das „neue“ HISinOne-Portal möglich ist. Die Uni Osnabrück möchte den Anwendern die Nutzung unterschiedlicher Portale für die Verwaltung der Studierenden, der Prüfungen und das Berichtswesen ersparen und hat die bisher in unterschiedlichen Portal für die Nutzer bereitgestellten Funktionalitäten in HISinOne „versteckt“. Ein Ansatz, der vielleicht auch für die FAU interessant sein könnte! 🙂

Rückblickend bewertet, war die Sitzung – wieder einmal – ein gelungener Erfahrungsaustausch zwischen den Hochschulen mit interessanten Vorträgen, Gesprächen und jeder Menge Input für das HIO-Projekt an der FAU!

Es war einmal… das UnivIS-Prozessmodell

Aus dem Leben einer studentischen Hilfskraft

Jeder Student der Universität Erlangen-Nürnberg kennt das UnivIS. Es eignet sich als perfektes Gesprächsthema unter Studenten, unabhängig vom Semester, zum Kennenlernen. Denn egal wie oft ein Student schon mit ihm in Berührung gekommen ist, so ganz verstanden hat das umfangreiche und komplexe Gebilde namens UnivIS wohl kaum einer. Überschwängliche Lobreden über UnivIS wird man weder in Hörsaal noch Kneipe hören, umso besser lässt sich darauf schimpfen, auch wenn UnivIS seine Spitzenposition unter den Aufregern schon vor längerer Zeit an „Asbest“ und „einsturzgefährdet“ abgeben musste.

Als ich meine Stelle als studentische Hilfskraft für Prozess- und Datenerfassung beim Regionalen Rechenzentrum Erlangen anfing, ahnte ich nicht, dass ich noch jede einzelne Funktion von UnivIS kennen lernen würde. Nach einer Einführung zu verschieden Prozessmodellen, der UML und dem Modellierungstool astah bekam ich die Aufgabe, UnivIS als ein Prozessmodell abzubilden. Diese Aufgabe erschien mir zunächst leicht, sollte jedoch mehrere Monate (bei acht Stunden Wochenarbeitszeit) in Anspruch nehmen. Schnell merkte ich, dass UnivIS mehr ist, als ein Programm mit dem man seine persönlichen Stundenpläne erstellen kann…

Nach mehrfacher, zeitintensiver Lektüre des Benutzerhandbuchs (ca. 220 Seiten) zeichnete sich mir langsam ein grobes Bild über den Umfang von UnivIS ab. Aus diesem Bild entstand eine erste Beta-Version des Prozessmodells. Dennoch benötigte ich die dringende Hilfe eines Experten und fand sie in der UnivIS Beauftragten der FAU, Fr. Dr. Tormann. Ohne die zahlreichen und sehr hilfreichen Treffen mit ihr, wäre es mir nicht möglich gewesen, ein vollständiges Prozessmodell zu verwirklichen. Vor allem in vielen Detailfragen war Fr. Dr. Tormann oft letzte Ansprechpartnerin.

Besondere Probleme in der Prozessabbildung bereiteten v.a. die Modulverwaltung. Diese wird bisher nur von der technischen Fakultät und dem Department Mathematik benutzt, während der Rest der Universität die klassische Lehrveranstaltungsverwaltung nutzt. Insbesondere die Schnittstellen zwischen Modul- und Lehrveranstaltungsverwaltung wiesen gewisse Knackpunkte auf. Nichtsdestotrotz bereitete es auch Freude, das große unbekannte UnivIS und seine vielen Funktionen langsam aufzuspannen und die verschiedenen Prozesse bzw. technischen Umsetzungen (z.B. bei der Reglementierung der Schreibrechte) dahinter zu verstehen. Auch ein Testaccount für UnivIS wurde von mir ausgiebig genutzt (nachdem ich erfahren hatte, dass es sowas gibt) und erleichterte mir die Arbeit enorm. Einen sehr guten Ansprechpartner für die korrekte UML Codierung fand ich in Herrn Knobloch, der mir mit viel Geduld immer wieder unter die Arme griff.

Lange Rede, kurzer Sinn:
Ich hoffe, dass mein Prozessmodell für jedermann verständlich ist, da es von einem „Laien“ und keinem Experten bzw. Informatiker entworfen wurde.  Die Arbeit an UnivIS war sehr komplex aber auch sehr lehrreich. Ich habe als fachentfernter Student (Geowissenschaften) viele neue Dinge lernen dürfen, von denen ich sicher bin, dass sie mir auf meinen weiteren Lebensweg helfen werden.

P.S. Lukas Seebrecht hat die FAU zwischenzeitlich verlassen, um in Wien sein Wunschstudium der Medizin zu absolvieren. Wir wünschen ihm für sein Studium viel Erfolg und alles Gute!

We want you!

Das Referat Campusmanagement (L7) der FAU sucht im Rahmen des HISinOne-Einführungsprojektes (campo.fau.de) eine studentische Hilfskraft für die

  • Programmierung von Templates für elektronische Dokumente (z.B. Bescheide / Berichte)
  • Modellierung von Campusmanagement-Prozessen

Idealerweise  verfügst Du bereits über Kenntnisse in einigen der eingesetzten Technologien:

  • Apache Webserver + Apache Tomcat
  • Relationale Datenbanksysteme SQL (PostgreSQL)
  • HTML, XML, XSLT und XSL-FO, Java und JSF
  • UML

Wir bieten Dir die Chance,

  • praktische Erfahrungen im Umgang mit o.g. Technologien zu sammeln und zu vertiefen.
  • Kenntnisse in der Programmierung, Konfiguration und Wartung einer Webanwendung zu erlernen bzw. zu vertiefen.
  • Einblicke in alle Bereiche des Student-Lifecycles  und  hinter die Kulissen des Campus Management-Systems der FAU zu werfen.
  • das campo-Einführungsprojekt aktiv mitzugestalten.
  • mit netten Kollegen in einem abwechslungsreichen Betätigungsfeld zu arbeiten.

Stellenbeschreibung

  • Die Stelle ist befristet.
  • Es handelt sich um eine Teilzeitstelle, 8-19 h/Woche
  • Arbeitszeit: nach Vereinbarung
  • Beabsichtigte Eingruppierung: TV-L, E2
  • Voraussichtlicher Einstellungstermin: 01.03.2014

Interesse geweckt ? Dann schicke Deine Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf) an:

Referat Campusmanagement (L7)
Andrea Grimm , andrea.grimm@fau.de
Telefon:  (09131) 85-29017

Erstbesichtigung der HISinOne-Prüfungsverwaltungsprozesse

In der vergangenen Woche wurde erstmals ein intensiver Blick auf die Prozessmodelle der Prüfungsverwaltung geworfen. Gemeinsam mit den Leitern der Prüfungsämter in Erlangen und Nürnberg wurden – unter Leitung unserer EXA-Fachberaterin, Frau Zacharias, und der HIS-Projektleiterin, Frau Ebeling – die Prozesse näher unter die Lupe genommen, die primär im Prüfungsamt ablaufen. Die Prozesse, welche die Studierenden- und Prüferfunktionalitäten betreffen, sollen Thema einiger weiterer Workshops sein.

Zu Beginn wurden die vorbereitenden Prozesse für den Semesterwechsel sowie die Prüfungsanmeldephase betrachtet und die Abweichungen zum Referenzprozessmodell analysiert. Konnten hier nur geringe Abweichungen zu den Referenzprozessen notiert werden, änderte sich dies bei den danach betrachteten Prozessen der Leistungseinsicht  und -bewertung aus Sicht der Sachbearbeiter im Prüfungsamt (im GX-Umfeld als LESB und LEPB bekannt) sehr schnell.

Hier wurde nach kurzer Zeit sehr deutlich, dass die aktuell an der FAU vorhandenen Funktionalitäten feingranularer sind als die seitens der HIS bisher vorgesehenen Funktionen. So ist – im aktuellen Funktionsumfang – beispielsweise eine studierendenindividuelle Freigabe der Leistungsbewertung nicht vorgesehen. Ebenso ist derzeit noch keine Funktion für die Mail-Kommunikation mit den Teilnehmern einer Prüfung vorgesehen.

Damit diese für die FAU gewünschten Funktionen in den Standardfunktionsumfang von HISinOne aufgenommen werden, muss nun pro gewünschter Änderung ein Anforderungsdokument erstellt werden, welches eine genaue Beschreibung der „missing function“ beinhaltet. Dies wird an die HIS weitergegeben und HIS-intern wird entschieden, ob die Anforderungen umgesetzt werden und bis wann.

Was jedoch unbedingt beachtet werden muss:
Der Funktionsbereich EXA (der die Prüfungsverwaltung beinhaltet) wird immer noch stark weiterentwickelt, so dass in den kommenden Monaten mit einem Ausbau des HISinOne-nativen Funktionsumfangs zu rechnen ist! Vielleicht wird die eine oder andere Anforderung, die die FAU stellt, dann bereits im Standard enthalten sein.

Alles in allem ist der Workshop dennoch als erfolgreich zu bezeichnen. Das, war wir uns für den Workshop vorgenommen hatten, wurde erreicht: die Prozesse wurden analysiert und die Abweichungen zum Referenzprozessmodell festgehalten. In einigen Bereichen können die von der HIS angebotenen Prozesse fast 1:1 für die Nutzung an der FAU herangezogen werden. Für andere Funktionsbereiche müssen Anforderungen an die HIS gestellt werden, damit die „Wünsche“ der FAU Gehör finden.

Neue HIS-Projektleiterin für das FAU HISinOne-Einführungsprojekt

Zum 15.07.2013 übernahm Britta Ebeling die Projektleitung für unser HISinOne-Einführungsprojekt auf Seite der HIS GmbH und löst damit Herrn Kotarra ab, der diese Rolle bisher innehatte. Die HIS-interne Projektübergabe ist bereits abgeschlossen. Ab sofort kümmert sich Frau Ebeling als erste Ansprechpartnerin um Projektplanung und Vertretung unserer Interessen gegenüber der HIS GmbH.

Pünktlich zum offiziellen Antritt besuchte uns Frau Ebeling am 15.07  in Erlangen. Im Rahmen eines ersten, gemeinsamen „Kennenlern-Workshops“ wurde die künftige Projetzusammenarbeit besprochen.

Zur Person

Frau Ebeling ist Diplom-Ökonomin und steht derzeit vor dem Abschluss ihrer Promotion zum Thema „IT-Unterstützung an Hochschulen mit den Schwerpunkten Forschungsmanagement sowie Prozessmanagement“. Dies waren auch die Schwerpunkte Ihrer bisherigen, dreieinhalbjährigen Tätigkeit bei der HIS GmbH in Hannover. Seit Juli diesen Jahres gehört auch die Leitung von HISinOne-Einführungsprojekten zu Ihrem Aufgabengebiet.

Wir begrüßen Frau Ebeling sehr herzlich und freuen uns auf eine gemeinsame Zusammenarbeit!

Erster Zwischenstand

www.campo.fau.de ist nun seit einer Woche im Produktivbetrieb – Zeit für einen ersten Zwischenstand.

Bisher haben 1.111 Bewerber/-innen die Selbstregistrierung durchgeführt und eine Benutzerkennung für das System erhalten. 996 Bewerber/-innen haben bereits einen Antrag mit ihrem Wunsch-Studiengang erfasst. Derzeit hat erst etwas mehr die Hälfte dieser Bewerber-/innen den Schritt Online-Immatrikulation vollständig abgeschlossen, welcher Voraussetzung für die Immatrikulation vor Ort ist. Es ist anzunehmen, dass die andere Hälfte beabsichtigt ein Studium an der FAU aufzunehmen, zum jetzigen Zeitpunkt aber noch in den Abiturprüfungen steckt und deshalb die Abitur-Note noch nicht kennt, die im Rahmen der Online-Immatrikulation anzugeben ist. Das dürfte sich am 28. Juni ändern, wenn in Bayern die Abiturzeugnisse ausgegeben werden.

In diesem Zusammenhang wünschen wir viel Erfolg für die noch anstehenden mündlichen Abiturprüfungen und freuen uns über das Interesse der Bewerber/-innen an einem Studium an der FAU!

Altbausanierung Teil 2: Kennzeichnung von Prüfungsordnungselementen

In Vorbereitung der Migration der Prüfungsordnungselemente müssen in der Altdatenbank (sospos) die Daten der Tabelle pord (Prüfungsordnungsdaten) aufbereitet werden. In den dort beinhalteten Daten müssen Merkmale gesetzt werden, die die speziellen Elementtypen nach der Migration in HISinOne kennzeichnen und eindeutig als solche identifizierbar machen.

Um welche Elemente handelt es sich?

a) Kennzeichnung schriftlicher Arbeiten

Bei allen pord-Datensätzen, bei denen es sich um schrifltiche Arbeiten handelt, für die ein Arbeitstitel erfasst werden soll, muss das Diplomkennzeichen gesetzt werden. Um in HISinOne die Bearbeitung der Arbeitstitel sicherzustellen (hier wird ein zusätzliches Fenster „aufpoppen“), wurde für alle schriftlichen Arbeiten mit pord.diplkz=“J“ versehen. Dies umfasst u.a. die Bachelorarbeit, die Masterarbeit oder auch schriftliche Hausarbeiten im Lehramt.

b) Kennzeichnung des Elementtyps

Da es in HISinOne die Kennzeichnung des Elementtyps mittels pdum wie im gx-System nicht mehr gibt, muss bereits im Vorfeld der Migration festgelegt werden, um welche Elementtypen es sich handelt. Hierzu wird im Feld pord.petgp der Typ des pord-Satzes verschlüsselt. Nachfolgende Tabelle liefert eine kurze Übersicht der Elementtypen:

pord.petgp Wert Bedeutung in QISPOS Elementtyp in HISinOne
K Konto Konto
D Dummy Konto
M Modul Modul
P Prüfung Prüfung
S Studienleistung Studienleistung
U Unit Veranstaltung

Mittels Aktualisierungsabfragen wurden die bestehenden Prüfungsordnungssätze aktualisiert, so dass diese bereits jetzt die entsprechende Kennzeichnung aufweisen.

c) Kennzeichnen von Elementen ohne Zuordnung „nach oben“

In der pord-Tabelle müssen alle Elemente gekennzeichnet werden, die keine Zuordnung „nach oben“ haben, damit für diese in HISinOne eine sogenannte „Katalogzuordnung“ auf das PO-Element automatisch erzeugt wird. Dafür wird bei den identifizierten Elementen in pord.pvken4 ein „G“ eingetragen. An der FAU treten diese Art von Elementen z.B. auf als Zusatzkonto (Prüfungsnummer 7777 oder 9999) oder als Auflagenkonto (Prüfungsnummer 8888) in den Masterstudiengängen.

Da im laufenden Betrieb immer wieder neue Datensätze erzeugt werden, wird bereits beim Anlegen auf die entsprechende Kennzeichnung geachtet. Vor der tatsächlichen Migration werden wir alle Kennzeichnungen nochmals prüfen sowie aktualisieren und ergänzen.

Altbausanierung Teil 1: Der Systemcheck

Bereits seit einigen Version des QIS-Frameworks, den Online-Module der HIS-Software, gibt es die Funktion „Systemcheck“. Mit Hilfe der dort implementierten Überprüfungen sollen Fehler und Inkonsistenzen in den dem qisserver zugrunde liegenden Systemen entdeckt und für die anschließende Bereinigung aufgelistet werden. Die HIS empfiehlt die regelmäßige Durchführung des Systemchecks, um die Datenqualität des Systems hoch zu halten.

Was wird überprüft?

Ein wesentlicher Teil des Systemchecks besteht in Überprüfungen, die Datenbankinhalte betreffen. Dabei werden Einträge in den Schlüsseltabellen mit den entsprechenden Einträgen in den sospos-Tabellen abgeglichen und Datenbankeinträge auf Zulässigkeit überprüft.

  • Gibt es Prüfereinträge in den Tabellen lab (Leistungsdaten) oder porg (Organisationssätze), die nicht in der Schlüsseltabelle für Prüfer stehen?
  • Gibt es Einträge für Matrikelnummern in der Tabelle stg, die keinem existierenden Studierenden zugeordnet sind?
  • Gibt es Einträge in der Anschriftentabelle anschri, die keinen entsprechenden Eintrag in der Tabelle ident haben?
  • Gibt es Nullwerte in der Schlüsseltabelle für Abschlüsse (k_abint) oder Postleitzahlen (k_plz) oder ?
  • Entsprechen die Semestereintragungen in der Tabelle porg der Vorgabe, 5-stellig zu sein?
  • Gibt es zirkuläre Zuordnungen. d.h. Zuordnungen von Elementen direkt auf sich selbst oder innerhalb einer Kaskade wieder auf sich?

Neben den inhaltlichen Datenbanküberprüfungen werden Grundeinstellungen der Datenbank sowie des QIS-Frameworks überprüft:

  • das Encoding der Datenbank
  • die DB-Sequenzen
  • Java-Einstellungen
  • Einstellungen in der Datei dispatcherproperties

Der Systemcheck wird an der FAU in regelmäßigen Abständen durch Campus IT durchgeführt, um auftretende Inkonsistenzen zu bereinigen.

… und ganz ehrlich: natürlich treten diese immer wieder auf, denn „Jeder Mensch macht Fehler. (Das Kunststück liegt darin, sie dann zu machen, wenn keiner zuschaut.)“ (Peter Ustinov)

Kombinationsstudiengänge (Praxis)

Bei der Umsetzung von Kombinationsstudiengängen in HISinOne haben wir einige Erfahrungen hinsichtlich einer Best-Practise-Vorgehensweise gesammelt, die wir hier gern weitergeben möchten. Als Beispiel sollen die Zwei-Fach-Bachelor-Studiengänge dienen, welche an der Philosophischen Fakultät der FAU angeboten werden.

Einleitend hierzu eine kurze Zusammenfassung der Begrifflichkeiten und Zusammenhänge.

Als Vollstudiengang wird in HISinOne ein Studiengang mit nur einem Studienfach bezeichnet. Kombinationsstudiengänge sind dem gegenüber Studiengänge die aus mehreren Teilstudiengängen (Studienfächern)  bestehen.

Die Teilstudiengänge haben wir aus unserer SOSPOS-Datenbank  (Generation HIS-GX und HIS-QIS) mit dem Migrations-Tool in unser HISinOne-System übertragen. An diesem Punkt fehlt jedoch noch die Festlegung welche Teilstudiengänge miteinander kombiniert werden können und in welcher Reihenfolge dies zulässig ist. Letzteres ist relevant weil bestimmte Studienfächer nur als Erstfach oder als Zweitfach studiert werden können.

In HISinOne legen wir zunächst einen Kombinationsstudiengang an (Menü Studiengänge > Studiengang anlegen > Kombinationsstudiengang anlegen) und konfigurieren dessen Grunddaten.

2013-03-19_01_Kombinationsstudiengang_anlegen

Informationen zu den Kombinationsmöglichkeiten der Zwei-Fach-Bachelor an der FAU gibt es auf dieser Website.

Dort findet man unter anderem ein PDF-Dokument mit folgender Matrix:

2013-03-19_02_Kombinationsmatrix

In der ersten Spalte sind (von oben nach unten) die Erstfächer aufgeführt. In der ersten Zeile (von links nach rechts) die Zweitfächer. Ein weißes Feld bedeutet eine zulässige Kombinationsmöglichkeit. Ein hellblaues Feld bedeutet „bedingt kombinierbar“, sprich es ist mit Studienplanüberschneidungen zu rechnen.

In HISinOne werden die zulässigen Kombinationsmöglichkeiten abgebildet. Hierzu erstellt man innerhalb eines Kombinationsstudiengangs Gruppen aus Erst- und Zweitfächern . Die Gruppen verbindet man dann über Regeln miteinander. Wir werden uns im weiteren Verlauf jedoch ausschließlich auf die roten Felder, die Kombinationsverbote, konzentrieren. Der besseren Übersicht halber, erstellen wir daher zunächst eine Variante der Matrix ohne die hellblauen (weil auch zulässigen) Felder:

2013-03-19_03_Kombinationsmatrix

Die Gruppen und Regeln leiten wir damit nach folgendem Schema aus der Matrix ab:

Als Erstes schauen wir uns die Kombinationsverbote an, die sich als rote Diagonale von links oben nach rechts unten über die Matrix erstrecken. Es handelt sich hierbei um die Kombinationsverbote, die sich dadurch ergeben, dass ein Studienfach nicht mit sich selbst kombiniert werden darf.

Dies muss man nicht explizit als Regel definieren, sondern kann es als „generelle Konvention“ in den Optionen des Kombinationsstudiengangs einstellen:

2013-03-19_04_Kombinationsstudiengang_Konventionen

Übrigens: Die im obigen Bild ebenfalls zu sehende Option „Verwerfe Kombinationen unterschiedlicher PO-Versionen = Nein“ funktionierte bei uns erst nach der Installation von Service Pack 2 für HISinOne 4.0 korrekt.

Mit der Einstellung „Verwerfe Kombinationen mit gleichen Teilstudiengängen / Fächern = Ja“ haben wir die Verbote aus der Diagonale ja bereits abgearbeitet. Für die nächsten Arbeitsschritte eliminieren wir daher diese Verbote aus der Matrix:

2013-03-19_04_Kombinationsmatrix

Nun suchen wir in der Matrix alle Erstfächer (erste Spalte von oben nach unten) die dieselben verbotenen Zweitfächer (erste Zeile von links nach rechts) gemeinsam haben. Diese bilden zusammen eine Gruppe, bestehend aus jeweils einer Teilgruppe für die Erstfächer und einer Teilgruppe für die Zweitfächer.

In der nachfolgenden Matrix haben wir die Erstfächer nach identischen Zweitfach-Verboten umsortiert:

2013-03-19_06_Kombinationsmatrix_gruppiert

Aus unserer Beispiel-Matrix lassen sich demnach folgende Gruppen identifizieren:

Gruppe Beschreibung
Gruppe 1 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 1.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 1.2)
Gruppe 2 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 2.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ erlaubt ist (=Teilgruppe 2.2)
Gruppe 3 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 3.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ und „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 3.2)
Gruppe 4 Alle für das Erstfach „Linguistische Informatik“ (=Teilgruppe 4.1) zulässigen Zweitfächer (=Teilgruppe 4.2)

In HISinOne öffnen wir nun den zuvor angelegten Kombinationsstudiengang zur Bearbeitung (Menü Studiengänge > Suchen > Studiengangtyp „Kombationationsstudiengang“) und legen im Karteireiter „Kombinationsgruppen“ die oben identifizierten Teilgruppen an:

2013-03-19_07_Kombinationsgruppe_anlegen

Sind alle Teilgruppen angelegt, sieht das so aus:

2013-03-19_08_Kombinationsgruppen

Dann suchen wir alle benötigten Teilstudiengangs-Datensätze und fügen diese der Zwischenablage von HISinOne hinzu.

2013-03-19_12_Zwischenablage

Wenn alle benötigten Teilstudiengänge in der Zwischenablage verfügbar sind, wechseln wir zurück in die Bearbeitung des Kombinationsstudiengangs und fügen die Teilstudiengänge den Teilgruppen als Kindelemente hinzu.

Für die Teilgruppen 4.1 und 4.2 sieht das Ergebnis wie folgt aus:

2013-03-19_09_Gruppe_4

Nachdem alle Teilstudiengänge den Gruppen zugeordnet sind, wechseln wir zum Karteireiter „Kombinationsregel“ und legen dort für alle Gruppen (1-4) Regeln nach folgendem Schema an:

2013-03-19_10_Kombinationsregel

Damit haben wir festgelegt, welche Erstfächer (Teilgruppe x.1) mit welchen Zweitfächern (Teilgruppe x.2) kombinierbar sind. Über die Vorschaufunktion kann man die Kombinationsmöglichkeiten ggf. noch kontrollieren.

2013-03-19_11_Vorschau