RRZE – Projekte & Prozesse (P&P)

Das Blog der RRZE Stabsstelle "Projekte & Prozesse"

Content

redmine – message to all users

Using redmine is an essential part of our project management standard.
Not only bugs and tasks are managed here. The wiki also keeps the specification and is the starting point for documentation. It is a really “easy to use” interface for the access to our Version Control System which holds all documents.

Every once in a while some maintenance is necessary. This is mostly done during less use-intensive evening hours and weekends but from time to time it is necessary to maintain the system during working hours.

Redmine really lacks a feature to send out messages to inform all active users and to keep them updated what has changed lately or when to expect a downtime.
There is an issue for that in the official redmine tracker, but it has been open for two years.

As a workaround here a “recipe” to get the message a little bit quicker to your users:

  1. Access you database in your favorite way
    (ours is a MySQL database).
  2. Issue the following query:
    [code language=”sql”]
    SELECT CONCAT_WS(”,'”‘,firstname,’ ‘,lastname,'” <‘,mail, ‘>’) FROM redminedb.users WHERE `status` != “3”;
    [/code]
    (the status excludes locked users)
  3. Export the results.
  4. Open files in your favourite editor (For example vi).
  5. Delete all unnecessary  lines.
  6. Do some “vi magic”:
    (i.e. “reduce the two quotation mark to one, remove the quotation mark at the end of the line and insert semicolon, assemble all lines to one”)
    [code language=”bash”]
    %s/\”\”/\”/g
    %s/>\”/>; /g
    %join
    [/code]
  7. Copy the resulting line to the email editor of your choice and inform your users.

Happy updating!

 

redmine – Benachrichtigung aller Kunden

redmine ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Projekt-Management-Standards.
Nicht nur Fehler und Aufgaben werden hier verwaltet. Das Wiki enthält auch die Spezifikation und dient als Ausgangspunkt für die Dokumentation. Es ist eine wirklich einfach zu bedienende Oberfläche für den Zugriff auf unser Versionsverwaltungssystem, das alle Dokumente enthält.

Ab und zu ist eine Wartung notwendig. Meistens erfolgt diese in den weniger nutzungsintensiven Abendstunden bzw. am Wochenende, aber von Zeit zu Zeit ist es notwendig, dass die Systemwartung während der normalen Arbeitszeit erfolgt.

Redmine fehlt allerdings eine Funktion um alle aktiven Nutzer zu informieren und um Sie auf dem Laufenden zu halten, was sich geändert hat oder wann das System nicht erreichbar sein wird.
Es gibt zwar eine entsprechende Anfrage dafür im offiziellen redmine System, aber diese ist seit zwei Jahren offen.

Zur Erleichterung hier ein “Rezept” wie man die Nachricht etwas schneller zu seinen Kunden bekommt:

  1. Greifen Sie in der von Ihnen bevorzugten Art und Weise auf die Datenbank zu
    (unsere ist eine MySQL Datenbank).
  2. Starten Sie die folgende Abfrage:
    [code language=”sql”]
    SELECT CONCAT_WS(”,'”‘,firstname,’ ‘,lastname,'” <‘,mail, ‘>’) FROM redminedb.users WHERE `status` != “3”;
    [/code]
    (der Status schließt gesperrte Kunden aus)
  3. Exportieren Sie das Ergebnis.
  4. Öffnen Sie die Datei in Ihrem bevorzugten Editor (Zum Beispiel vi).
  5. Löschen Sie alle nicht benötigten Zeilen.
  6. “vi magic”:
    (= “mache aus zwei Anführungszeichen eines, entferne das Anführungszeichen am Zeilenende und füge ein Semikolon hinzu, füge alle Zeilen zu einer zusammen”)
    [code language=”bash”]
    %s/\”\”/\”/g
    %s/>\”/>; /g
    %join
    [/code]
  7. Kopieren Sie die resultierende Zeile in Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm und teilen Sie sich Ihren Kunden mit.

Frohe Wartung!

Wir sind umgezogen! – We moved!

English Version

Wochenlang Funkstille und dann solche News?
Nein, wir haben uns nicht vom RRZE abgespalten, noch wurden wir rausgeworfen. 😉

Vielmehr sind auch wir von der Fassadenrenovierung betroffen. Um dem akuten Raummangel abzuhelfen, hat die FAU daher einige Container gekauft und im Süd-Gelände unweit des RRZE aufgestellt.

Zur Orientierung finden Sie eine Google Map unter http://g.co/maps/tdsu4

Wer uns mit Hilfe eines Navigationssystems finden will, steuere die “Haberstr. 5, 91058 Erlangen” an.
Unsere offizielle Adresse lautet aber weiterhin auf “Martensstr. 1, 91058 Erlangen”.

Und bezüglich der Funkstille gelobe ich spätestens als Neujahrs-Vorsatz auch Besserung. 😎

We moved!

Weeks have gone without any sign of life and now news like this?
No, we did not split from the  RRZE and no, we haven’t been kicked out. 😉

In fact we are also affected from the  facade renovation. To do something against the acute lack of space, the FAU bought a few containers which have been placed in the southern space, not far from the RRZE.

For orientation you can find a Google Map under  http://g.co/maps/tdsu4

If there is somebody who wants to find us with the help of a navigation system should head for “Haberstr. 5, 91058 Erlangen”.
Our official address remains “Martensstr. 1, 91058 Erlangen”.

And because of the silence: I promise improvement at least as a new year’s resolution . 😎

Abkündigung CIT2

English Version
Mit der Ankündigung des Ausscheidens von Herrn Buzek ist es ruhig um CIT2 geworden. Seine Entscheidung wurde unter anderem zum Anlass genommen, das Thema Campus Management kritisch zu überdenken. Inzwischen ist klar, dass die Universitätsleitung zeitnah eine strategische Neuausrichtung beschließen wird.
Der Entscheidung der UL möchte ich nicht vorgreifen, so viel ist aber bereits jetzt klar: CIT2 ist mit der bisherigen Ausrichtung nicht mehr mit der zukünftigen Campus Management Strategie vereinbar.

Daher wurde am 23.02.2011 beschlossen, das das organisatorische Projekt CIT2 aufzulösen und das bestehende Personal sowie die Projekte in die Stabsstelle “Projekte & Prozesse” am RRZE zu integrieren.
Der Betrieb der “mein campus” Plattform liegt bei der Gruppe “Campus IT (CIT)”, geleitet von Frau Andrea Grimm.
Die Stabsstelle wird von Herrn Dr. Peter Reiß als meinem Stellvertreter und mir geleitet.
Die Stabsstelle fungiert zukünftig als Software-Entwicklungsabteilung und wird die Gruppe CIT nach Kräften unterstützen.

Für die im Rahmen von CIT2 geplanten Module sind die Gespräche über Fortführung oder alternative Realisierung bereits angelaufen.
Für die gute und fruchtbare Zusammenarbeit bedanke ich mich bei Ihnen allen!
Ich bin mir sicher, dass wir im Zuge der einzelnen Entwicklungsprojekte wieder das Vergnügen haben werden, zusammen arbeiten zu können, worauf ich mich sehr freue.

Meine letzte Bitte geht in die Richtung der Studierenden: Ich würde mich freuen, wenn wir den Dialog aufrecht erhalten könnten. Über Vorschläge wie dies zu gestalten ist, bin ich sehr dankbar.

Announcement CIT2

 

With the announcement of Mr. Buzek leaving it has become quiet around CIT2. His decision became an occasion among others to critically rethink the topic of campus management. Meanwhile it is clear that the university administration soon will decide a stragetic redirection.
I don’t want to anticipate the decision of the university administration, but this is already clear: CIT2 is with the previous focusing not compatible with the upcoming Campus Management Strategy.

Therefore, on 23.02.2011 it has been decided that the organisational project CIT2 will be dissolved and the pesonnel aswell as the projects will be integrated to the staff unit “Projects & Processes” at the RRZE.
The maintenance of the “mein campus” platform is within the group  Gruppe “Campus IT (CIT)”, managed by Ms. Andrea Grimm. The staff unit is now managed by Mr. Dr. Peter Reiß as my substitute and me.

The staff unit will further function as a software development department and will support the group CIT by all means.

Discussions about continuances or alternative realisations for the in the frame of CIT2 planned modules are already in process.
Thank you all for a good and productive teamwork!

I am sure that due to the individual development projects we will have the pleasure to work together again, to which I am looking forward to.

My last request is tend towards the students: it would be a pleasure to keep up the dialogue. I’m very thankful about suggestions how to create this.

 

Campus Innovation 2010

Dieses Jahr hatte ich das Glück und die Ehre auf der Campus Innovation 2010 die Arbeit unserer Stabsstelle einem breiten Publikum nahe zu bringen. Ein kurzer Abriss der Ereignisse …

Schon allein die Anreise war abenteuerlich. Nicht die Fahrt mit dem Auto an sich, aber in Hamburg wegen einer Demonstration mit massiven Polizeiaufgebot über 90 Minuten für die letzten 1,5 Kilometer zu verbringen, war ein echtes Novum für mich.

Das vom Veranstalter gebuchte Hotel war mehr als komfortabel und so konnte einem entspannten Start in die Konferenz nichts mehr im Wege stehen.

Die Lokation “Curio Haus” ganz in der Nähe der Hamburger Universität war einladend hergerichtet und bereits am Empfang lief man den “üblichen Verdächtigen” aus Hochschuldeutschland in die Arme. Die Organisation war hochprofessionell, nur fiel mir auf, dass niemand die Konferenz auf Twitter begleitet. Eingefunden hatte sich alles, was in Sachen E-Learning und Hochschul-IT Rang und Namen hat. Im ersten Stock, auf halbem Weg zum zentralen Vortragssaal, war eine Ausstellung der einschlägigen Marktteilnehmer und einiger weniger im E-Learning Bereich engagierter Hochschulen aufgebaut.

Das wichtigste vorweg: Alle Vorträge wurden aufgezeichnet und sind auf podcampus.de abrufbar.

Der Konferenztag begann mit einer Begrüßung durch die Uni Hamburg, deren Präsident sich krankheitsbedingt vertreten lassen musste. Es folgte der Vortrag “10 Jahre entfesselte Hochschule – in der Virtualität angekommen?” von Prof. Dr. Detlef Müller-Böling, der wohl begründet ohne (!) Folien vortrug um die Aufmerksamkeit zu fokussieren. Dieses Anliegen wurde allerdings von protestierenden Studierenden nach wenigen Minuten Vortrag zunichte gemacht. Der Protest gegen “neo-liberale Reformen” an der Uni Hamburg kam offensichtlich für die Veranstalter überraschend, so dass diese ihre liebe Not hatten, den Protest abzubiegen und die Veranstaltung fortzusetzen. Eines war den Studierenden gewiss – den Rest des Tages waren sie DAS Gesprächsthema. Form, Gegenstand und Inhalt des Protest wurden unter den Gästen heftig diskutiert. Nach über 30 Minuten konnte Prof. Müller-Böling seinen Vortrag fortsetzen und seine Sicht auf die Hochschulentwicklung hin zur virtuellen Lehre in Deutschland entwickeln. Sein Fazit: Wir sind nicht in der Virtualität angekommen, aber auf dem Weg.
Sein Vortrag findet sich unter: http://www.podcampus.de/channels/86/nodes/3751

Anschließend berichtete Prof. Dr. Klaus Tochtermann unter dem Titel “Science 2.0 – Chancen und Risiken für die universitäre Ausbildung” von den aktuellen Entwicklungen des Wissenschaftlichen Arbeitens im Zusammenhang mit Sozialen Netzwerken. Fragen wie “Ersetzen die sozialen Netzwerke das Treffen am Kopierer in der Bibliothek?” oder Möchte ich, dass man sieht, was ich gelesen aber nie zitiert habe?” regten zum Nachdenken und diskutieren an.
Auch wenn nach dem Vortrag Fragen von Skeptikern überwiegten, so wurde doch deutlich, dass das Web 2.0 auch die Wissenschaft beeinflusst und beeinflussen wird.

Alle folgenden Vorträge aus den Sessions zu beschreiben, ist müßig, da sie online angeschaut werden können.
Anzumerken bleibt, dass mein eigener Vortrag sehr spannend eingebettet war, so dass es einem als Referenten leicht fiel Querbezüge herzustellen und die Anwesenden mit auf die Reise durch ein vielfältiges Themengebiet zu nehmen. Irritiert hat mich nur, dass außer einer “Höflichkeitsfrage” des Session Chair keine Nachfragen aus dem Publikum kamen, aber das sollte sich später am Abend geben.

Der Abend klang beim gemütlichen Zusammenstehen aus, bei dem viele Fragen zum eigenen Vortrag beantwortet und das Vorgehen am RRZE kritisch diskutiert wurden.

Der zweite Tag war angefüllt mit interessanten Vorträgen und noch interessanten Gesprächen mit Teilnehmern. Letztere überwiegten so stark, dass ich die Keynotes leider komplett verpasst habe.

Bleib mir nur den Organisatoren beim MMKH für eine tolle Veranstaltung und einen interessanten Einblick abseits der “hardcore IT” zu danken.

FAU.ORG Release 2.2 – das “druckende und berichtende”

 
English Version
Seit März ist eine Weile vergangen und wir konnten mit FAU.ORG weitere Erfahrungen sammeln.
Auf der Agenda stand der große Punkt “Ausgabe der Daten für Menschen”, sprich die Informationen in FAU.ORG sollten irgendwie in eine Form gebracht werden, dass Menschen die Informationen direkt verwenden können. Bisher gab es dafür nur die Export Funktion aber deren Ergebnisse erforderten eine wie auch immer geartete Aufbereitung. Mit diesem Release hat dieser Missstand ein Ende!

Das Druckende

Mit dieser Version von FAU.ORG haben Sie die Möglichkeit Informationen direkt aus der Anzeige in Ihrem Browser auszudrucken.
Hierfür wurden die Seiten:

  • der Baum
  • Organisationseinheiteninformation sowie
  • Liste der Suchergebnisse

entsprechend angepasst. Alle anderen Seiten wurden vom Produktbesitzer als “nicht druckrelevant” eingestuft. Sollten Sie dennoch einen Bedarf sehen, freuen wir uns auf Ihre Hinweise an fau.org-support@rrze.uni-erlangen.de.

Das Berichtende

Die Spezifikation sieht vor, dass es einen offiziellen Organisationsplan sowie einen internen mit zusätzlichen Informationen geben soll. So wird die offizielle Version nur öffentliche Organisationseinheiten enthalten, während die interne Version auch inoffizielle Organisationseinheiten liefern wird.
So finden Sie nun im Menü auf der rechten Seite den Punkt “Berichte”.
Allerdings wird dieser noch keine aufrufbaren Berichte enthalten, da derzeit das Kanzlerbüro noch an einer Vervollständigung der Daten in FAU.ORG arbeitet. So bald diese Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Berichte zur Verfügung gestellt.

Mittelfristig ist es das Ziel die Organisationsstruktur zukünftig automatisch aus FAU,ORG erzeugt.

Und Vieles mehr …

Neben dieser Weiterentwicklung der Funktionalität bringt die neue Version auch zahlreiche kleine Verbesserungen mit, von denen hier nur die wichtigsten Erwähnung finden.

Im Export kann jetzt auch nach dem Publizitätskennzeichen gefiltert werden.

Die E-Mail-Adressen wurden, soweit diese in FAMOS bei einer OE hinterlegt waren, in FAU.ORG bei der jeweiligen OE importiert.

Im Baum und bei der Suche können zukünftige OE explizit ein- und abgelaufene OE explizit ausgeblendet werden.

Unter “Organisationsplaninformationen” gibt es nur noch das Publizitätskennzeichen und das Sortierkennzeichen. Letzteres ist numerisch und bestimmt die Reihenfolge der OE bei der Ausgabe in einem Bericht. Im Baum kann über das Icon “Ordne Kinder” die Sortierreihenfolge per drag-and-drop verändert werden.

Der CSV Export wird an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse versendet, da das Aufbereiten des Baums die “Geduld” der Browser übersteigt.

Die Statistikschlüssel werden auf Basis der Vorgaben des Bundesamtes für Statistik bzgl. Konsistenz geprüft bzw. bei Eingabe konkludent engeschränkt.

Aus dem Suchergebnissen kann direkt zur OE im Baum gesprungen werden.

Außerdem erfolgte die Behebung kleinerer Fehler wie z.B. Rechtschreibung und noch ein paar “Schmankerl” i.S. Bedienbarkeit und Bequemlichkeit – Wir hoffen Sie finden sie alle (gut und hilfreich).

Zur Erinnerung: Wenn Sie die neuen Funktionen ausprobieren wollen, nutzen Sie bitte das QA-System und nicht das Produktivsystem!

FAU.ORG Release 2.2 – the “printing and reporting one”

It has been a while since march this year and we could gain more experiences with FAU.ORG. One point in our agenda was „ the output of data for people“, which means that the information provided in FAU.ORG should be formed in a way that everybody can use the information directly. Until now there only has been a function for exporting data whose results needed some form of conditioning. With this release that drawback has finally come to an end!

The Printing

With this version of FAU.ORG you have the possibility to print directly from your browser.

For this the pages:

  • the tree
  • Organisational Units aswell as
  • list of results

have been adjusted accordingly. All other pages have been classified as „not relevant for printing“. If you however should see a need, we would be glad to receive notes from you at fau.org-support@rrze.uni-erlangen.de.

The Reporting

The specification scheduled an official organisational plan aswell as an internal plan with additional information. This way the official version only includes public organisational units, while the internal version will also provide non public organisational units.

So you can find in the menu on the right the item „reports“.

However this item will not yet include addressable reports because at the moment the office of the chancellor is still working on a completion of the FAU.ORG data. The reports will be provided as soon as this work is finished.

One goal in the medium term is to generate the organisational structur automatically out of FAU.ORG.

And many more…

Beside these advancements the functionality of the new version brings many small improvements of which only the most important will be mentioned.

The export can now be filtered for the attribute of publicity.

The e-mail adresses have been imported to the particular OU in FAU.ORG as far as they have already been deposited in an OU at FAMOS.

In the tree and during the search there can be future organisational units explicitely be shown and expired OU explicitely be hidden.

Under „Organisational plan information“ there will only be the attribute of publicity and the attribute of sorting. The latter is numeric and affects the order of the OU during the release in a report. In the tree the order of sortment can be changed via drag-and-drop with the icon „arrange children“.

The CSV export will be send to the e-mail adress which has been deposited from the user, because the editing of the tree would „overstrain“ the browsers.

The statistics keys will be proved on the basis of the quidelines from the federal office for statistics according to consitency and respectively implied while entering.

From the search results you can jump directly to the OU in the tree.

Furthermore there have been adjustments on smaller mistakes, for example in writing. There are also some new „goodies“ according to ussability and comfortability – we hope you will find them all (good and helpfull).

Keep in mind: if you want to try the new functions, please use the QA-System and not the productive system!

Release 2.1 – Feinschliff

English Version
Nachdem im Januar endlich der Startschuss für das zentrale webbasierte Organisationsmanagement FAU.ORG gefallen ist, waren Änderungen bzw. Ergänzungen notwendig. Diese ergaben sich aus der Nutzung und umfassen vor allem Verbesserungen der Bedienbarkeit der Oberfläche:

  • Relevanzschalter
    Mittels der Relevanzschalter ist es nun möglich zu unterscheiden, ob eine OE Personalstelle oder Kostenstelle ist und ob diese im Gebäudemanagement Raumzuweisungen erhalten darf.
  • Sprung zu OE in Baum
    Da die OE-Struktur der FAU “doch ein paar mehr” Einträge hat, ist es nun möglich direkt zu einer OE-Nummer im Baum zu springen.
  • Wechseln aus OE zurück in Ausgangsposition im Baum
    Bisher musste man sich nach den Anschauen oder Bearbeiten einer OE immer durch den Baum zum Ausgangspunkt hangeln. Nun ist es möglich aus der Anzeige der OE direkt zu deren Eintrag im Baum zu springen.
  • Filtern nach Gültigkeit im Baum
    Der Baum zeigte bisher auch abgelaufene OE. Nun ist es möglich diese explizit auszuschließen bzw. OE, die erst in der Zukunft gültig werden, einzublenden.
  • Änderungshistorie
    Es ist jetzt möglich nachzuvollziehen, was in einem wählbaren Zeitraum im gesamten System, einem Teilbaum oder an einer einzelnen Organisationseinheit verändert wurden.
  • sowie ein paar kleine “Überraschungen” für die geneigten AnwenderInnen

Außerdem wurde die Systemanbindung überarbeitet, so dass nun:

  • die Personalverwaltung
  • das Gebäudemanagement
  • die Finanzverwaltung
  • das Identity Management (IdM) sowie
  • mein campus

mit aktuellen Daten zur Organisationsstruktur laufend versorgt werden.

Die neue Version ist ab sofort online und nutzbar.

Release 2.1 – Time for fine-tuning

After the central webbased organisation management service FAU.ORG finally started in january, changes respectively additions were needed. These developed from the usage and cover especially improvements of the usability of the user interface:

  • a switch for relevance
    with this switch it is possible to distinguiunterscheidensh between an OE as a personnel position or as a financial position and if these positions have rights in assigning rooms in the funterscheidenacility management.
  • A jump to the OE tree
    Because the FAU’s structure has got „some more“ entries it is now possible to jump directly to one specific OE number in the tree.
  • Change from the OE back to the starting position in the tree
    Until now you had to go back the whole tree after reading or changing an OE. Now it is possible to jump directly from the display of the OE back to the its entry in the tree.
  • Filter the tree for validation
    Until now the tree also showed expired OEs. Now it is possible to explicitely exclude the expired OEs or respectively show OEs which become valid in the future.
  • History of changes
    It is now possible to reconstruct what happened in a selectable space of time in the whole system, a branch or a single organisational unit.
  • And also some smaller „surprises“ for the willing users.

Furthermore the system application has been revised so that:

  • the personnel management
  • facility management
  • financial management
  • identity management (IdM)
  • my campus

can be fed continuously with current data from the organisational structure.
The new version is now online and available for use.

Inkscape und Datenschutz

English Version

Dank David Wessel (infeurope S.A.) wurden wir darauf hingewiesen, dass die svg-Dateien durchaus private Informationen enthalten.

Mir ist aufgefallen, dass in den jeweiligen SVG-Versionen der Dateien noch einige Pfadangaben enthalten sind, welche teilweise Rückschlüsse auf den Inhalt ihrer Dateiablage geben können.

Das sieht dann z.B. so aus:

inkscape:export-filename="C:\Users\dieDesignerin\RRZE\berlios_rrze_icons\tango\720x720\actions\add-participant.png"

Nicht schlimm, aber auch nicht schön.

Etwas Suchen via Google brachte mich auf einen Fehlerreport bei Ubuntu Privacy concern with export-filename and sodipodi:absref. Aha – das Problem ist also nicht nur bekannt, sondern es haben noch mehr! Wirklich spannend wird es dann, denn Sebastian Pipping schreibt in Kommentar 7, dass er das Programm “svgstrip” erstellt, um diese Informationen zu entfernen. Also runtergeladen und angewendet. Das Tool hatte noch ein Problem mit UTF-8 Zeichen in den Metadaten, aber Sebastian hat den Fehler binnen 3 Tagen – und wie bei Open Source Software so oft – unentgeldlich behoben. Vielen Dank dafür. Und nun klappt es auch mit den UTF-8 Zeichen.

Also Datenschutz wieder hergestellt. Version der Grafiken committed.

Dumm nur, dass man dies nach jeden erneuten Speichern mit Inkscape wiederholen muss. Es müsste eine Option geben, Inkscape diese Unart abzukonfigurieren. Aber daran arbeite ich noch. Genau wie an einer Anleitung, wie man die Metadaten unter Windows entfernt. Vielleicht?! 😉

Hier kommt erstmal die Schritt-für-Schritt-Anleitung unter Linux.
Voraussetzung ist, dass git, svn und python installiert sind, aber wer sich auf die Befehlszeile traut, bekommt das auch hin. O:-)

  1. Die aktuellste Version von svgstrip via git holen.
    git clone https://github.com/hartwork/svgstrip git/svgstrip
    (übrigens: ein git pull in dem neuen Verzeichnis hält die Version aktuell.)
  2. In das Verzeichnis mit den Icons wechseln – in meinem Fall das RRZE Icon Set.
    cd svn/rrze-icon-set/trunk
  3. Dann möchte ich alle svg-Dateien suchen und durch svgstrip bearbeiten lassen.
    for i in $(find . -name *.svg); do echo $i; ../../svgstrip/svgstrip --in-place $i; done;
  4. und dann das Ganze zurück ins subversion.
    svn ci

Fertig!

Danke an David Wessel und Sebastian Pipping!

 

*Update – 20.07.2015: URL zum git-Repository von svgstrip angepasst*

 

 

Inkscape and privacy

David Wessel (infeurope S.A.) was kind enough to inform us that svg files can, in fact, contain private information.

I noticed that svg versions of files still contain parts of the files’ paths, which allows inference of the original file system.

It looks like this:

inkscape:export-filename="C:\Users\dieDesignerin\RRZE\berlios_rrze_icons\tango\720x720\actions\add-participant.png"

Not too bad, but not very nice, either.

Some searching with Google led me to an error report for Ubuntu: Privacy concern with export-filename and sodipodi:absref. So not only is the problem already known, others are having it as well. Now it’s getting interesting, as Sebastian Pipping writes in commentary 7 that he wrote the program “svgstrip” to get rid of this information. I downloaded the program and ran it. The tool still had a problem with UTF-8 characters in the Metadata, but Sebastian fixed that bug within 3 days. And, like most of the time with Open Source Software, for free.And now, UTF-8 characters are no longer a problem.

Data security is once again intact. New versions of the graphics were committed.

On the down side, this needs to be repeated every time you save a file with Inkscape. There ought to be an option to configure what is saved in svg files. But I’m still working on that. I’m also working on instructions how to remove the metadata under Windows. Maybe?

For now, I give you a step by step instruction for Linux.
You need svn and python installed, but if you are confident to use the command line, you will manage that, too. O:-)

  1. Get an up to date version of svgstrip with git.
    git clone https://github.com/hartwork/svgstrip git/svgstrip
    (by the way: git pull in the new directory keeps the version up to date.)
  2. Change into your icon directory ? in my case that is the RRZE Icon Set.
    cd svn/rrze-icon-set/trunk
  3. Now I would like to search for all svg files and edit them with svgstrip.
    for i in $(find . -name *.svg); do echo $i; ../../svgstrip/svgstrip --in-place $i; done;
  4. and finally, send it all back into the subversion
    svn ci

Finished!

Thanks to David Wessel and Sebastian Pipping!

 

*Update – 20.07.2015: changed URL to the git repository of svgstrip*

Friedrich-Alexander-Universität verwaltet ihre Organisationsstruktur jetzt online

English Version

Seit dem 19.01.2010 werden alle Einträge und Änderungen der Organisationsstruktur der Friedrich-Alexander-Universität über die zentrale Webanwendung FAU.ORG online abgewickelt.

Bayerische Hochschulen werden immer stärker in die Pflicht genommen, ihre Zahlungs- und Leistungströme transparent darzustellen. Dies soll durch die Einführung einer bayernweit verbindlichen universitären Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in diesem Jahr erreicht werden, für die wiederum Daten aus den unterschiedlichen Bereichen der Universität zusammengeführt werden. Die KLR setzt eine zentrale Datenbank, die Organisations- und Kostenstellennummern verwaltet voraus. Die technische Implementierung einer entsprechenden webbasierten Anwendung zur Verwaltung der Organisationsstruktur der Friedrich-Alexander-Universität steht im Fokus des Projekts FAU.ORG.

Über die Webanwendung hat derzeit ein noch kleiner Kreis Zugriff auf die Organisationsstruktur der Universität Erlangen-Nürnberg und die Berechtigung zur Datenänderung. Über die E-Mail-Adresse fau.org-support@zuv.uni-erlangen.de eingehende Anfragen und Änderungswünsche werden bearbeitet. Zukünftig werden die Daten automatisiert an die angeschlossenen Systeme übertragen.

Deshalb setzt sich das Projekt FAU.ORG auch in diesem Jahr noch fort. Ein Team aus Mitarbeitern der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) und des RRZE arbeitet an der Anbindung der Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS FSV. Und auch der Identity Management (IdM) Self Service sowie das Informationssystem UnivIS sollen integriert werden. Weitere Systeme folgen nach.

Aktuelle Informationen zur Entwicklung finden Sie hier.

Kontakt

Markus Leber, ORR
Leiter Kanzlerbüro
Markus.Leber@zuv.uni-erlangen.de

Hendrik Eggers
RRZE, Projekte & Prozesse
Hendrik.Eggers@rrze.uni-erlangen.de

Friedrich-Alexander-University introduces online management of organisational structure

Since 19.01.2010, all new entries and changes in the Friedrich-Alexander-University’s organisational structure are conducted online via web application FAU.ORG.

Bavarian universities are increasingly held to make their costs and services transparent. One step in this direction is the introduction of statewide cost and activity accounting (Kosten- und Leistungsrechnung, KLR) for universities. For this, data from various sectors of the university needs to be merged. Using a central database that allows maintenance of organisational numbers and cost units enables KLR to be implemented. FAU.ORG focusses on the creation and technical implementation of a web-based application for managing the Friedrich-Alexander-University’s organisational structure.

So far, a small group of people has access to and permission to change the University Erlangen-Nuremberg’s organisational units. Queries and requests for changes arriving via fau.org-support@zuv.uni-erlangen.de are processed, the resulting data is then transferred to all connected systems.

Project FAU.ORG will continue its work this year. A team consisting of members of the central university management (ZUV) and the RRZE are working on a connection to finance and assets management system HIS FSV. Next in line to be integrated are the Identity Management (IdM) Self Service and the information system UnivIS. Further systems will follow further down the line.

Current information about the development can be found here in the blog.

Contact

Markus Leber, ORR
Head of Chancellor’s office
Markus.Leber@zuv.uni-erlangen.de

Hendrik Eggers
RRZE, Projects & Processes
Hendrik.Eggers@rrze.uni-erlangen.de

Neue Funktion im IdM Self-Service

English Version

Vergessenes Passwort kann ab sofort über E-Mail-Adresse zurückgesetzt werden

Eine neue Funktion erleichtert im IDM Self-Service (WAID) künftig das Vorgehen bei vergessenem Passwort. Zusätzlich zu den Sicherheitsfragen hat der Benutzer nun die Möglichkeit, eine beliebige E-Mail-Adresse zum Zurücksetzen des Passwortes zu hinterlegen. Zur Aktivierung dieser Funktion muss die hinterlegte E-Mail-Adresse einmalig bestätigt werden. Hierfür erhält der Benutzer an die eingetragene Adresse eine E-Mail mit einem Link, den er innerhalb von 24 Stunden anklicken muss.

Bei vergessenem Passwort kann der Nutzer dann eine E-Mail an die angegebene Adresse anfordern und das Passwort durch Anklicken des darin enthaltenen Links innerhalb von 24 Stunden neu setzen. Das Rücksetzen des Passwortes über die Sicherheitsfragen ist trotz der neuen Funktion nach wie vor möglich.

Leider erfolgt die Kommunikation zwischen E-Mail-Servern prinzipiell unverschlüsselt. Die neue Funktion ist daher vor diversen Attacken (sogenannte “man-in-the-middle-Attacken”) nicht geschützt und birgt die (allerdings geringe) Gefahr, von Dritten missbraucht zu werden.

Das am häufigsten zu erwartende Problem wird leider nicht zu umgehen sein: Eine nicht existente oder nicht zustellbare externe Mailbox.

New Function in IdM Self-Service

Forgotten password can now be put back via e-mail address.

A new function makes the process of a forgotten password easier in the IdM Self-Service (WAID). Additionally to the safety questions the user is able to deposit any e-mail address to put back the password. For the activation of this function the deposited e-mail address needs to be confirmed once. Therefore the user will receive an e-mail with a link to the deposited address which needs to be clicked within 24 hours.

In case of a forgotten password the user can request an e-mail to the deposited address and can, within 24 hours, set a new password by clicking the link in the e-mail. The password can still be reseted with the safety questions.

Unfortunately the communication between the e-mail servers happens uncoded. Therefore the new function is not protected from different attacks (so called “man-in-the-middle-attack”) and has also the risk to be abused by thirds.

The most likely problem that can not be avioded: a non existing or not reachable extern mail box.

FAU.ORG Release 1 online

Wie lange angekündigt, wurde heute die erste Version von FAU.ORG – der Webanwendung für das Management der Organisationsstruktur der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg – unter https://www.fauorg.zuv.uni-erlangen.de/ freigegeben.

Funktionsumfang

Als Datenbasis diente eine sinnvolle Mischung der Informationen zur Organisationsstruktur der Uni aus HIS FSV und DIAPERS den die Kollegen Reimer und Deinzer via RRZE Stammdatenbank zur Verfügung gestellt haben. Das war das Aktuellste an Informationen, was digital vorlag.

FAU.ORG zeigt den berechtigten Benutzern diese Daten als Baum an. Für diese Anzeige wie für die gesamte Anwendung gilt in dieser Version, dass JavaScript zwingend (!) für die Bedienung notwendig ist. Eine spätere Version wird annähernd komplett barrierefrei sein.

Über die vorhandenen Daten kann mittels Volltextsuche gesucht werden. In den Suchtreffern werden dabei die gefundenen Stellen fett
hervorgehoben. Kurze Hilfetexte auf vielen Seiten helfen bei der Bedienung. Diese werden sukzessive ausgebaut.

Jeder Eintrag im Baum kann selbst verständlich auch angezeigt werden. Allerdings sind derzeit viele Attribute nicht belegt. Aus dieser Ansicht heraus kann auch jede Organisationseinheit einzeln oder die komplette Organisationsstruktur als csv-Datei exportiert werden.
Gespräche über weitere Exportformate starten am 30.03.09.

Zusätzlich zu dem intern angekündigten Funktionsumfang ist auch das Anlegen neuer Organisationseinheiten möglich. Das können nicht nur OE selbst sein, sondern auch Platzhalter für Ebenen die nur in darunter liegenden Ebenen belegt sind. Diese in der Spezifikation als "Nullknoten" bezeichneten Platzhalter wurden nun politisch korrekter als "Brücken" bezeichnet.

Zum derzeitigen Zeitpunkt vielleicht weniger interessant, dennoch ist auch FAU.ORG – wie jede Anwendung der P&P Software Architektur (kurz PPSA) – komplett zweisprachig (Deutsch, Englisch) ausgelegt. Gerade im Hinblick auf die spätere Öffnung für Endkunden eine kleine aber wichtige Funktion.

Alle Funktionen erreichen Sie derzeit über Textlinks. Zum 01.05.09 wird unser Team aber durch eine Studentische Hilfskraft für Design verstärkt.
Diese wird das RRZE Icon Set um die benötigten Icons erweitern und so die Anwendung aufwerten. Dann dürften sich also auch noch einige Verbesserungen im Design ergeben.

Einschränkungen

Intern war ein Release 2 in drei Wochen ab heute angekündigt in dem das Anlegen und Verschieben von Organisationseinheiten möglich sein sollte. Wie beschrieben funktioniert das Anlegen nun bereits. Das Verschieben bedarf allerdings noch der genauen Spezifikation. Da in nächster Zeit einige Pflichturlaube – es ist noch alter Urlaub da! – anstehen, ist mit einem Abschluss der Spezifikation nicht vor Mai zu rechnen. Entsprechend verschiebt sich die Bereitstellung der Funktion "Verschieben".

Neben Anzeigen und Neuanlage ist selbstverständlich auch das Ändern der Attribute einer Organisationseinheit möglich.
Wie bei einer internen Präsentation am 26.02.09 und verschiedenen nachfolgenden Gesprächen deutlich wurde, mussten aber einzelne Attributgruppen im Release ausgenommen werden, da noch Verfeinerungen der Spezifikation für diese Gruppen notwendig sind.
Hiervon sind betroffen:

  • die Statistikschlüssel
  • die Informationen zur Leitung einer OE
  • die Übersetzungen der OE-Bezeichnung
  • die zusätzlichen Adressen für Lieferanschrift und Postfach-Adresse

Außerdem verfügt FAU.ORG derzeit über keinerlei Eingabeunterstützung. D.H. bei Felder in denen vordefinierte Werte eingetragen werden sollen, werden diese nicht zur Auswahl angeboten. Alle Berechtigten sind dazu aufgerufen auf den Seiten, auf denen Ihnen das Fehlen solcher Eingabeunterstützung auffällt diese per Feedback-Formular (Link oben rechts auf jeder Seite) an den Support zu melden. Bitte beschreiben Sie dabei:

  • für welches Feld, Sie Unterstützung benötigen,
  • was mögliche Auswahlwerte sind oder
  • woher diese bezogen werden können.

Hier sind wir auf die Anwendungserfahrungen aus dem täglichen Betrieb angewiesen.

Aus zeitlichen Gründen war es in dieser Version nicht möglich eine Rollenkonzept komplett zu implementieren. Aus diesem Grund ist der Kreis der Berechtigten sehr klein gehalten. Wer dennoch mal FAU.ORG "anfassen" möchte ohne was kaputt zu machen, der nutze bitte das Entwicklungssystem, die Zugangsdaten gibt es auf persönliche Anfrage bei Hendrik Eggers.

"Aus zeitlichen Gründen" ist dann auch das Stichwort mal über die aufgewendeten Ressourcen zu reden:
 

  • Der Prototyp für die Backend-Funktionen wurde in drei Monaten erstellt.
     
  • Das Release 1 wurde in ca. 7,5 Personenmonate, die in 2 Kalendermonaten erbracht wurden, realisiert. Ein Kraftakt, der nur dank dem Einsatz der Kollegen und der Vernachlässigung der Projekte IdM, CIT, Veranstaltungsverwaltung und DLP möglich war.
     

Darum möchte ich mich ganz herzlich bei

bedanken!

Ihr/Euer Einsatz hat dies alles in kürzester Zeit möglich gemacht. Ohne Euch würde immer noch nichts Laufen – DANKE!!!

Nachspann

Da es eine Namenskollision mit http://www.fau.org/ gibt, rufe ich einen Ideenwettbewerb um einen alternativen Namen aus.
Er sollte sprechend, griffig und politisch korrekt sein.
Ein Beispiel:
HORST – HochschulORganisationsmanagementSysThem – fiel durch, da die FAU eine Universität und keine Hochschule ist.

Vorschläge bitte per E-Mail bitte an mich.

Gute Nachricht zum Schluss

Nach 11 Monaten der Suche wurde HEUTE ein Kandidat für die vakante Entwicklerposition FAU.ORG gefunden.
Wir begrüßen ihn hoffentlich ab 01.05.09 im Team.

FAU.ORG Release 1 online

After having been announced for a long time, the first version of FAU.ORG – our web application for managing the Friedrich-Alexander-University Erlangen-Nuremberg’s organisational structure – has today been released under https://www.fauorg.zuv.uni-erlangen.de/.

Features

Basis for the project’s database is a combination of organisational structure information from HIS FSV and DIAPERS, provided by our colleagues Reimer and Deinzer using the RRZE root database. This was the most up-to-date information digitally available.

To the authorized user, FAU.ORG presents this data as a tree. For this display, as well as for this version’s whole application, JavaScript is obligatory(!). A later version will be almost completely barrier-free.

The available data can be accessed using full-text search. In the results, hits will be marked in bold. Short help texts on a lot of the pages are helpful for smooth operation. They will also gradually be added to.

Every entry within the tree can of course be viewed separately. Several of the available attributes have not been allocated at this time, however. This view allows the export of csv files, either each organisational unit separately, or the organisational structure as a whole. Talks about further export formats will be held starting 30.03.09

In addition to the functions already announced internally, the creation of new organisational units is now also possible. This includes not only organisational units themselves, but also placeholders for units only occupied at lower levels. These placeholders, called "Zero-knots" within the specifications are now called "Bridges", for more political correctness.

It is perhaps not that interesting at this time, but FAU.ORG is designed to be completely bilingual (German and English) – like every application adhering to P&P Software Architecture (PPSA). Especially with regard to our hopes of gaining more customers later, this is a small but important feature.

At the moment, all functions can be reached via text links. Starting in May 2009, our team will be reinforced by a student assistant for design, however. The assistants first task will be to expand the RRZE Icon Set with the necessary Icons, upgrading the application. The work should also result in several advancements in regards to design.

Limitations

Internally, a Release 2 had been announced to go live three weeks from now. It should have contained the creation and moving of organisational units. As has already been mentioned, creation of new units is already possible in the current release, moving however is still in need of more detailed specifications. As several compulsory holidays – still from last year’s holidays – are coming up, the specifications will not be finished before May. This means that the moving function will be delayed as well.

In addition to viewing and creating units, changing an organisational unit’s attributes is also already possible, of course.

As became clear during an internal presentation on the 26.02.09, several attribute groups had to be excluded in this release, as they were still in need of more detailed specifications.
The affected groups are the following:

  • statistical keys
  • information about leadership of an organisational unit
  • translations for the organisational units’ names
  • additional addresses for delivery and post office boxes

Another feature that has not been implemented yet is input support. Fields with predefined values will not show the available values so far. All authorized users are asked to submit missing input support via our feedback form. The link for the form is on the upper right side of every page. Please state the following in your feedback:

  • for which field do you need support?
  • which possible values are there? or
  • where can they be found?

We will rely heavily on user experience from day to day business.

Due to time limitations, implementation of a role concept was not possible for this version. That means that the group of authorized personnel is rather small. If you would like to "touch" FAU.ORG without the danger of breaking anything, feel free to use the developing system. Access data can be obtained from Hendrik Eggers.

"Time limitations" is also our cue for talking about the resources we used:

  • The prototype for the back-end functions was created in three months.
     
  • Release 1 was realised in two months, with a workload of 7,5 months. This was only possible thanks to excellent performance on the part of our colleagues, and by putting IdM, CIT, event management and DLP on a back burner for the time.
     

For this reason, I would like to thank the following:

Your personal engagement made all this possible in the shortest time. Without you, we would still be miles away from the Release. – THANK YOU –

End titles

Because of a naming collision with http://www.fau.org/, I am calling an ideas challenge for an alternative name.
It should be descriptive, meaningful and politically correct.
An example:
HORST – HochschulORganisationsmanagementSysThem – failed, because FAU is a University and not a "Hochschule" (University of Applied science).

Please mail suggestions to Hendrik Eggers.

Good news at last:

After searching for 11 months, we found a new candidate for the vacant position of developer with FAU.ORG TODAY. Hopefully, we will be able to welcome him to the team in May 2009.