Wie lange angekündigt, wurde heute die erste Version von FAU.ORG – der Webanwendung für das Management der Organisationsstruktur der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg – unter https://www.fauorg.zuv.uni-erlangen.de/ freigegeben.

Funktionsumfang

Als Datenbasis diente eine sinnvolle Mischung der Informationen zur Organisationsstruktur der Uni aus HIS FSV und DIAPERS den die Kollegen Reimer und Deinzer via RRZE Stammdatenbank zur Verfügung gestellt haben. Das war das Aktuellste an Informationen, was digital vorlag.

FAU.ORG zeigt den berechtigten Benutzern diese Daten als Baum an. Für diese Anzeige wie für die gesamte Anwendung gilt in dieser Version, dass JavaScript zwingend (!) für die Bedienung notwendig ist. Eine spätere Version wird annähernd komplett barrierefrei sein.

Über die vorhandenen Daten kann mittels Volltextsuche gesucht werden. In den Suchtreffern werden dabei die gefundenen Stellen fett
hervorgehoben. Kurze Hilfetexte auf vielen Seiten helfen bei der Bedienung. Diese werden sukzessive ausgebaut.

Jeder Eintrag im Baum kann selbst verständlich auch angezeigt werden. Allerdings sind derzeit viele Attribute nicht belegt. Aus dieser Ansicht heraus kann auch jede Organisationseinheit einzeln oder die komplette Organisationsstruktur als csv-Datei exportiert werden.
Gespräche über weitere Exportformate starten am 30.03.09.

Zusätzlich zu dem intern angekündigten Funktionsumfang ist auch das Anlegen neuer Organisationseinheiten möglich. Das können nicht nur OE selbst sein, sondern auch Platzhalter für Ebenen die nur in darunter liegenden Ebenen belegt sind. Diese in der Spezifikation als "Nullknoten" bezeichneten Platzhalter wurden nun politisch korrekter als "Brücken" bezeichnet.

Zum derzeitigen Zeitpunkt vielleicht weniger interessant, dennoch ist auch FAU.ORG – wie jede Anwendung der P&P Software Architektur (kurz PPSA) – komplett zweisprachig (Deutsch, Englisch) ausgelegt. Gerade im Hinblick auf die spätere Öffnung für Endkunden eine kleine aber wichtige Funktion.

Alle Funktionen erreichen Sie derzeit über Textlinks. Zum 01.05.09 wird unser Team aber durch eine Studentische Hilfskraft für Design verstärkt.
Diese wird das RRZE Icon Set um die benötigten Icons erweitern und so die Anwendung aufwerten. Dann dürften sich also auch noch einige Verbesserungen im Design ergeben.

Einschränkungen

Intern war ein Release 2 in drei Wochen ab heute angekündigt in dem das Anlegen und Verschieben von Organisationseinheiten möglich sein sollte. Wie beschrieben funktioniert das Anlegen nun bereits. Das Verschieben bedarf allerdings noch der genauen Spezifikation. Da in nächster Zeit einige Pflichturlaube – es ist noch alter Urlaub da! – anstehen, ist mit einem Abschluss der Spezifikation nicht vor Mai zu rechnen. Entsprechend verschiebt sich die Bereitstellung der Funktion "Verschieben".

Neben Anzeigen und Neuanlage ist selbstverständlich auch das Ändern der Attribute einer Organisationseinheit möglich.
Wie bei einer internen Präsentation am 26.02.09 und verschiedenen nachfolgenden Gesprächen deutlich wurde, mussten aber einzelne Attributgruppen im Release ausgenommen werden, da noch Verfeinerungen der Spezifikation für diese Gruppen notwendig sind.
Hiervon sind betroffen:

• die Statistikschlüssel
• die Informationen zur Leitung einer OE
• die Übersetzungen der OE-Bezeichnung
• die zusätzlichen Adressen für Lieferanschrift und Postfach-Adresse

Außerdem verfügt FAU.ORG derzeit über keinerlei Eingabeunterstützung. D.H. bei Felder in denen vordefinierte Werte eingetragen werden sollen, werden diese nicht zur Auswahl angeboten. Alle Berechtigten sind dazu aufgerufen auf den Seiten, auf denen Ihnen das Fehlen solcher Eingabeunterstützung auffällt diese per Feedback-Formular (Link oben rechts auf jeder Seite) an den Support zu melden. Bitte beschreiben Sie dabei:

• für welches Feld, Sie Unterstützung benötigen,
• was mögliche Auswahlwerte sind oder
• woher diese bezogen werden können.

Hier sind wir auf die Anwendungserfahrungen aus dem täglichen Betrieb angewiesen.

Aus zeitlichen Gründen war es in dieser Version nicht möglich eine Rollenkonzept komplett zu implementieren. Aus diesem Grund ist der Kreis der Berechtigten sehr klein gehalten. Wer dennoch mal FAU.ORG "anfassen" möchte ohne was kaputt zu machen, der nutze bitte das Entwicklungssystem, die Zugangsdaten gibt es auf persönliche Anfrage bei Hendrik Eggers.

"Aus zeitlichen Gründen" ist dann auch das Stichwort mal über die aufgewendeten Ressourcen zu reden:
 

• Der Prototyp für die Backend-Funktionen wurde in drei Monaten erstellt.
   
• Das Release 1 wurde in ca. 7,5 Personenmonate, die in 2 Kalendermonaten erbracht wurden, realisiert. Ein Kraftakt, der nur dank dem Einsatz der Kollegen und der Vernachlässigung der Projekte IdM, CIT, Veranstaltungsverwaltung und DLP möglich war.
   

Darum möchte ich mich ganz herzlich bei

• Krasimir Zhelev,
• Aneliya Todorova,
• Frank Tröger,
• Dr. Peter Reiß,
• Sven Marschke,
• Christoph Singer,
• Patricia Meyer-Seidt,
• Florian Rampp,
• Björn Reimer und
• Hans-Rudolf Deinzer
• sowie übrigen Kollegen vor allem im RRZE

bedanken!

Ihr/Euer Einsatz hat dies alles in kürzester Zeit möglich gemacht. Ohne Euch würde immer noch nichts Laufen – DANKE!!!

Nachspann

Da es eine Namenskollision mit http://www.fau.org/ gibt, rufe ich einen Ideenwettbewerb um einen alternativen Namen aus.
Er sollte sprechend, griffig und politisch korrekt sein.
Ein Beispiel:
HORST – HochschulORganisationsmanagementSysThem – fiel durch, da die FAU eine Universität und keine Hochschule ist.

Vorschläge bitte per E-Mail bitte an mich.

Gute Nachricht zum Schluss

Nach 11 Monaten der Suche wurde HEUTE ein Kandidat für die vakante Entwicklerposition FAU.ORG gefunden.
Wir begrüßen ihn hoffentlich ab 01.05.09 im Team.

FAU.ORG Release 1 online

After having been announced for a long time, the first version of FAU.ORG – our web application for managing the Friedrich-Alexander-University Erlangen-Nuremberg’s organisational structure – has today been released under https://www.fauorg.zuv.uni-erlangen.de/.

Features

Basis for the project’s database is a combination of organisational structure information from HIS FSV and DIAPERS, provided by our colleagues Reimer and Deinzer using the RRZE root database. This was the most up-to-date information digitally available.

To the authorized user, FAU.ORG presents this data as a tree. For this display, as well as for this version’s whole application, JavaScript is obligatory(!). A later version will be almost completely barrier-free.

The available data can be accessed using full-text search. In the results, hits will be marked in bold. Short help texts on a lot of the pages are helpful for smooth operation. They will also gradually be added to.

Every entry within the tree can of course be viewed separately. Several of the available attributes have not been allocated at this time, however. This view allows the export of csv files, either each organisational unit separately, or the organisational structure as a whole. Talks about further export formats will be held starting 30.03.09

In addition to the functions already announced internally, the creation of new organisational units is now also possible. This includes not only organisational units themselves, but also placeholders for units only occupied at lower levels. These placeholders, called "Zero-knots" within the specifications are now called "Bridges", for more political correctness.

It is perhaps not that interesting at this time, but FAU.ORG is designed to be completely bilingual (German and English) – like every application adhering to P&P Software Architecture (PPSA). Especially with regard to our hopes of gaining more customers later, this is a small but important feature.

At the moment, all functions can be reached via text links. Starting in May 2009, our team will be reinforced by a student assistant for design, however. The assistants first task will be to expand the RRZE Icon Set with the necessary Icons, upgrading the application. The work should also result in several advancements in regards to design.

Limitations

Internally, a Release 2 had been announced to go live three weeks from now. It should have contained the creation and moving of organisational units. As has already been mentioned, creation of new units is already possible in the current release, moving however is still in need of more detailed specifications. As several compulsory holidays – still from last year’s holidays – are coming up, the specifications will not be finished before May. This means that the moving function will be delayed as well.

In addition to viewing and creating units, changing an organisational unit’s attributes is also already possible, of course.

As became clear during an internal presentation on the 26.02.09, several attribute groups had to be excluded in this release, as they were still in need of more detailed specifications.
The affected groups are the following:

• statistical keys
• information about leadership of an organisational unit
• translations for the organisational units’ names
• additional addresses for delivery and post office boxes

Another feature that has not been implemented yet is input support. Fields with predefined values will not show the available values so far. All authorized users are asked to submit missing input support via our feedback form. The link for the form is on the upper right side of every page. Please state the following in your feedback:

• for which field do you need support?
• which possible values are there? or
• where can they be found?

We will rely heavily on user experience from day to day business.

Due to time limitations, implementation of a role concept was not possible for this version. That means that the group of authorized personnel is rather small. If you would like to "touch" FAU.ORG without the danger of breaking anything, feel free to use the developing system. Access data can be obtained from Hendrik Eggers.

"Time limitations" is also our cue for talking about the resources we used:

• The prototype for the back-end functions was created in three months.
   
• Release 1 was realised in two months, with a workload of 7,5 months. This was only possible thanks to excellent performance on the part of our colleagues, and by putting IdM, CIT, event management and DLP on a back burner for the time.
   

For this reason, I would like to thank the following:

• Krasimir Zhelev,
• Aneliya Todorova,
• Frank Tröger,
• Dr. Peter Reiß,
• Sven Marschke,
• Christoph Singer,
• Patricia Meyer-Seidt,
• Florian Rampp,
• Björn Reimer und
• Hans-Rudolf Deinzer
• sowie übrigen Kollegen vor allem im RRZE

Your personal engagement made all this possible in the shortest time. Without you, we would still be miles away from the Release. – THANK YOU –

End titles

Because of a naming collision with http://www.fau.org/, I am calling an ideas challenge for an alternative name.
It should be descriptive, meaningful and politically correct.
An example:
HORST – HochschulORganisationsmanagementSysThem – failed, because FAU is a University and not a "Hochschule" (University of Applied science).

Please mail suggestions to Hendrik Eggers.

Good news at last:

After searching for 11 months, we found a new candidate for the vacant position of developer with FAU.ORG TODAY. Hopefully, we will be able to welcome him to the team in May 2009.