Seit Donnerstag, 28.07.2011 um 16:00 Uhr ist die Version 2.0.1 der Promovierendenverwaltung online geschaltet. Die wesentlichen Neuerungen zur Version 2.0 sind:

• Betreuersuche auch per Nachname
  Einzutragende Betreuer konnten bisher nur über ihren Lehrstuhl bzw. Professur ausfindig gemacht werden. Dies führte bei Promotionsbetreuungsberechtigten, die direkt an einer Fakultät oder einem Department aufgehängt waren, dazu dass sie nicht über die GUI gefunden wurden und manuell einzutragen waren. Da die Promotionsbetreuungsberechtigten jetzt auch per Nachnamensuche gefunden werden, verringert sich die manuelle Nacharbeit.
• Vorhandene Betreuungsbestätigung bei aktiven Promovenden
  Die in Version 2.0 bereitgestellte Dokumentenprüfung hatte noch nicht realisiert, dass bei aktiven Promovenden das Dokument “Betreuungsbestätigung” immer vorhanden ist. Diese Voreinstellung ist jetzt implementiert. Durch den Freischalteprozess ist sichergestellt, dass die vom Betreuer unterschriebene Betreuungsbestätigung eingegangen ist.
• Möglichkeit, englische Dokumenten- und Schrittnamen zu verwenden
  Nun werden in der Oberfläche und den automatischen E-Mails bei englischen Texten auch englische Dokumenten- und Schrittbezeichnungen verwendet, sofern sie in der Datenbank hinterlegt sind.
• Verbesserte Telefonnummern der Betreuer
  Die vom Funktionenmanagement (FM) gelieferten Telefonnummern von Promotionsbetreuungsberechtigten waren teilweise durch Hash-Zeichen voneinander getrennt als eine lange Zeichenkette hinterlegt. Man einigte sich darauf, nur die erste erscheinende Telefonnummer zu übernehmen. Alte Telefonnummern in docDaten wurden dementsprechend per SQL-Skript verbessert und neu hinzukommende werden nur bis zum ersten Hash berücksichtigt.
• Verbesserte E-Mail-Texte
  Die automatisch versendeten E-Mails enthalten nun einen Hinweis auf die automatische Generierung.
• Gendergerechte Formulierungen
  Wo nötig wurde in der Oberfläche “Promotionsbetreuer/in” geschrieben.
• Promovenden-Daten-Exporte für Fachanwendungen
  Einige Fakultäten verwalten noch selbst Promovenden mittels Excel-Sheets. Es wurde die Möglichkeit geschaffen, einzelne Promovenden per Knopfdruck in die jeweiligen Excel-Formate zu extrahieren, damit sie nicht manuell in die Fachanwendung eingepflegt werden müssen.
• Lockerungen von Problemfällen
  Speziell der Problemfall “Studienfach ist ungleich Promotionsfach” führte zu sehr vielen vermeintlichen Problemfällen. Die Problemfälle der technischen Fakultät und der Wirtschaftswissenschaften wurden reduziert, indem Listen von erlaubten Fächerkombinationen vereinbart wurden. Aktuell (Stand 01.08.2011) sind nur noch 348 Problemfälle im System.

Release 2.0.1 of PhD-student management online

Since Thursday, 28.07.2011 at 4 pm the version 2.0.1 of the PhD-Student Management is online. The essential improvements ,compared to version 2.0, are:

• Search for advisers also per surname
  so far registered advisers could only be searched via their chair or their professorship. This caused that authorized PhD-advisers, who are directly connected to a faculty or a department, that they couldn’t be found via GUI and had to be added manually. As the authorized PhD-advisers can now be found via surname search, the manual rework can be reduced.
• Existing adviser affirmations at active PhD-students
  The in version 2.0 provided document test had not yet realized that the document “Adviser Affirmation”is always available for active PhD-students. These pre-adjustments is now implemented. With the activation process it is secured that the from the adviser signed advising affirmation has been handed in.
• Possibility to use English document- and step-descriptions
  Now in the surface and the automatically generated e-mails  with English texts, English document- and step-descriptions are used, insofar as they are saved in the database.
• Improved phone numbers of advisers
  The from the function management (FM) delivered phone numbers of PhD-student advisers have, partially separated with hash-signs, been deposited as a long chain of signs. It has been decided, that only the first appearing phone numbers are adopted. Old phone number in docDaten were therefore improved via SQL-script and new added numbers are now incorporated until the first hash appears.
• Improved e-mail
  The automatically sent e-mails now have a hint for the automatic generation.
• Gender conform formulations
  Where necessary it is now written “PhD-student adviser (female/male)”.
• PhD-students’ data export for application
  Some faculties still manage the PhD-students via Excel-sheets by themselves. There is now the possibility to extract PhD-students by pushing the button into the according Excel form, so that they don’t have to be inserted manually into the application.
• Loosening of problem cases
  Especially the problem case “Subject of studies is not the PhD subject” caused a lot of problem cases. The problem cases of the technical faculty and economic science have been reduced by creating lists with allowed subject combinations. At the moment (date 01.08.2011) there are only 348 problem cases in the system.

Seit Donnerstag, 30.06.2011 um 14:00 Uhr ist die Version 2.0 der Promovierendenverwaltung online geschaltet. Nun sind alle drei Oberflächen in Grails realisiert, wodurch ein einheitliches Look & Feel zu den anderen Anwendungen der Stabsstelle erreicht wird. Die wesentlichen Neuerungen zur vorherigen Version sind:

• Auditing
  Es wird detailliert aufgezeichnet, welcher Benutzer welche Aktion anstößt. Das Audit lässt sich über die Admin-Oberfläche ansehen.
• Editierbare Liste der strukturierten Programme und Löschbarkeit von strukturierten Programmen
  Strukturierte Programme können neu aufgenommen und umgetauft werden. Ein strukturiertes Programm kann gelöscht werden, wenn es noch nicht bei Promovenden belegt ist, ansonsten wird ein Endedatum gesetzt und nicht mehr in der Registrierung angezeigt.
• Automatische E-Mail bei Aktivierung von Promovenden
  Der von der PV aktivierte Promovend erhält eine automatische E-Mail, die ihn über den IdM-Loginbrief und Aktivierungsprozess informiert. Außerdem ist ein Link zur Client-Anwendung angegeben, über die der Promovend seine Daten einsehen kann.
• Dokumentenprüfung
  Für jede Promotion sind Schritte (wie Zulassung, oder Eröffnung des Verfahrens) zu erfüllen, die verschiedene Dokumente oder Bescheinigungen benötigen. Die Dokumentenprüfung ist eine generische Lösung, um die benötigten Dokumente anzufordern bzw. abzuhaken.
• Sichtbarkeit der Berichte
  Berichte können Admin-Gruppen zugeordnet werden und nur für diese Gruppe oder global sichtbar geschaltet werden.
• Weitere Zustände
  Promotionen können abgebrochen oder erfolgreich abgeschlossen werden. Die abgebrochenen bzw. abgeschlossenen Promovenden sind über die Admin-Oberfläche auflistbar.
• Automatische Verlängerung der Promovenden im IdM
  Im IdM ablaufende Promovenden werden durch einen Job automatisch verlängert. Ist eine Promotion beendet, wird dieser Mechanismus abgebrochen.
• Einblick eines Promovenden in seinen Status
  Promovenden können über die Client-Anwendung ihren Status einsehen und den Verlauf der Dokumentenprüfung.
• Problemfallerkennung
  Es gibt vier Arten von Problemfällen, die bei der Aktivierung eines Promovenden automatisch erkannt werden. Die Admin-Oberfläche erlaubt es, alle Promovenden eines bestimmten Problemfalles aufzulisten und die Problemart eines Promovenden zu ändern oder zu entfernen.

Daneben gab es noch weitere Änderungen an Oberfläche, Businesslogik und Datenhaltung, auch um die Performanz und Usability weiter zu erhöhen.

Release 2.0 of the PhD-student management (PV) online

Since Thursday, 30.06.2011 at 2 pm the version 2.0 of the PhD-student management  (Promovierendenverwaltung) is online. Now all of the three surfaces are realized in Grails, which creates a an homogenous Look & Feel with the other applications of the administrative department. The important improvements are:

• Auditing
  It is more detailed which user triggers which actions. The audit is visible via the admin surface.
• Editable lists of structured programs and erasability
  Structured programs can now be new gathered and renamed. A structured program can be deleted if it isn’t yet occupied by a PhD-student, otherwise an end date will be set and no longer shown in the registration.
• Automatic activation e-mail for PhD-students
  The at the PV activated PhD-student receives an automatic e-mail, which informs her/him about the IdM-Loginletter and the activation process. Further there is a link to the client application where the PhD-student can see her/his data.
• Proof of documents
  Every PhD-students has to take steps (such as admission or opening of the procedure), which need several documents or certification. The proof of documents is a generic solution to request the necessary documents or to check them.
• Visibility of reports
  Reports can be assigend to admin groups and can only be made visible for these groups or globally visible.
• Further status
  Graduations can be canceled or successfully finished. The canceled or graduated PhD-students can be listed via the admin surface.
• Automatic extension of PhD-students in IdM
  The expired PhD-students are automatically extended in the IdM because of a job. If the graduation is fulfilled this mechanism will be aborted.
• Insight of a PhD-student in status
  PhD-students can see their status and the course of the document proof via the client application.
• Problem detection
  There are four kinds of problems which are detected automatically during the activation of a PhD-student. The admin surface allows to list every PhD-student with a certain problem and to change or delete the kind of problem or the PhD-student.

Besides there are further changes in the surface, business logic and data management, also to increase performance and usability.

Bis Mai 2010 wurden Promovierende der FAU Erlangen-Nürnberg hauptsächlich mittels Papier und Excel-Listen verwaltet. Die Verwaltung von über 1.000 Promovenden stieß mit diesem Verfahren an ihre Grenzen. Deshalb starteten im November 2009 die Entwicklungen zur Promovierendenverwaltung (PV). Die Software-Entwicklung wurde von der Graduiertenschule der FAU, vertreten durch deren Leiterin Frau Dr. Monica Mayer, in Auftrag gegeben.

Die PV ist eine moderne Webanwendung, mit der die Promotionsregistrierungen und anfallende Daten elektronisch verwaltet werden. Damit wird ein universitätsweiter zentraler Überblick über laufende wie abgeschlossene Promotionen erreicht.

Genaugenommen besteht die PV aus drei Webanwendungen:

• Die Registrierung, zugänglich für Promovenden, zur Eingabe ihrer Daten und Herunterladen ihrer Betreuungsbestätigung als PDF. Mit Hilfe der Betreuungsbestätigung kann der Betreuer des Promovenden schnell sicherstellen und durch Unterschrift bestätigen, dass die Daten zum Promotionsvorhaben richtig sind.

• Die Administrationsoberfläche zur Einsicht und Änderung der Daten und zum endgültigen Freischalten von Promovenden. Freischalten meint den Promovenden auf Seite der PV zu aktivieren und Personen- und Kontaktdaten an IdM zu liefern. Freigeschaltet wird ein Promovend, wenn er seine vom Betreuer unterschriebene Betreuungsbestätigung bei der Graduiertenschule einreicht.

• Die Client-Anwendung, zugänglich für Promovenden, zur Einsicht in ihre Daten.

Die PV ist an weitere Systeme der FAU angeschlossen:

• Organisationsstrukturmanagement FAU.ORG: Aus FAU.ORG werden Organisationsdaten für Professuren, Lehrstühle, Institute, Departments und Fakultäten bezogen. Diese werden bei der Auswahl der Betreuer in der Registrierung benötigt.

• Identity Management (IdM): Nachdem ein Promovend freigeschaltet wurde, gelangen seine Personen- und Kontaktdaten nach IdM. Wenn der Promovend noch keinen Eintrag im IdM hat, wird dieser angelegt und ein Aktivierungsbrief zugestellt. Nach seiner Aktivierung gelangen seine Zugangsinformationen zurück zur PV. Danach kann sich der Promovend in der Client-Anwendung anmelden.

• Funktionenmanagement (FM): FM liefert an die PV die Personen, die berechtigt sind, Promotionen zu betreuen. Diese können dann in der Registrierung und Administrationsoberfläche unter ihrem Lehrstuhl ausgewählt werden.

Die Administrationsoberfläche bietet konfigurierten Administratoren die Möglichkeit, BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) Berichte hochzuladen und anzusehen. Mit Hilfe dieser Berichte läßt sich ein schneller Überblick über Sachverhalte wie z. B. “Wieviele Promovenden gibt es im Durchschnitt je Betreuer in jeder Fakultät?” gewinnen.

Es gibt ein Rechtemanagement, das vorgibt, welcher Administrator Promovenden suchen, freischalten, Berichte ansehen und Berichte hochladen darf. Ferner gilt, das Administratoren bei der Suche und Berichten nur diejenigen Daten sehen, für die sie konfiguriert sind. Dies ermöglicht es, die Administrierung der Promovenden auch durch Mitarbeiter der dezentralen Promotionsbüros erledigen zu lassen.

Die PV speicherte zum 01.03.2011 die Daten von 1.191 aktiven Promovenden. Sie hat sich zur Verwaltung von Promovendendaten bewährt und soll in Zukunft noch weiter ausgebaut werden.

Wenn Sie sich selbst ein Bild von der PV machen wollen, finden Sie den Direkteinstieg unter https://www.docdaten.uni-erlangen.de/.

Promotion-Management – What is it?

Up to May 2010 PhD-students at the FAU Erlangen-Nuremberg were managed mostly via pen and paper and Excel lists. The management with this method for over 1.000 PhD-students finally reached its limits. Therefore the development of the PhD-student management started in November 2009. The software development was ordered by  FAU’s grad school, represented from the leader Ms Dr. Monica Mayer.

The promotion-management is a modern web application with which the PhD registrations and according data can be managed electronically. With this method an university-wide central overview of running as well as completed promotions can be reached.

In a closer look the promotion management consists of three web applications:

• The registration, available for PhD-students to enter their data and to download their adviser-confirmation-form as PDF. With the help of the adviser-confirmation-form the adviser of the PhD-student assure and confirm quickly with a signature that the data for the promotion proposition are correct.

• The administration surface to see and change the data and for the final activation of the PhD-student. Activation means that the PhD-student, on the side of the PV, is activated and personal and contact data are delivered. A PhD-student is activated if he/she hands in the from the adviser signed adviser-confirmation at the grad school.

• The client application, available for PhD-students to view their data.

The PV is connected to further FAU systems:

• Organizational-structure management FAU.ORG: from FAU.ORG organizational data for professors, chairs, institutes, departments and faculties are transferred. These are needed for the selection of advisers during the registration.

• Identity Management (IdM): After a PhD-student has been activated, his/her personal- and contact-data are transmitted to IdM. If the PhD-student doesn’t already have an entry in IdM, one is added for him/her and an activation letter will be sent. After the activation the login data are transmitted back to PV. After that the PhD-student can log into the client application.

• Function Management (FM): FM delivers the persons, who are allowed to advise the PhD-student, to the PV. Those can then be chosen in the registration and administration surface within in one chair.

The administration surface gives the possibility for configured admins to upload and read BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) reports. With the help of those reports, a quick overview of issues, e.g. “How many PhD-students are at every faculty according to each adviser?” can be gained.

There is a right management which dictates which admin is allowed to search for or to activate PhD-students, to view and to upload reports. Furthermore it is considered that admins can only see the data within a search for which they are configured for.  This allows the administration of the PhD-students to be done by the employees of the decentralized promotion office.

The PV already saved data from 1.191 active PhD-students until 01.03.2011. It proved itself for managing the data of PhD-students and is supposed to be further enlarged in the future.

If you want to have an own view of the PV, you can find a direct entry at https://www.docdaten.uni-erlangen.de/.