Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Kurzfristige Wartung von campo / mein campus am 04.08.2017, 14:15-14.30 Uhr

Aufgrund einer kurzfristigen Wartung zur Behebung einer Sicherheitslücke wird am Freitag, den 4. August 2017

  • campo im Zeitraum von 14.00 Uhr bis 14.15 Uhr und
  • mein campus im Zeitraum von 14.15 Uhr bis 14:30 Uhr

nicht zur Verfügung stehen.

Sobald die Wartungsarbeiten abgeschlossen sind, wird die Wartungsmeldung auf den beiden Portalen entfernt. Wir hoffen auf Ihr Verständnis für den kurzfristig angekündigten Ausfall!

mein campus: Wartung am 24. September 2015 abgeschlossen

Update: Die Wartungsarbeiten wurden erfolgreich abgeschlossen, das Portal steht Ihnen wieder zur Verfügung!

Aufgrund von Wartungsarbeiten an der Datenbank wird das mein campus-Portal am Donnerstag, 24. September 2015 zwischen 15:00 Uhr und 18:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen. 

Ein Hinweis auf der Startseite weist auf die Wartung hin. Dieser wird nach Abschluss der Arbeiten entfernt.

Wir bitten um Ihr Verständnis!

Gegen Schlangen bei der Einschreibung…

Traditionell war die persönliche Einschreibung an der FAU immer nach Buchstaben eingeteilt, damit nicht alle am gleichen Tag kommen sollten.  Wir konnten früher ja nicht wissen, wer sich alles bei uns einschreiben wollte, also haben wir Termine veröffentlicht und abgewartet, was auf uns zukommt. Das führte dann vor allem im September immer mal wieder zu den bekannten „nationalen Reptilienwochen“ mit Schlangen ganz unterschiedlicher Länge.

Jetzt kommt Köln ins Spiel, denn heutzutage kennt man durch die Online-Einschreibung die Daten der Leute, die sich einschreiben wollen und kann jene auch per Mail erreichen. Die Universität zu Köln hat seit ein paar Jahren für die persönliche Einschreibung erfolgreich eine Online-Termin-Reservierungs im Einsatz, um die Einschreibewilligen möglichst gleichmäßig auf die Einschreibetage und -wochen zu verteilen. Diese clevere Idee hat die FAU aufgegriffen und L7 hat mit Unterstützung des Rechenzentrums eine solche Terminreservierung aufgesetzt.

Die Online-Einschreiber werden am kommenden Montag (24. August) per Rundmail informiert, dass sie sich für die persönliche Einschreibung vom 7. September bis zum 2. Oktober online einen Termin reservieren müssen. Denn ohne Termin gibt es keine Einschreibung!

Die Online-Reservierung ist bereits freigeschaltet unter der URL www.campo.fau.de/termin QR-Code für das Terminreservierungs-Tool

Die Bedienung ist etwa so schwierig wie in einem fahrenden Zug aus dem Fenster zu schauen. Okay, das war jetzt ein blödes Beispiel, ich korrigiere mich: so schwierig, wie in einem fahrenden Zug auf sein Handy zu schauen. Trotzdem haben wir mit ein paar Screenshots erklärt, wie es geht und eine Hilfeseite geschaltet mit antizipierten Fragen – selbstverständlich alles in Deutsch und Englisch!

Bleibt noch zu hoffen, dass die Geschichte bei uns ähnlich gut laufen wird wie in Köln. Aber auch diesbezüglich halte ich mit an ein dortiges Motto: „Et hätt noch immer jot jejange!“ 🙂

HISinOne-Einführungsprojekt: Umstellung von SOS auf STU verschoben

Die HISinOne-Projektgruppe der FAU hat heute beschlossen, die für Ende Januar geplante Umstellung des Studierendenverwaltungssystems (bisher HIS-SOS) auf die neue Plattform „campo“ (HISinOne-Modul STU) zu verschieben. Die während der Testphase aufgetretenen Probleme machen diese Entscheidung unausweichlich, da die Umstellung auf „campo“ als datenführendes System für Studierendendaten einen unumkehrbaren Schritt darstellt. Eine Rückkehr zum Altsystem wäre somit unmöglich und die FAU würde riskieren, ab Februar ohne ein funktionierendes Studierendenverwaltungssystem dazustehen.

Seit einem Jahr wurde intensiv an der Umstellung des Studierendenverwaltungssystems gearbeitet:

  • Durchführung umfangreicher Bereinigungen im Altsystem zur Aufbereitung der Daten
    für die Migration der Studierenden- und Abschlussprüfungsdaten nach „campo“ auf
    Basis der Software HISinOne Version 6.0
  • Prüfung aller Prozesse rund um die Studierendendatenverwaltung (z.B. Einschreibung,
    Rückmeldung, Beurlaubung, Studiengangwechsel usw.) und Konfiguration von
    „campo“
  • Schulung der Mitarbeiterinnen der Studierendenverwaltung
  • ausführliche Tests

All das geschah mit dem Ziel, die Daten unserer fast 40.000 Studierenden am 27. und 28. Januar 2015 zuverlässig nach „campo“ zu migrieren. Ab diesem Zeitpunkt wäre dann „campo“ das datenführende System der FAU, ein irreversibler Schritt.

Im Laufe der Konfigurationsarbeiten trat eine größere Anzahl von Problemen auf, die in enger Zusammenarbeit mit HIS bereits im Vorfeld der geplanten Umstellung behoben werden konnten oder im laufenden Betrieb ab Februar über temporäre Workarounds oder Hotfixes hätten nachgebessert werden müssen. Bei den abschließenden Tests zeigten sich jedoch weitere Probleme, die eine Verschiebung unumgänglich machen:

  • Mitte Januar kündigte die HIS eG an, dass für den Produktiveinsatz des Studierendenverwaltungsmoduls von HISinOne ein am 19.01.2015 veröffentlichtes Service Pack zwingend erforderlich sein würde.
  • Für weitere offene, kritische Fehler hat die HIS eG Hotfixes kurzfristig bereitgestellt, deren Wirksamkeit wir in der verbleibenden Zeit nicht verifizieren können:
    • nach FAU-Vorgaben korrekte Matrikelnummernberechnung
    • korrekte Zuordnung eingehender Semesterbeitragszahlungen
    • Beseitigung aufgetretener Dateninkonsistenzen bei der für den Parallelbetrieb von „campo“ und „mein campus“ erforderlichen täglichen Daten-Remigration, vor allem im Bereich der Prüfungsverwaltung

Die Integration von Service Packs in das „campo“-System ist erfahrungsgemäß mit erheblichem Aufwand verbunden. Service Packs enthalten, neben der Zusammenfassung der bisher veröffentlichten Hotfixes, in der Regel auch funktionale Erweiterungen und Anpassungen. (Der zuvor aktuellste kumulative Hotfix enthält ~ 270 geänderte Dateien, das Service Pack 1 für HISinONe 6.0 umfasst demgegenüber ~ 13.600 geänderte Dateien.) Daher sind vor der Übernahme ins Produktivsystem zeitaufwändige Tests erforderlich. Diese sind in der kurzen Zeit nicht mehr leistbar, die bis zum anvisierten Umstellungszeitpunkt vor der Rückmeldung und Einschreibung zum Sommersemester 2015 bleibt.

Aus diesen Gründen war die Verschiebung der Inbetriebnahme der Studierendenverwaltung in „campo“ zwingend notwendig. Aus organisatorischen und technischen Gründen wird sich der nächstmögliche Umstellungstermin in zeitlicher Nähe zur Rückmeldung bewegen müssen, wobei unmittelbar auf dem bis heute erreichten Umstellungsfortschritt aufgebaut werden kann. Bis dahin wird die FAU weiterhin mit der hinter „mein campus“ liegenden Datenbank als datenführendes System arbeiten.

Update 03.02.2015: Auf Bitte der HIS eG weist der Beitrag nun darauf hin, dass Fehlerbereinigungen geliefert wurden, die aber aufgrund des engen Zeitrahmens nicht mehr durch uns getestet werden konnten.

Ankündigung: Serverwartung am 22. Oktober 2014 für campo, mein campus und docdaten

Aufgrund von Wartungsarbeiten am Serverbetriebssystem wird das mein campus-Portal, das campo-Portal und docdaten am Mittwoch, 22. Oktober 2014 zwischen 14:00 Uhr und 20:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Während dieses Zeitraumes werden die Applikations- und Webserver sowie der Datenbankserver, die die Systemarchitektur von „mein campus“ und „campo“ bilden, auf des Betriebssystem Ubuntu umgestellt.

Ebenso betroffen von der Umstellung sind die Systeme moveon zur Verwaltung der Austauschstudierenden sowie docdaten, das von der Graduiertenschule eingesetzt wird.

Während des gesamten Wartungszeitraumes ist – zusammenfassend – der Zugriff auf die nachfolgenden Systeme nicht möglich:

Sobald die Wartungsarbeiten abgeschlossen sind, wird der Hinweis auf dem jeweiligen Systemen entfernt und die Fachanwender über den Abschluss der Arbeiten informiert.

Wir bitten um Ihr Verständnis.

Was darf ich? – Teil 3 der VV-MED-Reihe

Rechtemanagement in der Veranstaltungsverwaltung

In der Veranstaltungsverwaltung werden die Benutzer in die Gruppen Studierende, Dozenten und Administratoren eingeteilt, denen unterschiedliche Funktionalitäten zur Verfügung gestellt werden. Nachfolgend soll ein Überblick gegeben werden, welche Funktionen für die einzelnen Rollen in der Veranstaltungsverwaltung bereitgestellt werden.

Für Studierende:

  • Anmeldung zu Veranstaltungen
  • Abmeldung von Veranstaltungen
  • Übersicht angemeldeter Veranstaltung
  • Kommunikationsfunktion (E-Mail an Dozenten einer Veranstaltung)

Für Dozenten:

  • Anlegen einer Veranstaltung (unter Nutzung des UnivIS)
    • Erfassen der Veranstaltungsstammdaten (Titel, Dozent, Datum, Rhythmus, Dauer, Belegungsverfahren, Warteliste…)
  • Anmeldung und Abmeldung von Teilnehmern
  • Verschieben von Teilnehmern zwischen Kursen
  • Verschieben von Teilnehmern auf die Warteliste (und zurück)
  • Kommunikation mit Veranstaltungsteilnehmern via Mail
  • Export von Teilnehmerlisten
  • Ausstellung von Belegungsnachweisen (Scheinen)

Seit dem Wintersemester 14/15 wurden die Administratorfunktionen erweitert, um die Anforderungen der Medizinischen Fakultät bedienen zu können.
Folgende Funktionen wurden für ausgewählte Administratoren neu implementiert:

  • Hinterlegung von Voraussetzungen für Lehrveranstaltungen auf Basis von Kurs-IDs bzw. Veranstaltungskürzeln (vgl. Teil 1 der Fortsetzungsreihe)
  • Anmeldung von Teilnehmern unter Umgehung definierter Voraussetzungen
  • Synchronisation von Anmeldungen mit zugehörigen StudOn-Kursen (nochmaliger Start des i.d.R. automatisch ablaufenden Synchronisationsprozesses)

Auf Initiative der Medizinischen Fakultät wurde die Rolle „Vertreter“ eingeführt. Hier werden – auf Antrag durch einen Dozenten bzw. Prüfer – Zugriffsrechte für Sekretariate auf speziell benannte Veranstaltungen eingerichtet. Diese haben dann die gleichen Berechtigungen wie die Dozenten bzw. Prüfer und können diese bei der Verwaltung der entsprechenden Lehrveranstaltung(en) unterstützen. Das entsprechende Formular für die Beantragung wird in unserem Blog zur Verfügung gestellt.

Den Abschluss der MED-Reihe bildet in Kürze Teil 4: „Meine Studiengangsveranstaltungen“ vs. „universitätsweite Veranstaltungen“.