FAU.ORG 3.0 Release

English Version

Mit der neuen FAU.ORG Version 3.0 haben wir es geschafft, das gesamte Projekt neu zu gestalten um es so benutzerfreundlicher und einfacher in der Bedienung zu machen. Das Projekt wurde vom Tapestry Framework zum Grails Framework migriert, um eine schnellere und einfachere Entwicklung zu ermöglichen.

In der neuen Version wurden das Web Frontend und das Backend von Grund auf neu entworfen, während dabei alle Funktionen der vorherigen FAU.ORG Version erhalten bleiben. Das Web Frontend wurde auf das aktuelle offizielle FAU Web-Baukasten Design aktualisiert. Durch Entfernen von redundanten und doppelten Änderungsereigniseinträgen wurde darüber hinaus die Datenqualität verbessert. Das Datenbankmodell wurde aktualisiert.

Einige der Veränderungen in dieser Version sind:

• In der neuen Baumansichtseinstellung können die Benutzer eine maßgeschneiderte Ansicht einrichten, wie sie die FAU.ORG Daten einsehen wollen. Die Benutzer können nun wahlweise Org.-Nummern ausblenden, zwischen den verschiedenen Bezeichnungen wählen und sich die Besetzung in den Knoten des Baums anzeigen lassen. Die Struktur des Baumes kann darüber hinaus auf Basis der Ausstattungsabhängigkeit gebildet werden (Standardeinstellung).
• In der Detailansicht einer Organisationseinheit können die Nutzer die verschiedenen Attributgruppen in ein- oder zweispaltigem Layout anzeigen lassen und die Reihenfolge der Detailansichten anpassen. Sowohl die übergeordneten als auch Kind- bzw. Geschwisterknoten einer OE sind in einer übersichtlichen Breadcrumb dargestellt und damit leichter navigierbar.
• Die für die Statistikschlüssel verwendeten Metadaten können jetzt in der Weboberfläche eingesehen und bearbeitet werden, sofern der Benutzer die Rechte dafür besitzt.
• Das Backend wurde neu implementiert und in das Grails Projekt integriert.
• Die neue Version ist mit einer feingranularen Zugriffsverwaltung ausgestattet. Die Benutzer können daher nur Attributgruppen bearbeiten für die sie auch verantwortlich sind. Nur Benutzer mit Rechten zur Bearbeitung einer Attributgruppe (z.B.: Beschreibung, Adresse, relevante Informationen) können diese verändern.

Verbesserte Funktionen zu vorherigen FAU.ORG Versionen:

• Auf der Startseite kann man die zuletzt geänderten OrgEinheiten einsehen.
• Die Suche nach nicht gesetzten Attributen bzw. Attributgruppen wurde vereinfacht.
• Sowohl die Ansicht der Änderungshistorie einer OE, als auch die Liste der Änderungen in einem gegebenen Zeitraum wurde verbessert.
• Der CSV Export wurde um die Klartexte der Statistikschlüssel erweitert.
• Rekursive Aktualisierung von untergeordneten OE Attributgruppen von übergeordneten OEn (Achtung: bitte vergewissern Sie sich, dass Sie die korrekte unter- und übergeordneten OE ausgewählt haben, bevor Sie Änderungen vornehmen.)

Wie immer, beachten Sie bitte: wenn Sie neue Funktionen testen möchten, benutzen Sie bitte das QA-System:
https://fauorg-qa.zuv.uni-erlangen.de/fauorg/

Wenn Sie Fragen haben, würden wir uns freuen Ihre Anfragen unter support-fauorg@fau.de zu bearbeiten.

FAU.ORG 3.0 Release

With FAU.ORG version 3.0, we have been able to redesign the whole project to make it more user-friendly and easy to use. In terms of development we have migrated from Tapestry Framework to Grails Framework, making the development task faster and easier.

With this release, the web front end and the back-end has been completely redesigned while keeping all the features and functionalities of previous FAU.ORG versions. The web front-end has been updated to the latest official FAU Web-Baukasten design. By removing redundant or duplicate change event entries, the data quality has also been improved. The database model has been updated.

Some of the changes in this version are:

• Users can setup a custom setting on how they want to view the FAU.ORG data with the new tree view setting. For example, in the OU tree the user can choose to show/hide OU number, prefer short description instead of long description, view the tree based on resource dependency or show staff along with the description. Please note that the default tree view is based on resource dependency.
• Users can also setup a preferred layout for OU attribute groups with the OU view settings. For example, the user can setup the order in which the attribute groups are displayed. On the OU view page, the user can easily traverse to the parent OU or the child and sibling OUs using the OU breadcrumb instead of going back to the OU tree.
• The metadata used for the statistic keys can now be viewed and edited (if the user has the right to do so) within the front end.
• The back-end has been re-implemented and integrated into the Grails project itself.
• The new version is equipped with fine-grained access management. Users can only change attribute groups which they are responsible for. Only the users with edit right to certain attribute groups (for example: Description, Address, Relevancy info) can change them.

Improved functionalities from previous FAU.ORG versions:

• The last recently changed OUs are displayed on the start page.
• Theres is a better possibility to search and edit unset attribute groups per attribute field, for example: find all the OU where print description is not set.
• Users have a better view on OU change history and can list the changes per attribute group for a given time interval.
• The CSV export has been enhanced to export certain descriptions for metadata.
• Users can apply changes recursively to update child OU’s attribute group from parent OU data (Caution: make sure that you have correctly chosen the parent OU and the child OUs before you apply changes).

As always, keep in mind: if you want to try new functions, please use the QA-System:
https://fauorg-qa.zuv.uni-erlangen.de/fauorg/

If you have any questions, we would be glad to entertain your queries at support-fauorg@fau.de

 
English Version
Seit März ist eine Weile vergangen und wir konnten mit FAU.ORG weitere Erfahrungen sammeln.
Auf der Agenda stand der große Punkt “Ausgabe der Daten für Menschen”, sprich die Informationen in FAU.ORG sollten irgendwie in eine Form gebracht werden, dass Menschen die Informationen direkt verwenden können. Bisher gab es dafür nur die Export Funktion aber deren Ergebnisse erforderten eine wie auch immer geartete Aufbereitung. Mit diesem Release hat dieser Missstand ein Ende!

Das Druckende

Mit dieser Version von FAU.ORG haben Sie die Möglichkeit Informationen direkt aus der Anzeige in Ihrem Browser auszudrucken.
Hierfür wurden die Seiten:

• der Baum
• Organisationseinheiteninformation sowie
• Liste der Suchergebnisse

entsprechend angepasst. Alle anderen Seiten wurden vom Produktbesitzer als “nicht druckrelevant” eingestuft. Sollten Sie dennoch einen Bedarf sehen, freuen wir uns auf Ihre Hinweise an fau.org-support@rrze.uni-erlangen.de.

Das Berichtende

Die Spezifikation sieht vor, dass es einen offiziellen Organisationsplan sowie einen internen mit zusätzlichen Informationen geben soll. So wird die offizielle Version nur öffentliche Organisationseinheiten enthalten, während die interne Version auch inoffizielle Organisationseinheiten liefern wird.
So finden Sie nun im Menü auf der rechten Seite den Punkt “Berichte”.
Allerdings wird dieser noch keine aufrufbaren Berichte enthalten, da derzeit das Kanzlerbüro noch an einer Vervollständigung der Daten in FAU.ORG arbeitet. So bald diese Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Berichte zur Verfügung gestellt.

Mittelfristig ist es das Ziel die Organisationsstruktur zukünftig automatisch aus FAU,ORG erzeugt.

Und Vieles mehr …

Neben dieser Weiterentwicklung der Funktionalität bringt die neue Version auch zahlreiche kleine Verbesserungen mit, von denen hier nur die wichtigsten Erwähnung finden.

Im Export kann jetzt auch nach dem Publizitätskennzeichen gefiltert werden.

Die E-Mail-Adressen wurden, soweit diese in FAMOS bei einer OE hinterlegt waren, in FAU.ORG bei der jeweiligen OE importiert.

Im Baum und bei der Suche können zukünftige OE explizit ein- und abgelaufene OE explizit ausgeblendet werden.

Unter “Organisationsplaninformationen” gibt es nur noch das Publizitätskennzeichen und das Sortierkennzeichen. Letzteres ist numerisch und bestimmt die Reihenfolge der OE bei der Ausgabe in einem Bericht. Im Baum kann über das Icon “Ordne Kinder” die Sortierreihenfolge per drag-and-drop verändert werden.

Der CSV Export wird an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse versendet, da das Aufbereiten des Baums die “Geduld” der Browser übersteigt.

Die Statistikschlüssel werden auf Basis der Vorgaben des Bundesamtes für Statistik bzgl. Konsistenz geprüft bzw. bei Eingabe konkludent engeschränkt.

Aus dem Suchergebnissen kann direkt zur OE im Baum gesprungen werden.

Außerdem erfolgte die Behebung kleinerer Fehler wie z.B. Rechtschreibung und noch ein paar “Schmankerl” i.S. Bedienbarkeit und Bequemlichkeit – Wir hoffen Sie finden sie alle (gut und hilfreich).

Zur Erinnerung: Wenn Sie die neuen Funktionen ausprobieren wollen, nutzen Sie bitte das QA-System und nicht das Produktivsystem!

FAU.ORG Release 2.2 – the “printing and reporting one”

It has been a while since march this year and we could gain more experiences with FAU.ORG. One point in our agenda was „ the output of data for people“, which means that the information provided in FAU.ORG should be formed in a way that everybody can use the information directly. Until now there only has been a function for exporting data whose results needed some form of conditioning. With this release that drawback has finally come to an end!

The Printing

With this version of FAU.ORG you have the possibility to print directly from your browser.

For this the pages:

• the tree
• Organisational Units aswell as
• list of results

have been adjusted accordingly. All other pages have been classified as „not relevant for printing“. If you however should see a need, we would be glad to receive notes from you at fau.org-support@rrze.uni-erlangen.de.

The Reporting

The specification scheduled an official organisational plan aswell as an internal plan with additional information. This way the official version only includes public organisational units, while the internal version will also provide non public organisational units.

So you can find in the menu on the right the item „reports“.

However this item will not yet include addressable reports because at the moment the office of the chancellor is still working on a completion of the FAU.ORG data. The reports will be provided as soon as this work is finished.

One goal in the medium term is to generate the organisational structur automatically out of FAU.ORG.

And many more…

Beside these advancements the functionality of the new version brings many small improvements of which only the most important will be mentioned.

The export can now be filtered for the attribute of publicity.

The e-mail adresses have been imported to the particular OU in FAU.ORG as far as they have already been deposited in an OU at FAMOS.

In the tree and during the search there can be future organisational units explicitely be shown and expired OU explicitely be hidden.

Under „Organisational plan information“ there will only be the attribute of publicity and the attribute of sorting. The latter is numeric and affects the order of the OU during the release in a report. In the tree the order of sortment can be changed via drag-and-drop with the icon „arrange children“.

The CSV export will be send to the e-mail adress which has been deposited from the user, because the editing of the tree would „overstrain“ the browsers.

The statistics keys will be proved on the basis of the quidelines from the federal office for statistics according to consitency and respectively implied while entering.

From the search results you can jump directly to the OU in the tree.

Furthermore there have been adjustments on smaller mistakes, for example in writing. There are also some new „goodies“ according to ussability and comfortability – we hope you will find them all (good and helpfull).

Keep in mind: if you want to try the new functions, please use the QA-System and not the productive system!