Using redmine is an essential part of our project management standard.
Not only bugs and tasks are managed here. The wiki also keeps the specification and is the starting point for documentation. It is a really “easy to use” interface for the access to our Version Control System which holds all documents.

Every once in a while some maintenance is necessary. This is mostly done during less use-intensive evening hours and weekends but from time to time it is necessary to maintain the system during working hours.

Redmine really lacks a feature to send out messages to inform all active users and to keep them updated what has changed lately or when to expect a downtime.
There is an issue for that in the official redmine tracker, but it has been open for two years.

As a workaround here a “recipe” to get the message a little bit quicker to your users:

1. Access you database in your favorite way
   (ours is a MySQL database).
2. Issue the following query:
   [code language=”sql”]
   SELECT CONCAT_WS(”,'”‘,firstname,’ ‘,lastname,'” <‘,mail, ‘>’) FROM redminedb.users WHERE `status` != “3”;
   [/code]
   (the status excludes locked users)
3. Export the results.
4. Open files in your favourite editor (For example vi).
5. Delete all unnecessary  lines.
6. Do some “vi magic”:
   (i.e. “reduce the two quotation mark to one, remove the quotation mark at the end of the line and insert semicolon, assemble all lines to one”)
   [code language=”bash”]
   %s/\”\”/\”/g
   %s/>\”/>; /g
   %join
   [/code]
7. Copy the resulting line to the email editor of your choice and inform your users.

Happy updating!

 

redmine – Benachrichtigung aller Kunden

redmine ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Projekt-Management-Standards.
Nicht nur Fehler und Aufgaben werden hier verwaltet. Das Wiki enthält auch die Spezifikation und dient als Ausgangspunkt für die Dokumentation. Es ist eine wirklich einfach zu bedienende Oberfläche für den Zugriff auf unser Versionsverwaltungssystem, das alle Dokumente enthält.

Ab und zu ist eine Wartung notwendig. Meistens erfolgt diese in den weniger nutzungsintensiven Abendstunden bzw. am Wochenende, aber von Zeit zu Zeit ist es notwendig, dass die Systemwartung während der normalen Arbeitszeit erfolgt.

Redmine fehlt allerdings eine Funktion um alle aktiven Nutzer zu informieren und um Sie auf dem Laufenden zu halten, was sich geändert hat oder wann das System nicht erreichbar sein wird.
Es gibt zwar eine entsprechende Anfrage dafür im offiziellen redmine System, aber diese ist seit zwei Jahren offen.

Zur Erleichterung hier ein “Rezept” wie man die Nachricht etwas schneller zu seinen Kunden bekommt:

1. Greifen Sie in der von Ihnen bevorzugten Art und Weise auf die Datenbank zu
   (unsere ist eine MySQL Datenbank).
2. Starten Sie die folgende Abfrage:
   [code language=”sql”]
   SELECT CONCAT_WS(”,'”‘,firstname,’ ‘,lastname,'” <‘,mail, ‘>’) FROM redminedb.users WHERE `status` != “3”;
   [/code]
   (der Status schließt gesperrte Kunden aus)
3. Exportieren Sie das Ergebnis.
4. Öffnen Sie die Datei in Ihrem bevorzugten Editor (Zum Beispiel vi).
5. Löschen Sie alle nicht benötigten Zeilen.
6. “vi magic”:
   (= “mache aus zwei Anführungszeichen eines, entferne das Anführungszeichen am Zeilenende und füge ein Semikolon hinzu, füge alle Zeilen zu einer zusammen”)
   [code language=”bash”]
   %s/\”\”/\”/g
   %s/>\”/>; /g
   %join
   [/code]
7. Kopieren Sie die resultierende Zeile in Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm und teilen Sie sich Ihren Kunden mit.

Frohe Wartung!