Bis Mai 2010 wurden Promovierende der FAU Erlangen-Nürnberg hauptsächlich mittels Papier und Excel-Listen verwaltet. Die Verwaltung von über 1.000 Promovenden stieß mit diesem Verfahren an ihre Grenzen. Deshalb starteten im November 2009 die Entwicklungen zur Promovierendenverwaltung (PV). Die Software-Entwicklung wurde von der Graduiertenschule der FAU, vertreten durch deren Leiterin Frau Dr. Monica Mayer, in Auftrag gegeben.

Die PV ist eine moderne Webanwendung, mit der die Promotionsregistrierungen und anfallende Daten elektronisch verwaltet werden. Damit wird ein universitätsweiter zentraler Überblick über laufende wie abgeschlossene Promotionen erreicht.

Genaugenommen besteht die PV aus drei Webanwendungen:

• Die Registrierung, zugänglich für Promovenden, zur Eingabe ihrer Daten und Herunterladen ihrer Betreuungsbestätigung als PDF. Mit Hilfe der Betreuungsbestätigung kann der Betreuer des Promovenden schnell sicherstellen und durch Unterschrift bestätigen, dass die Daten zum Promotionsvorhaben richtig sind.

 

• Die Administrationsoberfläche zur Einsicht und Änderung der Daten und zum endgültigen Freischalten von Promovenden. Freischalten meint den Promovenden auf Seite der PV zu aktivieren und Personen- und Kontaktdaten an IdM zu liefern. Freigeschaltet wird ein Promovend, wenn er seine vom Betreuer unterschriebene Betreuungsbestätigung bei der Graduiertenschule einreicht.

 

• Die Client-Anwendung, zugänglich für Promovenden, zur Einsicht in ihre Daten.

Die PV ist an weitere Systeme der FAU angeschlossen:

 

• Organisationsstrukturmanagement FAU.ORG: Aus FAU.ORG werden Organisationsdaten für Professuren, Lehrstühle, Institute, Departments und Fakultäten bezogen. Diese werden bei der Auswahl der Betreuer in der Registrierung benötigt.

 

• Identity Management (IdM): Nachdem ein Promovend freigeschaltet wurde, gelangen seine Personen- und Kontaktdaten nach IdM. Wenn der Promovend noch keinen Eintrag im IdM hat, wird dieser angelegt und ein Aktivierungsbrief zugestellt. Nach seiner Aktivierung gelangen seine Zugangsinformationen zurück zur PV. Danach kann sich der Promovend in der Client-Anwendung anmelden.

 

• Funktionenmanagement (FM): FM liefert an die PV die Personen, die berechtigt sind, Promotionen zu betreuen. Diese können dann in der Registrierung und Administrationsoberfläche unter ihrem Lehrstuhl ausgewählt werden.

Die Administrationsoberfläche bietet konfigurierten Administratoren die Möglichkeit, BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) Berichte hochzuladen und anzusehen. Mit Hilfe dieser Berichte läßt sich ein schneller Überblick über Sachverhalte wie z. B. “Wieviele Promovenden gibt es im Durchschnitt je Betreuer in jeder Fakultät?” gewinnen.

Es gibt ein Rechtemanagement, das vorgibt, welcher Administrator Promovenden suchen, freischalten, Berichte ansehen und Berichte hochladen darf. Ferner gilt, das Administratoren bei der Suche und Berichten nur diejenigen Daten sehen, für die sie konfiguriert sind. Dies ermöglicht es, die Administrierung der Promovenden auch durch Mitarbeiter der dezentralen Promotionsbüros erledigen zu lassen.

Die PV speicherte zum 01.03.2011 die Daten von 1.191 aktiven Promovenden. Sie hat sich zur Verwaltung von Promovendendaten bewährt und soll in Zukunft noch weiter ausgebaut werden.

Wenn Sie sich selbst ein Bild von der PV machen wollen, finden Sie den Direkteinstieg unter https://www.docdaten.uni-erlangen.de/.

Promotion-Management – What is it?

Up to May 2010 PhD-students at the FAU Erlangen-Nuremberg were managed mostly via pen and paper and Excel lists. The management with this method for over 1.000 PhD-students finally reached its limits. Therefore the development of the PhD-student management started in November 2009. The software development was ordered by  FAU’s grad school, represented from the leader Ms Dr. Monica Mayer.

The promotion-management is a modern web application with which the PhD registrations and according data can be managed electronically. With this method an university-wide central overview of running as well as completed promotions can be reached.

In a closer look the promotion management consists of three web applications:

• The registration, available for PhD-students to enter their data and to download their adviser-confirmation-form as PDF. With the help of the adviser-confirmation-form the adviser of the PhD-student assure and confirm quickly with a signature that the data for the promotion proposition are correct.

 

• The administration surface to see and change the data and for the final activation of the PhD-student. Activation means that the PhD-student, on the side of the PV, is activated and personal and contact data are delivered. A PhD-student is activated if he/she hands in the from the adviser signed adviser-confirmation at the grad school.

 

• The client application, available for PhD-students to view their data.

The PV is connected to further FAU systems:

• Organizational-structure management FAU.ORG: from FAU.ORG organizational data for professors, chairs, institutes, departments and faculties are transferred. These are needed for the selection of advisers during the registration.

 

• Identity Management (IdM): After a PhD-student has been activated, his/her personal- and contact-data are transmitted to IdM. If the PhD-student doesn’t already have an entry in IdM, one is added for him/her and an activation letter will be sent. After the activation the login data are transmitted back to PV. After that the PhD-student can log into the client application.

 

• Function Management (FM): FM delivers the persons, who are allowed to advise the PhD-student, to the PV. Those can then be chosen in the registration and administration surface within in one chair.

The administration surface gives the possibility for configured admins to upload and read BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) reports. With the help of those reports, a quick overview of issues, e.g. “How many PhD-students are at every faculty according to each adviser?” can be gained.

There is a right management which dictates which admin is allowed to search for or to activate PhD-students, to view and to upload reports. Furthermore it is considered that admins can only see the data within a search for which they are configured for.  This allows the administration of the PhD-students to be done by the employees of the decentralized promotion office.

The PV already saved data from 1.191 active PhD-students until 01.03.2011. It proved itself for managing the data of PhD-students and is supposed to be further enlarged in the future.

If you want to have an own view of the PV, you can find a direct entry at https://www.docdaten.uni-erlangen.de/.