Seit Donnerstag, 30.06.2011 um 14:00 Uhr ist die Version 2.0 der Promovierendenverwaltung online geschaltet. Nun sind alle drei Oberflächen in Grails realisiert, wodurch ein einheitliches Look & Feel zu den anderen Anwendungen der Stabsstelle erreicht wird. Die wesentlichen Neuerungen zur vorherigen Version sind:

• Auditing
  Es wird detailliert aufgezeichnet, welcher Benutzer welche Aktion anstößt. Das Audit lässt sich über die Admin-Oberfläche ansehen.
• Editierbare Liste der strukturierten Programme und Löschbarkeit von strukturierten Programmen
  Strukturierte Programme können neu aufgenommen und umgetauft werden. Ein strukturiertes Programm kann gelöscht werden, wenn es noch nicht bei Promovenden belegt ist, ansonsten wird ein Endedatum gesetzt und nicht mehr in der Registrierung angezeigt.
• Automatische E-Mail bei Aktivierung von Promovenden
  Der von der PV aktivierte Promovend erhält eine automatische E-Mail, die ihn über den IdM-Loginbrief und Aktivierungsprozess informiert. Außerdem ist ein Link zur Client-Anwendung angegeben, über die der Promovend seine Daten einsehen kann.
• Dokumentenprüfung
  Für jede Promotion sind Schritte (wie Zulassung, oder Eröffnung des Verfahrens) zu erfüllen, die verschiedene Dokumente oder Bescheinigungen benötigen. Die Dokumentenprüfung ist eine generische Lösung, um die benötigten Dokumente anzufordern bzw. abzuhaken.
• Sichtbarkeit der Berichte
  Berichte können Admin-Gruppen zugeordnet werden und nur für diese Gruppe oder global sichtbar geschaltet werden.
• Weitere Zustände
  Promotionen können abgebrochen oder erfolgreich abgeschlossen werden. Die abgebrochenen bzw. abgeschlossenen Promovenden sind über die Admin-Oberfläche auflistbar.
• Automatische Verlängerung der Promovenden im IdM
  Im IdM ablaufende Promovenden werden durch einen Job automatisch verlängert. Ist eine Promotion beendet, wird dieser Mechanismus abgebrochen.
• Einblick eines Promovenden in seinen Status
  Promovenden können über die Client-Anwendung ihren Status einsehen und den Verlauf der Dokumentenprüfung.
• Problemfallerkennung
  Es gibt vier Arten von Problemfällen, die bei der Aktivierung eines Promovenden automatisch erkannt werden. Die Admin-Oberfläche erlaubt es, alle Promovenden eines bestimmten Problemfalles aufzulisten und die Problemart eines Promovenden zu ändern oder zu entfernen.

Daneben gab es noch weitere Änderungen an Oberfläche, Businesslogik und Datenhaltung, auch um die Performanz und Usability weiter zu erhöhen.

 

Release 2.0 of the PhD-student management (PV) online

Since Thursday, 30.06.2011 at 2 pm the version 2.0 of the PhD-student management  (Promovierendenverwaltung) is online. Now all of the three surfaces are realized in Grails, which creates a an homogenous Look & Feel with the other applications of the administrative department. The important improvements are:

• Auditing
  It is more detailed which user triggers which actions. The audit is visible via the admin surface.
• Editable lists of structured programs and erasability
  Structured programs can now be new gathered and renamed. A structured program can be deleted if it isn’t yet occupied by a PhD-student, otherwise an end date will be set and no longer shown in the registration.
• Automatic activation e-mail for PhD-students
  The at the PV activated PhD-student receives an automatic e-mail, which informs her/him about the IdM-Loginletter and the activation process. Further there is a link to the client application where the PhD-student can see her/his data.
• Proof of documents
  Every PhD-students has to take steps (such as admission or opening of the procedure), which need several documents or certification. The proof of documents is a generic solution to request the necessary documents or to check them.
• Visibility of reports
  Reports can be assigend to admin groups and can only be made visible for these groups or globally visible.
• Further status
  Graduations can be canceled or successfully finished. The canceled or graduated PhD-students can be listed via the admin surface.
• Automatic extension of PhD-students in IdM
  The expired PhD-students are automatically extended in the IdM because of a job. If the graduation is fulfilled this mechanism will be aborted.
• Insight of a PhD-student in status
  PhD-students can see their status and the course of the document proof via the client application.
• Problem detection
  There are four kinds of problems which are detected automatically during the activation of a PhD-student. The admin surface allows to list every PhD-student with a certain problem and to change or delete the kind of problem or the PhD-student.

Besides there are further changes in the surface, business logic and data management, also to increase performance and usability.