Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Migration der Studierendendaten nach HISinOne

In der Woche vom 02. bis 06. November 2015 wird die Studierendenverwaltung der FAU auf HISinOne (campo) umgestellt. Im Zuge dieser Umstellung werden die Studierendendaten aus dem Altsystem (basierend auf SOS-GX) nach HISinOne migriert. Nach der Umstellungswoche wird die Studierendenverwaltung mit HISinOne-STU arbeiten, dem Bereich der Studierendenverwaltung innerhalb von HISinOne.

Das bisher genutzte System HIS-SOS wird lediglich als System mit Lesezugriff weiterlaufen, um die Personenstamm- und Studiengangsdaten der Studierenden für das Prüfungsverwaltungssystem vorzuhalten. Hierzu erfolgt eine automatische Übertragung der in HISinOne-STU durchgeführten Änderungen nach HIS-SOS.

Was bedeutet das für die Sachbearbeiter?

Vor der eigentlichen Migration

In der Woche der Migration werden die Studierendendaten – nach vorheriger wiederholter Konsistenz- und Vollständigkeitsprüfung – aus dem Altsystem nach HISinOne migriert.

Während der Migration

Während der Migration kann nicht schreibend auf die Studierendendaten zugegriffen werden (Entzug der Schreibberechtigungen für alle Sachbearbeiter). Dies bedeutet, dass Änderungen, die an den Studierendendaten durchzuführen sind und in der Woche vom 02.-06.11. bei der Studierendenverwaltung (L5) eingehen (Namensänderungen, Fachwechsel, Beurlaubungen, etc.), durch L5 gesammelt werden und nach der Umstellungswoche bearbeitet werden.

Nach der Migration

Nach durchgeführter Migration wird eine erneute Konsistenzprüfung in HISinOne durchgeführt, um die korrekte Migration der Studierendendaten zu prüfen.

Mit Ende der Migrationsarbeiten wird die Studierendenverwaltung komplett auf Basis von HISinOne-STU erfolgen. Alle Änderungen an Studierenden- sowie Studiengangsdaten werden künftig in campo erfolgen. Der Zugriff von anderen Referaten auf Studierendendaten ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Sollte Änderungsbedarf bestehen, sind die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Referates L5 die Ansprechpartner.

Was bedeutet dies für Studierende?

Aus Sicht der Studierenden wird sich vorerst nichts ändern. Die Studienbescheinigungen (Immatrikulationsbescheinigung, BAföG-Nachweis etc.) werden weiterhin auf dem mein campus-Portal zum Download bereitgestellt. Erst mit der Umstellung auf das Sommersemester 2016 und die damit verbundene Rückmeldung werden den Studierenden die Bescheinigungen zu den Studiengebühren (Studentenwerksbeitrag, Semesterticket) über das campo-Portal zur Verfügung gestellt.

Hoffen wir, dass die Umstellung ohne größere Probleme durchgeführt werden kann. Drücken Sie uns die Daumen! 😉

HIS Nutzertagung 2011

Vom 23. bis 25.05.2011 hatte die HIS GmbH unter dem Motto „Hilfe, die Studenten kommen!“ zur Nutzertagung ins Treff Hotel Panorama nach Oberhof geladen. Der Einladung waren zahlreiche Hochschulvertreter unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche gefolgt – Verwaltungsangestellte, IT-ler, Mitglieder der Leitungsebenen und viele mehr.

Den Schwerpunkt der diesjährigen Vorträge bildete HISinOne. So zeigte die HIS den aktuellen Stand von HISinOne (Version 2.0) und bot einen Ausblick auf die für die Versionen 3.0 und 4.0 geplanten Funktionen – Erweiterungen, die von vielen Hochschulen bereits herbeigesehnt werden.

Vor allem in den Vorträgen zur Technik von HISinOne wurde deutlich, dass HIS die Schwächen der in die Jahre gekommenen Altsysteme erkannt hat und sich intensiv darum bemüht, mit HISinOne klare und einheitliche Konzepte umzusetzen. So wird HISinOne endlich ein normalisiertes Datenbankschema zugrunde liegen, in dem Fremdschlüsselbeziehungen die referenzielle Integrität sicherstellen. Alle operativen Daten werden nun gemeinsam in einer Datenbank vorgehalten. Der objektorientierte Ansatz berücksichtigt, dass demselben Objekt je nach Kontext unterschiedliche Bezeichnungen und Bedeutungen zukommen können. So wird beispielsweise ein bestimmter Raum daher zukünftig nur noch einmal in der Datenbank gespeichert – egal ob im Kontext der Gebäude- oder der Prüfungsverwaltung.

Die Anpassung des HISinOne-Systems an die hochschulspezifischen Gegebenheiten soll durchweg über dessen Weboberfläche erfolgen. In den Vorträgen und Live-Vorführungen lag der Fokus hier vor allem auf der Konfiguration der Benutzeroberfläche, insbesondere der Eingabefelder. Von den Möglichkeiten, Einfluss auf den Ablauf einzelner Funktionen zu nehmen, war hingegen leider nur sehr wenig zu sehen und zu hören. Für den Betrieb von HISinOne wird weiterhin die 3-Säulen-Architektur, mit der Unterscheidung zwischen Entwicklungs-, QA- und Produktivsystem, empfohlen. Änderungen müssen aber noch manuell von einem System zum anderen übertragen werden. Ein entsprechendes Automatisierungswerkzeug (Configuration Center) wird vermutlich erst mit Version 4.0 von HISinOne für den produktiven Einsatz verfügbar sein.

Die Veranstaltungen mit fachlichem Schwerpunkt beschäftigten sich vorrangig mit den HISinOne-Komponenten für Bewerbung und Zulassung (APP) sowie der Studierendenverwaltung (STU). Dies sind auch die Produktbereiche von HISinOne, die erste Hochschulen bereits produktiv einsetzen. Die Vertreter der Hochschule für Gesundheit Bochum (Gründungsjahr 2009, derzeit ca. 200 Studierende) , der Universität Freiburg und der Universität Duisburg-Essen (ca. 34.000 Studierende) berichteten aus sehr unterschiedlichen Perspektiven über ihre bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von HISinOne. War bei der Gesundheitshochschule quasi ein „einfacher Start“ möglich, so war in Duisburg-Essen und in Freiburg die Migration der Daten zwischen den unterschiedlichen HIS-Systemen ( GX-Generation und HISinOne) erforderlich, wodurch die Komplexität des Einführungsprozesses erhöht wurde.

Hinsichtlich der Verfügbarkeit von Massenfunktionen (Rückmeldung, Exmatrikulation) sowie Berichtsfunktionen (z.B. Druck der Krankenkassenbescheinigung) wurde auf Version 3.0 verwiesen, die im Herbst diesen Jahres freigegeben werden soll.

Dem Trend hin zu mehr Mobilität will man auch mit HISinOne folgen und so soll mit der Version 3.0 ein auf Mobilgeräte zugeschnittenes Studentenportal-Frontend eingeführt werden und auch die Programmierung einer, so ließ man verlauten, plattformunabhängigen „App“ ist im Gange.

Natürlich durfte das Thema „Dialogorientiertes Serviceverfahren“ (DoSV) nicht fehlen und so wurde dieses bereits im Eröffnungsplenum ausgiebig behandelt. Neben Prof. Dr. Leitner (HIS Geschäftsführer) äußerten sich auch Ministerialdirigent Peter Greisler (HIS-Aufsichtsratsvorsitzender, BMBF) sowie Dr. Ulf Bade (Stiftung für Hochschulzulassung) zu den jüngsten Entwicklungen sowie den in der Presse geäußerten Vorwürfen. Gemeinsamer Tenor dabei war, dass keineswegs alleine die HIS der „Sündenbock“ für das einjährige Verschieben des Serviceverfahrens sei, sondern dass hier eine Reihe unterschiedlicher Faktoren zusammengetroffen waren:

  • zu eng bemessener Zeitplan ohne Puffer
  • ungenügende Kommunikation zwischen der Stiftung für Hochschulzulassung und der HIS
  • Einführungsprojekt ohne Projektleitung („Kümmerer“)
  • nicht konsequent durchdachtes Finanzierungskonzept
  • sich während des Projektverlaufes stark ändernde, hochschulseitige Anforderungen
  • in die Jahre gekommene, nicht 100% fehlerfreie HIS-GX-Generation
  • Unterschätzung des hochschulseitigen Programmieraufwands

Die Nennung der Gründe dürfe nicht, so Prof. Dr. Leitner, als gegenseitige Schuldzuweisung verstanden werden, sondern soll vielmehr ein Zeichen dafür sein, dass die Fehler erkannt wurden und an der Beseitigung und Verbesserung gearbeitet werde. Die drei Hauptpartner für die Einführung des Dialogorientierten Serviceverfahrens (Stiftung für Hochschulzulassung, HIS GmbH und T-Systems) werden auch weiterhin gemeinsam den Start des DoSV zum Wintersemester 2012/13 anstreben.