Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Es war einmal… das UnivIS-Prozessmodell

Aus dem Leben einer studentischen Hilfskraft

Jeder Student der Universität Erlangen-Nürnberg kennt das UnivIS. Es eignet sich als perfektes Gesprächsthema unter Studenten, unabhängig vom Semester, zum Kennenlernen. Denn egal wie oft ein Student schon mit ihm in Berührung gekommen ist, so ganz verstanden hat das umfangreiche und komplexe Gebilde namens UnivIS wohl kaum einer. Überschwängliche Lobreden über UnivIS wird man weder in Hörsaal noch Kneipe hören, umso besser lässt sich darauf schimpfen, auch wenn UnivIS seine Spitzenposition unter den Aufregern schon vor längerer Zeit an „Asbest“ und „einsturzgefährdet“ abgeben musste.

Als ich meine Stelle als studentische Hilfskraft für Prozess- und Datenerfassung beim Regionalen Rechenzentrum Erlangen anfing, ahnte ich nicht, dass ich noch jede einzelne Funktion von UnivIS kennen lernen würde. Nach einer Einführung zu verschieden Prozessmodellen, der UML und dem Modellierungstool astah bekam ich die Aufgabe, UnivIS als ein Prozessmodell abzubilden. Diese Aufgabe erschien mir zunächst leicht, sollte jedoch mehrere Monate (bei acht Stunden Wochenarbeitszeit) in Anspruch nehmen. Schnell merkte ich, dass UnivIS mehr ist, als ein Programm mit dem man seine persönlichen Stundenpläne erstellen kann…

Nach mehrfacher, zeitintensiver Lektüre des Benutzerhandbuchs (ca. 220 Seiten) zeichnete sich mir langsam ein grobes Bild über den Umfang von UnivIS ab. Aus diesem Bild entstand eine erste Beta-Version des Prozessmodells. Dennoch benötigte ich die dringende Hilfe eines Experten und fand sie in der UnivIS Beauftragten der FAU, Fr. Dr. Tormann. Ohne die zahlreichen und sehr hilfreichen Treffen mit ihr, wäre es mir nicht möglich gewesen, ein vollständiges Prozessmodell zu verwirklichen. Vor allem in vielen Detailfragen war Fr. Dr. Tormann oft letzte Ansprechpartnerin.

Besondere Probleme in der Prozessabbildung bereiteten v.a. die Modulverwaltung. Diese wird bisher nur von der technischen Fakultät und dem Department Mathematik benutzt, während der Rest der Universität die klassische Lehrveranstaltungsverwaltung nutzt. Insbesondere die Schnittstellen zwischen Modul- und Lehrveranstaltungsverwaltung wiesen gewisse Knackpunkte auf. Nichtsdestotrotz bereitete es auch Freude, das große unbekannte UnivIS und seine vielen Funktionen langsam aufzuspannen und die verschiedenen Prozesse bzw. technischen Umsetzungen (z.B. bei der Reglementierung der Schreibrechte) dahinter zu verstehen. Auch ein Testaccount für UnivIS wurde von mir ausgiebig genutzt (nachdem ich erfahren hatte, dass es sowas gibt) und erleichterte mir die Arbeit enorm. Einen sehr guten Ansprechpartner für die korrekte UML Codierung fand ich in Herrn Knobloch, der mir mit viel Geduld immer wieder unter die Arme griff.

Lange Rede, kurzer Sinn:
Ich hoffe, dass mein Prozessmodell für jedermann verständlich ist, da es von einem „Laien“ und keinem Experten bzw. Informatiker entworfen wurde.  Die Arbeit an UnivIS war sehr komplex aber auch sehr lehrreich. Ich habe als fachentfernter Student (Geowissenschaften) viele neue Dinge lernen dürfen, von denen ich sicher bin, dass sie mir auf meinen weiteren Lebensweg helfen werden.

P.S. Lukas Seebrecht hat die FAU zwischenzeitlich verlassen, um in Wien sein Wunschstudium der Medizin zu absolvieren. Wir wünschen ihm für sein Studium viel Erfolg und alles Gute!

www.campo.fau.de goes live

„campo“ – das neue Campus Management Portal der FAU, welches schrittweise über die nächsten Jahre die bestehende Online-Plattform „mein campus“ ersetzen wird, wird pünktlich für den Bewerbungsstart zum Wintersemester am 03. Juni 2013 in Produktivbetrieb gehen.

Über das neue Portal „campo“ erfolgt – in einem ersten Schritt – die Online-Bewerbung für zulassungsfreie, grundständige Studienfächer zum Wintersemester 2013/14. Das Bewerbungsverfahren besteht aus folgenden Schritten:

  • Selbstregistrierung
  • Online-Bewerbung
  • Online-Immatrikulation
  • Persönliche Einschreibung

Selbstregistrierung

Im ersten Schritt registriert sich der Bewerber am Portal und erstellt sich somit einen Account. Dieser wird benötigt, um sich am Portal anmelden zu können und den eigentlichen Bewerbungsprozess zu starten. Er dient auch dazu, die Bewerbung zeitverzögert mit Unterbrechungen durchführen zu können.

Online-Bewerbung

Hier wählt der Bewerber seinen Wunschstudiengang aus.

Online-Immatrikulation

In der Online-Immatrikulation ergänzt der Bewerber seine Daten (Heimat- und / oder Semesteranschrift, Hochschulzugangsberechtigung, Vorstudium, Berufserfahrung etc.). Hier werden vor allem Daten abgefragt, die für Statistikzwecke erhoben werden müssen. Am Ende der Online-Immatrikulation erhält der Bewerber den Antrag auf Immatrikulation, der neben seinen erfassten Daten Informationen und Hinweise zur persönlichen Immatrikulation beinhaltet.

Persönliche Einschreibung

Die persönliche Einschreibung führt den Bewerber erstmalig in die Studentenkanzlei, um dort den Abschluss seiner Bewerbung sowie die persönliche Immatrikulation durchzuführen. Erst durch diesen letzten Schritt erfolgt die tatsächliche Immatrikulation an der FAU und der ehemalige Bewerber darf sich „Student“ nennen.

Natürlich werden im Laufe des Bewerbungszeitraumes Fragen auftreten. Hierfür wurde eine Support-Hotline eingerichtet, bei der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IBZ gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen, um auftretende Unklarheiten zu beheben oder Fragen zu beantworten.

Sie erreichen den campo-Support telefonisch unter den Rufnummern 09131/85-23333 bzw. -24444 oder per E-Mail an campo@fau.de

Curriculum Designer und „Altbausanierung“

Ein erster Workshop zur PO-Abbildung und -Migration mit HISinOne-EXA

Im Produktbereich EXA haben die Arbeiten bereits begonnen – auch wenn dies noch außen hin nicht sichtbar ist!
In einem zweitägigen Workshop mit unserer Ansprechpartnerin bei der HIS, Frau Petra Zacharias, zur „PO-Abbildung mit HISinOne“ hatten wir, die Mitarbeiter von Campus IT, einen ersten Einblick in die Thematik erhalten.

Tag 1 stand unter dem Motto „Curriculum Designer“. Dieser stellt das zentrale Tool dar, mit dem innerhalb von HISinOne Prüfungsordnungen (und auch Auswahlordnungen, z.B. für die Zulassungsverfahren) erstellt und konfiguriert werden. Mit dem Curriculum Designer wird neben dem strukturellen Aufbau einer Prüfungsordnung (vergleichbar mit einem „Organigramm“) auch das komplette Regelwerk festgelegt. Folgende Fragen geben einen kleinen Einblick in die hinterlegbaren Regeln:

  • wie berechnen sich die einzelnen Modulnoten?
  • welche Modulnoten bilden die Abschlussnote?
  • mit welchem Gewicht gehen Teilleistungen in die Berechnung der Modulnote ein?
  • welches Modul ist Voraussetzung für ein Belegung eines anderen Moduls?
  • …

Ziel der Vorstellung des Curriculum Designers war es, einen ersten Einblick zu erhalten, was möglich ist. Natürlich muss nun im Selbststudium tiefer in die Funktionalitäten eingetaucht werden. Als Hilfe für das Selbststudium und die „Forschungsarbeiten“ wurden seitens der Fachberaterin Hinweise auf Artikel im HIS-Wiki gegeben – dem zentralen Dokumentationswerkzeug der HIS.

Am Tag 2 standen die Vorarbeiten im Mittelpunkt, die im Altsystem durchgeführt werden müssen, damit die Migration bestehender Prüfungsordnungen aus dem GX-System nach HISinOne erfolgen kann. Ziel ist die Aufbereitung der bestehenden Prüfungsordnungsdaten, damit in HISinOne eine qualitativ hochwertige Datenbasis vorhanden ist. Unter dem internen Arbeitstitel „Altbausanierung“ werden hier u.a. folgende Arbeiten zusammengefasst:

  • Durchführung des QIS-Systemchecks
  • Kennzeichnung des Elementtyps von Elementen in Prüfungsordnungen
  • Kennzeichnung schriftlicher Abschlussarbeiten
  • Identifikation von Elementen ohne Zuordnungen
  • Übersicht zweckentfremdeter Datenbankfelder
  • Analyse der Generierungs- und Voraussetzungsbedingungen
  • Mapping identischer Module und Prüfungen
  • Erfassung der Modulanbieter

Mit den Arbeiten zur „Altbausanierung“ wird das Team von Campus IT eine geraume Zeit beschäftigt sein, da zum Teil intensive Recherchen und Vorarbeiten nötig sind, um an erforderliche Informationen zu kommen, diese geeignet aufzubereiten und im System zu hinterlegen.

Was sich genau hinter den einzelnen Punkten der „Altbausanierung“ verbirgt, erfahren Sie in Kürze in einem oder mehreren Folgebeiträgen.

HIS Nutzertagung 2013: Eindrücke über den Bereich HISinOne APP

Im Rahmen der HIS Nutzertagung wurde festgestellt, dass den HISinOne Bereich „Bewerbung und Studienplatzvergabe“ (APP) im jetzigen Entwicklungsstadium nur eingeschränkt genutzt werden kann. Mit der aktuellen HISinOne Version 4.0 sind nur Bewerbungen für das 1. Fachsemester/Bildungsinländer möglich. Die internationalen Studienbewerber/innen können sich aktuell nicht über das HISinOne Portal bewerben, weil relevante Bewerbungsinformationen noch nicht abgefragt werden können. Diese Bewerbergruppe kommt aktuell in die HISinOne Software über die uni-assist-Schnittstelle (Bewerbung bei Uni-assist e.V.) oder mittels Workaround (Papierbewerbung und manuelle Eingabe in HISinOne durch den zuständigen Sachbearbeitern). Die notwendigen Funktionalitäten für die Abwicklung der internationalen Studienbewerber/innen sind Entwicklungsschwerpunkt für die HISinOne Version 5.0 ab 2014.

Ein Lichtblick jedoch: Es wird derzeit intensiv an einer Lösung für APP zur Abwicklung der Masterbewerbung gearbeitet. Der umfangreiche und an jeder Hochschule andersartig abzuwickelnde Master-Bewerbungsprozess wurde in einem Fachvortrag sehr gut vorgestellt und analysiert. Die Entwicklung einer Lösung für diese Bewerbergruppe steckt noch im Anfangsstadium. Eine Umsetzung der notwendigen Funktionalitäten ist für Version 6.0 (voraussichtlich ab Herbst 2015) geplant.

Terra incognita: EXA-Erkundung beginnt

Wer weiß schon genau, was das Softwarepaket HISinOne EXA derzeit alles kann? Anlässlich der Analyse und Bewertung der bisherigen Erfahrungen im HISinOne-Projekt an der FAU vor einer Woche hat sich gezeigt, dass es derzeit innerhalb der Projektgruppe niemanden gibt, der diese Frage beantworten könnte. Bei der Planung für das erste Halbjahr 2013 haben wir daher beschlossen, die Erkundung des unbekannten Kontinents systematisch anzugehen. So wird es zum Thema „Prüfungsordnungsabbildung“ Ende Februar einen Workshop mit den HIS-Experten in Erlangen geben.

Platzhalter hat ausgedient

Bisher waren die Welten der NC-Fächer und die der frei von Beschränkungen zugänglichen Studiengänge bei der Online-Bewerbung und Anmeldung streng voneinander getrennt. Schwierig war das bei Kombinationsstudiengängen fürs Lehramt oder im Bachelor of Arts, wenn nämlich eines der Wunschfächer einen NC hatte, das andere jedoch nicht. In den Aufklapp-Menüs der Bewerbung suchte man seine NC-freien Wunschfächer dann halt vergebens. Damit die Bewerbung mangels Zweitfach nicht scheiterte, gab es ein Platzhalterfach, das als Lückenfüller für das nicht auffindbare NC-freie Wunschfach fungierte.

Dieser Platzhalter kann ab dem Release 2.0 von HISinOne@FAU getrost in den Ruhestand entlassen werden, denn bei der neuen Online-Bewerbung mit HISinOne APP wird man alle Fächerkombinationen auf einen Blick sehen können, egal ob NC oder NC-frei und kann sich somit ohne Umschweife gleich für die persönliche Wunschkombination bewerben.

Bewerben oder Anmelden?

Terminologische Hygiene fördert bekanntlich die Klarheit im Denken. Übertragen auf das HISinOne-Projekt bedeutet das, wenn wir mit definierten Begriffen arbeiten, wissen alle, wovon gerade die Rede ist. Der Aufbau von HISinOne orientiert sich an dem, was Neudeutsch „Student Life Cycle“ heißt, dem studentischen Lebenszyklus halt. Beginnend mit Studieninteressierten hat HISinOne für jede universitäre Jahreszeit Programmteile im Angebot, über Zulassung, Einschreibung, Studium und Prüfung bis zu Weiterbildung und Alumni.

Das Release 1.0 von HISinOne@FAU, das im Juni 2013 an den Start geht, ermöglicht die Online-Bewerbung für NC-freie Fächer. Ab dem Release 2.0 im Dezember wird dann auch die Online-Bewerbung für NC-Fächer möglich sein. Die Damen und Herren, die sich da bewerben, nennen wir schlicht Bewerber und da das Ganze zweisprachig ist, heißen sie in der englischen Version applicants, nicht etwa competitors wie vielleicht manches maschinelle Übersetzungsprogramm vorschnell aus dem Zusammenhang gerissen denken könnte.

Neu gegenüber der bisherigen Landschaft ist, dass Studieninteressierte bei HISinOne APP nicht mehr wissen müssen, ob ihr Wunschfach einen NC hat oder nicht und man sich daher auch nicht mehr verirren können wird. Bisher musste man nämlich aufgrund der Antwort auf die NC-Ja-Nein-Frage entscheiden, bei welchem Portal man sich einträgt. Und manch einer hat sich dabei für die falsche Eingangstür zur Universität entschieden, ob wissentlich und in der festen Absicht, sich unbotmäßigem Vorteil zu verschaffen oder einfach nur zufällig, tut jetzt hier gerade nichts zur Sache. In jedem Fall wird es das mit HISinOne nicht mehr geben, weil nur noch ein Bewerbungsportal existiert, in dem sich alle bewerben. Hier steht zukünftig das gesamte Angebot der FAU an einem Ort parat, alle Fächer, alle Abschlüsse, alle Semester.

Bisherige HISinOne-Projekterfahrungen umfassend ausgewertet

Erfahrungen sind zu allererst einmal dazu da, um gemacht zu werden. Und wer dann aus den gemachten Erfahrungen lernen will, muss sie auswerten. Genau das hat das HISinOne-Team am 31.1. und 1.2.2013 getan. Gemeinsam sind wir vom Alltag einen Schritt zurückgetreten und haben die bisherige Projektarbeit Revue passieren lassen. Unter der Moderation von Herrn Dr. Reiß von Projekte & Prozesse am RRZE, der als Projektberater für die HISinOne-Einführung fungiert, analysierten die Damen Grimm, Kunnes und Schmeling zusammen mit den Herren Knobloch und Henning den Projektverlauf, legten in Mind-Maps ihre jeweiligen Erkenntnisse dar und erörterten gemeinsam Meinungen und Sichtweisen. Nach der umfassenden Bestandsaufnahme am ersten Tag, die genau in dieser Ausführlichkeit übereinstimmend auch als notwendig erachtet wurde, folgte am zweiten Tag die Planung für die weiteren Projektschritte.

Fazit:  Es hat sich gezeigt, dass neben dem „störenden“ Tagesgeschäft, dem bis auf die beiden Projektkoordinatoren alle Beteiligten unterliegen, die Produktreife von HISinOne die wesentlich limitierende Determinante für den Projektfortschritt darstellt. Hinzu kommt die Erkenntnis, dass die betroffenen L-Referate noch konzentrierter den Input für die Gestaltung der Arbeitsabläufe liefern müssen, damit Campus-IT diese Prozesse mit der neuen Software abbilden kann. Nur so wird die als Releases 1.0 und 2.0 für HISinOne@FAU geplante Ablösung der alten HIS-GX-Programme für Einschreibung und Zulassung fristgerecht gelingen.  Für 2013 bedeutet das eine ganz erhebliche Steigerung der Projektmitarbeit in L 4 und L5, allen „Widrigkeiten“ des Tagesgeschäftes zum Trotz.

Abstimmung der Soll-Prozesse im Bewerbungs- und Zulassungsmanagement mit HIS

Nachdem die APP Ist-Prozessaufnahme und –Analyse abgeschlossen ist, fanden am 09.-10.05.2012 die ersten Workshops mit dem HIS APP Fachbereichsberater Herr Husmann (in Vertretung von Herrn Dr. Keilhoff) statt. Das Ziel war der Abgleich der FAU Prozesse, die durch HISinOne unterstützt werden sollen mit dem Referenzprozessmodell und die Abstimmung der APP Soll-Prozesse bezüglich der Realisierbarkeit mit HIS.

Verlauf der Workshops:

Der „Rote Faden“ des zweitägigen Workshops war das von uns angepasste Referenzprozessmodell. Die einzelnen Prozessschritte:

  • Bewerbungskampagne vorbereiten
  • Bewerbung durchführen
  • Bewerbung bearbeiten
  • Studienplatz vergeben
  • Online Immatrikulation durchführen

wurden im Detail besprochen und die offenen Fragen geklärt. Anschließend zeigte der APP Fachbereichsberater Herr Husmann, wie die besprochenen Prozesse in HISinOne abgebildet sind. Die Aufgaben und Anforderungen, die sich während der Workshops ergeben haben, wurden innerhalb des Fachkonzepts „Bewerbung und Studienplatzvergabe (APP)“ dokumentiert. Sie müssen noch aufbereitet werden und können an die HIS Entwicklung weitergegeben werden.

Rückblick und weiteres Vorgehen

Nach dem offiziellen Start des HISinOne Einführungsprojektes an der FAU mit einer Auftaktveranstaltung am 17 November 2011 ging das Projekt in die ersten Phase: Vorbereitung und Planung. Als erstes wurde hochschulintern eine inhaltlich passende, tragfähige und effiziente Projektstruktur (weiter zu: FAU HISinOne Projektstruktur) und die Projektkonzeption festgelegt. Damit wurden folgende Teilschritte bereits erledigt:

  • Die Projektziele sind definiert.
  • Das Projektkernteam und der Projektleiter stehen fest.
  • Die Lenkungsausschussmitglieder und der ersten Sitzungstermin stehen fest.
  • Ein Organigramm der Projektstruktur wurde erstellt.
  • Die Kooperations- und Kommunikationswege zu HIS sind definiert und dokumentiert.
  • Die Arbeitspakete wurden grob geplant.
  • Der Projektplan wurde festgelegt (Meilensteinplanung).
  • Die Terminologie im Projekt wurde definiert (Glossar).
  • Ein Konzept für die Bearbeitung der Arbeitspakte wurde erstellt (Arbeitspakete Bearbeitungsleitfaden)

Was in den kommenden Monaten folgt ist:

  • Erstellung der Schulungsunterlagen zu den Projektwerkzeugen (redmine, subversion, UML, Astah, MindMap)
  • Planung und Durchführung der Schulungen zum Thema „HISinOne Projektwerkzeuge“
  • Verteilung der Arbeitspakete durch den Projektleiter
  • Bearbeitung der Arbeitspakete
  • Erstellung eines Konzeptes zur Aufnahme der Ist-Prozesse
  • Aufnahme und Modellierung der Ist-Prozesse
  • Analyse und Optimierung der Ist-Prozesse
  • Erstellung eines Soll-Konzeptes