Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Workshop zum Management von Masterbewerbungen mit HISinOne APP

Am 24. September 2013 lud die HIS GmbH zu einem Workshop nach Hannover ein, um

  • zum einen eine neue Funktionalität von HISinOne APP namens Bewerbungsinhalte vorzustellen und um
  • zum anderen weitere Anforderungen, die die Hochschulen an den Bestandteil APP von HISinOne haben und die hauptsächlich die Prozesse der Masterbewerbungen betreffen, zu sammeln und zu priorisieren.

Ca. 30 Hochschulmitarbeiter reisten aus dem gesamten Bundesgebiet an. Nach einer Vorstellungsrunde, in der seitens der HIS auch bekannt gegeben wurde, dass Herr Sapiatz, einer der beiden Workshop-Leiter, zum 01. Oktober 2013 die Leitung des Produktbereichs APP von Herrn Lipke übernehmen wird, stellte der HIS-Mitarbeiter Sergei Kromm zuerst theoretisch und danach praktisch mit einer Live-Demonstration die Funktionalität der Bewerbungsinhalte vor.

Es handelt sich hierbei um eine Möglichkeit, den Prozess der Online-Bewerbung zu dynamisieren. Pro Studiengang oder besser gesagt, pro Zulassungspaket lassen sich zusätzliche Fragen definieren, die dem Bewerber präsentiert werden sollen. Die Angaben, die der Bewerber dann dort tätigt, nennt die HIS Bewerbungsbestandteile.

Positiv ist anzumerken, dass man bei der Konfiguration der Bewerbungsinhalte sehr viele Möglichkeiten hat: so ist von reinen Textblöcken (als Hinweistexte) über Freitextfelder, Checkboxen, Radiobuttons bis hin zu Dropdown-Boxen, deren Inhalt aus Schlüsseltabellen bezogen wird, fast alles möglich, was man sich so vorstellen kann.

Negativ aus unserer Sicht ist hingegen, dass wir diese Funktionalität schon lieber gestern als heute gebrauchen könnten, die HIS sie jedoch jetzt erst für die kommende Version 5.0 (Oktober 2013) in einer lediglich mit Grundfunktionalitäten ausgestatteten, sagen wir Beta-Version, ausrollt. Die HIS rät sogar davon ab, diese Version produktiv einzusetzen (lediglich für Testzwecke sei sie überhaupt schon in diesem Release!).

Immerhin konnten dann auch gleich noch Verbesserungs- und Erweiterungsvorschläge, die die Teilnehmer der Hochschulen hierzu hatten, vorgebracht werden.

Ohne Unterbrechung setzte sich der Workshop mit dem zweiten Schwerpunkt fort. Von den Teilnehmern wurden Anforderungen, die sie an die HISinOne-Software bezüglich der Umsetzung der Prozesse bei der Masterbewerbung stellen, eingefordert. Wie auch schon in einem Vorgängerworkshop vor ca. 1 Jahr stellte sich wieder heraus, dass jede Hochschule andere Prozesse nutzt, um die Masterstudienplatzvergabe zu realiseren. Somit lässt sich nur sehr schwer, wenn überhaupt, ein Konzept erarbeiten, wie HISinOne alle Anforderungen, die die Abbildungen dieser Prozesse stellen, unter einen Hut bringen könnte. Über die Sammlung und Priorisierung der Anforderungen hinaus konnte leider zu keiner befriedigenden Lösung gekommen werden.

Nichtsdestotrotz versprachen die beiden Leiter des Workshops, Sebastian Sapiatz und Wolfgang Sanner, dass spätestens mit dem nächsten großen Release der HISinOne-Software im Herbst 2014 (Release 6.0) – und zwar in einem sehr generischen Ansatz – eine rudimentäre Umsetzung der Online-Bewerbung sowie der Studienplatzvergabe für Masterstudiengänge möglich sein wird. Man strebt bis dahin an, die folgenden höchstpriorisierten Anforderungen umzusetzen:

  • Erweiterung des Rollen und Rechtekonzeptes (dezentrale Bearbeitung von Bewerbungen im Fachbereich)
  • Bewerbungsfristen und -inhalte abhängig von Zulassungspaketen oder Fallgruppen
  • Bessere Datenübernahme in die Produktbereiche STU/EXA (Zulassungsauflagen, Wiedervorlagen)

Über die Fortschritte möchte die HIS die Anwender auf dem Laufenden halten und hierbei gern auch über den Weg des HISwiki-internen Diskussionsforums offen für weitere Verbesserungsvorschläge und Kritik sein.

HIS-Nutzertagung 2013 „Standardisierung – Fluch oder Segen?“

Die aktuelle HIS Nutzertagung unter dem Schwerpunktthema „Standardisierung – Fluch oder Segen?“ fand vom 08.-10.April.2013 in Potsdam am Templiner See statt. Rund 430 Hochschulvertreter(inne)n unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche nahmen an der Veranstaltung teil.

Die Tagung eröffneten der HIS-Geschäftsführer Wolfgang Körner und der stellvertretende Leiter der HIS-Hochschul-IT, Dr. Sven Gutow mit dem Vergleich der „Verabschiedung vom Maßanzug“. Standardisierung sei ein Segen für den Austausch der Hochschulen untereinander sowie für die Wartung der Software durch HIS. Sie stellten auch die angestrebten Perspektiven für HIS und die HIS-Hochschul-IT vor. Es ist vorgesehen, die Hochschul-IT als eine gemeinnützige Genossenschaft weiterzuführen, um eine angemessene Mitsprache der Hochschulen sicherzustellen. Es folgte eine Podiumsdiskussion zum Thema „Management von Studierenden heute – Unbequeme Wahrheiten“.

Folgende drei Thesen wurden diskutiert:

  • Mit der Namensänderung der Studienabschlüsse auf Bachelor und Master ist es den deutschen Hochschulen gelungen, nichts am Hochschulsystem zu verändern, die tiefgreifende Reform ist ausgeblieben.
  • Sind Vorabzulassungen möglicherweise ein legitimes Vorgehen der Hochschulen, um im Wettbewerb bestehen zu können?
  • Ist es unter Umständen so, dass im Zuge der Bologna-Reform der Bachelor den neuen FH-Abschluss darstellt und der Master der neue Uni-Abschluss ist? Wird eine alte Trennung neu zementiert?

Die FAU war durch Mitarbeiter der Zulassungsstelle, Studierendenverwaltung, CampusIT und des HISinOne-Projektteams vertreten. Die Teilnehmer haben sich vorab über die zu besuchenden Veranstaltungen verständigt. Maßgeblich war dabei das Veranstaltungsangebot möglichst breit abzudecken unter Einbeziehung der Relevanz der Themen für das eigene Tätigkeitsfeld.

Die angebotene Fachvorträge umfassten sowie fachliche als auch technische Themen wie etwa „HISinOne ist ein Organisationsentwicklungsprojekt“„Good Practice Prozessmodellierung“, „Neues HISinOne Fallmanagement“, „Rechtliche Aspekte/Datenschutz“, „HISinOne Technik und Installation“ usw. Besonders interessant waren die Vorträge in denen Vertreter der Hochschulen über Ihre Erfahrungen und Erkenntnisse bei der HISinOne-Einführung berichteten. Am späten Abend am 08.04 fand sogar ein HISinOne-Projektleitertreffen statt, wo wichtige Themen wie „Anforderungsmanagement“, „Informationspolitik/Versionsinformationen“ und „Fehlerbehandlung“ besprochen wurden.

Die Nutzertagung war sehr gut organisiert. Die Referenten waren gut vorbereitet. Die Veranstaltung ist eine gute Gelegenheiten, sich mit Kolleg(inn)en anderer Hochschulen sowie mit den HIS-Expert(inn)en auszutauschen, neuen Informationen zu bekommen und Networking zu betreiben.

FAU/JMU – Erfahrungsaustausch HISinOne

Am 10.02.2012 fand in Würzburg einen Treff zum HISinOne Erfahrungsaustausch statt. An dem Workshop nahmen das FAU HISinOne-Kernteam unter der Projektleitung von Herrn Dr. Wolfgang Henning und das JMU HISinOne-Kernteam unter der Projektleitung von Herrn Dr. Richard Greiner teil.

Das Ziel des Workshops war ein gegenseitiger Erfahrungs- und Informationsaustausch über den aktuellen Stand und das weitere Vorgehen der jeweiligen HISinOne Einführungsprojekte. Inhaltlich wurde der Workshop in drei Themenbereiche aufgeteilt:

Teil 1: Projektorganisation (Projektstruktur, Projektplan, Arbeitspakete, usw.)

Teil 2: IT-Landschaft (Systemlandschaft, Testsystem, Schnittstellen, usw.)

Teil 3: Verschiedenes (Außendarstellung, Öffentlichkeitsarbeit, usw.)

Die Beteiligten fanden das erste JMU/FAU HISinOne Erfahrungsaustausch durchaus interessant und informativ, deshalb wird die weitere Kommunikation zwischen die HISinOne Arbeitsgruppen auch zukünftig gepflegt.

HIS Nutzertagung 2011

Vom 23. bis 25.05.2011 hatte die HIS GmbH unter dem Motto „Hilfe, die Studenten kommen!“ zur Nutzertagung ins Treff Hotel Panorama nach Oberhof geladen. Der Einladung waren zahlreiche Hochschulvertreter unterschiedlichster Tätigkeitsbereiche gefolgt – Verwaltungsangestellte, IT-ler, Mitglieder der Leitungsebenen und viele mehr.

Den Schwerpunkt der diesjährigen Vorträge bildete HISinOne. So zeigte die HIS den aktuellen Stand von HISinOne (Version 2.0) und bot einen Ausblick auf die für die Versionen 3.0 und 4.0 geplanten Funktionen – Erweiterungen, die von vielen Hochschulen bereits herbeigesehnt werden.

Vor allem in den Vorträgen zur Technik von HISinOne wurde deutlich, dass HIS die Schwächen der in die Jahre gekommenen Altsysteme erkannt hat und sich intensiv darum bemüht, mit HISinOne klare und einheitliche Konzepte umzusetzen. So wird HISinOne endlich ein normalisiertes Datenbankschema zugrunde liegen, in dem Fremdschlüsselbeziehungen die referenzielle Integrität sicherstellen. Alle operativen Daten werden nun gemeinsam in einer Datenbank vorgehalten. Der objektorientierte Ansatz berücksichtigt, dass demselben Objekt je nach Kontext unterschiedliche Bezeichnungen und Bedeutungen zukommen können. So wird beispielsweise ein bestimmter Raum daher zukünftig nur noch einmal in der Datenbank gespeichert – egal ob im Kontext der Gebäude- oder der Prüfungsverwaltung.

Die Anpassung des HISinOne-Systems an die hochschulspezifischen Gegebenheiten soll durchweg über dessen Weboberfläche erfolgen. In den Vorträgen und Live-Vorführungen lag der Fokus hier vor allem auf der Konfiguration der Benutzeroberfläche, insbesondere der Eingabefelder. Von den Möglichkeiten, Einfluss auf den Ablauf einzelner Funktionen zu nehmen, war hingegen leider nur sehr wenig zu sehen und zu hören. Für den Betrieb von HISinOne wird weiterhin die 3-Säulen-Architektur, mit der Unterscheidung zwischen Entwicklungs-, QA- und Produktivsystem, empfohlen. Änderungen müssen aber noch manuell von einem System zum anderen übertragen werden. Ein entsprechendes Automatisierungswerkzeug (Configuration Center) wird vermutlich erst mit Version 4.0 von HISinOne für den produktiven Einsatz verfügbar sein.

Die Veranstaltungen mit fachlichem Schwerpunkt beschäftigten sich vorrangig mit den HISinOne-Komponenten für Bewerbung und Zulassung (APP) sowie der Studierendenverwaltung (STU). Dies sind auch die Produktbereiche von HISinOne, die erste Hochschulen bereits produktiv einsetzen. Die Vertreter der Hochschule für Gesundheit Bochum (Gründungsjahr 2009, derzeit ca. 200 Studierende) , der Universität Freiburg und der Universität Duisburg-Essen (ca. 34.000 Studierende) berichteten aus sehr unterschiedlichen Perspektiven über ihre bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von HISinOne. War bei der Gesundheitshochschule quasi ein „einfacher Start“ möglich, so war in Duisburg-Essen und in Freiburg die Migration der Daten zwischen den unterschiedlichen HIS-Systemen ( GX-Generation und HISinOne) erforderlich, wodurch die Komplexität des Einführungsprozesses erhöht wurde.

Hinsichtlich der Verfügbarkeit von Massenfunktionen (Rückmeldung, Exmatrikulation) sowie Berichtsfunktionen (z.B. Druck der Krankenkassenbescheinigung) wurde auf Version 3.0 verwiesen, die im Herbst diesen Jahres freigegeben werden soll.

Dem Trend hin zu mehr Mobilität will man auch mit HISinOne folgen und so soll mit der Version 3.0 ein auf Mobilgeräte zugeschnittenes Studentenportal-Frontend eingeführt werden und auch die Programmierung einer, so ließ man verlauten, plattformunabhängigen „App“ ist im Gange.

Natürlich durfte das Thema „Dialogorientiertes Serviceverfahren“ (DoSV) nicht fehlen und so wurde dieses bereits im Eröffnungsplenum ausgiebig behandelt. Neben Prof. Dr. Leitner (HIS Geschäftsführer) äußerten sich auch Ministerialdirigent Peter Greisler (HIS-Aufsichtsratsvorsitzender, BMBF) sowie Dr. Ulf Bade (Stiftung für Hochschulzulassung) zu den jüngsten Entwicklungen sowie den in der Presse geäußerten Vorwürfen. Gemeinsamer Tenor dabei war, dass keineswegs alleine die HIS der „Sündenbock“ für das einjährige Verschieben des Serviceverfahrens sei, sondern dass hier eine Reihe unterschiedlicher Faktoren zusammengetroffen waren:

  • zu eng bemessener Zeitplan ohne Puffer
  • ungenügende Kommunikation zwischen der Stiftung für Hochschulzulassung und der HIS
  • Einführungsprojekt ohne Projektleitung („Kümmerer“)
  • nicht konsequent durchdachtes Finanzierungskonzept
  • sich während des Projektverlaufes stark ändernde, hochschulseitige Anforderungen
  • in die Jahre gekommene, nicht 100% fehlerfreie HIS-GX-Generation
  • Unterschätzung des hochschulseitigen Programmieraufwands

Die Nennung der Gründe dürfe nicht, so Prof. Dr. Leitner, als gegenseitige Schuldzuweisung verstanden werden, sondern soll vielmehr ein Zeichen dafür sein, dass die Fehler erkannt wurden und an der Beseitigung und Verbesserung gearbeitet werde. Die drei Hauptpartner für die Einführung des Dialogorientierten Serviceverfahrens (Stiftung für Hochschulzulassung, HIS GmbH und T-Systems) werden auch weiterhin gemeinsam den Start des DoSV zum Wintersemester 2012/13 anstreben.