RRZE – Projekte & Prozesse (P&P)

Das Blog der RRZE Stabsstelle "Projekte & Prozesse"

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IDM-Wochen-E-Mail 004

Der erste Monat unseres Projektes ist vergangen. Wie Sie meiner heutigen E-Mail zur Organisationsstruktur entnehmen können, stellt uns die vollständige Abbildung der Organisationsstruktur der Universität vor eine große Herausforderung. Ich spare mir die Wiederholung des bereits geschriebenen.

Nur soviel als Ergänzung: Meine inoffiziellen Klärungsversuche in der ZUV sind dem Kanzler zu Ohren gekommen und er hat einen gemeinsamen Termin mit Herrn Merker angeregt. Insofern darf sich das Projekt über die helfende Unterstützung des Projektverantwortlichen freuen.
Es zeichnet sich ab, dass das Identity Management für eine Lösung des Problems sorgen muss, da keine andere Stelle einen ähnlich breiten Ansatz verfolgt und auch sonst die Zuständigkeiten mehr als ungeklärt sind.

Außerdem haben wir diese Woche dank Frau Dr. Tormann einen wirklich tiefen Einblick in die Prozesse und Nutzerbefindlichkeiten bei UnivIS erhalten. Das Gespräch muss auf Grund der Offenheit vertraulich behandelt werden, aber das sich dort bzgl. der Nutzung Abgründe des Gewohnheitsrechts auftun, ist eine Beschönigung. Die Anbindung von UnivIS aus Verfahrenssicht wird eine der Hauptherausforderungen des Release 2.

Das Fachkonzept wird derzeit maßgeblich von Herrn Dr. Rygus und Herrn Dr. Meyer voran getrieben. Allerdings werden u.a. durch die fehlenden Prozesse im Bereich Organisationsstruktur bis zur Lenkungsausschusssitzung noch weiße Flecken verbleiben.

In Zusammenarbeit mit der Redaktion – dort vor allem Frau Kaspar – entsteht ein Dienstleistungsportfolio, das einer detaillierten Aufschlüsselung der Kunden die jeweils zur Verfügung gestellten Dienstleistungen zuordnet.
Hierzu wird es am 17.01. einen Workshop geben, zu dem noch offiziell eingeladen wird.
Dieses Dokument wird im Fachkonzept Grundlage für die Auswahl der zu provisionierenden Systeme sein. In den Feinkonzepten werden sich dann daraus die detaillierten Geschäftsprozesse ableiten.
Außerdem wird diese Arbeit Grundlage für die strategische Positionsbestimmung des RRZE werden.

Herr Tröger und Herr Singer haben in Zusammenarbeit mit der Systemgruppe begonnen eine exemplarische VMware Instanz für einen OpenLDAP-Server aufgesetzt und dieses sowie die Authentifizierung eines anderen Servers gegen diesen neuen Dienst dokumentiert.

Am 29.11. waren die Kernteammitglieder Gert Büttner, Hendrik Eggers, Frank Tröger und Dr. Peter Rygus bei BRZL-Metadir. Dort wurde neben interessanten Einblicken in die anderen IDM-Projekte in Bayern folgende Angebote unterbreiten:
– Das RRZE wird eine monatliche Videokonferenz organisieren, in der sich alle bayerischen Hochschulen, die mit Novell IDM starten, über das Wohl und Wehe des Projektverlaufs austauschen können.
– Es gibt Interessenten für die freien Plätze im Novell ATT IDM aus Augsburg, Eichstädt, Passau und Würzburg.
– Das nächste Treffen des BRZL-Metadir richtet das RRZE am 09.05.2007 aus.

Das Gespräch mit einer studentischen Initiative zum Thema “Kartensysteme – eine Karte für alle Dienstleistungen an der FAU” verlief sehr positiv. Sollten sich genügend freiwillige Mitstreiter finden, wird es wohl bald ein studentisches IDM-Teilprojekt geben.

Inzwischen haben wir Klarheit, dass die Weboberfläche von Novell nicht barrierefrei ist. Es wird also nach der Teststellung, die ebenfalls diese Woche beauftragte wurde, zu klären sein, welche Veränderungen notwendig sind um barrierefreiheit herzustellen. Dies wird weitere personelle Ressourcen sowohl bei Novell als auch beim RRZE erfordern.

Sie haben es sicherlich schon bemerkt: Es gibt Unstimmigkeiten um den Projektnamen, weshalb ich in dieser E-Mail demonstrativ darauf verzichte.

Als Risiken für das Projekt sind derzeit:
– die personelle Ausstattung des Projekts und
– die Abbildung der Organisationsstruktur
– die Datenqualität und “information policy” UnivIS
– die Realisierbarkeit eines barrierefreien SelfService mittels Novell Produkten
– die fehlende Unterstützung bei der Kommunikation des Projektnames durch das Uni-Presse-Referat
zu sehen.

In der kommenden Woche werden die Arbeiten am Fachkonzept fortschreiten.
Es werden konzeptionelle Fragen, wie die Generierung der E-Mail-Adresse oder die Strukturierung der Prozesse im Fordergrund stehen.
Das Projekt ist gebeten worden sich dem studentischen Konvent vorzustellen und mit dem Bologna-Beauftragten werden Synergien und Anforderungen erörtert werden.
Außerdem wird der Issue-Tracker in Betrieb genommen werden, was anhand der Überarbeitung der Risikobewertung erfolgen wird.

RISIKO: Abbildung Organisationsstruktur

Bei einem gestrigen Detaillierungstermin hat sich das Problem der Abbildung der Organisationsstruktur zum Risiko wenn nicht zur Gefahr entwickelt.

Die Organisationsstruktur der Universität zerfällt in zwei Teile:
1. den offiziellen, formaljuristischen Teil repräsentiert durch den Organisationsbescheid
2. die realexistierende Organisationsstruktur wie sie tagtäglich gelebt wird.

Leider ist Nr. 2 keine Obermenge zu Nr. 1. Vielmehr wurde die formale Struktur vor allem auf der untersten Ebene nicht nur um Unterebenen ergänzt.
Die ZUV sowie Zentrale Einrichtungen werden ausschließlich erwähnt eine genaue Strukturierung wird nicht dargestellt.
Fächerrepräsentierende Professuren, Interdisziplinäre Zentren, das Studentenwerk, Trägervereine und Stiftungen sowie An-Institute werden gar nicht erwähnt.

Die Letztgenannten existieren und erhalten ihre Struktur auf vielfältige Weise. Basis kann u.a. ein Genehmigungsverfahren bei der Hochschulleitung, ein Bescheid der Hochschulleitung, eine Satzung, ein Brief des Rektors oder ein Geschäftsverteilungsplan sein. Allerdings ist diese Aufzählung nicht abschließend.

Leider fehlt es an integrierten Prozessen, wie eine Gesamtabbildung der gelebten Struktur zusammen gestellt und kommuniziert wird. Zusätzlich gibt es auch keine verantwortliche Stelle, die eine Koordinierungsrolle übernehmen könnte.

Leider sind die Daten in UnivIS zwar die umfassendsten, die zur Organisationsstruktur vorliegen. Allerdings sind diese auf Grund der fehlenden information quality policy für UnivIS bezogen auf den Organisationsbescheid nicht valide. Es kommt durchaus vor, dass einem Lehrstuhlinhaber das Genehmigungsverfahren für die Lehrstuhlumbennung zu lange dauert und der Lehrstuhl vorzeitig oder vom Beschluss abweichend benannt wird. Auch werden Umordnungen vorgenommen, bevor sie durch den Organisationsbescheid abgebildet werden können.

Allerdings wären funktionierende Prozesse, klare und koordinierte Zuständigkeiten sowie valide Daten die Grundlage für eine Abbildung im Identity Management.

Für das Identity Management benötigen wir die möglichst genaue Zuordnung der Personen zu Organisationseinheiten, um die benötigten Informationen für den Ressourcen-Zugriff exakt bereitstellen zu können.

Ich habe versucht von Herrn Merker, als Verantwortlichen für den Organisationsbescheid, nähere Informationen zu der Abbildungsproblematik erhalten. Leider war Herr Merker NICHT von Herrn Schöck über das Projekt Identity Management und meine Rolle informiert.
Für ihn steht die formaljuristische Sicht auf die Universität im Vordergrund. Alle assoziierten Organisationseinheiten sollten seiner Ansicht nach vorerst nicht berücksichtigt werden und er verstand im ersten Anlauf nicht warum eine Orientierung an der täglichen Realität für Identity Management von Relevanz ist.
Er zeigte sich jedoch bereit an einem Lösungsgespräch mitzuwirken.

Es wird daher notwendig sein einen Workshop zu dieser Thematik zu organisieren.
Mit den Teilnehmenden:
– Herr Steinhäuser, CO
– Herr Merker, Referat I
– Frau Schuler-Schweiger, Hochschulplanung
– Herr Micheler, Referat III
– Herr Deinzer, DIAPERS
– Frau Tormann, UnivIS
– Herr Gebhard, Universitätsklinikum

sollen die Fragen:
– Wie entstehen verbindliche Informationen?
– Wie / Welches sind die Entscheidungsprozesse?
– Wie erfolgt die Legitimation der Organisationeinheiten? bzs. Welches sind gültige Legitimationsformen?
– Wie können Entscheidungen durchgehalten / durchgesetzt werden?
– Wie erfolgt die Festlegung der Postanschrift einer Organisationeinheit?
– Wer ist die verantwortliche / koordinierende Stelle für die Informationen der Organisationsstruktur?
diskutiert und möglichst gelöst werden.

Es müssen entsprechende Prozesse entwickelt werden. Darüber hinaus müssen nicht nur die oben genannten Fragen beantworten, sondern auch Prozesse für:
– EINE verbindliche Bezeichnung pro Organisationseinheit sowie
– verbindliche englische Übersetzungen dieser Bezeichnungen
definiert werden.

Erst auf der Basis dieser zu etablierenden Prozesse kann eine Abbildung der Organisationsstruktur im IDM erfolgen.

Darüber hinaus wird das Problem entstehen, dass die Koordination der Organisationsabbildung sowie die Organisationsabbildung selbst der Unterstützung durch ein IT-System bedürfen.
Fraglich ist, welches System diese Aufgabe leisten kann. Von Vorteil wäre es die Pflege mittels SAP zu realisieren. Allerdings ist eine kurzfristige Realisierung mehr als fraglich bis unwahrscheinlich.

Die andere Alternative wird eine Realisierung im Identity Management sein. Hier ist abzuwägen, wie langfristige eine solche Lösung angesichts eines nahenden SAP-Einsatzes ist und wieviel Ressourcen hierfür aufzuwenden sind.

Insgesamt erfordert die Thematik aber eine wesentlich intensivere Auseinandersetzung. Es bleibt abzuschätzen inwieweit dies die Analyse ausdehnen und damit die Erstellung des Fachkonzepts verzögern wird.
Das eine Verzögerung eintreten wird ist jedoch sicher!

Das Thema wird aber sofort angegangen.

Aussagen zur Realisierbarkeit lassen sich erst nach der Teststellung und der intensiveren Auseinandersetzung mit den Novell Produkten treffen. Insofern wird eine abschließende Einschätzung erst Ende Januar möglich sein.